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Déplacement professionnel : préparer sa feuille de route

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Pour organiser un déplacement professionnel sereinement, il est nécessaire de préparer une feuille de route claire et détaillée. En effet, ce document nous aide à définir toutes les étapes du voyage, mais aussi à avoir une meilleure vision des objectifs qui lui sont associés.

Qu’est-ce qu’une feuille de route ? Que doit-elle contenir ? À quel moment faut-il la réaliser ? Et avec quel outil ?

Nous faisons le point dans cet article.

Déplacement professionnel et feuille de route : définitions

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel .

Commençons par l’essentiel. Qu’entend-on par déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel est un déplacement réalisé par un salarié ou un dirigeant en dehors de son lieu de travail habituel, pour les besoins de son activité.

Par exemple, il peut s’agir d’un rendez-vous avec un client, d’une participation à un congrès ou à un séminaire, de l’organisation d’un salon professionnel. On parle aussi de voyage d’affaires, notamment lorsque le temps de déplacement dépasse 24 heures.

Qu’est-ce qu’une feuille de route dans le cadre d’un déplacement professionnel ?

La feuille de route est un outil de planification fréquemment utilisé dans les entreprises. Elle définit le plan d’action (c’est-à-dire toutes les étapes clés et les tâches à réaliser) pour atteindre un objectif.

Dans le cadre d’un déplacement professionnel, c’est un peu différent. La feuille de route est un document préparé en amont du voyage et remis aux salariés concernés.

Il trace un itinéraire détaillé et résume l’ ensemble des grandes étapes du déplacement.

Bien qu’elle soit très utile, l’élaboration d’une feuille de route n’est pas obligatoire. Mais elle reste vivement recommandée.

Comment bien organiser un déplacement professionnel ?

Lorsqu’on parle de déplacement professionnel, les maîtres-mots sont organisation et anticipation.

Pour cela, il faut, bien sûr, créer une feuille de route. Celle-ci est réalisée à la fin de la préparation du voyage, une fois que toutes les réservations sont effectuées. Voyons les étapes clés qui interviennent en amont.

Faire le point sur les objectifs du déplacement professionnel

La première étape, avant la planification, est de faire le point sur les objectifs du déplacement professionnel.

  • Quel est le but du voyage ?
  • Quels objectifs l’entreprise souhaite-t-elle atteindre ?

Il convient aussi de se poser la question de la nécessité du déplacement et d’évaluer la balance bénéfice-coût. Un voyage d’affaires engendre en effet de nombreux frais pour l’entreprise (coût du transport, du logement, etc.).

Une fois que toutes ces questions ont été traitées, il faut commencer à dessiner les grandes lignes du projet.

  • Où a lieu le voyage d’affaires ? Quel est l’itinéraire prévu ?
  • Quelles sont les étapes clés du déplacement ? Quelles sont les personnes à rencontrer ?
  • Qui sont les participants au voyage ?

Tous ces éléments doivent être très clairs : ils vous aideront à réaliser votre feuille de route, au moment venu.

Anticipez les frais de déplacement

Une fois que vous avez en tête l’itinéraire et la destination du voyage, il convient d’anticiper les frais de déplacement et d’établir un budget pour les notes de frais éventuelles.

Plusieurs postes de dépenses sont à prévoir, comme par exemple, les frais de transport, de logement, les frais de participation à un congrès ou séminaire.

Pour rappel, les frais engagés dans le cadre d’un déplacement professionnel sont exonérés de cotisations sociales et déductibles du résultat imposable de l’entreprise.

Réserver les transports et l’hébergement

Dans l’idéal, mieux vaut réserver les transports (les billets de train ou d’avion par exemple), et l’hébergement si nécessaire, en avance afin de profiter de meilleures offres et d’optimiser son budget.

L’employeur doit assurer la prise en charge des frais de déplacement. Deux solutions sont possibles pour le paiement :

  • Le salarié avance les frais. Il devra ensuite faire une note de frais et conserver les justificatifs d’achat pour se faire rembourser.
  • Le paiement est réalisé avec la carte de l’entreprise.

Le saviez-vous ? Avec Qonto, vos salariés peuvent prendre en photo leurs justificatifs de dépense et déposer leurs notes de frais en quelques clics sur leur application. Un véritable gain de temps et d’énergie pour vous. 

Vous pouvez aussi leur proposer des cartes de paiement physiques ou virtuelles 100% paramétrables. Ainsi, ils n’ont plus besoin d’avancer leur argent personnel et vous gardez le contrôle sur les dépenses professionnelles réalisées en temps réel. 

Vos salariés réalisent des trajets en voiture ? Vous pouvez leur attribuer une carte carburant pro , utilisable dans les stations-service.

Souscrire à une assurance professionnelle voyage

Avant le jour du grand départ, pensez à vérifier que vos salariés sont bien couverts par l’assurance de votre entreprise pendant le déplacement, notamment s’il a lieu à l’étranger.

Comment faire une feuille de route pour un déplacement professionnel ?

Vous avez finalisé toutes les réservations et le départ approche ? Il reste une dernière étape pour achever la préparation du voyage : la feuille de route.

La feuille de route n’impose pas de formalisme particulier. Ce n’est pas un document obligatoire, il n’y a donc aucune mention légale à ajouter. Toutefois, pour qu’elle soit la plus utile possible, il est recommandé d’être précis et exhaustif et de mentionner, à minima :

  • l’identité des salariés (nom, prénom, adresse) participants au déplacement professionnel ;
  • le but et les objectifs du déplacement ;
  • la date et l’heure du départ (le temps de déplacement total) ;
  • la durée du séjour ;
  • le moyen de transport utilisé ;
  • l’adresse de l’hôtel ;
  • l’identité des personnes à rencontrer ;
  • les adresses des rendez-vous et des réunions ;
  • l’ordre du jour des réunions ;
  • et de manière générale, le programme sur place.

Vous pouvez présenter votre feuille de route sous la forme d’un tableau, pour plus de clarté.

Le déplacement professionnel a lieu à l’étranger ? Il est conseillé d’inclure une fiche d’informations pratiques sur le pays de destination à votre feuille de route.

Quel outil utiliser pour faire une feuille de route ?

Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour faire votre feuille de route de déplacement professionnel.

Utiliser un exemple ou modèle de feuille de route

Il existe de nombreux modèles de feuilles de route de déplacement professionnel disponibles sur Internet, au format Word ou Excel. N’hésitez pas à vous en inspirer pour créer votre propre document.

Utiliser un outil de gestion de projet comme Notion

Notion est un outil de gestion de projet très complet.

Vous pouvez tout à fait vous en servir pour créer et personnaliser votre feuille de route de déplacement professionnel. L’un des grands atouts de Notion, c’est qu’il s’agit d’un outil collaboratif. Toutes les personnes concernées par le déplacement professionnel peuvent facilement éditer le document.

Découvrir nos outils de gestion

Pourquoi est-il important de préparer une feuille de route pour un voyage professionnel ?

La feuille de route présente de nombreux atouts, que ce soit pour les collaborateurs ou pour l’entreprise.

Pour les salariés

Les déplacements professionnels peuvent être stressants. Il y a mille et une choses à penser. Où dois-je me rendre ? Qui dois-je rencontrer ? Dans quel objectif ? Et à quelle heure ? Quel sera le temps de déplacement total ? La feuille de route donne un cadre rassurant au salarié et l’aide à rester organisé.

La feuille de route lui permet aussi de gagner du temps. Un doute sur l’heure d’une réunion ? Il lui suffit de consulter le document pour avoir toutes les informations pratiques.

Pour l’entreprise

La feuille de route permet à l’entreprise d’avoir une meilleure vision sur les objectifs du déplacement professionnel. Il sera alors plus simple, a posteriori, de faire le bilan et de voir si le but visé a bien été atteint.

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Questions fréquentes

Qui doit préparer la fiche de route pour le déplacement professionnel .

En principe, c’est l’employeur ou le manager qui prépare la feuille de route pour le déplacement professionnel. Mais le salarié qui participe au voyage peut tout à fait s’en charger, une fois qu’il a finalisé les réservations, dans le respect de la politique de voyage de l’entreprise.

La feuille de route est-elle obligatoire lors d’un trajet professionnel ?

Non, la feuille de route n’est pas un document obligatoire dans le cadre d’un déplacement professionnel. Toutefois, elle reste vivement conseillée, car elle garantit la bonne organisation du séjour.

Je suis salarié(e), puis-je refuser de faire un déplacement professionnel ?

Un salarié ne peut théoriquement pas refuser un déplacement professionnel. Néanmoins, l’employeur doit le prévenir suffisamment en avance, c’est ce que l’on appelle le délai de prévenance. Ce délai de prévenance est mentionné dans le contrat de travail.

Le salarié peut tout de même invoquer une cause réelle et sérieuse pour refuser de faire le déplacement, par exemple : des problèmes de santé, des raisons familiales impérieuses ou le refus de l’employeur de rembourser les frais de déplacement (frais kilométriques, de logement, de transport...) . Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre article sur le refus de déplacement professionnel .

Quels documents avoir sur soi lors d'un déplacement professionnel ?

Plusieurs documents sont indispensables lors d’un voyage d’affaires, notamment :

- la carte d’identité (CNI) ou le passeport, en cas de séjour à l’étranger ;

- le visa ou l’autorisation de séjour, si nécessaire ;

- les billets, titres de transport et les reçus de réservation du logement ;

- les cartes de visite.

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Comment organiser un déplacement professionnel en 10 étapes

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Un déplacement professionnel est souvent synonyme d’organisation minutieuse et chronophage, parfois repoussée à la dernière minute. Or, la réussite d’un voyage d’affaires passe inévitablement par sa bonne organisation. 

Que vous ayez prévu de vous rendre quelque part en France ou bien à l’étranger pour des raisons professionnelles, voici 10 étapes clés pour mener à bien sereinement et efficacement l’organisation de votre déplacement professionnel !  

définir les objectifs d'un déplacement professionnel

1 : définir clairement les objectifs du déplacement professionnel

La toute première étape incontournable d’un déplacement professionnel bien organisé : la définition de ses objectifs. 

Il s’agit de déterminer la raison d’être de ce déplacement , c’est-à-dire le ou les objectifs d’entreprise devant être validés durant sa tenue ou bien à son issue. Au même titre que l’organisation d’un séminaire se doit d’être minutieuse, l’utilité ainsi que la rentabilité de ce voyage d’affaires doivent ainsi être analysés et établis dès le départ, en prenant notamment en compte : 

  • la destination,
  • l’itinéraire,
  • les participants,
  • les étapes clés sur place, 
  • les personnes à rencontrer,
  • les éventuels contrats à conclure.

anticiper son absence du bureau avant un déplacement professionnel

2 : anticiper son absence du bureau

La seconde étape clé de tout déplacement professionnel, souvent sous-estimée, consiste à dûment anticiper son absence du bureau . On entend par là qu’il est nécessaire de préparer son absence en s’assurant que l’intégralité des tâches urgentes , importantes ou ne pouvant être réalisées que par nos soins ont bien été complétées, que les collaborateurs ont été prévenus , ou encore qu’un message automatique d’absence a bien été mis en place. 

Cela permet de pouvoir partir en déplacement professionnel l’esprit serein tout en veillant au bon fonctionnement de son service et de l’entreprise en général durant son absence. 

prendre en compte les protocoles internes avant un déplacement professionnel

3 : prendre en compte les protocoles internes 

Contrairement à un voyage privé, un voyage d’affaires implique le respect d’un ou plusieurs protocoles internes déterminés directement par l’entreprise. Il est ainsi vivement recommandé de se renseigner au préalable sur les protocoles internes applicables au déplacement professionnel prévu (par exemple auprès du service RH), lesquels peuvent concerner : 

  • la ou les personnes devant donner leur accord pour ce déplacement professionnel,
  • le budget maximum par type de déplacement,
  • le mode de règlement des principales dépenses du déplacement (avance des frais par le salarié, paiement par le biais d’une carte d’entreprise …),
  • les prestataires habituels de l’entreprise (agence de voyages, compagnie aérienne ou chaîne d’hôtels précises …),
  • le mode de remboursement des frais engagés, 
  • la désignation d’un collaborateur référent durant son absence.

déterminer un budget avant un déplacement professionnel

4 : déterminer un budget en amont

Dès lors que les objectifs ainsi que la destination du déplacement professionnel ont été déterminés, l’étape suivante consiste bien entendu à fixer un budget global . 

Ce budget doit être adapté aux moyens matériels et financiers de l’entreprise , mais également aux différents postes de dépenses relatifs au déplacement envisagé, dont les frais d’hébergement, de transport, de participation à un séminaire donné ou encore d’entretien des relations clients.   

Bon à savoir : les frais engagés lors d’un déplacement professionnel peuvent être exonérés des cotisations sociales et sont de plus déductibles du résultat imposable de l’entreprise. 

sélectionner et réserver son hébergement

5 : sélectionner et réserver son hébergement

Le choix de l’hébergement est un autre choix crucial, au regard de son standing, de sa facilité d’accès, de sa proximité de l'événement visé ou des clients ou partenaires commerciaux à rencontrer, ou encore de la durée du séjour. Il est également utile de porter son attention sur les matériels et équipements mis à disposition sur place : débit WiFi, espaces de travail individuels ou collectifs, matériel informatique …

Entre hôtels classiques, appart’hôtels, locations de particulier à particulier et villas d’exception autour de Paris avec services inclus, le choix est vaste. La clé est de sélectionner un hébergement adapté tant à son budget, au nombre de participants au déplacement qu’à la proximité désirée de ses objectifs ou des personnes à rencontrer. Bien sûr, une fois que le choix a été fait, nous vous recommandons de réserver dans les meilleurs délais ! 

On vous a sélectionné un top 5 de nos logements préférés :

  • Le manoir de Frédérique et sa loge
  • Le domaine d'Antoine et Julien
  • Le domaine de Geoffroy
  • La villa de Sandrine et Willy
  • La maison d'Aurélien

Choisir le moyen de transport le plus adapté

6 : choisir le moyen de transport le plus adapté

Dans la suite logique de la réservation de votre hébergement, il est également indispensable de booker votre moyen de transport . Afin de correctement le choisir, il faut tenir compte de la destination du déplacement professionnel, du nombre de personnes participant à ce déplacement, de votre budget ainsi que de toute contrainte supplémentaire. 

Les trains et TER sont les moyens de transport les plus utilisés pour partir en séminaire, ils se révèlent davantage adaptés pour les moyennes distances voire les pays limitrophes à la France. Enfin, un déplacement professionnel complètement assuré en voiture ou bien impliquant la réservation d’une voiture sur une partie du trajet permet de bénéficier d’une flexibilité appréciable. 

Réserver ses billets à l'avance

7 : réserver ses billets à l’avance

Si votre déplacement professionnel nécessite de prendre un train, il est vivement conseillé de réserver les billets à l’avance , autant que possible. 

D’une part, cela vous permettra de réaliser des économies très intéressantes tout en disposant d’un large choix de créneaux de déplacement, vous offrant même la possibilité d’opter pour la gamme supérieure de confort. D’autre part, l’un des principaux facteurs de votre déplacement professionnel sera ainsi assuré d’avance, vous permettant d’avoir l’esprit serein et de vous concentrer sur le cœur des objectifs du déplacement. 

fixer un emploi du temps détaillé

8 : fixer un emploi du temps détaillé

Un déplacement professionnel doit rester productif , notamment au regard des objectifs qui lui sont attachés. Afin d’augmenter vos chances de compléter ces objectifs, une astuce simple mais efficace consiste à déterminer un emploi du temps détaillé en amont. 

En d’autres termes, il s’agit de disposer d’une sorte de feuille de route de déplacement professionnel , listant les heures et endroits précis auxquels il faut être présent, les identités de chaque personne importante devant être rencontrée, les modalités de rendez-vous ou de participation à un évènement, sans oublier d’inclure les temps de transport respectifs entre chaque ligne d’agenda. S’il s’agit d’un séminaire d’entreprise, il est alors utile de se fixer des deadlines de productivités et de noter les horaires de chaque activité, qu’il s’agisse de team building ou de réunions de brainstorming. 

préparer les documents nécessaires

9 : préparer les documents utiles (passeport, visa, permis de conduire …)

Avant-dernière étape : la préparation de l’ensemble des documents personnels indispensables au bon déroulement du déplacement professionnel. Pièce d’identité et/ou passeport, visa pour un pays étranger (hors espace Schengen et pays européens), permis de conduire, certificats de vaccinations, cartes de visites professionnelles … 

Bon à savoir : assurez-vous que votre pièce d’identité ou que votre passeport seront bel et bien en cours de validité pour les dates de votre déplacement professionnel, si possible longtemps en avance. Les délais administratifs de renouvellement peuvent être très longs, de l’ordre de plusieurs mois, il est ainsi primordial de prendre cela en considération. 

Souscrire à une assurance professionnelle voyage

10 : souscrire à une assurance professionnelle voyage 

Enfin, dernière étape mais non des moindres : la souscription d’une assurance professionnelle voyage . 

Toute entreprise est légalement tenue d’assurer ses salariés aussi bien au sein de ses locaux que lorsque ces derniers sont en déplacement professionnel. Toutefois, souscrire à une assurance professionnelle voyage complémentaire vous permettra de limiter vos dépenses en cas d’imprévu et surtout de prendre en charge l’intégralité de vos frais médicaux et de rapatriement si nécessaire. 

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Déplacement professionnel : quelles sont les règles à connaître ?

Edouard Bacquelin

Mis à jour : 16 février 2024

Publié : 17 mai 2023

Voyageur dans un aéroport

Les déplacements professionnels sont soumis à des règles, quels qu'en soient le lieu et la durée. Temps de travail, remboursement des frais ou encore assurances : le cadre légal doit être respecté à tous égards, par les employeurs et par leurs salariés. Mettre en place une politique interne claire, et conforme à la réglementation du droit du travail, est essentiel pour faciliter la gestion globale des déplacements professionnels. Il est utile en outre de communiquer les informations à tous les collaborateurs dans l'entreprise. Les modalités des déplacements professionnels, par ailleurs, peuvent être spécifiées dans les contrats de travail.

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Qu'est-ce qui est considéré comme déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel est une mission effectuée par un salarié dans le cadre de ses fonctions, mais en dehors du lieu de travail habituel. Le contrat de travail n'est pas modifié : la rémunération et le temps de travail sont respectés. La loi fixe des règles pour rembourser les frais de déplacement.

Quels peuvent être les motifs d'un déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel peut être envisagé pour tous motifs justifiés eu égard à l'emploi et aux missions contractuelles du salarié. Au moment d'envoyer un salarié en déplacement, l'employeur, naturellement, doit veiller à ne pas faire de discrimination.

Le déplacement professionnel peut durer de quelques heures à plusieurs semaines. Il peut concerner un salarié, une équipe ou l'ensemble des effectifs de l'entreprise. Il peut être exceptionnel ou fréquent. Il peut être effectué dans une ville limitrophe du lieu de travail, ou à l'étranger. Les caractéristiques spatiotemporelles sont déterminées par le motif du déplacement professionnel.

Exemples de motifs de déplacements professionnels :

  • Un voyage d'affaires pour rencontrer des prospects à l'étranger.
  • Une mission de dépannage ponctuel au domicile d'un client.
  • Une formation professionnelle.
  • Une réunion dans un autre établissement de l'entreprise.
  • Un salon, un congrès ou un séminaire.
  • La visite d'un site d'exploitation ou d'un lieu de vente.

De par leurs fonctions, certains collaborateurs sont amenés à faire des déplacements professionnels récurrents. C'est le cas du VRP, du commercial ou encore de l'équipe merchandising.

Quelles sont les règles qui s'imposent aux entreprises en matière de gestion des déplacements professionnels ?

En cas de déplacement professionnel, il faut connaître et appliquer six catégories de règles :

  • La loi, qui régit par exemple les conditions de remboursement des frais de déplacement .
  • La jurisprudence, qui modifie ou précise la loi. En novembre 2022, par exemple, la Cour de cassation a jugé que le trajet d'un salarié itinérant entre son domicile et celui de son premier client constitue du temps de travail.
  • La convention collective applicable dans l'entreprise, le cas échéant. Exemple : un accord national conclu dans le secteur de la métallurgie prévoit que l'employeur doit respecter un délai de prévenance de 48 heures minimum avant la date du déplacement professionnel du salarié.
  • Le contrat de travail du salarié. Les clauses de rémunération et de temps de travail, notamment, continuent de s'appliquer normalement pendant le déplacement professionnel.
  • Le règlement intérieur, le cas échéant, qui peut prévoir les modalités d'organisation pratique des déplacements professionnels.
  • L' ordre de mission , qui encadre chaque déplacement.

Deux points majeurs méritent l'attention de l'employeur : les frais de déplacement et le temps de travail. Ce sont des sources fréquentes de litiges avec les salariés. L'employeur en outre prend d'autant plus de précautions dans le cadre d'un déplacement professionnel de longue durée. La gestion en effet est complexifiée à de nombreux égards : le salarié risque de refuser le déplacement, les risques pour sa santé et sa sécurité sont multipliés, il accumule des heures de travail à compenser, il paye des nuits d'hôtel à rembourser. À l'étranger, par ailleurs, les systèmes de santé sont différents, il faut veiller à assurer la protection du salarié.

Le temps de travail en déplacement professionnel

Le contrat de travail d'un salarié fixe la durée du travail et la rémunération, conformément aux dispositions légales. Pendant le déplacement professionnel, ces dispositions continuent de s'appliquer.

Exemples :

  • Dans le cadre d'un rendez-vous chez un client : le salarié doit s'y rendre pendant ses heures de travail, et perçoit sa rémunération. Si le rendez-vous dépasse la durée de travail contractuelle, l'employeur rémunère les heures supplémentaires du salarié.
  • Lors d'un voyage professionnel avec des nuits d'hôtel : le salarié comptabilise ses heures de travail, c'est-à-dire les heures pendant lesquelles il est à disposition de son employeur. Les heures pendant lesquelles le salarié vaque à ses occupations personnelles ne constituent pas du temps de travail, même si le salarié se trouve éloigné de son domicile. Une compensation peut néanmoins être prévue, par convention collective ou dans le règlement intérieur de l'entreprise. Cette compensation dédommage le salarié pour les désagréments liés à l'éloignement de son domicile.

Les temps de trajet en déplacement professionnel

Le temps consacré aux trajets, a priori , n'est pas du temps de travail. Le salarié n'est donc pas rémunéré. L'article L3121-4 du Code du travail prévoit toutefois une exception. Lorsque le trajet est effectué jusqu'à un lieu différent du lieu de travail habituel, le temps de trajet est indemnisé s'il dépasse le temps de trajet habituel.

Illustrations : un collaborateur termine sa journée de travail par un rendez-vous client ; le trajet retour à effectuer implique que le collaborateur rentre plus tard chez lui ; ce temps supplémentaire doit être indemnisé. Lors d'un voyage d'affaires à l'étranger, de même, le temps passé dans le train ou l'avion constitue du temps de travail.

Pour indemniser les temps de trajets en déplacement professionnel, deux alternatives :

  • Le salarié a droit à un repos compensateur.
  • L'employeur paye les heures supplémentaires.

C'est la convention collective qui détermine les modalités d'indemnisation des temps de trajet en déplacement professionnel. En l'absence de convention collective, la décision revient à l'employeur, après concertation, le cas échéant, des délégués du personnel ou du CSE.

Le remboursement des dépenses en déplacement professionnel

Quand un collaborateur réalise des dépenses professionnelles dans le cadre de son déplacement, elles sont prises en charge par l'entreprise. Il s'agit principalement des frais de transport, de repas et d'hébergement. Les dépenses sont remboursées au réel, sur présentation de notes de frais accompagnées de justificatifs, ou au forfait.

Pour déterminer les dépenses admises au remboursement, la loi distingue petits et grands déplacements. Le déplacement professionnel est un grand déplacement au sens de la loi si le salarié ne peut pas regagner son domicile à la fin de sa journée de travail.

Les indemnités de petit déplacement

Un petit déplacement ne nécessite pas de nuits d'hôtel. Les principaux frais professionnels sont les dépenses de transport et de repas.

Toutes dépenses liées aux transports pendant le déplacement professionnel sont remboursées par l'entreprise :

  • Si le collaborateur utilise son véhicule personnel : l'entreprise lui rembourse les frais de péage et de stationnement. Le collaborateur reçoit en outre des indemnités kilométriques. Elles contribuent à payer les dépenses liées à l'utilisation de son véhicule personnel : le carburant, mais aussi les frais d'entretien ou encore l'assurance.
  • Si le collaborateur n'utilise pas son véhicule personnel : l'entreprise rembourse le titre de transport en commun, le taxi ou encore la location de voiture ou de vélo.

En ce qui concerne les frais de restauration, l'entreprise rembourse au réel ou au forfait les collations et, le cas échéant, les repas pris au restaurant.

Les indemnités de grand déplacement

Un salarié est en grand déplacement, en France ou à l'étranger, lorsque sa mission lui impose de payer un hébergement. Dans ces conditions, l'entreprise rembourse :

  • Les frais de transport.
  • Les dépenses de restauration.
  • Les dépenses de logement.

Pour maîtriser ses coûts, l'entreprise a tout intérêt à encadrer les dépenses engagées pendant les déplacements professionnels. À cet effet, elle fixe des montants plafonds par type de dépenses, et communique les informations en amont. Pour éviter de mauvaises surprises, l'entreprise peut en outre choisir de rembourser les frais professionnels sur la base d'une indemnisation forfaitaire. Le collaborateur dispose ainsi d'une enveloppe budgétaire dont il dispose librement, l'entreprise ne rembourse pas les dépenses qui dépassent le montant du forfait.

La santé et la sécurité du salarié en déplacement professionnel

À l'occasion de déplacements ponctuels, en France, les risques pour la santé et la sécurité du collaborateur sont sensiblement les mêmes que sur son lieu de travail, et que dans sa vie quotidienne. En cas d'accident, le salarié est protégé par le système de sécurité sociale français d'une part, le droit du travail d'autre part.

À noter que si le déplacement professionnel est d'une durée supérieure à trois mois, le salarié en déplacement à l'étranger est considéré comme expatrié et n'est plus rattaché à la sécurité sociale en France.

Dans le cadre d'un voyage d'affaires à l'étranger, et quand un collaborateur est amené à effectuer des déplacements fréquents, les risques sont accrus. Or l'employeur a l'obligation légale de veiller à la santé et à la sécurité de ses salariés. Il faut donc prendre des précautions. Illustrations :

  • En amont d'un déplacement à l'étranger, l'employeur s'informe sur les éventuels risques géopolitiques et sanitaires sur le lieu de la mission.
  • L'employeur tient compte des risques de stress et de fatigue liés aux trajets et aux décalages horaires, pour adapter le planning du collaborateur en déplacement.
  • L'employeur évalue l'opportunité de prendre une assurance voyage professionnelle pour couvrir ses salariés en cas d'accident à l'étranger.
  • L'éloignement de la cellule familiale et le rythme soutenu de travail sont des facteurs de risques psychosociaux. Pour les limiter, il est important de modérer la fréquence des déplacements professionnels.

Les modalités pratiques du déplacement professionnel

L'organisation d'un déplacement professionnel peut être gérée au cas par cas. Quand les déplacements se multiplient, toutefois, il est judicieux de formaliser des règles uniformes pour encadrer les modalités pratiques des déplacements. Les informations sont accessibles à tous, la gestion de voyage d'affaires est simplifiée.

  • Sur le fond : l'employeur fixe librement les modalités pratiques des déplacements professionnels, sous deux réserves. Il doit respecter la réglementation applicable en matière de droit du travail. Le cas échéant, il doit consulter les instances représentatives du personnel pour avis.
  • Sur la forme : les règles peuvent être formalisées dans le cadre du règlement intérieur. Elles peuvent en outre être insérées ou annexées aux contrats de travail.

Les modalités pratiques des déplacements professionnels portent par exemple sur les aspects suivants :

  • Le délai de prévenance que l'employeur doit respecter pour informer un collaborateur de sa mission en dehors des locaux de l'entreprise.
  • La politique de remboursement des frais engagés pendant le déplacement : allocations forfaitaires et/ou prise en charge des dépenses réelles, délais de remboursement, liste des justificatifs à produire ou encore montants plafonds des dépenses.
  • Les moyens de transport à utiliser, ainsi que les catégories de titres de transport autorisées : première classe ou classe économique en avion, par exemple. À noter qu'il ne peut en aucun cas être imposé au collaborateur d'utiliser son véhicule personnel.
  • Le circuit de validation des demandes et des procédures. Il s'agit d'indiquer, par exemple, quelle est la personne en charge de réserver les trains, les hôtels ou encore les restaurants.
  • Les moyens et les modalités de communication entre le collaborateur et son équipe pendant les déplacements professionnels.

Les motifs légitimes de refus de déplacement professionnel

Certains contrats de travail incluent une clause de mobilité, qui prévoit que le lieu de travail du salarié peut être modifié. La clause informe dûment le salarié de ses obligations, et justifie efficacement ses déplacements professionnels. Mais la clause de mobilité n'est pas obligatoire pour imposer un déplacement professionnel.

Quand la mission à effectuer hors du lieu de travail correspond à l'exercice des fonctions du salarié, le déplacement professionnel s'impose. Il s'intègre en effet dans l'exécution normale du contrat de travail. Pour refuser un déplacement professionnel, le collaborateur doit justifier d'un motif légitime. Exemples de motifs légitimes de refus :

  • Impossibilité d'assurer la garde de ses enfants.
  • Nécessité impérieuse de rester auprès d'un proche malade à charge.
  • Raisons personnelles de santé.

En dehors de ces cas, et sauf décision discriminante de l'employeur, le collaborateur ne peut pas refuser un déplacement professionnel. En cas de refus injustifié, l'employeur est autorisé, selon les circonstances, à :

  • Engager une procédure disciplinaire.
  • Licencier le salarié pour faute lourde. En septembre 2017, la Cour de cassation avait ainsi jugé justifié le licenciement pour faute lourde d'un salarié qui avait refusé un déplacement professionnel sans motif légitime.

Rapport sur les tendances des ventes 2023

Hubspot et aircall ont interrogé plus de 1000 professionnels de la vente dans le monde pour découvrir quels canaux et stratégies de vente fonctionnent., y a-t-il une différence entre déplacement professionnel et voyage d'affaires .

Du point de vue de la réglementation, il n'y a pas de différence entre déplacement professionnel et voyage d'affaires . Les notions de déplacement professionnel et de voyage d'affaires, par définition, désignent toutes deux l'exécution d'une mission hors du lieu de travail habituel. Les mêmes règles s'appliquent.

En pratique néanmoins, il existe des différences sensibles.

  • L'expression « déplacement professionnel » est plus formelle : c'est celle qui est utilisée dans le Code du travail, notamment. Dans le langage courant, l'expression « voyage d'affaires » est plus utilisée.
  • Par usage, le voyage d'affaires fait référence à un déplacement professionnel de plusieurs jours, qui inclut des nuits d'hôtel.

Rapport sur les tendances de ventes 2023

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Séminaire, conférence, team building, rencontres avec de potentiels partenaires commerciaux ou clients… Organiser et  réserver un déplacement professionnel  peut être très bénéfique pour une société:

  • Organiser un déplacement pour le travail permet aux collaborateurs de découvrir de nouveaux environnements de travail et de nouvelles façons de penser, ce qui peut notamment être très bénéfique pour les salariés en début de carrière
  • Cela montre à vos équipes que vous vous souciez de leur travail et  investissez dans   leur potentiel
  • La motivation et la satisfaction des salariés ne peut qu'augmenter avec un événement réussi
  • Le cadre de voyages d'affaires stimule et renforce les relations professionnelles au sein d'une équipe

La raison d’un voyage d’affaires peut varier d'un motif à l'autre. Cependant, l'objectif premier d'un déplacement professionnel reste  d'améliorer les résultats  de l'entreprise dans son ensemble. Organiser un déplacement professionnel, c'est pour cela, mais aussi:

Pour étendre ses horizons professionnels

L'un des avantages  du voyage d'affaires  est d'étendre ses horizons professionnels. Et pour cause, la majorité des voyageurs d'affaires estiment que le fait de découvrir  de nouvelles cultures  et pays ajoutent de la valeur à leur travail. Cela permet aussi de développer de nouvelles compétences et s'ouvrir à d’autres perspectives en rencontrant des personnes!

Pour être plus performant en entreprise

Consolidation des liens entre collaborateurs, dépaysement, nouveauté... Ces éléments tendent à favoriser le bien-être en entreprise et donc la productivité des équipes devenant alors plus performantes dans leur travail! En effet, en partant à l'étranger, vous allez acquérir de nouvelles compétences, avoir de nouvelles idées et peut-être même  résoudre certains problèmes  plus rapidement et de façon plus efficace. Le tout, sans oublier les nouveaux contacts que vous vous ferez qui pourront vous être utiles côté carrière dans le futur!

Pour rencontrer ou mieux connaître ses collaborateurs

Fini les appels Zoom ou Skype avec les collaborateurs basés à l'étranger! La rencontre des collègues ou des clients est importante pour le succès d'un business. C'est même encore plus motivant et stimulant pour les nouveaux projets. En se rencontrant physiquement, on a plus de chances de construire des  relations solides  et fructueuses. N'hésitez pas à maximiser votre temps et à faire des rencontres formelles comme informelles avec vos partenaires ou clients potentiels. C'est l'occasion idéale d'échanger et de partager des idées, de développer des projets nouveaux et de bâtir de potentielles collaborations!

Définir les objectifs du déplacement professionnel

Définir les objectifs de vos voyages professionnels est primordial pour que ces derniers soient efficaces! Anticipez vos buts à l'avance afin de clarifier les raisons du séjour. Cela vous permettra d'atteindre vos  objectifs commerciaux  et de renforcer les relations avec vos clients, partenaires et/ou fournisseurs.

Comment faire un planning de déplacement professionnel ?

Un voyage professionnel requiert  beaucoup de préparation ! Sa réussite étant indispensable pour la croissance de l'entreprise, ce type de séjour nécessite une bonne organisation.

Définir les dates du déplacement

Tout d'abord, il est essentiel de fixer les dates du déplacement. Cela vous permettra de réserver par la suite les différents transports, hébergements et activités pour tous les collaborateurs en déplacement. Le choix des dates dépendra fortement de facteurs tels que les calendriers de vos collaborateurs et des interlocuteurs à rencontrer. Attention aux frais également. Les dates dépendent aussi de la saison, les prix des compagnies aériennes et des hôtels ne seront par exemple pas les mêmes en pleine ou basse saison. Enfin, la météo est importante selon les activités que vous prévoyez, en particulier pour un team building avec des loisirs en extérieur!

Définir le lieu du déplacement

Une fois les dates posées, il faut bien sûr penser au lieu. Préférez-vous un endroit au calme, à la campagne ou en plein centre-ville, proche de toute commodité pour le voyage d'affaires? Pensez aux tâches que vous allez réaliser, qui vous allez rencontrer et où (site de production, salle de réunion, de conférence...). Le choix du lieu dépend en général du  budget voyage  et de la logistique. En tout cas, veillez à ce qu'il soit précis et bien choisi pour que les objectifs soient atteints sans problèmes!

Définir les activités du déplacement

Généralement, un voyage professionnel inclut forcément des moments de détente pour que les équipes se reposent entre les réunions ou conférences. Que cela soit un  loisir en groupe  comme une partie de paintball ou un karting, ou quelque chose de plus calme comme un spa ou un restaurant, pensez à bien anticiper toutes les activités à organiser sur place.

Et pour gagner du temps et donc de l'argent, avez-vous pensé à  faire appel à une agence de voyage d'affaires  pour votre déplacement professionnel ?

Organiser l'hébergement et le transport du déplacement professionnel

Organiser un voyage d'affaires  peut être stressant. En plus de penser aux documents nécessaires, aux démarches administratives et à chaque collaborateur en déplacement, il faut bien entendu songer à l'hébergement et au transport.

Train, car, avion, location de voiture ou voiture personnelle pour vos trajets professionnels? Chaîne hôtelière ou établissement plus traditionnel pour votre hébergement? Vous allez devoir veiller à réserver les établissements et modes de transport aux meilleurs prix et répondant aux formalités nécessaires à votre voyage professionnel.

Néanmoins, en suivant des étapes clés, vous pourrez prendre les mesures nécessaires et accomplir ces tâches:

  • Définissez vos besoins en termes de géographie: qui devez-vous aller voir? Où souhaitez-vous loger?
  • Pensez aux frais de déplacement et comparez le rapport qualité/prix de chaque hébergement et de chaque mode de transport, sans oublier les horaires de transport. Quel est votre budget de déplacement?
  • Consultez les politiques d'annulation et de modification, en cas de changement durant votre séjour
  • Faites l'inventaire de chaque document et matériel dont vous aurez besoin (ordinateur, micro, caméras, contrats...)
  • Un budget vous est-il alloué pour votre séjour? Si oui, de combien?
  • Commencez à organiser votre planning sur place de manière précise
  • Listez chaque personne que vous allez rencontrer

Quelles sont les informations indispensables à recueillir pour organiser un déplacement professionnel ?

organiser un voyage professionnel

Voici les éléments à bien garder en tête pour organiser votre déplacement professionnel:

  • Préparer les  documents  nécessaires au déplacement professionnel: n'oubliez pas d'imprimer tous les documents professionnels, des réservations d'hôtels aux billets d'avion ou de train, ainsi que tout dossier, contrat, cartes de visite, cartes d'affaires, notes de synthèse et autres documents professionnels nécessaires. Pensez aussi aux photocopies de documents nécessaires tels que les cartes d'identité et veillez à ajouter votre agenda et votre planning avec les contacts de tous vos collaborateurs en voyage.
  • Réaliser une  feuille de route de déplacement : une feuille de route est un document important pour chaque salarié en voyage, puisqu'il résume le déroulé du séjour. Itinéraire détaillé, adresses des hébergements, lieux de rendez-vous, dates, etc. Les collaborateurs que les salariés seront amenés à rencontrer sont aussi inscrits sur la feuille de route. Elle peut contenir toute information utile (temps de travail, activités prévues et même plan de vol selon le pays de destination).
  • Calculer ses  frais de déplacement : frais d'hébergement, frais de repas, de transport, montant de participation à des conférences, séminaires… Tous les postes de dépense doivent être comptabilisés si le salarié voyage seul, ce qui est aussi commun! Toutes ces factures composent ainsi ce qu'on appelle une note de frais. Le salarié doit donc bien tout conserver pour le remboursement des notes de frais.
  • Penser aux  assurances : lors de vos déplacements professionnels, le sujet des assurances ne doit pas être non plus négligé! Vérifiez bien qu'une assurance pour trajet professionnel à l'étranger est prévue pour chaque personne en déplacement. Même si la Responsabilité Civile est là, souscrire à une assurance voyage pour un voyage professionnel est plus que recommandé. Frais médicaux, contraintes de déplacement… Cela pourrait vous faire économiser des centaines, voire des milliers de dollars, et évitera d'engendrer des frais supplémentaires. Une couverture complète vous protège de toute situation telle qu'un accident de transport par exemple et même un rapatriement.
  • Les  formalités de la destination : auriez-vous besoin d'un passeport ou une carte d'identité est suffisante pour entrer dans le pays? Un visa est-il nécessaire? Aurez-vous besoin de vaccins spécifiques? Qu'en est-il du forfait pour le téléphone? Et de la carte bancaire (pensez aux frais bancaires). Enfin, que vous alliez dans un pays voisin ou un pays lointain, il est nécessaire de  s'informer sur la culture et les coutumes professionnelles  du pays en question. Idem pour les usages (prises électriques, climat, décalage horaire, langue parlée...)

Vous l'aurez compris, organiser un déplacement professionnel demande beaucoup de temps! Toutes les entreprises ont des budgets de voyage différents. Pourquoi ne pas  faire appel à un expert des déplacements pros  pour votre voyage? Préparez vos affaires professionnelles et personnelles:Centrale Voyages est là pour optimiser tous les déplacements professionnels de vos collaborateurs ainsi que le coût des voyages, en leur apportant un service attentif et efficace:

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Qu’est-ce que le Voyage d’Affaires : Définition, Pourquoi, Comment, etc.

Tout ce qu’il faut savoir et retenir sur le déplacement professionnel

Le voyage d’affaires renvoie bien souvent à l’image d’un commercial qui rend visite à des clients. Pourtant, cette désignation est bien plus vaste que ce que l’on pourrait croire. Une visite de « contrôle » ou de surveillance d’un établissement, d’une usine ou d’un point de vente, tout comme la participation à un salon ou à un séminaire, entrent également dans la catégorie des déplacements professionnels. Avant d’analyser les différentes raisons qui poussent à effectuer des voyages professionnels , et de voir les divers éléments à connaître pour bien s’organiser, nous allons prendre ici un peu de hauteur afin de comprendre le concept de “ voyages d’affaires ” dans son ensemble.

Voyage d’affaires : définition

Les voyages d’affaires font partie intégrante du monde des affaires. Un voyage d’affaires a lieu lorsqu’une personne se déplace temporairement en dehors de son lieu de travail habituel et pour une certaine durée. Les voyages d’affaires sont des déplacements effectués dans le cadre du travail ou à des fins professionnelles, par opposition à d’autres types de voyages, tels que les voyages de loisirs ou les déplacements réguliers entre le domicile et le lieu de travail. Quand on prend un train ou un avion pour le compte de notre entreprise, nous appartenons à ces millions de personnes qui voyagent chaque année dans le monde entier pour les besoins de leur activité professionnelle.  Les voyages d’affaires concernent tous les domaines professionnels et quasiment tous les secteurs d’activité. Ils ne se limitent donc pas exclusivement au fantasme du commercial ou du VRP qui effectue des déplacements professionnels dans le cadre d’activités de prospection ou de visites de clients. Traverser la ville en voiture pour visiter un client n’est bien évidemment pas considéré comme étant un voyage d’affaires . Ils sont généralement plus longs. Les voyages d’affaires sont des déplacements professionnels à l’extérieur du lieu habituel de travail pour une période minimale de 24 heures.

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Voyage d’affaires orthographe : « voyage d’affaires ou d’affaire ? »

Nombreux sont celles et ceux qui font souvent la confusion entre les termes “affaire” et “affaires” sans les différencier l’un de l’autre. Nous allons voir ici comment chacun de ces termes est utilisé conformément aux règles d’orthographe en vigueur.

“Affaires” employé dans une expression, s’écrit toujours au pluriel, lorsqu’il désigne un ensemble d’activités économiques et financières, même si le terme précédent est au singulier : « voyage d’affaires », “chiffre d’affaires”, etc. “Affaire” au singulier désigne un domaine qui concerne une personne. Ex : La médecine, c’est son affaire

Même si cette règle est simple, en cas de doute, pour éviter de faire une faute d’orthographe, il peut être judicieux de remplacer “ voyage d’affaires ” par un synonyme.

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Voyage d’affaires : synonymes

Voici les quelques expressions synonymes de “voyage d’affaires” :, les synonymes de “voyages d’affaires” au pluriel :, les synonymes de “voyages d’affaires” dans un registre de langage plus informel :, voyage d’affaires en anglais.

Au même titre qu’il existe des exceptions dans la langue française, il existe des particularités dans la langue anglaise.Tout comme en français, il est possible de traduire l’expression voyage d’affaires de différentes manières. En fonction de la traduction choisie, le sens des mots utilisés va différer. Voyage d’affaires en anglais peut se traduire par “business travel” ou “business trip”. Comme dans la version française, la version en anglais de l’expression “voyages d’affaires” présente une exception. Le mot “Travel” de “Business travel” ne prend jamais de “s”. Dans ce cas-là, il fait référence au domaine du “voyage d’affaires”. “Business Trips” s’emploie lorsqu’on veut parler de déplacements professionnels. Ne faites donc plus la confusion :

Voyage d’affaires chiffres clés – statistiques

Il va de soi que le secteur du voyage d’affaires a été directement concerné par les restrictions imposées au cours de la crise sanitaire qui a débuté en 2020. L’évolution des chiffres sur les dernières années nous montre l’impact de la pandémie sur les déplacements professionnels et plus généralement de l’industrie. Un sondage a été réalisé en octobre 2022, sur la reprise des voyages d’affaires , par l’association internationale GBTA. La Global Business Travel Association est l’organisation mondiale la plus importante du secteur du voyage d’affaires et des “réunions”. Les chiffres ci-dessous reprennent les informations les plus pertinentes de cette récente enquête menée auprès de 600 acheteurs, fournisseurs et autres intervenants du secteur des voyages d’affaires à l’échelle mondiale.

  • Parmi les facteurs les plus susceptibles de limiter les déplacements professionnels l’an prochain, 80% des fournisseurs de voyages ont évoqué le contexte économique, tandis que seulement 4% ont mentionné les restrictions sanitaires.
  • Environ 30% des gestionnaires de voyages estiment qu’il y a peu de chances que leur direction limite les déplacements professionnels, tandis que 45% avouent adopter une position prudente et attentiste sans pour autant envisager de restreindre les voyages d’affaires pour des raisons économiques.
  • Environ 78% des travel managers prévoient que le nombre de voyages d’affaires effectués par les employés de leur entreprise sera plus élevé ou beaucoup plus élevé en 2023 qu’en 2022.
  • Plus de 80% des fournisseurs prévoient que le nombre de réservations par les entreprises clientes, tout comme le volume des dépenses voyages des entreprises clientes soient plus élevées, voire, beaucoup plus élevées en 2023.
  • Le secteur ne prévoit pas à ce que les nouvelles habitudes de travail aient un impact négatif significatif sur les voyages d’affaires : 72% des personnes interrogées ne s’attendent pas à ce que la flexibilité du télétravail ait un impact sur la quantité de voyages professionnels effectués par leurs collaborateurs.
  • Le “ bleisure ”, c’est-à-dire la volonté de la part d’un employé d’effectuer un voyage mixte, combinant un déplacement pro avec un volet vacances ou loisirs, est une tendance du voyage d’affaires qui se renforce. 41% des responsables des voyages ont constaté une augmentation des demandes en ce sens.

Sur le marché français, ces évolutions semblent également se vérifier grâce aux chiffres de 2022 dans l’industrie, supérieurs aux prévisions. 

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Voyage d’affaires France – chiffres clés

EPSA, le cabinet de conseil en France spécialisé dans la performance opérationnelle, dont l’expertise est reconnue dans le domaine des déplacements professionnels, a publié à l’occasion du salon IFTM Top Resa 2022 son fameux baromètre annuel du voyage d’affaires , une véritable tradition depuis 2011 pour ce cabinet. Ce dernier montre une amélioration plutôt claire de l’industrie du voyage d’affaires dans son ensemble. Ce sondage , réalisé auprès d’un panel représentatif de 58 clients concernés par les déplacements professionnels, nous indique que :

  • L’année 2022 a marqué le retour à un marché dynamique dans l’industrie du voyage professionnel
  • Les déplacements professionnels en France, en cette fin d’année 2022, devraient atteindre 67% du niveau d’activité de l’année 2019
  • Un retour à 100% de l’activité pré-pandémique est prévu à partir de 2024, si la tendance optimiste se confirme

Le voyage d’affaires est clairement un secteur plein de ressources. Néanmoins, il est important de souligner que toutes ces prévisions sont à prendre avec des pincettes. En effet, l’inflation galopante et la montée des prix de l’énergie, tout comme l’impact environnemental des voyages d’affaires , représentent des défis qui pourraient avoir de lourdes conséquences sur les futurs résultats de l’industrie. Quoi qu’il en soit, même si la majorité des gens s’accordent à dire que les meetings virtuels ont un côté pratique indéniable, il est évident que les raisons qui poussent à effectuer des voyages d’affaires montrent que ces derniers ne seront jamais remplacés par des réunions en ligne.

Pourquoi effectuer un voyage d’affaires ?

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Effectuer des déplacements professionnels a bien des avantages que vous ignorez peut-être. Troquer son rendez-vous en face à face contre un appel téléphonique ou un Zoom est parfois une fausse bonne idée. Voici une liste non exhaustive des avantages du présentiel par rapport au distanciel dans les rendez-vous d’affaires.

1 – Prendre son temps pour créer une relation plus forte et parvenir à ses objectifs plus facilement

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Assister physiquement à un rendez-vous d’affaires permet de prendre le temps de discuter et de créer un lien fort avec des partenaires. Le fait de rencontrer les gens permet en quelque sorte de rendre un échange moins formel. Le premier bénéfice lié au fait d’effectuer un voyage d’affaires est qu’il est source de confiance pour nos interlocuteurs. Cela peut leur apporter un certain sentiment de sécurité, contrairement aux échanges à distance qui favorisent l’isolement et peuvent dans certains cas conduire à des situations d’incompréhension, voire à un manque d’efficacité. Un rendez-vous professionnel peut même se prolonger par un déjeuner. Et, il y a fort à parier que vous ne parlerez pas que de business ! Ainsi, vous découvrez l’autre et vous vous surprenez à avoir une passion commune pour le cyclisme par exemple. Un vrai échange se crée et un ping-pong de questions-réponses commence ; vous joignez l’utile à l’agréable en instaurant une relation de qualité qui s’avère payante et durable pour vos affaires.

2 – Faciliter la communication en exploitant la puissance du langage corporel pour mieux comprendre votre interlocuteur

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Vous êtes un être doué de sensibilité et vous savez que la communication ne passe pas que par la voix. Les mots ne suffisent pas toujours à faire ressentir une émotion. La gestuelle est là pour vous aider à étayer vos propos. Rencontrer votre interlocuteur physiquement vous permet donc de mieux appréhender une situation : en analysant son langage corporel vous comprendrez mieux le fond de sa pensée. Dans certains cas, cela permettra d’éviter des quiproquos. Le fait de pouvoir observer la personne avec qui on échange, autrement qu’en regardant l’écran d’un ordinateur, est donc un véritable plus qu’offrent les voyages d’affaires pour mener à bien une mission et parvenir plus rapidement à ses objectifs.

3 – Profiter de son temps libre en découvrant de nouveaux endroits lors d’un déplacement professionnel

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Êtes-vous familier du terme “Bleisure” ? Le Bleisure est une tendance, voire, un de style de vie, qui s’est fortement développé sur la dernière décennie. Ce mouvement se caractérise par le fait de combiner le temps de loisirs avec le travail : c’est une façon de profiter de son temps libre tout en atteignant vos objectifs professionnels. La pratique du bleisure offre de nombreux avantages, permettant de façonner et de renforcer cet équilibre entre vie privée et travail. Au-delà de l’opportunité de pouvoir découvrir de nouvelles destinations et de nouveaux endroits au cours d’un voyage d’affaires , elle offre un certain nombre de bénéfices secondaires tels que la réduction du stress, l’amélioration de sa santé mentale, ou encore, une productivité et une efficacité accrues. Les employés qui combinent travail et loisirs ont tendance à être plus heureux car ils prennent plus de plaisir au quotidien. Ils sont donc plus productifs et plus engagés dans leur organisation que ceux qui restent enfermés dans la routine métro-boulot-dodo.

La qualité de l’expérience présentielle peut donc difficilement être remplacée par un meeting virtuel. Encore faut-il avoir les bonnes méthodes pour réserver, préparer et effectuer un voyage d’affaires .

Réserver un voyage d’affaires : comment préparer son prochain déplacement professionnel ?

Réserver un voyage d’affaires peut être source de stress quand on n’a pas l’habitude d’organiser des déplacements professionnels. Prendre un billet de train ou d’avion (voire une voiture de location), réserver une chambre d’hôtel, planifier ses réunions, etc. peut vite devenir un exercice chronophage et contraignant sans les bonnes méthodes. Pour organiser un déplacement professionnel de manière fluide, en évitant de perdre du temps et en limitant les contraintes, nous vous invitons à suivre ces étapes clés :

1- Poser le cadre du voyage d’affaire . Commencez par définir les éléments essentiels du déplacement professionnel que vous préparez. Une façon simple de le faire est de répondre à cette série de questions : – Qui ? La ou les personnes concernée.s par ce déplacement pro. – Quoi ? S’agit-il d’ une rencontre clients, partenaires, fournisseurs… ou bien d’un séminaire ? – Où ? La destination et le lieu du rendez-vous pour choisir un hôtel bien situé. – Quand ? Les dates du déplacement afin d’anticiper les réservations. – Comment ? Choisir le moyen de transport le plus adapté et préparer les demandes de visa si besoin. – Combien ? Définir le budget, le nombre de voyageurs, et la durée du séjour professionnel. – Pourquoi ? Déterminer l’objectif de ce voyage d’affaires. 2- Créer un planning des rendez-vous à effectuer lors de son voyage d’affaires . 3- Réserver un hébergement et un moyen de transport adéquat selon la destination et durée du voyage d’affaires . 4- Élaborer une checklist des documents indispensables au bon déroulement du voyage d’affaires (CNI, passeport, visa, billets, cartes de visite, etc.) . 5- Souscrire une assurance voyages pour être paré à toute éventualité et partir l’esprit tranquille. C’est le volet Duty of Care et gestion des risques liés aux voyages d’affaires 6- Préparer son absence au bureau et prévenir ses collaborateurs ou ses partenaires avant de partir en voyage d’affaires . 7- Préparer ses bagages de façon méthodique en s’assurant de respecter les consignes (poids, taille, étiquetage…) pour éviter les mauvaises surprises.

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Comment gérer un voyage d’affaires ?

Il existe différentes manières d’organiser et de gérer ses voyages d’affaires . Nous avons identifié 5 méthodes de gestion des déplacements professionnels :                   Pour organiser un déplacement professionnel de manière fluide, en évitant de perdre du temps et en limitant les contraintes, nous vous invitons à suivre ces étapes clés :

1- La gestion autonome des voyages d’affaires

Il s’agit de la méthode traditionnelle : chaque collaborateur organise ses propres voyages, avance les frais et fournit à la comptabilité les notes de frais et les reçus nécessaires pour être remboursé.

2- La gestion effectuée par un responsable des voyages d’affaires

L’entreprise engage une personne qui se consacre entièrement à la gestion des déplacements professionnels des collaborateurs.

3- Se faire accompagner par une agence de voyages d’affaires traditionnelle

L’entreprise a recours à une agence de voyage classique pour l’aider à réserver et à gérer les déplacements professionnels des collaborateurs.

4- Utiliser un logiciel de gestion des voyages d’affaires élaboré en interne

C’est une méthode peu courante, mais certaines entreprises marquées par un esprit “tech” peuvent parfois élaborer des logiciels simples permettant d’encadrer, d’une certaine manière, les déplacements des collaborateurs et de suivre les dépenses voyages.

5- Passer par une agence de voyage d’affaires de nouvelle génération

Ces agences de voyages professionnels, comme Supertripper , proposent des solutions tout-en-un qui allient le meilleur de la technologie et du service humain pour offrir une expérience unique. Elles présentent généralement un volet politique RSE lié aux voyages d’affaires , dont les entreprises sont de plus en plus friandes.

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Checklist: organiser son déplacement professionnel à l'étranger

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Véritables sources de stress, les voyages d'affaires représentent également une réelle opportunité et une chance de développer des contacts et des affaires sur une courte période. Entre toutes les contraintes à prendre en compte lors d'un voyage d'affaires à l'étranger, il semble essentiel de prévoir une bonne organisation pour que ce voyage ne se transforme pas en cauchemar.

Il convient avant toute chose de se demander si vous devez vraiment voyager, si oui pourquoi et avec quel moyen de transport. Ces éléments vous permettront de définir les bases de votre voyage si celui-ci est nécessaire et de pouvoir vous organiser en conséquence. Nous avons donc réalisé une checklist pour organiser votre déplacement professionnel à l'étranger.

Nous avons établi une liste de contrôle pour l'organisation de votre voyage d'affaires à l'étranger.

Gérer son temps

L'anticipation, c'est la clé du voyage professionnel à l'étranger , notamment lorsqu'il s'agit de gérer son temps. Voici donc quelques points à ne pas louper :

  • Définir ses objectifs en amont (réalisable dans la durée impartie)
  • Planifier des échéances
  • Gérer son absence au bureau
  • Déplacer ses rendez-vous prévus au bureau s'il s'agit d'un voyage précipité
  • Planifier les déplacements entre les rendez-vous professionnels
  • Anticiper son arrivée et son départ en fonction de l'organisation des rendez-vous

Gérer son budget

Même s'il s'agit d'une tache parfois complexe, gérer son budget n'en reste pas moins essentiel à la bonne préparation d'un déplacement d'affaires . Voici ce à quoi vous devrez impérativement penser :

  • Calculer au préalable les frais de déplacements pour les éléments suivants:

→ Transports

→ Hébergement

→ Salles de séminaires/réunions si nécessaires

  • Limiter les frais engendrés (réservation à l'avance, flexibilité ou encore frais de changes)
  • Organiser les dépenses et appliquer un budget
  • Connaître la marge accordée pour le budget fixé

Gérer les formalités

Organiser un déplacement professionnel à l'étranger , c'est aussi préparer les formalités en fonction de la destination et des besoins. Un petit rappel s'impose donc :

  • Appréhender les questions de sécurité avec les assurances nécessaires
  • Penser aux documents indispensables au bon déroulement du déplacement :

→ Pièce d'identité (carte d'identité ou passeport valide)

→ Cartes d'embarquements / billets

→ Carte européenne d'assurance maladie

  • Se renseigner sur des détails techniques :

→ Forfait de téléphone

→ Monnaie courante

→ Carte bancaire à l'étranger

  • Se documenter sur le pays de destination (traditions, organisations, météo) mais surtout sur les règles sanitaires en vigueur juste ici.
  • Connaître les règles sanitaires de votre ou vos compagnie(s) de voyage

Ces quelques conseils vous permettront d'anticiper et d'organiser vos déplacements professionnels à l'étranger sans que ceux-ci deviennent des taches pénibles et anxiogènes pour vous et vos collaborateurs.

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Déplacement professionnel : obligations de l’employeur et remboursement

deplacement professionnel

Selon le secteur d’activités d’une entreprise et le poste occupé par un(e) salarié(e), des déplacements professionnels peuvent intervenir. Quand cela est le cas, l’employeur a des obligations qu’il doit honorer.

En effet, l’entreprise doit respecter certaines règles et mettre en place quelques dispositions dans le cadre de déplacements professionnels.

Quelles sont donc les obligations de l’employeur ? En quoi cela impacte-t-il le temps de travail ? L’employé(e) peut-il refuser un déplacement ? On en parle !

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Table des matières

Déplacement professionnel c’est quoi ?

Un déplacement professionnel correspond au voyage réalisé par un(e) salarié(e), à la demande de l’employeur afin d’exercer son activité professionnelle . Rendez-vous client, voyage d’affaires à l’étranger ou encore jour(s) travaillé(s) sur un site de l’entreprise, les déplacements professionnels sont variés.

Ils peuvent être d’une durée inférieure ou supérieure à 24 heures mais ne doivent pas être de plus de 90 jours consécutifs et de plus de 180 jours par an au total , quand cela concerne un transport à l’étranger.

Quelles obligations pour l’employeur ?

Si les déplacements professionnels peuvent donc faire partie des missions d’un collaborateur ou d’une collaboratrice, l’entreprise doit remplir plusieurs obligations.

Le respect du délai de prévenance

Lorsqu’une société souhaite envoyer un(e) salarié(e) en déplacement professionnel, elle doit le ou la prévenir en avance . Dans les faits, ce délai de prévenance ne doit pas être inférieur à 48 heures afin que l’employé(e) puisse prendre diverses dispositions, comme s’occuper de la garde de ses enfants.

Il est même conseillé de le faire avec un délai supérieur quand cela concerne un voyage d’affaires à l’étranger et assez long.

Une obligation de préavis du salarié est obligatoire pour chaque trajet demandé.

➡️ En savoir plus sur les ordres de mission .

Le remboursement des frais de déplacement

Cela apparaît comme une évidence mais en tant qu’employeur, il est de votre devoir de rembourser les frais de déplacement . Frais de transport, d’hébergement et de repas seront donc à votre charge.

Les remboursement peuvent se faire de 2 manières :

  • Au réel : l’employeur réalise un remboursement des frais réellement engagés par l’employé(e), dans sa globalité et sur la base d’un justificatif ;
  • Au forfait : L’entreprise fixe un montant fixe pour chaque type de frais avec l’attribution d’un forfait servant à couvrir les dépenses professionnelles.

La majorité des sociétés optent pour le remboursement au réel. Le ou la salarié(e) doit donc fournir une note de frais , dans un délai de 3 ans, afin de justifier ses dépenses. Ce seuil dépassé, le remboursement des frais de déplacement n’est plus obligatoire.

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L’obligation de proposer un moyen de transport adapté

L’employeur a l’obligation de garantir un transport confortable au salarié lors d’un déplacement professionnel. C’est lui qui doit définir le moyen de transport adéquat puisque c’est ce dernier qui doit assumer les frais de déplacement.

D’ailleurs, l’entreprise peut opter pour un moyen de transport en particulier au détriment d’un autre. Cela peut être pour des raisons budgétaires comme environnementales. Mais ce choix devra prendre en considération l’état de santé de l’employé(e).

Un(e) collaborateur(trice) peut utiliser son véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel. Dans ce cas, l’employeur versera des frais kilométriques en fonction d’un barème selon la distance parcourue.

À noter : Les frais de transport remboursés sont ceux indiqués par l’accord d’entreprise. Tout surplus doit être assumé financièrement par le ou la salarié(e).

Assurer la sécurité des salariés

Le Code du travail est sans équivoque sur la question : l’employeur se doit d’assurer la sécurité des salariés dans le cadre d’un déplacement professionnel.

Concrètement, l’entreprise doit prendre les mesures nécessaires afin de protéger la santé physique et mentale des collaborateurs(trices). Elle doit notamment savoir précisément où ils se trouvent et quand tout en restant en contact avec eux pour leur indiquer la procédure à suivre en cas de problème.

L’employeur doit-il mentionner les déplacements professionnels dans le contrat de travail ?

C’est une question légitime que se posent de nombreux employé(e)s, à plus forte raison quand le poste occupé peut s’accompagner de déplacements professionnels. Pourtant, il faut savoir que l’entreprise n’est pas obligée d’indiquer la présence de voyages d’affaires réguliers dans le contrat de travail.

Aucune loi ne l’exige. Cependant, beaucoup de structures préfèrent insérer une clause de mobilité dans les contrats par souci de transparence et afin d’éviter toute mauvaise surprise. Surtout, le contrat étant signé par l’employé(e), ce dernier ou cette dernière a donc donné son accord sans équivoque pour réaliser des déplacements professionnels.

Un salarié peut-il refuser un déplacement professionnel ?

Sauf cas exceptionnel, un(e) salarié(e) ne peut pas refuser de voyage d’affaires , à plus forte raison quand la nature du poste occupé s’accompagne de ce type de déplacements.

Toutefois, l’employé(e) peut demander d’en être dispensé(e) en cas d’obligations familiales (enfant malade, problèmes médicaux…), si sa sécurité n’est pas garantie (déplacement dans un lieu dangereux) ou encore si l’employeur refuse de prendre en charge les frais professionnels .

Un(e) salarié(e) refusant un déplacement professionnel sans raison valable s’expose à des sanctions qui peuvent aller de l’avertissement au licenciement.

Quel délai de remboursement pour les frais professionnels ?

Il n’existe pas de délai légal de remboursement des frais professionnels. Selon la loi, l’employeur dispose d’un délai de 5 ans pour effectuer le remboursement de notes de frais mais il peut imposer un délai plus court au sein de son entreprise.

D’ailleurs, la majorité des sociétés règlent assez rapidement les notes de frais . L’objectif est de satisfaire au mieux les salarié(e)s et de faire en sorte que les frais qu’ils ont engagés soient remboursés le plus rapidement possible, à condition d’avoir tous les justificatifs nécessaires.

Il est conseillé aux entreprises de régler ces dépenses dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours après réception des justificatifs.

L’employeur peut-il refuser de rembourser les frais professionnels ?

Il est possible pour un employeur de refuser le paiement de certaines notes de frais.

Par exemple, des frais professionnels qui ne respectent pas la politique de dépenses de l’entreprise peuvent ne pas être remboursés. Toutes les dépenses ne peuvent pas être acceptées et c’est pour cela qu’il est primordial d’indiquer clairement les frais remboursés.

Aussi, l’absence de justificatif des dépenses peut motiver un refus de remboursement. Si pas de justificatif, pas de défraiement. SI le ou la salarié(e) a perdu son justificatif, il devra trouver un moyen de prouver la dépense réalisée.

Enfin, l’entreprise peut refuser de rembourser des frais de déplacement professionnels si les justificatifs n’ont pas été transmis à temps ou s’ils dépassent les seuils de dépenses autorisés.

Si l’employeur n’est pas dans son droit, il s’expose à des sanctions et peut se retrouver à devoir verser au salarié(e) des dommages et intérêts. Bien évidemment, l’employé(e) devra prouver le préjudice subi.

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Le guide ultime pour organiser le déplacement professionnel de ses collègues

organiser un voyage professionnel

Vous êtes Office Manager ou Assistant de Direction ?

Dans ce cas, vous êtes probablement amené à organiser le voyage d’affaires de votre patron ou d’un salarié cadre de l’entreprise. Mais comment faire pour réserver le déplacement professionnel ?

Entre les exigences de vos collaborateurs, celles de votre employeur et les contraintes liées au grand déplacement, cette mission requiert beaucoup de rigueur. Alors pour vous aider dans cette tâche, on vous apporte quelques astuces visant à bien  planifier les déplacements professionnels de vos collègues.

  • Faire état des besoins de ses collègues

Avant d’organiser les déplacements d’affaires de vos collègues, on vous conseille de leur demander plusieurs informations.

L’agenda de vos collaborateurs en déplacement professionnel

Commencez par vous oser des questions sur l’ objectif de ce déplacement professionnel .  Et surtout, sur les différents  rendez-vous programmés . Si besoin, vous devriez avoir accès à l’agenda de chaque salarié pour faciliter votre travail.

À partir de la liste des réunions prévues, vous pourrez aisément organiser leurs voyages professionnels des salariés.

À commencer par l'hôtel. Idéalement, choisissez-en un qui soit situé au centre de la ville. Et pour cause, si votre collaborateur doit se déplacer à différents lieux de travail, vous devez optimiser et simplifier ses trajets.

Les préférences des voyageurs d’affaires

Ensuite, on vous conseille de  demander les préférences de déplacements professionnels de vos collègues . Par exemple : est-ce qu’ils prennent le petit-déjeuner le matin ? Ça peut paraître anodin, mais s’ils n’ont pas l’habitude de déjeuner le matin, ça ne sert à rien de prendre l’option.

Pensez également à préparer une  checklist  de tous les documents à emmener , tels que :

  • les cartes d’embarquement,
  • la carte d’identité ou le passeport,
  • les cartes de visite et éventuellement,
  • les éléments de démonstration ou produits

Cette liste pourra vous être utile pour les prochains voyages d’affaires que vous organiserez.

Maintenant que vous connaissez les préférences de vos collègues pour leur déplacement d’affaires, vous devez aussi respecter les contraintes de l’entreprise.

  • Appliquer les règles fixées par la politique de voyage de l’entreprise

Outre les préférences des employés en voyage d'affaires, il faut aussi prendre en considération la politique de voyage  de la société.

Le budget à respecter

L’employeur est contraint d e verser des indemnités pour le remboursement des frais de déplacement professionnel.  Dans ce cadre, il ne vous sera sans doute pas permis de sélectionner des hôtels 5 étoiles avec spa ou des billets d’avion en première classe.

Alors avant d’effectuer les premières réservations, on vous conseille de  vérifier le budget fixé par la politique de voyage.  Et ce, pour chaque poste de dépenses.

Les autres spécificités de la politique voyage

La politique de voyage indique le budget à respecter, mais pas seulement. Vous pourrez aussi retrouver quelques spécificités propres à votre entreprise. Par exemple :

  • Les chaînes hôtelières  : si vos collègues partent souvent en voyage à des fins professionnelles, il est fort probable que votre entreprise ait déjà un contrat avec une chaîne hôtelière. Cela lui permet de bénéficier de tarifs négociés pour chaque réservation.
  • Les compagnies aériennes  : dans le même esprit, votre entreprise bénéficie peut-être de miles pour chaque billet d’avion réservé.
  • Les modes de transport  : certaines sociétés déterminent à l’avance les modes de transport en fonction des destinations. Par exemple, si les déplacements professionnels se font en France dans un rayon de 100 kilomètres, le salarié doit utiliser sa voiture ou faire du covoiturage. Au-delà, il doit prendre le train. Et pour les trajets à l’étranger, vous n’aurez généralement pas d’autre choix que de prendre l’avion.

Après avoir vu ces différents éléments, vous êtes prêt à organiser le déplacement professionnel de vos collègues.

Je télécharge le modèle de Politique Voyage

Prenez le contrôle des voyages d’affaires

Gestion du budget et des remboursements

Découvrez les modes de réservations

Gérez le processus de validation

Faire une  checklist  pour organiser les déplacements professionnels de ses collègues

Afin d’être sûr que le voyage professionnel de votre collaborateur se déroule au mieux, on vous conseille de préparer une  checklist  en amont.

Transport et hôtel

Voici une liste des principales tâches à effectuer :

  • Les réservations du transport  : cela dépendra évidemment du mode de transport choisi. Si votre collègue utilise sa voiture de fonction ou son véhicule personnel, vous n’aurez rien à planifier (sauf calcul des indemnités kilométriques si vous en avez la charge). En revanche, s’il opte pour le TGV ou l’avion, ce sera à vous de planifier les billets aller-retour. Prenez garde au moment de réserver les billets aux modalités de modification ou d’annulation avec remboursement, surtout si l’agenda de vos collaborateurs a tendance à changer au dernier moment.
  • L’assurance voyage :  elle vous sera utile en cas de rapatriement. Dans le même esprit, pensez à sélectionner les tarifs flexibles.
  • La réservation de l’hôtel  : votre collègue étant loin de sa résidence habituelle, vous devrez trouver un hébergement le temps de sa mission professionnelle.
  • Les modalités de visa  : uniquement si votre collègue réalise un voyage à l’étranger hors de l’espace Schengen.
  • Les transports sur place  : vous devrez vérifier l’état des transports publics. Et à défaut, il faudra prévoir la location de voiture.
  • Les formalités COVID  : pour garantir la sécurité des voyageurs et des habitants, chaque pays prévoit plusieurs contraintes liées à la pandémie. C’est à vous de vérifier les formalités nécessaires avant de rentrer sur un territoire étranger.

Toutes ces réservations engendrent des dépenses qu’il faudra comptabiliser.

>> À lire aussi :   Comment choisir le bon logement en déplacement professionnel

Le calcul des frais professionnels

En voyage d’affaires, les dépenses s’accumulent : frais de repas, frais d’hébergement ou frais de déplacement .

Alors pour simplifier la gestion des notes de frais  à leur retour, pensez à anticiper en regroupant toutes les dépenses (et leurs justificatifs) que vous avez déjà réglées.

Et pour vous y retrouver dans toutes ces dépenses, il y a la feuille de route.

  • Rédiger la feuille de route pour simplifier le voyage d’affaires de ses collègues

Une fois que vous avez organisé le déplacement professionnel de vos collègues, encore faut-il le formaliser. C’est justement le rôle de la feuille de route. Ce document vous permet de détailler l’ensemble de l’itinéraire de voyage.

Les éléments de la feuille de route

N’hésitez pas à préciser un maximum de détails pour simplifier l'organisation de vos collègues. En particulier pour  les trajets :

  • Trajet entre le domicile et l'aéroport ou la gare : ici, vous devez indiquer l’heure de départ et les moyens de transport.
  • Trajet en train ou en avion : il s’agit surtout de préciser l’horaire du départ et d’embarquement.
  • Trajet depuis l’aéroport ou la gare et l’hôtel : vous devrez également indiquer les modalités de transport et le temps de trajet. S’il doit prendre les transports en commun, n’hésitez pas à être le plus précis possible : les lignes de métro ou bus, la direction et la station d'arrêt.
  • Trajet entre l’hôtel et le lieu de réunion : vous devez impérativement préciser la durée du trajet.

Pour ce qui est de l’hôtel, n’oubliez pas d’indiquer l’adresse et les différents services auxquels votre collaborateur a droit.

Ensuite, vous devez égalemen t mentionner le planning des réunions.  Ici, on vous conseille de laisser quelques lignes. Ainsi, vos collègues en déplacement professionnel pourront indiquer l’ordre du jour.

Bon à savoir : chaque voyageur d’affaires est différent. Certains aiment les feuilles de route très détaillées et d’autres préfèrent avoir les grandes lignes. Dans un premier temps, on vous recommande d’ajouter un maximum de précision. Vous pourrez ensuite ajuster en fonction des préférences de vos collègues.

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L’utilité de la feuille de route

L’objectif de cette feuille de route est de  simplifier le travail de vos collaborateurs  pendant leur déplacement. Mais pas seulement. Et pour cause, en indiquant chaque élément du voyage d’affaires, la feuille de route facilite également le calcul du temps de travail effectif.

En résumé : il ne s’agit que de quelques techniques pour vous aider à planifier le déplacement professionnel de vos collègues. Mais l’idée est surtout de trouver la méthode qui vous convienne. Et si vous avez besoin d’aide dans l’organisation ou simplement si vous souhaitez gagner du temps, contactez-nous !

  • Faire une checklist pour organiser les déplacements professionnels de ses collègues

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organiser un voyage professionnel

Comment bien organiser son voyage d’entreprise ?

L’organisation d’un voyage demande beaucoup de minutie, encore plus lorsqu’il s’agit d’un voyage d’entreprise . En effet, il n’est pas toujours évident que les participants partagent les mêmes goûts et distractions. Il va falloir trouver un point commun pour que chacun puisse s’épanouir et profiter de son voyage au maximum.

Du départ au retour en passant par les activités, tout doit être préparé avec attention. S’il s’agit d’un voyage d’entreprise pour négocier un marché, l’issu pourrait dépendre également de la préparation de celui-ci. Que ce soit un voyage pour rencontrer des collaborateurs ou des partenaires, ou juste un moment de détente entre collègues, bien le préparer évite de se déplacer en vain.

Comment s’y prendre dans la préparation d’un voyage d’entreprise ? Quelles sont les destinations prisées par les entreprises pour faire voyager leurs collaborateurs ? Vous trouverez quelques éléments de réponses dans la suite de ce texte. Pour optimiser votre voyage, vous trouverez quelques astuces pour économiser, et surtout profiter de votre séjour sans prise de tête.  

organiser un voyage professionnel

Organiser un voyage d’entreprise entre collaborateurs

Les voyages d’entreprises ont pour objectif premier, la détente, ensuite la création d’une cohésion, et le resserrage des liens entre collaborateurs. Ils sont organisés dans une ambiance associant travail et détente pour faire part des résultats de l’entreprise, féliciter les collaborateurs pour leur rôle à la bonne marche de l’entreprise, et présenter les nouveaux objectifs. Il est très important pour chaque entreprise, dans la mesure où il véhicule l’image de l’entreprise auprès de ses employés, de ses partenaires et même de ses concurrents.

Il existe 2 types de voyage d’entreprise :

  • Le séminaire d’entreprise  : Il rassemble un groupe de personne de la même corporation pour étudier un problème ou une question donnée. Elle est la plupart du temps, dirigée par un conférencier extérieur ou une personne de l’entreprise.
  • Le voyage récompense  : il s’agit d’un voyage dont le but est de récompenser et encourager les collaborateurs pour leur implication dans la bonne marche de l’entreprise.  Souvent offert aux meilleurs salariés de l’année, ou les commerciaux ayant apporté les plus gros marchés.

Qu’il s’agisse d’un voyage séminaire ou voyage récompense, il est important d’ajouter à ses événements, des activités dans le style de team-building. Les team-buildings sont des activités pratiquées en groupe visant à renforcer les liens entre collaborateurs.

Ce dont nous parlerons aujourd’hui est le voyage de groupe dans le style team-building.  

Les meilleures destinations pour un voyage de groupe

Choisir une destination pour un voyage de groupe s’avère difficile dans la mesure où, chaque participant doit en tirer satisfaction. C’est aussi l’occasion de renforcer les liens entre collègues, en pratiquant des activités de groupe. Pour vous, nous avons sélectionné 4 destinations parmi les plus sollicités par les entreprises pour les voyages entre collaborateurs.

Un séjour au ski

Si votre voyage d’entreprise est prévu en période hivernale, l’idéal serait de l’effectuer dans une des meilleures stations de ski , nombreux sont les français qui sont adeptes des montagnes. La seule petite difficulté est le choix de la station de ski dans laquelle vous allez séjourner. En France, plusieurs stations de ski reçoivent des voyages de groupe, les massifs des Alpes, des Pyrénées et du Jura.

Avant de décider dans laquelle passer votre séjour entre collaborateurs, faites une petite enquête pour connaître la préférence de vos collaborateurs. Selon les réponses, vous choisirez entre une station de ski familiale, sportive, de haute ou de moyenne altitude, etc. Pour les voyages d’entreprise, les prix des logements et les tarifs des activités sont généralement revus à la baisse. En fonction de la durée de votre séjour, vous pouvez bénéficier de certains privilèges comme par exemple, des visites guidées gratuites.

Des activités telles que des raquettes, de la luge, de la motoneige, des vols en parapente, des balades en chien de traîneau, du curling, aux séances de balnéothérapie, sont à pratiquer en groupe de préférence. Certaines stations proposent des soirées à thème animées avec DJ. Vos soirées passées entre collègues seront inoubliables.

Retrouvez les meilleures stations de ski de France en cliquant sur ce lien : Les meilleures stations de ski .

Chaque station de ski propose une activité phare, selon les besoins de l’équipe, vous choisirez la station qui répond le mieux à vos attentes. En choisissant, ayez l’œil sur les tarifs proposés, certaines stations sont un peu plus chères que d’autres.

Les Etats-Unis d’Amérique

Plusieurs français rêvent de visiter les Etats-Unis, précisément les villes de New-York, San Francisco, Chicago, Dallas ou encore Las Vegas. Offrir un voyage dans le pays de l’oncle Sam serait le cadeau parfait que l’on puisse offrir à ses collaborateurs. D’abord, il faut identifier les attentes de vos collaborateurs, et choisir les destinations les plus demandées par ceux-ci. Pour une semaine de séjour, vous pouvez visiter plusieurs villes et endroits mythiques américains (le Grand Canyon, le lac Powell, le parc national de Zion dans l’Utah, la Statue de la Liberté). Vous pouvez aussi visiter Brooklyn, Harlem, organiser des balades en bateau autour de Manhattan.

Dans plusieurs états, il est possible de se loger à moindre coût. Il existe des auberges de jeunesse, des campings, des motels. Pour le déplacement, tout dépend de votre budget, vous pourrez vous déplacer en avion pour passer d’un état à un autre. Pour les petites distances, privilégier les déplacements en train ou en bus. Ces derniers moyens de transport cités sont moins coûteux que celui en avion.

Se rendre aux Etats-Unis requiert des démarches administratives pour avoir les documents autorisant votre séjour. Pour les ressortissants français, vous n’avez pas besoin de visa, juste une autorisation électronique de voyage (Esta) valide pour 2 années. Elle se fait en ligne au prix de 13 euros environ. 

La Thaïlande

La Thaïlande est située en Asie du Sud-Est. C’est un pays qui a su préserver sa culture asiatique dans un monde pleine évolution. Cette culture est encore visible dans la capitale, Bangkok, plusieurs utilisent encore des moyens de déplacement à l’ancienne pour affecter leurs courses. La Thaïlande dispose de plusieurs sites touristiques, notamment les temples bouddhistes, des iles, des plages, et plusieurs parcs dans lesquels vous pouvez pratiquer des safaris.

Il est préférable de bien choisir votre date de départ, la Thaïlande est un pays à fort taux pluviométrique, il pleut sur plusieurs mois dans ce pays (une saison sèche de décembre à avril, une saison de mousson de fin mai à novembre). Il y a des périodes d’événements et festivals en Thaïlande, notamment le festival de Loy Krathong qui se tient courant le mois de novembre.

En Thaïlande, vous pouvez loger dans des guesthouses (logements familiaux confortables, regroupant plusieurs chambres, offrant un confort modeste à prix très réduit), dans des auberges, des campings, et des motels. Pour un voyage en groupe, ces types de logements vous reviendront moins chers, et vous donneront l’impression de vous sentir en famille. Les hôtels sont un peu plus coûteux, et en plus, vous ne serez pas en contact direct avec la culture locale, encore très présente dans la capitale.

Côté transport, le train est le moyen de déplacement privilégié dans ce pays. Il est pratique pour se rendre dans plusieurs localités du pays, en plus, ces tarifs sont très abordables. Il existe d’autres moyens de transport tels que l’avion, le bus, et des sociétés de transport privées, qui peuvent vous louer des véhicules 4×4.

L’entrée dans ce pays exige un visa. Différents types de visas sont proposés aux voyageurs. Pour les personnes désireuses de passer 30 jours ou moins, il n’y a aucune formalité. Il suffit de se présenter avec un passeport en cours de validité, le visa sera posé automatiquement dans votre passeport. Une fois sur place, si vous décidez de prolonger votre séjour, vous ferez la demande auprès des autorités compétentes.

La République dominicaine

La République Dominicaine est l’une des destinations les plus visitées des Caraïbes. Cette île paradisiaque dispose d’un bel atout touristique avec de très belles plages de sable blanc, une mer de couleur turquoise. La station balnéaire de Punta Cana, est la plus renommée de la République Dominicaine. A Samana, à l’ouest de l’île, vous pourrez admirer des baleines à bosse, cette région abrite la plus grande concentration de cette espèce au monde. Le plus haut sommet des Caraïbes avec 3 100 mètres d’altitude se trouve à la République Dominicaine, précisément au sein des parcs nationaux Armando Bermúdez et José del Carmen Ramírez.

La période favorable pour se rendre en République Dominicaine est la saison sèche (de décembre à avril). En février, il y a le carnaval de Saint-Domingue qui verra des défilés hauts en couleur. Vous découvrirez au travers de ce festival, toute la diversité culturelle et historique de cette République.

Se loger en République Dominicaine est très facile, vous pouvez louer une villa pour votre séjour qui vous reviendra moins cher. Le loyer mensuel d’une location pareil peut valoir le cinquième du prix d’une nuit passée dans un hôtel de luxe pour toute l’équipe. Pour cela, s’adresser à des agences locales avant votre arrivée. En dehors de ce type de logement, il y a des moyens de logements classiques tels que les hôtels, les auberges. Pour plus de convivialité, vous pouvez loger chez des particuliers, plusieurs habitants louent leurs maisons aux voyageurs pour quelques jours.  

Se déplacer est également très aisé sur cette île. Pour mieux connaître ce beau paysage, déplacez-vous en bus, en taxis, en moto-taxis. Ces différents moyens de transport locaux sont à des prix très accessibles. Vous avez la possibilité de louer des véhicules avec des sociétés de locations, mais vous aurez à payer un peu plus cher. 

L’entrée sur ce territoire ne nécessite pas de demande de visa, juste avoir un passeport valide. Une carte de touriste d’environ 10 euros vous sera exigée à l’aéroport ou aux frontières terrestres. Cette carte est valable pour 30 jours. Si vous souhaitez y passer plus de temps, il faudra faire une demande de visa en bonne et due forme avant votre voyage auprès de l’ambassade, ou sur place.

Organiser un séminaire à Paris

Vous n’avez pas la possibilité d’organiser un voyage, autant pour des raisons de budget que d’organisation ? Malgré cela, il est tout à fait possible de prévoir un séminaire en Ile de France ou à Paris et de passer un très bon moment entre salariés. Si vous ne savez pas par où commencer pour organiser votre événement, voici quelques conseils.

Délimitez le terrain

La première chose à faire avant de lancer vos recherches, est d’établir la liste de vos besoins ; elle est indispensable pour obtenir des propositions chiffrées les plus proches de la réalité. Vous aurez besoin de connaître les éléments suivants :

  • La date envisagée du séminaire (ou au moins la période) ;
  • Le nombre de participants, à 5-10 personnes près.
  • La thématique du séminaire : avez-vous quelque chose en tête, ou est-ce carte blanche ?
  • Le lieu : à proximité de l’entreprise, un peu plus loin ?
  • Le type de restauration souhaitée ;
  • Le besoin éventuel de salle de réunion, avec le matériel adapté sur place : micro, vidéoprojecteur, etc.
  • Et bien évidemment, le budget !

Faites appel à un professionnel

Une fois que vous avez tous les éléments, vous allez pouvoir demander des devis personnalisés. Si vous manquez d’idées, nous vous recommandons de visiter le site de Spotlag, spécialisé dans l’organisation de séminaires et de voyages d’entreprises. Sur le site, vous pouvez chercher l’événement parfait en appliquant des filtres par région, par durée d’événement ou encore par type d’activités. Vous retrouverez des activités festives et ludiques comme des murder party, des escapes games ou des chasses au trésor, ou des activités plus formelles, mais tout aussi plaisantes comme des ateliers de cuisine. Une fois que vous avez repéré le format de séminaire qui vous convient, le site s’occupe de prendre contact avec les prestataires et vous fait parvenir un devis dans les plus brefs délais.

Préparer sa valise pour un voyage d’entreprise

organiser un voyage professionnel

Pour un voyage d’entreprise de ce genre, il n’y a pas trop de tracasserie concernant la tenue vestimentaire. Vous n’aurez pas à effectuer des rendez-vous d’affaire, donc pas de prise de tête. Selon votre destination, et les activités à effectuer sur place, vous emporterez avec vous les vêtements adaptés. Prenez avec vous des tenues, des chaussures dans lesquels vous vous sentez à l’aise.

Si vous partez dans une station de ski, le lien inséré dans le paragraphe plus haut, vous donnera plus de détails de ce que vous devez prendre pour ce séjour.

S’il s’agit d’une destination à l’étranger, renseignez-vous sur le climat et la pluviométrie de cette localité avant de faire votre valise.

N’oubliez pas de prendre avec vous, une petite trousse à pharmacie pour les soins de première nécessité. Elle vous aidera en cas de blessures, de douleurs à effectuer les premiers soins, avant de chercher à vous rendre dans un centre hospitalier.  

Organiser un voyage d’entreprise pour affaire

Peu importe l’objet du voyage d’entreprise, il y a des éléments primordiaux à ne pas oublier, et surtout ne rien laisser au hasard. Toutes ces attitudes et prérequis évitent au voyageur de baigner dans le stress, et rater le but premier de ce voyage. Si certaines choses comme le passeport sont essentiels pour le départ, il y en a d’autres qui sont substantiels durant le séjour.

organiser un voyage professionnel

Faire un mémento du trajet

La première chose à faire lors de la préparation d’un voyage d’entreprise est la check-list de votre trajet, des rendez-vous et des activités à effectuer lorsque vous serrez sur place. Dans un carnet ou sur un bloc-notes, inscrivez la date et l’heure de votre départ, et de votre retour ; les lieux, dates et heures de vos différents rendez-vous et des activités à faire ; les dates et heures des endroits à visiter. Listez tout ce que vous ferez durant votre séjour dans les moindres détails. Ce mémento vous aidera à ne pas rater votre vol, oublier un rendez-vous important, ou faire les choses de travers.

Le carnet ou le bloc-notes dans lequel vous noterez toutes ces choses doit être gardé soigneusement, le perdre peut vous faire passer à côté du but de votre voyage. 

Une copie de votre pièce d’identité et tous vos documents

La seconde chose à faire dans la préparation de votre voyage d’entreprise est la copie de votre pièce d’identité et de vos documents:

  • Les 2 premières pages de votre passeport
  • Pièce d’identité (très important pour un voyage à l’étranger)
  • Ordre de mission / objet du voyage
  • Documents d’entreprise (rapport d’activité, etc)

Si possible, les numériser, et les mettre sur une clé USB. Cette clé doit être à votre portée, en cas de perte de bagages, cette clé vous sera d’une grande importance.

Ces copies sont importantes dans la mesure où vous égarez l’un des originaux, surtout lorsque vous partez à l’international. Se retrouver dans un pays étranger sans pièce d’identité, ou document justifiant votre présence dans ce pays peut être un risque pour votre sécurité. Et même plus, vous faire échouer votre voyage. Plusieurs voyageurs se sont retrouvés dans des situations inconfortables pour avoir égaré leurs documents justifiant leur identité et leur présence sur le territoire. 

Définir clairement les motifs de votre voyage d’entreprise

Avant de décoller, il faut avoir une idée claire de la raison de votre présence dans ce pays. Elle vous permettra de bien vous préparer afin d’atteindre le mieux vos objectifs. Si votre voyage d’entreprise a pour objectif la rencontre de certains collaborateurs pour resserrer les liens, vous ne devez surtout pas faire le « maître » lors de vos rencontres. Dans ce cas, il va falloir miser sur des rencontres dans des restaurants, si vous le faites au sein de l’entreprise, faites-le autour d’un cocktail. Si vous vous y rendez pour présenter un bilan d’activité, ou pour des réunions techniques, privilégier les rencontres au sein de cette entreprise.  

S’il s’agit d’une présentation, mettez tous vos documents sur une clé USB, écrivez ce que vous comptez dire, ou du moins les grandes lignes.

Se renseigner sur la ville ou le pays de destination

Lorsque vous préparez un voyage d’entreprise, renseignez-vous sur la ville ou le pays de destination. Sur le plan sécuritaire, il y a certaines mesures à prendre en compte pour éviter des désagréments. Apprenez les us et coutumes locales, car, enfreindre une coutume locale peut vous faire rater un contrat. Une bonne marque d’attention peut également vous faire gagner le cœur de vos futurs collaborateurs, ou jouer en votre faveur s’il s’agit d’une demande de financement par exemple.

Dans certains pays, refuser le thé proposé est frustrant pour les autochtones. Le fait peut impacter négativement la suite de votre entretien avec les personnes qui vous reçoivent, peu importe le cadre dans lequel vous y êtes.

Visiter le site internet du Ministère des Affaires étrangères du pays de destination. Si vous partez dans une localité de votre pays, visitez plutôt le site internet de cette ville, consultez certains articles qui parlent de cette localité. Vous aurez plusieurs informations sur leurs manières de vivre, etc.

Agenda, objectifs définis, renseignements pris sur la ville d’accueil, il ne reste plus qu’à préparer la valise. La réussite d’un voyage d’entreprise demande aussi de faire bonne impression vis-à-vis des personnes que vous aurez à rencontrer.

Cette impression engage beaucoup de choses entre autres la qualité de vos rendez-vous, mais aussi de votre style vestimentaire. Comme le dit le célèbre adage « l’habit ne fait pas le moine, mais il permet d’identifier celui-ci ». Il va s’en dire que, ce que vous porterez en dira un peu plus sur votre personnalité. Ce n’est pas une raison pour emporter toute votre garde-robe avec vous.

Voyager léger, emportez que ce qui est vraiment nécessaire, tant au niveau des tenues vestimentaires que des documents.

Pour un homme, 2 ensembles vestes de couleurs sobres, et 2 paires de souliers feront l’affaire. Par contre, prenez un peu plus de cravates (selon le nombre de rendez-vous si possible), ce sont elles qui mettront une différence entre vos tenues.

Pour les dames, ayez impérativement 2 tailleurs, dont une jupe, des chemisiers, une ou 2 robes de couleur sobres, 2 paires d’escarpins. N’emportez pas toute votre trousse à maquillage, prenez plutôt quelques éléments pour un maquillage effet naturel.

Pour éviter de perdre du temps à l’enregistrement des bagages, il est préférable de voyager avec une valise à roulettes que vous pouvez emporter dans l’avion.

Résumez vos journées

N’attendez pas la fin de votre voyage d’entreprise pour faire un bilan, vous risquez d’oublier certains points importants de vos rencontres. Faites un bilan chaque fin de journée, marquez les points positifs, comme négatifs, pour vous améliorer le jour suivant. Enumérez ce qui a été fait et ce qui n’a pas été. Si les collaborateurs rencontrés vous ont fait des remarques sur votre personne ou sur l’entreprise, il faut aussi les noter.

Confier la préparation de son voyage d’entreprise à des professionnels

Entre les démarches administratives pour le visa s’il s’agit d’un voyage à l’international, et l’organisation personnelle à faire, la préparation d’un voyage d’entreprise n’est pas chose facile. Si la préparation vous épuise, vous allez carrément passer à côté du but. Raison pour laquelle, il est préférable de confier toute cette organisation à des professionnels.

Ils sont expérimentés, leurs contacts réguliers avec les hôtels, les compagnies aériennes, les restaurants, leurs donnent cette facilité de négocier les tarifs. Selon votre budget et vos activités, ces professionnels vous aideront pour vous loger et vous déplacer convenablement dans la ville qui vous accueille. Ils vous aideront pour trouver des espaces adaptés selon le type de rencontres, de réunions ou de conférences à faire. Il existe plusieurs structures exerçant dans ce secteur d’activité, vous avez :

  • Euro Disney Vacances Sas
  • France Billet
  • Agence De Voyages Fram
  • Odalys Residences
  • Voyageurs Du Monde
  • Versailles Voyages
  • Thalasso N 1
  • Odalys Evasion

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Il est important de bien préparer un déplacement professionnel pour éviter tout stress et faire la meilleure impression possible.

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ETABLISSEZ VOTRE ITINÉRAIRE ET RÉSERVEZ VOTRE TRAJET ET HÉBERGEMENT

Votre entreprise a probablement des règles pour les voyages d’affaires : vérifiez quelles règles s’appliquent à votre prochain déplacement pro, et les éventuels partenariats qui vont vous permettre de bénéficier de deals intéressants.

Si vous n’avez qu’un seul lieu de réunion à atteindre, réservez un hôtel à proximité. Vérifiez que les équipements de l’établissement correspondent à un déplacement pro : petit déjeuner servi tôt, Wifi gratuit, room service, conciergerie…

CRÉEZ UN ITINÉRAIRE DÉTAILLÉ

Utilisez Google Maps pour mesurer les distances entre la gare ou l’aéroport et votre hôtel, et vos différents lieux de rendez-vous – et n’oubliez pas que les routes et les réseaux de transport sont plus fréquentés à certaines heures de la journée.

Assurez-vous de prévoir du temps supplémentaire sur votre itinéraire pour vous détendre, pour les réunions qui ont été retardées ou dépassées, et pour les embouteillages.

VERIFIEZ VOS DOCUMENTS DE VOYAGE

Chaque déplacement pro se prépare. Si vous partez à l’étranger, il vous faut un passeport valide et en cours de validité, des billets de voyage et parfois un visa. Vérifiez si vous avez besoin d’un visa dès que possible, même si vous ne faites que transiter par un pays, sans mettre un pied hors de l’aéroport. Si vous conduisez à l’étranger, vérifiez que votre permis de conduire vous le permet.

Même si vous ne voyagez pas dans un autre pays, vous aurez peut-être besoin d’une pièce d’identité avec photo – votre passeport ou votre permis de conduire sont les meilleures options, gardez-les précieusement à tout moment.

Vous êtes une profession libérale, un dirigeant de société, un collaborateur d’entreprise et devez préparer un voyage d’affaires ? Parmis vos frais de déplacement, vous retrouverez bien entendu les frais d’hébergement, le remboursement des notes de frais pour des repas, dîners d’affaires, déplacements longue distance (frais d’avions ou de train pour des voyages à l’étranger ou simplement dans une région éloignée de la vôtre).Mais vous ferez également certainement face à des frais de déplacements importants concernant les déplacements sur place. La location d’un véhicule sur place vous permettra ainsi de réduire vos dépenses et de vous faciliter la gestion des frais : elle vous épargnera notamment les indemnités kilométriques, les déplacements du quotidien entre l’hôtel sélectionné et les lieux de rendez-vous mais aussi le trajet Ville-Aéroport qui ne sont pas négligeables.

Pour réserver une voiture en France ou à l’étranger, SIXT vous offre simplicité et flexibilité avec un contrat sur-mesure. Il vous est désormais possible d’organiser un déplacement professionnel avec une location courte durée. Vous pouvez louer la voiture sur une période plus longue selon la durée et la fréquence de vos business trip. Notre service de réservation dédié vous permet de réserver votre véhicule rapidement. L’accompagnement SIXT Corporate vous assure de préparer un voyage ou rendez-vous d’affaires dans les meilleures conditions.

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Découvrez également notre offre SIXT unlimited pour une flexibilité totale lors de vos déplacements en France et à l’étranger.

CHOISIR ET RÉSERVER UN VÉHICULE ADAPTÉ À VOS BESOINS PROFESSIONNELS

Une large sélection pour toujours mieux vous satisfaire

Votre déplacement nécessite un long trajet routier ? Vous devez pouvoir accéder aisément aux rues étroites d’un centre-ville ? Alors comment organiser un déplacement professionnel dans des conditions optimales ? Laissez-vous guider… SIXT met à votre disposition un large choix de véhicules afin de répondre à tous vos besoins et envies. Une compacte citadine confortable, une belle routière offrant le meilleur de la technologie, un SUV dynamique, une voiture de luxe au design fin et racé, la sélection se veut haut de gamme. Les plus de SIXT Corporate pour la gestion des voyages professionnels :

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OPTEZ POUR LA FLEXIBILITÉ ET LA QUALITÉ

Notre expertise fait la différence

Chaque voyageur d’affaires se veut bien souvent différent. Les souhaits de nos clients peuvent ainsi varier : durée de location, choix du véhicule, options, etc. SIXT met un point d’honneur à conserver la qualité des prestations et des services rendus à sa clientèle professionnelle. Organiser un déplacement professionnel en France et à l’étranger avec nos agences, c’est vous assurer une prestation de qualité conforme à vos attentes.

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Image d'illustration pour l'organisation d'un voyage

Article mis à jour le

Ma méthodologie pour organiser un voyage

Dans cet article, je vous ai détaillé ma méthodologie , mais aussi mes conseils pour que la préparation de votre voyage se déroule sans accrocs. En effet, j’ai déjà eu l’occasion d’organiser des dizaines de voyages. 

En tant que voyageuse, j’ai eu la chance de découvrir de nombreux pays de manière autonome. Depuis toujours, j’aime particulièrement organiser des voyages et c’est d’ailleurs pour partager mon organisation et mes conseils que j’ai dans un premier temps créé ce blog de voyage .

Ces expériences m’ont permises de mettre en place une méthodologie complète pour organiser un voyage , que je vous propose ci-dessous. Il s’agit de ma propre manière de procéder, qui a déjà pu faire ses preuves, mais que vous pouvez évidemment adapter à vos besoins.

  • À propos de cet article

Comme souvent dans mes articles, j’ai eu la volonté d’être la plus  précise et exhaustive  possible. Cet article est donc très long, mais si vous vous demandez  comment organiser un voyage , vous devriez pouvoir y trouver de nombreuses réponses ! 

Toutefois,  je vous conseille de le sauvegarder et de le lire en plusieurs fois  afin de ne pas vous retrouver submergés d’informations. Vous pourrez ainsi également facilement y revenir pendant la préparation du voyage.

  • épinglez sur pinterest pour retrouver facilement cet article

Organiser un voyage : méthodologie complète en 7 étapes

Comment organiser un voyage : les 7 étapes pour tout préparer

  • Trouver la destination idéale
  • Choisir son mode de transport et réserver ses billets
  • Créer son itinéraire de voyage
  • Réserver les transports internes
  • Réserver les hébergements du séjour et les activités
  • Gérer les formalités
  • Se détendre et profiter du voyage 

Photographie d'une route en voyage

Utilisez le menu ci-dessous pour accéder directement aux sections qui vous intéressent pour la préparation de votre voyage

Bon à savoir avant de préparer son voyage

Comment gagner du temps dans la préparation de son voyage , comment rester organisé tout au long de l’organisation du voyage , les 7 étapes pour organiser son voyage de manière autonome, 1. trouver la destination idéale, 1.1 choisir sa destination en fonction de ses envies, 1.2 choisir sa destination en fonction de ses dates de voyage, 1.3 choisir sa destination en fonction de son budget, 2. choisir son mode de transport et réserver ses billets, 2.1 choisir son moyen de transport, 2.2 réserver ses billets de train, d’avion ou de bus, 3. créer son itinéraire de voyage, 3.1 se renseigner sur les choses à voir et à faire, 3.2 choisir son mode de voyage, 3.3 choisir les régions à visiter, 3.4 noter les lieux que vous souhaitez voir, 3.5 trouver des activités et excursions, 3.6 organiser son itinéraire, 3.7 faire du tri.

3.8 Définir les lieux où dormir

3.9 Mettre au propre l’itinéraire final du voyage

4. réserver les transports internes, 4.1 louer une voiture ou un véhicule aménagé, 4.2 réserver un vol interne ou un voyage en train, 4.3 utiliser les transports locaux, 4.4 utiliser les taxis ou des chauffeurs privés, 5. réserver les hébergements du voyage et les activités, 5.1 faut-il réserver ses hébergements à l’avance , 5.2 les différentes plateformes de réservation, 5.3 les alternatives aux plateformes classiques, 5.4 réserver les activités du séjour, 6. gérer les formalités du voyage, 6.1 les formalités administratives, 6.2 santé et assurances voyage.

6.3 Gérer ses paiements à l’étranger

6.4 Le budget prévisionnel du voyage

6.5 Préparation des documents nécessaires au voyage

7. Se détendre et profiter du voyage !

Questions concernant ma méthodologie pour organiser un voyage

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, organiser un voyage n’est pas forcément très compliqué si l’on sait comment s’y prendre et où trouver les informations pour bien le préparer. Toutefois, il faut avoir en tête que l’organisation d’un voyage demande  beaucoup de temps et d’organisation .

Avant de rentrer dans le vif du sujet, voici un conseil qui pourrait bien vous faciliter la vie dans la préparation de votre voyage. Pensez à ranger et regrouper régulièrement vos documents au même endroit !

Créez un dossier sur le bureau de votre ordinateur ou sur un gestionnaire de fichier en ligne. 

De mon côté, j’utilise la suite Google Drive que je trouve très pratique. En effet, celle-ci me permet de stocker à un même endroit toutes les recherches de mon voyage : fichiers textes, tableurs, réservations, carte interactive… Je stocke tout au même endroit et je peux ensuite y accéder en ligne avec un téléphone ou un ordinateur depuis n’importe où.

Si vous préférez utiliser un dossier classique sur votre ordinateur, pas de problème. L’essentiel est qu’ à chaque fois que vous effectuez une réservation, vous rangiez la confirmation de réservation dans votre dossier . Il en est de même avec toutes les notes et recherches que vous faites. Regroupez tout au même endroit ! Cela vous facilitera les choses lorsque vous pourrez enfin profiter du voyage que vous aurez pris tant de soin à organiser !

Pour ceux qui préfèrent le papier, sachez que j’ai aussi conçu un  carnet de voyage  conçu pour vous aider à préparer votre voyage, dans lequel vous pourrez noter toutes les informations au sujet de votre séjour (infos pratiques, réservations, planning de voyage…). J’ai conçu ce carnet comme un véritable allié pour rester organisé et il permet également de conserver un beau souvenir au retour !

Collaboration commerciale

Un outil pour les remplacer tous : le planificateur à contresens

Je mets à jour cet article car je ne pouvais pas ne pas vous parler de cet outil incroyable qui vous fera à coup sûr gagner beaucoup de temps dans l’organisation de votre prochain voyage . C’est à mon sens l’outil le plus complet pour les voyageurs car il permet :

  • De trouver sa destination idéale en fonction de son budget (il y a des fiches pour chaque pays avec le budget moyen pour chaque type de voyage !) ou en fonction du climat de chaque pays
  • De créer et planifier l’ensemble de son itinéraire étape par étape et de le visualiser sur une carte et de l’optimiser en fonction des saisons (hyper pratique pour un tour du monde ou un long voyage par exemple)
  • D’estimer très précisément le budget du voyage en fonction du pays et du nombre d’étapes grâce au données se basant sur les budgets d’autres voyageurs et à la gestion des dépenses intégrée à l’outil
  • De ne rien oublier grâce à une to do list avec rétro-planning intégré
  • De regrouper toutes ses réservations directement sur le planificateur et de les lier à chaque étape
  • De créer un carnet de voyage interactif qui permet de visualiser l’itinéraire sur une carte et de le partager à ses proches

Un petit exemple de ce qu’il est possible de faire avec la carte réalisée pour notre voyage en Sicile . Je vous invite vraiment à aller tester l’outil qui est très complet pour organiser un voyage !

Cela peut paraître évident, mais avant de préparer un voyage , il faut savoir où partir ! Si vous avez déjà en tête la destination pour laquelle vous souhaitez organiser votre voyage, vous pouvez passer directement à l’étape suivante. Sinon, les astuces ci-dessous pourront certainement vous intéresser.

Peut-être avez déjà en tête le style de voyage que vous souhaitez organiser ? Avez-vous envie de nature, de mer, de montagne, de campagne, de découvrir des villes ? Ou bien avez-vous pensé à plusieurs destinations mais n’arrivez pas à choisir ? Il existe de nombreux supports pour vous aider à trouver de l’inspiration pour vos voyages .

1.1.1 Trouver de l’inspiration sur les blogs de voyage

Tout d’abord, n’hésitez pas à consulter des blogs de voyage . Vous y trouverez de nombreuses inspirations voyage pour vous aider à choisir votre prochaine destination. Vacances en France , weekend à la campagne , road trip en Europe … En cherchant l’inspiration sur internet, vous trouverez forcément votre bonheur. Vous pouvez également utiliser Pinterest ou Instagram pour trouver de l’inspiration pour vos prochains séjours. De nombreux voyageurs partagent au quotidien leurs expériences pour vous inspirer et vous aider à préparer vos séjours. Profitez-en !

1.1.2 Trouver de l’inspiration dans les livres de voyage

Il existe également de magnifiques livres de voyage pour inspirer vos prochaines découvertes ! Personnellement, je suis une grande fan des beaux livres du Routard que je trouve magnifiques et qui m’inspirent souvent pour mes prochains voyages. 

Mon préféré : le magnifique ouvrage intitulé “ Voyages, tout un monde à explorer ” qui vous embarque pour un magnifique tour du monde pour vous aider à choisir votre prochaine destination. 

Image d'illustration de plage paradisiaque

En fonction de vos dates de voyage, il faut être capable de trouver la destination adaptée en fonction du climat et de la fréquentation . 

Pour connaître la meilleure période pour se rendre dans une destination en fonction du climat ou tout simplement trouver des idées de voyage en fonction de vos dates, là encore, je vous recommande d’aller faire un tour sur le  planificateur à contresens . Vous trouverez ainsi facilement les meilleures destinations en fonction de vos dates de voyage. 

Personnellement, j’utilise également le livre “ Où partir quand ” édité par Lonely Planet qui est vraiment très bien fait, et qui propose 360 idées de voyage organisées mois par mois.

1.2.1 Partir hors saison, bonne ou mauvaise idée ?

Il peut être tentant de choisir forcément la période qui a l’air la plus idéale sur le papier pour organiser son voyage. Mais attention, la période idéale correspond généralement à la haute saison touristique . Cela signifie donc qu’il y aura certainement beaucoup de touristes, et que les prix seront à leur niveau le plus élevé.

En décalant votre voyage de quelques mois, vous pourriez bien avoir de belles surprises ! Vous profiterez de tarifs moins élevés et vous serez plus tranquille pour découvrir un pays. Bien sûr, il n’est pas exclu que le temps ne soit pas toujours idéal, mais vous pourriez bien avoir de belles surprises. 

Nous avons par exemple découvert l’ Islande en hiver , qui correspond à la basse saison et c’était un voyage magnifique. De la même manière, nous avons réalisé un road trip en Andalousie au mois de décembre, ou encore découvert la Sicile et l’ Irlande au printemps…

Le budget ! C’est souvent le premier critère qui entre en jeux dans la préparation d’un voyage. En effet, en fonction des destinations ou de la période du voyage, des vacances à l’autre bout du monde peuvent vite revenir très cher ! Heureusement, il existe des destinations plutôt bon marché qui vous permettront de réduire sensiblement votre budget. Mais comment choisir sa destination en fonction de son budget ?

1.3.1 Faites attention au prix des billets d’avion ou de train

C’est souvent l’un des plus gros poste de dépense lorsque l’on organise un voyage. Heureusement, en faisant attention, il est souvent possible de trouver de très bons prix. 

À lire aussi :

Comment réserver ses billets d’avion au meilleur prix ?

Dans tous les cas, nous vous recommandons de regarder le prix des billets avant de commencer à organiser votre voyage, pour éviter toute déception ou mauvaise surprise. 

Pour un voyage en train, rendez-vous sur le site de la SNCF pour faire une simulation. 

Pour un voyage en avion, vous pouvez utiliser le comparateur de vol Skyscanner pour comparer les prix des billets.

Astuce : renseignez votre aéroport de départ et vos dates, mais laissez libre la case pour la destination. L’outil vous présente les prix des billets d’avion du moins cher au plus cher pour toutes les destinations ! Personnellement, c’est souvent comme cela que je choisis mes destinations : en profitant des promotions sur les vols pour voyager à moindres frais !

1.3.2 Renseignez-vous sur le coût de la vie

Pour ne pas avoir de mauvaise surprise une fois sur place ou pendant la préparation du voyage, il est nécessaire de se renseigner sur le coût de la vie de la destination qui vous intéresse . 

Le plus gros poste de dépense sera certainement votre hébergement sur place. Rendez-vous sur un comparateur d’hôtels comme Booking , choisissez une ville et des dates, et vérifiez que le prix des hébergements proposés correspond au budget de votre voyage. Vous pouvez par exemple filtrer les hébergements en fonction du prix souhaité. S’il y a beaucoup de résultats dans votre gramme de prix, c’est bon signe. Vous devriez pouvoir vous loger pour un tarif raisonnable. En revanche, si les offres se font rares, attention. Vous risquez d’avoir de mauvaises surprises pendant l’organisation du voyage. 

Sachez qu’il existe également des simulateurs pour calculer le coût d’un voyage en fonction d’un pays, de votre mode de voyage, du type d’hébergement souhaité… Cela peut vous permettre de vous donner une idée du budget à consacrer à votre voyage mais attention, il s’agit uniquement d’estimations, et ces informations sont à prendre avec précaution. Une autre bonne ressource reste le  planificateur à contresens   qui édite des fiches budget pour chaque pays en se basant sur le retours de ses utilisateurs. Pour chaque pays, le budget moyen journalier en fonction du type de voyageur (solo, couple, famille, backpacker) est indiqué, ce qui donne déjà une bonne idée des dépenses à prévoir !

Image d'illustration concernant la préparation d'un voyage

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Une fois la destination choisie, la deuxième étape de l’organisation d’un voyage consiste à réserver son moyen de transport. Cela va vous permettre de bloquer définitivement les dates de votre séjour , ce qui va vous faciliter la suite de la préparation du voyage. 

En fonction de la destination choisie, le mode de transport sera parfois assez évident. Si vous partez en Asie, en Afrique, en Océanie ou en Amérique, vous n’aurez a priori pas vraiment d’autre choix que de prendre l’avion. Sauf si vous avez plusieurs mois à consacrer à votre voyage, c’est souvent la seule option qui s’offre à vous. 

Si vous partez en France ou en Europe, prenez tout de même le temps d’étudier les différentes alternatives qui s’offrent à vous.

2.1.1 Simulez les coûts et temps de trajet pour organiser votre voyage

Lorsque l’on voyage en avion, on a tendance à regarder uniquement le temps de vol pour estimer la durée du trajet pour se rendre à destination. Or, il y a beaucoup d’autres paramètres à prendre en compte pour choisir le bon mode de transport.

Prenons comme exemple un voyage Paris-Amsterdam

Pour cet exemple, j’ai simulé les coûts pour un voyage ayant lieu le dernier weekend de février 2021, en réservant les billets 3 mois à l’avance, pour 4 personnes . 

  • PARIS - AMSTERDAM EN AVION - 4 h 30 de voyage, 800 € pour 4 personne

Si vous choisissez l’avion pour ce voyage , le temps de vol indiqué est d’environ 1 h 30. Cependant, il est nécessaire d’arriver à l’aéroport environ 2 heures à l’avance pour faire l’enregistrement et palier tout problème de dernière minute. Il faut également compter le temps de trajet pour se rendre à l’aéroport. En fonction de l’endroit où vous habitez si vous êtes à Paris même ou en proche banlieue, disons qu’il vous faudra au moins une heure pour rejoindre l’aéroport. Et même plus si vous habitez en dehors de la région parisienne. Il vous faudra donc en réalité au moins 4 h 30 de voyage pour rejoindre votre destination. Comptez ensuite le temps nécessaire pour récupérer vos bagages, quitter l’aéroport et rejoindre le centre d’Amsterdam… Le billet d’avion aller/retour vous coûtera 200 € par personne . Pour quatre personnes, cela fera donc 800 € au total .

Pour simuler les coûts et temps de trajet pour un voyage en avion, vous pouvez utiliser le comparateur de vol Skyscanner . 

  • PARIS - AMSTERDAM EN Train - 5 h de voyage, 280 € pour 4 personne

Si vous choisissez le train pour ce voyage , le temps de trajet indiqué est d’environ 4 h. Cependant, il est nécessaire d’arriver à la gare 30 minutes à l’avance pour palier tout problème de dernière minute. Il faut également compter le temps de trajet pour se rendre à la gare. En fonction de l’endroit où vous habitez si vous êtes à Paris même ou en proche banlieue, disons qu’il vous faudra environ 30 minutes pour rejoindre la gare. Là encore, ce temps sera encore plus long si vous n’habitez pas en région parisienne. Il vous faudra donc au total au moins 5 h de voyage pour rejoindre votre destination. Le billet de train aller/retour vous coûtera 70 € par personne . Pour quatre personnes, cela fera donc 280 € au total .

Ici, on voit donc que même si l’on a augmenté un tout petit peu le temps de trajet, nous avons déjà fait de belles économies.

Pour simuler les coûts et temps de trajet pour un voyage en train, vous pouvez vous rendre sur le site de la SNCF .

  • PARIS - AMSTERDAM EN Voiture - 6 h de voyage, 120 € pour 4 personne

Si vous choisissez la voiture pour ce voyage , le temps de trajet indiqué depuis Paris est d’environ 5 h 30. Il n’y a pas de temps supplémentaire à ajouter puisque vous partirez vraisemblablement de chez vous. Ajoutons tout de même une demi-heure de pause sur la route, ce qui nous fait un temps de trajet total à 6 h de route . Pour faire l’aller/retour en voiture, il faudra tout de même compter 40 € pour les péages et 80 € d’essence, soit 120 € . Pour quatre personnes, le coût final sera donc de 30 € par personne .

Un voyage en voiture ajoutera donc une heure de trajet par rapport au voyage en train, mais il permettra de faire de belles économies si vous voyagez à plusieurs.

Pour simuler les coûts d’essence et de péage pour un voyage en voiture, vous pouvez utiliser le calculateur proposé par Via Michelin . 

Astuce : pour faire baisser et même parfois rembourser le coût du voyage, pensez au co-voiturage avec Blablacar  ! Vous ferez sûrement de belles rencontres et vous vous y retrouverez financièrement ! 

  • PARIS - AMSTERDAM EN Bus - 8 à 11 h de voyage, 200 € pour 4 personne

Il existe également une dernière option pour votre trajet. Elle permet souvent de voyager à bas prix si vous vous y prenez suffisamment à l’avance, mais augmente généralement sensiblement les temps de trajet. Il s’agit des voyages en bus . Si je reprends le même principe de simulation qu’au-dessus, le voyage en bus aller/retour vers Amsterdam me coûtera 50 € par personne , soit 200 € en tout pour quatre . On est donc un peu en dessous des prix du train. Mais le trajet en bus dure entre 7 et 10 heures selon les horaires choisis, auxquels il faut ajouter 30 minutes de sécurité plus au moins 30 minutes de temps de trajet pour rejoindre la gare routière si l’on habite à Paris, soit 8 à 11 heures de trajet réel . 

Dans cet exemple, le trajet en bus n’est donc pas vraiment intéressant.

Pour trouver les meilleures offres pour un voyage en bus, vous pouvez utiliser le simulateur d’offres Comparabus . 

  • À retenir pour choisir son moyen de transport

Pour choisir votre moyen de transport, il faut donc prendre en compte le temps de trajet réel du voyage et le nombre de voyageurs. Si vous voyagez à plusieurs notamment, il sera parfois plus intéressant d’allonger un peu votre temps de trajet en optant pour la voiture pour faire de belles économies. 

Après analyse du meilleur moyen de transport à utiliser pour organiser votre voyage, vous avez fait votre choix. Vous devrez utiliser le train, le bus ou l’avion . Il est donc enfin temps de réserver vos billets ! Mais comment faire pour trouver les meilleurs prix ?

2.2.1 Trouver les meilleurs prix

Pour le train comme pour l’avion, quelques astuces vous permettrons de faire de belles économies !

Si vous le pouvez, soyez flexibles sur vos dates . La plupart des gens veulent partir du samedi au samedi et pendant les vacances scolaires. En décalant votre départ ou votre retour de quelques jours, vous trouverez sûrement de meilleurs prix. Il en est de même pour les horaires de voyage. Un vol très tôt le matin ou très tard le soir coûtera souvent moins cher car il sera moins prisé !

Encore une fois, prenez le temps de comparer les prix en utilisant des comparateurs comme Skyscanner et Oui SNCF et Comparabus dont nous avons déjà parlé plus haut. Pour l’avion, n’hésitez pas également à consulter notre article ci-dessous qui récapitule toutes nos astuces pour trouver les meilleurs prix.

Autre astuce pour économiser en avion, voyager uniquement avec un bagage cabine . Vous vous évitez ainsi des frais supplémentaires et voyagez plus léger !

2.2.2 Réserver ses billets

Vous avez trouvé un super prix pour votre voyage grâce aux comparateurs ? Parfait ! Il est maintenant temps de passer à l’étape la plus importante de l’organisation d’un voyage : la réservation des billets.

Ne passez PAS par les comparateurs pour réserver votre voyage !

Les comparateurs vous aident à trouver les meilleurs prix en comparant les offres des différents acteurs du marché. Mais ne les utilisez pas pour réserver vos billets !

En effet, les comparateurs sont des intermédiaires qui vont ajouter une commission sur le prix des billets. De plus, si vous avez le moindre problème avec votre réservation pendant ou après la préparation du voyage, le comparateur sera votre revendeur et c’est avec lui que vous devrez traiter. On ne va pas se mentir, le service client n’est généralement pas au top.

Une fois que vous avez trouvé la meilleure offre sur le comparateur, rendez-vous directement sur le site de la compagnie aérienne, de train ou de bus que vous avez repéré. Vous serez ainsi assurés de payer le prix juste, et la compagnie sera directement votre interlocuteur en cas de problème.

Faites attention à ce qui est inclus dans le prix du billet

Au moment de la réservation des billets, vous devez faire attention à ce qui est inclus dans le prix de la prestation :

  • Les bagages à main sont toujours inclus. Il s’agit d’un petit sac type sac à dos ou sac à main que vous pouvez transporter avec vous dans l’avion, le bus ou le train.
  • Les valises cabine sont-elles incluses dans le prix du billet ? Il s’agit de petites valises que vous pouvez emporter avec vous dans la cabine de l’avion et qui seront rangées dans les coffres qui se situent au-dessus des sièges. Les valises cabines sont incluses dans la plupart des billets des compagnies nationales, mais avec les compagnies low-cost, il faut parfois ajouter un supplément.
  • Un bagage en soute est-il inclus dans le prix du billet ? Il s’agit d’un gros sac ou d’une valise qui devra voyager dans la soute de l’avion. La plupart du temps, il faut payer un supplément. Pour les trains, il n’y a souvent pas de supplément pour les bagages, excepté pour les trains européens type Eurostar ou Thalys qui les facturent parfois.
  • Un repas est-il inclus dans le prix de la prestation ? Là encore, les compagnies low-cost vous le factureront souvent alors qu’il sera inclus avec les compagnies nationales.

Vérifiez bien les informations lors de la réservation

Lors de la réservation, faites très attention au moment de renseigner les informations du voyage. Vérifiez bien les points suivants :

  • Les dates de voyage sont-elles justes ? Vérifiez que vous ne vous êtes pas trompé de jour / de mois / d’année.
  • Le nom des voyageurs est-il correctement orthographié ? Leur date de naissance est-elle correcte ? Le numéro du passeport ou de la carte d’identité est-il juste ? Tous ces éléments sont très importants pour être sûr de pouvoir embarquer. 
  • N’y-a-t-il pas de coquille dans l’adresse email ou le numéro de téléphone ? C’est grâce à ces moyens de communication que vous recevrez les confirmations de réservation et informations de votre voyage. Soyez-sûr de les avoir correctement renseignés.

Utilisez la bonne carte de paiement

Il est enfin temps de passer à la phase finale de la réservation ! Mais il y a une dernière subtilité à laquelle nous vous recommandons de faire attention. Certaines cartes haut de gamme type Gold MasterCard, Visa Premier ou supérieur offrent des garanties qui comprennent des assurances voyage. Si vous en possédez une, choisissez ce type de carte de paiement pour réserver vos billets d’avion. En cas de problème, vous serez ainsi couvert par l’assurance voyage de votre carte bancaire. 

  • Bon à savoir au sujet des cartes de paiement

Si vous êtes le propriétaire de la carte de paiement qui possède une assurance, celle-ci vous couvre uniquement vous et les membres de votre famille (enfants, conjoint pacsé ou marié) . Si vous partez en couple et que vous n’êtes pas pacsés mais que vous avez chacun une carte de paiement haut de gamme, il sera peut-être plus judicieux de réserver vos billets séparément pour être sûrs d’être chacun couverts par l’assurance de votre carte. Il en est de même pour un voyage entre amis. 

Image d'illustration pour organiser un voyage

Maintenant que vous avez choisi votre mode de transport et réservé vos billets le cas échéant, il est temps de passer au plus gros morceau de l’organisation d’un voyage : la création de l’itinéraire.

De mon côté, j’aime beaucoup détailler à l’avance tout ce que nous allons faire pendant un voyage. Rechercher les meilleurs prestataires pour les activités, trouver des endroits à voir en dehors des sentiers battus… Je passe donc des heures et des heures à préparer chaque voyage. Même si je vais vous expliquer comment je m’y prend, vous n’êtes bien sûr pas obligé d’aller autant dans les détails pour laisser plus de place à l’improvisation.

Toutefois, ayez en tête qu’ un voyage bien ficelé vous évitera souvent beaucoup de déconvenues ou de perte de temps une fois sur place !

Pour préparer la création de votre itinéraire de voyage, il va falloir commencer à se renseigner sur la destination qui vous intéresse et consigner les informations que vous allez trouver.

La première chose à faire pour préparer un voyage, c’est de se renseigner sur les choses qu’il y a à y voir et à faire. Cela vous aidera ensuite à déterminer le mode de voyage qui correspond le mieux à votre destination et à vos envies.

Personnellement, je commence souvent en regardant des reportages , comme échappées belles par exemple. En cherchant sur YouTube, vous trouverez forcément des reportages vidéos qui correspondent à la destination que vous souhaitez visiter.

Je vous conseille aussi d’acheter un guide de voyage pour votre destination et de commencer à le feuilleter. Bien entendu, vous trouverez beaucoup de ressources en ligne, mais les guides de voyage ont l’avantage de regrouper la plupart des choses à voir et à faire dans un pays à un même endroit. Personnellement, mes guides préférés sont les très classiques “ Guide du Routard ”. J’aime la façon dont les choses sont ordonnées dans ces guides. On y trouve les choses à faire par région, avec des cartes et une hiérarchisation des points d’intérêt. Et le Routard propose souvent également d’excellentes recommandations pour les restaurants. Bien entendu, il existe beaucoup d’autres collections de guides de voyage comme “ Lonely Planet ”, “ Guide Michelin ”, “ Petit Futé ”, “ Géoguide ”, “ Cartoville ” et bien d’autres… À vous de faire votre choix.

Une fois que vous avez regardé quelques émissions et commencé à feuilleter votre guide, lisez aussi quelques articles sur des blogs de voyage . 

Vous commencez ainsi à avoir un bon aperçu général de la destination et des endroits phares à visiter. 

  • PENSEZ-Y PENDANT VOS RECHERCHES

À chaque fois que vous découvrez un lieu  que vous aimeriez vraiment bien visiter pendant votre voyage,  notez le  quelque part pour pouvoir le retrouver facilement par la suite !

Une fois que vous avez trouvé un peu d’inspiration, il faut choisir votre mode de voyage . Souhaitez-vous toujours loger au même endroit ou bien vous déplacer pour visiter plusieurs régions ? Si vous souhaitez vous déplacer, voulez-vous utiliser les transports en commun ou avez-vous prévu de louer une voiture ?

Ce choix est déterminant pour la suite de la préparation de votre voyage. En effet, plus vous souhaiterez vous déplacer, plus l’organisation sera complexe car il y aura de nombreux paramètres à prendre en compte. Mais en même temps, n’est-ce pas cela un voyage ? Se déplacer pour découvrir tout ou partie d’un pays ?

Une fois que vous avez choisi votre mode de voyage, il faut commencer à déterminer quelle(s) région(s) du pays est-ce que vous souhaitez visiter . 

Pour cela, vous pouvez vous aider des notes que vous avez prises lorsque vous avez commencé à vous renseigner sur la destination grâce aux reportages, votre guide et aux blogs de voyage. À quels endroits se situent les endroits qui vous ont le plus donné envie ? 

N’hésitez pas à les placer sur une carte (je vous explique comment faire cela facilement au point suivant) pour voir s’ils sont éloignés ou non géographiquement. Si beaucoup de points d’intérêt se trouvent dans la même région, c’est souvent le signe qu’elle se prête bien à un voyage. Mais cela veut sûrement dire aussi qu’elle est très touristique. 

Pour trouver les régions qui vous font le plus envie, n’hésitez pas également à vous inspirer des pages “coup de cœur” de votre guide de voyage . Lisez les introductions de chaque région et voyez ce que cela véhicule en vous.

Vous pouvez sélectionner autant de région que vous le souhaitez , en fonction du temps dont vous disposez pour votre voyage. Si vous en choisissez trop, ce n’est pas grave, il faudra de toute manière faire un tri à un moment donné. Mais plus vous choisirez de régions à voir, plus l’organisation du voyage prendra du temps. 

La préparation de votre voyage avance bien ! Vous savez maintenant quelles régions vous souhaitez visiter ! Maintenant, pour pouvoir prévoir le temps à passer à chaque endroit , il va falloir regarder plus précisément ce qu’il y a à y faire. 

Pour cela, mon astuce consiste à placer tous les points d’intérêt du voyage sur une carte réalisée avec l’outil Google My Maps .

3.4.1 Créer une carte avec Google My Maps

Google My Maps est un outil intégré à la suite Google Drive . La seule condition pour pouvoir accéder à cet outil, c’est que vous devrez forcément vous créer un compte Google. 

Si vous ne savez pas comment vous servir de Google My Maps, je vous invite à regarder le tutoriel ci-dessous . L’utilisation est assez simple, mais le tutoriel vous apprendra peut-être quelques subtilités.

3.4.2 Placer les points d’intérêt sur la carte

Maintenant que vous savez comment créer une carte avec Google My Maps, il ne reste plus qu’à y ajouter les lieux que vous souhaitez visiter pendant votre voyage .

Commencez par créer un calque que vous nommerez “points à planifier” puis ajoutez-y les endroits que vous avez notés quand vous avez commencé à vous renseigner sur la destination. Puis prenez votre guide de voyage et lisez les sections qui concernent les régions que vous avez retenues. Vous pouvez aussi trouver les points d’intérêt sur d’autres médias comme des blogs de voyage par exemple, des forums de voyageurs, des vidéos… Chaque fois qu’un endroit retient votre attention, ajoutez un point sur la carte .

Je vous conseille d’utiliser également des codes couleurs et d’ajouter des notes sur les éléments de la carte, pour pouvoir vous y retrouver par la suite. 

Par exemple, vous pouvez utiliser un code couleur rouge / orange / jaune pour donner de l’importance à chaque point. Ici, rouge correspondra à une visite immanquable, orange à une visite à faire si possible et jaune à une visite à faire uniquement si on a le temps. 

Dans les notes de la carte, ajoutez une petite description de ce à quoi correspond l’endroit, et éventuellement la référence de l’endroit où vous en avez entendu parler : la page du guide, l’url du blog… Lorsque vous commencerez à planifier votre voyage, vous vous rappellerez ainsi plus facilement à quoi chaque point correspond. Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter une photo de l’endroit dans la légende pour vous aider à vous rappeler du lieu. 

Conservez également les informations automatiquement ajoutées par Google sur les points d’intérêt que vous créez. En cliquant sur “ afficher dans Google Maps ”, vous accéderez aux avis des voyageurs sur ce lieu et à davantage de photographies de l’endroit. 

Si vous souhaitez faire un budget prévisionnel de votre voyage , n’oubliez pas aussi de marquer le prix des visites payantes sur les notes de la carte. Cela vous évitera d’avoir à chercher de nouveau l’information le moment venu.

Au final, en cliquant sur chaque point d’intérêt que vous aurez créé sur votre carte, vous arriverez au résultat ci-contre. 

organiser un voyage professionnel

Pendant votre voyage, vous aurez peut-être envie de faire quelques activités et excursions organisées. Pensez à les ajouter à votre carte pour les prendre en compte dans la création de votre itinéraire.

Vous trouverez de nombreuses suggestions d’activités dans votre guide de voyage et sur les blogs. Mais vous pouvez également passer par des plateformes comme Get Your Guide , Civitatis ou Tiqets qui regroupent de nombreuses idées d’activités et excursions.

  • Bon plan : les free tours

La  plateforme Civitatis  propose de nombreuses  visites guidées gratuites  dans les plus grandes villes du monde. N’hésitez pas à taper “free tour” + “nom de la ville recherchée” dans la barre de recherche de la plateforme pour voir si des visites guidées gratuites sont proposées pour votre destination. 

Maintenant que vous avez placé tous les points que vous aimeriez voir pendant votre voyage, il faut les organiser pour créer votre itinéraire .

Edit octobre 2023 : Google Maps est un très bon outil pour organiser son itinéraire, mais vous pouvez aussi pour cela utiliser le  planificateur a contresens  qui vous permettra de regrouper toutes vos étapes sur une carte.

3.6.1 Organiser sa carte pour bien préparer son voyage

Pour cela, je vous conseille de créer un calque par jour de voyage. Attention, vous pouvez créer 10 calques maximum sur une carte. Si votre voyage dure plus de 10 jours, il faudra donc créer plusieurs cartes ou bien regrouper plusieurs journées sur un même calque.

Une fois que vous avez créé vos calques, il est de temps de commencer à créer votre itinéraire. Commencez par votre lieu d’arrivée dans le pays et faites glisser des points depuis votre calque “Points à planifier” vers le calque “Jour 1”.

3.6.2 Organiser ses journées de voyage

Essayez de regrouper vos visites intelligemment d’un point de vue géographique. Par exemple si vous visitez une ville ou une région, mettez dans une même journée les points qui sont proches les uns des autres. 

N’oubliez pas de prendre en compte les temps de trajet ! Pour les trajets à pied ou en voiture, utilisez Google Maps pour simuler les itinéraires. Une application comme Citymapper , présente dans de nombreuses villes, vous aidera à simuler les temps de trajet en transports en commun. Si une fois sur place vous devez prendre des vols internes ou des trains, tenez en compte et prévoyez un peu de marge. 

Ne soyez pas trop ambitieux dans vos journées. Gardez du temps pour laisser un peu de place à l’improvisation et faire face aux aléas du voyage. Ne prévoyez pas non plus trop de route ou de trajets en transport. Bref, essayez de trouver le juste équilibre pour des journées pleines d’activités, mais tout de même pas trop chargées. 

Au final, votre carte devrait ressembler à la carte ci-dessous. Peu à peu, le calque “Points à planifier” va se vider. Et les activités du séjour seront réparties dans un itinéraire cohérent. 

Félicitations ! Votre itinéraire commence à ressembler à quelque chose et vous avez bien avancé dans l’organisation de votre voyage !

3.6.3 Retrouver sa carte pendant le voyage

La carte que vous avez créé sera certainement votre meilleur compagnon de voyage ! Sachez qu’en utilisant le lien de la carte, vous pourrez l’afficher sur n’importe quel navigateur. Vous pourrez également la retrouver sur votre téléphone portable , dans l’application Google Maps dans l’onglet “My Maps”. 

Vous allez vite vous en apercevoir lorsque vous allez commencer à placer vos points jour par jour, mais vous ne pourrez pas tout voir . Très vite, il va falloir faire des choix dans les lieux que vous aurez repérés. C’est normal et ce n’est pas grave ! Privilégiez les endroits qui vous font vraiment envie et laissez les autres de côté.

N’effacez toutefois pas les endroits que vous n’avez pas retenus. Vous pouvez les griser et les laisser dans un calque à part. Si au cours du séjour il n’est finalement pas possible de faire une activité que vous aviez prévu ou s’il vous reste finalement du temps, vous pourrez ainsi facilement les retrouver. 

3.8 Définir les lieux où dormir et le nombre de jours à passer à chaque endroit

Maintenant que vous avez classé toutes les activités à faire pendant votre voyage jour par jour, vous avez une idée bien précise du nombre de jours de voyage que vous devez accorder à chaque ville ou région que vous avez choisi de découvrir.

Il ne vous reste donc plus qu’à calculer le nombre de nuits que vous devrez passer à chaque endroit en fonction des journées que vous avez prévues. Les endroits où vous dormirez représenteront les grandes étapes de votre voyage.

Et voilà, la création de votre itinéraire est presque terminée ! Il ne vous reste plus qu’à le mettre au propre pour y voir plus clair et noter les informations que vous ne devrez pas oublier !

Pour cela, créez un tableau à l’aide d’un tableur comme Excel ou Google Sheet. Ajoutez une ligne par jour de voyage et créez 5 colonnes que vous nommerez “jours”, “dates”, “résumé”, “réservations”, “nuits”, comme sur l’exemple ci-dessous.

Le  planificateur à contresens   peut aussi vous permettre d’organiser efficacement vos étapes en les visualisant soit sous forme de carte, soit sous forme de liste avec le nombre de nuit prévu à chaque endroit. 

organiser un voyage professionnel

Renseignez les dates de votre voyage, le résumé de chaque journée et les éléments importants à ne pas oublier comme les réservations que vous devez faire. Indiquer également à quel endroit vous avez prévu de passer la nuit chaque soir, cela vous sera utile pour la réservation des hébergements. 

Vous avez désormais une image claire de l’itinéraire de votre voyage ! Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter le détail des visites prévues chaque jour dans la colonne “Résumé”.

Image d'illustration pour préparer un road trip

L’organisation de votre voyage a bien avancé ! Bravo 🙂 Le séjour commence à prendre forme, vous connaissez votre itinéraire. Il faut maintenant gérer vos déplacements internes .

Si vous avez prévu un road trip pendant votre voyage ou souhaitez pouvoir vous déplacer facilement, peut-être envisagez-vous de louer une voiture  ou un véhicule aménagé ? C’est une excellente idée ! Avoir son propre moyen de transport permet d’être complètement autonome en voyage, de s’arrêter où bon nous semble et de sortir plus facilement des sentiers battus. 

Avant d’envisager cette option, il y a tout de même quelques points à vérifier ou à savoir.

4.1.1 Quelles sont les conditions de circulation du pays dans lequel vous vous rendez ?

C’est la première chose à vérifier avant de louer un véhicule dans un pays étranger . Sur les routes du monde, vous serez souvent confrontés à des situations dont vous n’avez pas l’habitude. Renseignez-vous sur les conditions de circulation et demandez-vous si vous vous sentez capables de conduire en connaissant ces contraintes :

  • La conduite se fait-elle à droite ou à gauche ? Avant de conduire à gauche dans un pays où la circulation est très dense et anarchique, peut être serait-il préférable d’avoir une première expérience de conduite à gauche dans un pays où la circulation est convenablement organisée ?
  • Dans quel état sont les routes ? Le réseau routier est-il bon ou allez-vous vous retrouver face à des pistes en mauvais état. Cela conditionnera aussi le choix du modèle de voiture.
  • Quel temps fera-t-il une fois sur place ? Si vous partez en hiver dans un pays froid ou pendant la saison des pluies dans un pays où la mousson sévi, vous risquez de vous retrouver face à des conditions de conduite dont vous n’avez pas l’habitude. Vous en sentez-vous capable ?
  • Avez-vous prévu de conduire dans des grandes villes ou uniquement sur des petites routes de campagne ? La conduite dans de grandes métropoles dans certains pays étrangers peut être difficile si vous n’avez pas l’habitude de conduire dans des endroits où la circulation est très dense.

Vous devez donc absolument vous renseigner sur les conditions de circulation pendant la préparation du voyage. L’objectif n’est pas de se faire peur, mais d’être lucide concernant les conditions qui vont se présenter à vous. Ce n’est pas la même chose d’effectuer un road trip en Europe que de conduire en Thaïlande . Un road trip en Andalousie en été sera bien différent d’un road trip en Islande en hiver. Pour un road trip en Irlande , vous devez pouvoir conduire à gauche… 

Pour trouver les informations que vous recherchez, consultez votre guide de voyage. Dans les éditions du “ Guide du Routard ”, vous trouverez toujours une section relative à la conduite dans le pays. Regardez aussi sur internet, sur des blogs ou des forums, ce que vous pouvez trouver à ce sujet. 

4.1.2 Un permis international est-il nécessaire ?

Le permis Français est accepté dans tous les pays faisant parti de l’ Espace Économique Européen . Ailleurs dans le monde, le permis international est le plus souvent exigé. Vous pouvez retrouver le  récapitulatif des démarches à effectuer par pays  au lien suivant . 

Si vous avez besoin d’un permis international pour votre voyage, pensez à en  faire la demande le plus tôt possible.  La demande se fait sur le site  service-public.fr , mais il faut parfois attendre jusqu’à 6 mois pour obtenir le précieux sésame !  La demande est gratuite, et le permis est ensuite valable pendant 3 ans. 

Image d'illustration pour la location d'un voiture en voyage

4.1.3 Où et comment louer votre voiture ou votre véhicule aménagé ?

Après vous être renseignés sur les conditions de circulation dans le pays visité, vous avez choisi de  louer une voiture . Excellent choix, à vous la liberté ! 

Pour louer votre voiture, plusieurs options s’offrent à vous :

  • Louer votre voiture avant votre départ 
  • Louer votre voiture sur place directement dans une agence de location 
  • Louer votre voiture sur place en passant par les services de votre hôtel ou d’un autre tiers 
  • Bon à savoir avant de louer une voiture

Quelle que soit l’option que vous retiendrez, il y a une règle immuable à avoir en tête au moment de récupérer une voiture de location. Afin de prévenir toutes difficultés, soyez toujours en possession d’une carte bancaire de type carte de crédit liée à un compte courant largement approvisionné pour couvrir le montant de la garantie qui sera bloquée par le loueur.

Louer votre voiture ou votre véhicule aménagé avant votre départ

Pour des questions de logistique et d’organisation, il s’agit sans hésiter de la solution que je vous recommande. 

Ainsi, en louant votre voiture ou votre véhicule aménagé avant votre départ , vous pourrez prendre le temps d’étudier et de comparer les différentes offres. C’est d’ailleurs très souvent en louant sa voiture avant son départ qu’il est possible de bénéficier des meilleurs tarifs . 

  • Louer une voiture

Afin que cette tâche soit la moins fastidieuse et la plus efficace possible, je vous recommande vivement de faire vos recherches sur un comparateur de location de voitures . 

J’utilise depuis des années le comparateur DiscoverCars   que je ne peux que vous recommander. Extrêmement pratique, ce comparateur vous permet sélectionner de nombreux filtres afin que les offres qui vous sont faites soient au plus près de vos attentes. 

À titre d’exemple, voici les paramètres que j’utilise systématiquement : 

  • Catégorie du véhicule : citadine, compacte, SUV… Je choisis en fonction du nombre de participants au voyage ainsi que du nombre de bagages emporter 
  • Climatisation : important, surtout lorsque l’on voyage dans les pays chauds pour s’assurer un minimum de confort
  • Kilomètres illimités : cette option permet de ne pas se soucier de la distance qu’il est autorisé de parcourir avec le véhicule loué

De nombreuses autres options sont disponibles : Boite de vitesse automatique, 4×4, Diesel, Hybride, différents niveaux d’assurance, possibilité d’ajouter un conducteur additionnel, confirmation de réservation immédiate, notation du loueur… À vous de faire votre choix en fonction de ce qui est le plus important pour vous. 

Une fois l’offre qui vous convient identifiée, je vous conseille de faire la réservation directement depuis le site DiscoverCars . Cela ne prend que quelques minutes. Au besoin, vous pouvez également procéder à une réservation par téléphone grâce au service client français particulièrement efficace et réactif. 

Une des raisons qui me pousse à utiliser DiscoverCars plutôt qu’un autre comparateur de location de voiture est la possibilité d’annuler gratuitement et sans justificatif quasi toutes les réservations faites depuis le site jusqu’à 48 heures avant la prise en charge du véhicule. 

Cette fonctionnalité a un double avantage. D’abord, elle permet d’ annuler sans frais une réservation en cas de changement de programme, d’annulation du voyage ou de tout autre motif qui vous contraindrait à ne pas être en mesure d’honorer votre location. 

Mai surtout, cela permet de revenir régulièrement sur le site avant votre départ pour refaire des simulations de location . En effet, comme pour les billets d’avion, le prix des locations de voiture varie énormément et il n’est pas rare que le prix payé au moment de votre réservation s’avère complètement obsolète quelques jours plus tard. À la hausse comme à la baisse, les variations sont importantes. Pour obtenir la meilleure offre, n’hésitez pas alors à annuler votre première réservation pour en réaliser une nouvelle avec de meilleures conditions tarifaires. 

  • Louer un van ou camping-car

Si vous préférez louer un van ou un camping-car plutôt qu’une voiture, je vous recommande vivement d’effectuer votre réservation en amont du voyage. Ce type de véhicule est plus rare, il faut donc bien s’assurer de la disponibilité d’un véhicule avant de partir. Vous pouvez trouver des loueurs locaux en cherchant sur internet (par exemple en tapant « Camping car + le nom du pays visité »), ou bien passer par un site comme goboony.fr qui propose la location de campings-car en France et dans plusieurs pays européens. 

Pour la location de vans aménagés, la plateforme Yescapa propose la location de vans entre particuliers dans de nombreux pays, et c’est vraiment pratique !

Louer votre voiture sur place directement dans une agence de location

Cette solution peut être intéressante si au moment d’organiser votre voyage, vous avez fait le choix de ne pas tout planifier et de laisser un peu de place à l’imprévu. Vos dates d’arrivée et de départ dans certaines ville ne sont alors peut-être pas complétement arrêtées et louer une voiture en amont n’est donc pas envisageable. 

Dans ce cas, vous trouverez sans problème des loueurs dans la grande majorité des villes. Pour retrouver les grandes enseignes internationales, n’hésitez pas à vous rendre dans le hall des arrivées des aéroports ou à la sortie des gares. Cette solution offre une grande flexibilité mais ne permet pas toujours d’obtenir les meilleurs tarifs. 

Louer votre voiture sur place en passant par les services de votre hôtel ou d’un autre tiers

C’est une solution qui vous sera souvent proposée dans les établissements hôteliers où vous résiderez. Cette option a l’avantage d’être simple à mettre en œuvre. Il vous suffit d’indiquer à votre contact le type de véhicule que vous souhaitez ainsi que la durée de la location et, le plus souvent, la voiture vous est déposée devant votre hôtel. 

Le principal inconvénient de cette méthode est qu’elle ne vous permet absolument de faire jouer la concurrence et de comparer les prix. En procédant ainsi, vous paierez le plus souvent le prix fort, parfois majoré d’une commission encaissée par l’hôtelier. 

Si vous devez réserver un vol interne pour vous rendre d’un endroit à l’autre d’un pays pendant votre voyage, la méthode est la même que pour réserver votre vol au départ de la France. Rendez-vous sur un comparateur comme Skyscanner pour trouver les meilleurs prix, puis faites votre réservation directement sur le site de la compagnie qui propose les meilleures offres.

Prendre le train est une alternative souvent plus économique et écologique , qui permet de découvrir un pays autrement en adoptant un mode de voyage plus lent et plus local. Pour trouver vos billets de train, faites simplement une recherche Google en indiquant “Train [Ville de départ] [Ville d’arrivée]” ou “Train [Nom du pays]. Vous devriez facilement trouver des comparateurs. Ces comparateurs vous permettront de connaître les noms des compagnies nationales qui effectuent les trajets. Vous pourrez ainsi ensuite réserver directement sur le site des compagnies nationales si vous le souhaitez.

Attention, dans certains pays, les sites internet ne sont pas très bien faits ou ne sont disponibles que dans la langue du pays. Si tel est le cas, vous pouvez éventuellement opter pour la réservation à partir d’un comparateur . Vous paierez sûrement un peu plus cher, mais au moins l’interface sera en français ou en anglais. 

Avant de réserver, n’hésitez pas également à vous renseigner sur des blogs ou des forums de voyage pour en savoir plus sur l’expérience d’autres voyageurs. 

Lorsque vous voyagez, n’hésitez pas à utiliser les transports locaux. Bus, Tuk-Tuk, métro, tramway, bateau… C’est souvent le plus économique et cela vous permet de vous immerger plus en profondeur dans le mode de vie d’un pays.

Afin de savoir comment vous y prendre une fois sur place, renseignez-vous au préalable sur les modes de transport existants grâce à votre guide de voyage et aux articles de blog. Vous y trouverez de nombreuses informations qui vous aideront une fois sur place.

Image d'illustration pour la réservation des transports lors d'un voyage

Les taxis existent dans tous les pays du monde, ou presque. N’hésitez pas à les utiliser pour effectuer des déplacements longs ou compliqués. Dans certaines régions du monde, ils sont même très bon marché. Malheureusement, une mauvaise réputation les précède souvent. Face aux touristes, il arrive que certains abusent en proposant des tarifs très élevés ou en refusant de mettre le compteur. 

Pour éviter cela, notamment dans les grandes villes, je préfère souvent faire appel à un VTC . Pour cela, j’utilise l’ application Uber qui est présente dans de nombreux pays. En Asie du sud-est, Uber s’est retiré du marché face au géant Grab qui propose des services identiques. 

En utilisant les services d’un VTC, vous réservez et connaissez le montant de votre course à l’avance. Il n’y a donc pas de mauvaise surprise possible. 

Image d'illustration d'un hôtel pendant un voyage

J’aime organiser les voyages et c’est pourquoi je prends plaisir à réserver mes hébergements. J’aime prendre le temps de trouver un superbe hôtel avec une jolie vue, un B&B charmant et accueillant ou un petit appartement fonctionnel à deux pas du cœur des villes. Cela fait pour moi parti intégrante de la préparation du voyage. Pourtant, cette étape n’est pas forcément obligatoire lors de l’organisation d’un voyage.

Si vous partez en haute saison dans un pays ou une ville très touristique, la question ne se pose pas. Vous devez absolument réserver vos hébergements à l’avance et même le plus tôt possible. En dernière minute, vous risquez de vous retrouver avec très peu de choix et des hébergements de mauvaise qualité que vous paierez au prix fort ! Anticipez donc au maximum vos réservations.

Pour un voyage au long cours ou en basse saison , vous pouvez effectivement choisir de ne pas réserver vos hébergements à l’avance et de les chercher une fois sur place. L’avantage, c’est que votre itinéraire sera ainsi moins contraint et vous serez libres de passer plus de temps à un endroit si vous le désirez. Par contre, vous devrez passer du temps sur place à rechercher votre hébergement en trimbalant vos sacs et valises. 

5.2.1 Les comparateurs d’hôtels

Il existe de nombreuses plateformes pour réserver ses hébergements. En premier lieu, les comparateurs d’hôtel . Personnellement, j’utilise la plupart du temps Booking pour choisir et réserver mes hébergements et ceux de mes clients lors de la préparation d’un voyage. 

En effet, c’est la plateforme la plus connue, c’est donc celle qui propose le plus de choix . Elle a également l’avantage d’être utilisée par des millions de clients. Chaque hébergement est donc classé selon les notes et avis des voyageurs qui y ont séjourné. 

La plateforme permet également de gérer facilement ses réservations et indique clairement si l’ annulation sera gratuite ou non, ce qui est pour moi un critère essentiel. Si vous devez finalement annuler votre voyage, vous n’aurez pas à vous soucier de vos hébergements. Vous pourrez annuler simplement toutes vos réservations depuis l’interface.

Enfin, le service client est compétent. Si jamais pour une raison quelconque un hébergement réservé ne pouvait finalement pas vous accueillir (cela m’est arrivé une fois pendant un road trip en Sicile ), vous êtes prévenu et le service client se charge de vous trouver rapidement un hébergement équivalent pour votre séjour, sans frais supplémentaire. 

Enfin, les filtres disponibles sur la plateforme me permettent de trouver rapidement les hébergements qui correspondent à mes attentes.

Les filtres Booking

Booking a donc l’avantage de proposer des milliers d’hébergements partout dans le monde. On y trouve des hôtels , mais également des Bed & Breakfast , des appartements gérés par des particuliers… L’offre est pléthorique et l’on peut facilement se laisser déborder par le choix pendant la préparation du voyage. 

Inutile de passer des heures à regarder un à un tous les hébergements pour choisir celui qui vous paraîtra être le meilleur, vous y passeriez un temps fou. Afin de classer rapidement les hébergements et de faire votre choix, je vous recommande d’utiliser les filtres disponibles sur la plateforme. 

Pour cela, rendez-vous sur la page d’accueil de Booking . Renseignez le nom de la ville où vous cherchez un hébergement, vos dates de voyage et le nombre de participants. Lancez la recherche. Vous arrivez sur une page avec tous les hébergements situés dans la ville recherchée. Le nombre de résultats est indiqué en haut de page. S’il s’agit d’une grande ville, il peut y en avoir des milliers. Il est donc nécessaire de faire un tri.

Voici les critères que je vous recommande de sélectionner : 

  • Budget : Si vous avez une idée du tarif que vous êtes prêt à mettre par nuit, c’est le premier critère à indiquer. Cela vous permettra de ne pas voir les hébergements qui ne correspondent pas au budget de votre voyage. Vous pouvez sélectionner plusieurs plages de prix.
  • Note des commentaires : Il s’agit des notes laissées par les clients de Booking. Autant choisir les hébergements qui ont satisfait un maximum de voyageurs. Pour cela, j’utilise le critère “Fabuleux 9+” ou, si le nombre de résultats est trop faible, “Très Bien 8+”. Faites attention à choisir des hébergements qui ont un minimum de notes. Au minimum une vingtaine et au mieux des centaines. 
  • Annulation gratuite : c’est un critère très important. Si pour une raison ou une autre votre voyage ne pouvait avoir lieu, vous vous éviterez de nombreux soucis. Lorsque vous choisissez un hébergement, il est toujours indiqué la date jusqu’à laquelle l’annulation est gratuite.
  • Distance depuis le centre : Ce critère vous aidera à choisir des hébergements qui ne sont pas trop excentrés. Lorsqu’un hôtel vous plait, vérifiez également sa localisation sur la carte. Est-il éloigné ou non des points d’intérêt ? 
  • S’il reste encore trop de choix, vous pouvez ajouter des critères qui sont importants pour vous. Souhaitez-vous le petit déjeuner inclus ? Une piscine ? Un parking ? 

Grâce à ces différents filtres, le nombre d’hébergements correspondant à vos critères devrait sensiblement baisser. Vous pourrez ainsi plus facilement faire votre choix en vous basant sur la géolocalisation, les photos et la description de l’hébergement. 

Pensez également à bien vous connecter à la plateforme pour pouvoir bénéficier du programme de fidélité de Booking qui vous offrira de nombreuses remises sur les hébergements.

Les alternatives à Booking

Bien sûr, il existe de nombreux autres comparateurs qui vous permettront de choisir votre hôtel. Il existe même des comparateurs de comparateurs. Je pense par exemple à Hotels.com , Trivago , Expedia , Kayak , Tripadvisor … Vous n’êtes bien entendu pas obligés d’utiliser Booking . À vous de faire votre choix et d’utiliser la plateforme qui vous convient le mieux. 

Vous pouvez également utiliser les comparateurs et réserver ensuite vos hébergements directement sur le site des hôteliers. En procédant ainsi, vous garantissez un meilleur revenu aux hôteliers qui ne seront pas obligés de verser une commission aux grandes plateformes pour votre réservation. Mais vous perdez également les avantages des grandes plateformes à savoir l’annulation simple et gratuite, le fait de retrouver facilement toutes vos réservations au même endroit et le service client. 

Photographie d'un hôtel en asie

5.2.2 Airbnb, location d’appartement ou de chambre chez l’habitant

Autre grand mastodonte de la réservation d’hébergement en voyage, Airbnb peut être une alternative intéressante aux comparateurs. Le site, créé initialement pour les particuliers, permet de trouver un appartement, une maison ou une chambre chez l’habitant . Mais l’offre évolue et il est désormais possible d’y trouver également des chambres d’hôtel. 

Personnellement, j’utilise Airbnb quand l’offre sur Booking n’est pas suffisante. Le site me permet souvent de trouver des alternatives moins onéreuses lorsque les prix des hôtels sont trop élevés à mon goût. On y trouve également des hébergements moins plus insolites.

Encore plus que sur Booking, si vous utilisez Airbnb, je vous recommande de faire très attention aux avis laissés par les autres voyageurs . Évitez les hébergements qui n’ont encore reçu aucun avis et privilégiez les “ Superhost ” qui sont des hôtes reconnus par les autres voyageurs pour la qualité de leur hébergement. 

Faites également attention au prix d’appel qui est affiché lorsque vous affichez les différentes offres. Ce n’est pas le prix que vous paierez à la fin car il faut souvent ajouter des frais de service et des frais de ménage . 

Enfin, faites bien attention aux conditions d’annulation et choisissez en priorité les hébergements qui proposent des conditions d’annulation flexibles . 

Sachez qu’il existe également des alternatives aux grosses plateformes comme Booking ou Airbnb qui sont souvent assez décriées. 

Si vous n’avez pas envie d’utiliser ces plateformes ou souhaitez tester d’autres modes de voyage, voici quelques alternatives qui pourraient vous intéresser :

  • L’échange de maison : L’idée initiale de plateformes comme HomeExchange était de permettre à des personnes à l’autre bout de la planète de séjourner chez vous pendant que vous séjourniez chez eux. Depuis, le concept a évolué grâce à un système de point qui vous permet de séjourner dans des hébergements sans que l’échange soit obligatoirement réciproque. 
  • Les plateformes d’hébergement responsables : Ecobnb , Vaolo ou encore Fairbnb promeuvent un tourisme plus respectueux de l’environnement en mettant en avant des établissements ou initiatives engagées pour un tourisme plus durable. 
  • Le Couchsurfing : l’idée repose sur la générosité des voyageurs qui vous accueillent gratuitement sur leur canapé ! En contrepartie, vous devrez en faire de même chez en accueillant d’autres voyageurs. C’est également souvent le gage de belles rencontres. 
  • Le Workaway : pour des voyages au long court, il est possible d’ être logé et nourri par l’habitant dans certains pays, en échange d’un travail 5 heures par jour et 5 jours par semaine. Cela peut paraître très contraignant comme cela, mais il est possible de vivre de très belles expériences en prêtant main forte à des locaux qui seront ravis de vous accueillir et de vous faire découvrir leur culture. 
  • Les voyages en van ou en camping car . On ne présente plus ce mode de voyage très à la mode, qui permet de se déplacer avec sa petite maison roulante et de s’arrêter où bon nous semble sur la route. Si vous choisissez ce mode de voyage, faites toutefois attention aux règles concernant le camping sauvage qui n’est pas autorisé partout. L’application park4night peut également vous aider à trouver des coins sympas pour stationner.

Maintenant que vous avez réservé vos hébergements, vous savez exactement quel jour vous serez à quel endroit. Vous pouvez donc réserver les activités qui le nécessitent si vous le souhaitez.

Excepté pour les activités très prisées, il n’est pas forcément nécessaire de réserver plusieurs mois à l’avance les activités que vous avez repérées. Vous pouvez effectuer les réservations quelques semaines avant votre voyage, ou bien directement pendant le voyage. 

Pour rappel, vous trouverez de nombreuses suggestions d’activités dans votre guide de voyage et sur les blogs. Mais vous pouvez également passer par des plateformes comme Get Your Guide , Civitatis ou Tiqets qui regroupent de nombreuses idées d’activités et excursions. Les hôtels proposent également parfois leurs propres excursions. Mais attention, il n’est pas rare qu’ils prennent une commission sur le prix de la prestation. 

Photographie de deux kayaks sur la mer

Vos hébergements et activités sont réservés ? Félicitations, vous avez presque terminé d’organiser votre voyage ! Il ne vous reste plus qu’à gérer les dernières formalités pour vous assurer que tout se passera correctement. 

Passeport, Visa et autres démarches administratives. Avant de vous rendre dans un pays, vous devez vous assurer que vous êtes en règle pour pouvoir y séjourner.

Pour cela, rendez-vous sur le site France Diplomatie , puis dans la rubrique “Informations par pays” choisissez votre destination. Cliquez ensuite sur la rubrique “Voyages”. Vous retrouvez ici toutes les informations que vous devez connaître sur votre destination avant de vous y rendre. L’onglet “Entrée / Séjour” détaille l’ensemble des formalités d’entrée à connaître. 

Je vous recommande de faire particulièrement attention aux points suivants :

  • Avez-vous besoin d’un passeport ? Dans la plupart des pays de l’Union Européenne, la carte d’identité suffit mais en dehors, vous aurez besoin d’un passeport dont la date de validité est ultérieure à la date de retour de votre voyage. Certains pays demandent même à ce que la durée de validité du passeport dépasse de plusieurs mois la date d’entrée sur le territoire.
  • Avez-vous besoin d’un visa ? Certains pays demandent un visa peu importe la durée du séjour, d’autres n’en demandent pas pour des séjours de moins d’un mois, d’autres encore mettent en place des demandes de visa simplifiées… Si vous avez besoin d’un visa, effectuez les démarches le plus tôt possible car le traitement des demandes est parfois long. Attention, la demande de visa peut parfois avoir un coût assez élevé, à prendre en compte dans le budget du voyage. 
  • Avez-vous besoin du permis international ? Si vous souhaitez conduire une voiture ou un scooter à l’étranger, ce sera peut-être nécessaire. Reportez-vous à l’étape 4 “Réserver ses transports internes” de cet article si vous avez besoin d’en savoir plus au sujet des démarches à effectuer pour obtenir un permis international. 

Autre étape qui n’est pas obligatoire mais que je vous recommande fortement, déclarez votre voyage sur le service Ariane du ministère des Affaires Étrangères. Le service a été conçu pour pouvoir retrouver et contacter facilement les ressortissants français en cas de crise dans le pays visité. L’inscription est simple est gratuite. Elle vous permettra d’ être averti en cas de danger à venir si celui-ci peut être prédit (comme une catastrophe naturelle par exemple) et de recevoir les consignes à suivre en cas de problème majeur.

C’est un paramètre à ne pas négliger lorsque vous organisez un voyage. Vous devez absolument vous renseigner sur les obligations et recommandations en matière de santé dans le pays visité.

6.2.1 Anticiper les vaccins

Pour visiter certains pays notamment en Asie, en Afrique et en Amérique du sud, vous devrez souvent effectuer des vaccins pour vous protéger des potentielles maladies et infections auxquelles vous pourriez avoir à faire face pendant votre séjour. Certains vaccins sont obligatoires, d’autres recommandés. 

Pour savoir si vous devez vous faire vacciner avant de visiter un pays, rendez-vous à nouveau sur le site France Diplomatie . Rendez-vous sur la fiche du pays visité, puis dans l’onglet “Santé”. Vous y trouverez le détail des vaccins obligatoires ou recommandés, ainsi que de nombreuses informations sur les risques sanitaires présents dans le pays.

Si vous devez effectuer des vaccins, pensez à les anticiper au maximum. Certains doivent être effectués plusieurs mois avant le voyage, d’autres ont des rappels et doivent donc êtres faits en plusieurs fois. Il serait dommage de ne pas être protégé car vous vous y seriez pris trop tard !

6.2.2 S’assurer de disposer d’une couverture santé

En France, nous disposons de l’un des meilleurs système de santé au monde . La plupart des soins que nous effectuons sont remboursés par la sécurité sociale. Mais il ne faut pas oublier que c’est loin d’être le cas partout dans le monde . Si vous tombez malade ou avez un accident à l’étranger, il faut vous assurer que vous serez couverts. 

En effet, un accident est vite arrivé et il est nécessaire de vous protéger. Après une morsure de serpent lors d’un road trip en Thaïlande , j’ai par exemple pu être prise en charge par l’assurance contractée grâce à ma carte de paiement. Si tel n’avait pas été le cas, les frais engagés pour me soigner qui se sont élevés à 9 900 € auraient été à payer avec mes finances personnelles…

La carte européenne d’assurance maladie

C’est le minimum a avoir avant tout voyage en Europe. La carte européenne d’assurance maladie est utilisable dans tous les États de l’Union Européenne et de l’espace économique européen, et même en Suisse. La carte est gratuite , il suffit d’en faire la demande au moins 15 jours avant la date de votre voyage pour chaque membre de la famille, sur le site d’ Ameli .

La carte vous permettra de bénéficier de soins médicaux dans un autre pays européen en cas de besoin. Vous pourrez ainsi bénéficier des même protocoles de soins que les résidents du pays où vous séjournez.

Attention, la carte ne garantie pas la gratuité des soins mais simplement votre prise en charge en cas de besoin. En fonction des pays, il faudra parfois avancer les frais et demander le remboursement à votre retour auprès de la sécurité sociale. Si tel est le cas, pensez à bien demander les justificatifs de paiement auprès des organismes de santé afin de pouvoir justifier des frais engagés à votre retour en France.

À noter que l es remboursement se feront sur la base des tarifs de la sécurité sociale. Si les frais médicaux du pays visité sont très élevés, vous pourriez ne pas être remboursé intégralement. La carte ne permet pas non plus le rapatriement en cas de besoin. Pour cela, vous devez, vous devez être couvert par une assurance spécifique. 

Les assurances voyage

Il est absolument nécessaire d’ être couvert par une assurance voyage lorsque l’on voyage à l’étranger, surtout en dehors de l’Europe. Avant d’engager des frais avec une assurance voyage dédiée, il peut être intéressant de se renseigner au sujet des assurances dont vous disposez déjà.

Certaines cartes haut de gamme type Gold MasterCard, Visa Premier ou supérieur offrent des garanties qui comprennent des assurances voyage. Pour pouvoir bénéficier de l’assurance proposée par ces cartes pendant votre voyage, il faut que la carte ait été utilisée pour réserver vos billets d’avion ou de train. En cas de problème pendant le voyage, vous serez ainsi couvert par l’assurance voyage de votre carte bancaire car celle-ci aura servi à réserver le voyage. 

  • Bon à savoir au sujet des assurances bancaires

Si vous êtes le propriétaire de la carte de paiement qui possède une assurance, celle-ci vous couvre uniquement vous et les membres de votre famille (enfants, conjoint pacsé ou marié). Si vous partez en couple et que vous n’êtes pas pacsés mais que vous avez chacun une carte de paiement haut de gamme, il sera peut-être plus judicieux de réserver vos billets séparément pour être sûrs d’être chacun couverts par l’assurance de votre carte. Il en est de même pour un voyage entre amis.  

Si l’assurance de votre carte bancaire ou votre assurance personnelles ne vous couvre pas, alors  vous devez impérativement vous couvrir avec une assurance voyage spécifique . Pour cela, je vous recommande l’assurance  Cap Explorer  proposée par  Chapka Assurance  qui propose différents types de couverture en fonction de vos besoins (Annulation, Multirisque, Complémentaire Carte Bancaire, Assistance…). 

  • Bon à savoir si vous devez être pris en charge à l'étranger

En cas d’urgence dans certains pays, vous devrez parfois avancer les frais pour pouvoir être soigné avant que votre assurance prenne le relais. Ce fût mon cas en Thaïlande après une morsure de serpent. Si vous ne payez pas, l’hôpital ne vous prend pas en charge. Il peut donc être intéressant de disposer de sommes d’argent conséquentes sur son compte bancaire pendant un voyage. Pour ma part, j’ai dû avancer 1200 € avant que l’assurance ne prenne le relais. Si cela vous arrive, pensez à demander les factures et preuves de paiement pour pouvoir vous faire rembourser une fois de retour en France.

6.4 Gérer ses paiements à l’étranger

Lorsque vous voyagez à l’étranger, vous devez vous demander comment vous pourrez effectuer vos paiements une fois sur place . Dans les pays de la zone euro , vous pourrez évidemment payer en euros comme en France. Il convient tout de même de faire attention aux frais bancaires qui peuvent s’appliquer lors des retraits et paiements à l’étranger. 

En dehors de la zone euro , vous devrez payer en devise étrangère . Pour cela, plusieurs solutions s’offrent à vous.

6.4.1 Payer par carte à l’étranger

Pour vos voyages à l’étranger, je ne peux que vous recommander de vous munir d’un carte paiement qui vous permet de payer dans tous les pays de la zone euro ou en devise étrangère sans aucun frais . Ce nouveau type de carte apparu grâce aux néobanques comme Revolut sont absolument parfaites pour les voyageurs. Personnellement, ma carte Revolut est devenu un indispensable en voyage.

Revolut : payer en devise étrangère sans aucun frais

Revolut vous permet en effet d’ouvrir un compte courant auquel sera rattaché une carte bancaire. L’offre de base est gratuite : il n’y a donc aucun frais de tenu de compte et la première carte de paiement est offerte. Une fois votre compte chargé en euros, deux solutions s’offrent à vous. 

  • Convertir les euros dans la devise qui vous intéresse. La conversion se fait sans aucun frais de change, selon le taux en vigueur au moment de la conversion ! Vous pouvez ensuite payer par carte ou effectuer des retraits avec vos euros convertis.
  • Garder vos euros et laisser la conversion se faire au moment du paiement. Là encore, aucun frais à prévoir. Vos euros seront automatiquement convertis dans la devise du pays lorsque vous effectuerez des paiements, aux taux de change du jour.  

Pour les paiement dans les pays de la zone euro, il n’y a également aucun frais à prévoir lors de l’utilisation de la carte. 

Les seuls frais à prévoir concernent les retraits. Ceux-ci sont gratuits dans la limite de 200 € par mois. Ensuite, des frais de 2% sont appliqués, ce qui reste bien inférieur aux frais généralement appliqués par les banques classiques !

6.4.2 Faire du change en amont ou pendant le voyage

C’est une option qui peut être intéressante notamment dans les pays où l’usage de la carte bancaire n’est pas aussi démocratisé qu’en France. Ainsi, vous aurez suffisamment d’argent liquide pour régler vos dépenses sans avoir à retirer d’argent sur place dans un distributeur automatique. Vous ne paierez alors pas de frais bancaires . 

Pour procéder au change , rien de plus simple. Il vous suffit de vous munir de la somme d’argent liquide en euros que vous souhaitez échanger et de vous rendre dans un bureau de change . 

N’oubliez pas de vous renseigner en amont et de comparer les taux pratiqués . De grandes disparités existent et il suffit parfois d’aller dans le bureau de change voisin pour faire de belles économies. 

Cette transaction peut se faire avant votre départ dans n’importe quelle grande ville ou dès votre arrivée dans l’aéroport de destination . À noter que la plus grande partie des banques françaises proposent également ce service. N’hésitez pas à contacter la vôtre pour connaître les tarifs et taux de change pour une telle opération. 

Argent dans un temple à Bangkok en Thaïlande

6.5 Le budget prévisionnel du voyage

Ce n’est pas une étape obligatoire pendant la préparation d’un voyage, mais une fois toutes les étapes liées à l’organisation passées, il est assez simple d’estimer un budget prévisionnel pour le voyage . 

Pour cela, il vous suffit de créer un tableau sur lequel vous allez noter :

  • Le montant des billets d’avion ou de train, ou bien les frais d’essence et de péage
  • Le montant de vos réservations pour les hébergements
  • Le montant de vos frais pour les transports internes
  • Le montant prévu pour les différentes visites et activités au programme
  • Le montant des frais administratifs (visa, assurances…)

Cela vous donnera déjà une bonne idée du coût global du voyage avec les éléments les plus prévisibles. 

Au budget que vous aurez trouvé, il faudra ajouter le coût des repas et des extras que vous vous offrirez sur place : souvenirs, transports, activités imprévues pendant la préparation du voyage… 

Pour simuler le prix des repas , vous pouvez de nouveau utiliser un simulateur de coût . Il vous donnera le prix moyen par jour à consacrer aux repas en fonction de votre mode de voyage, à multiplier par le nombre de jours et le nombre de voyageurs.

Pour le prix des extras, à vous de définir le budget moyen par jour que vous pensez pouvoir consacrer à cela. En le multipliant par le nombre de jours de voyage, vous obtiendrez un budget global pour les extras que vous pourrez additionner à votre budget total.

Vous obtenez ainsi le budget prévisionnel de votre voyage . Personnellement, j’adore le calculer en amont de mes voyages. Au retour, je me rends généralement compte que ce que j’avais prévu était souvent très proche de la vérité !

Si vous avez utilisé le planificateur à contresens pour organiser votre voyage, vous obtiendrez également en quelques clics le budget prévisionnel de votre séjour. 

6.6 Préparation des documents nécessaires au voyage

Vous avez désormais terminé d’organiser votre voyage ! Quel beau travail accompli ! Avant de refermer complètement le projet en attendant de pouvoir en profiter, assurez-vous tout de même de regrouper tous les éléments du séjour afin de pouvoir facilement les retrouver.

6.6.1 Organiser les documents du voyage

Si vous ne l’avez pas fait au fur et à mesure de l’organisation du voyage, je vous conseille de regrouper l’ensemble de vos documents au même endroit, soit sur un serveur en ligne, soit sur un dossier sur le bureau de votre ordinateur.

J’ai tout de même une préférence pour les services de stockage en ligne comme la suite Google Drive ou Dropbox car cela vous permet d’accéder à vos documents depuis n’importe quel endroit dans le monde sans avoir besoin de votre ordinateur, dès lors que vous disposez d’une connexion internet.

Dans tous les cas, vous devez ranger au même endroit :

  • Les confirmations de réservation de vos billets d’avion ou de train
  • Les confirmations de réservation et vouchers de vos location de voiture ou transports internes
  • Les confirmations de réservation des activités et visites
  • Les confirmations de réservation de vos hébergements
  • Les notes prises pendant vos recherches
  • Le résumé de votre itinéraire
  • Votre carte interactive (attention, vous ne pouvez la consulter que sur google drive ou google maps, il n’est pas possible de l’exporter)

Soyez organisés en nommant les documents correctement de façon à vous y retrouver et en faisant plusieurs dossiers et sous dossiers. Si vous avez besoin de retrouver un document, vous serez contents de ne pas mettre des heures à le chercher. 

Je vous conseille également de scanner et de ranger dans ce dossier vos documents d’identité : carte d’identité, passeport, permis, permis international, carte vitale, carte européenne d’assurance maladie… 

6.6.2 Imprimer les documents du voyage

Une fois que vous avez rangé correctement tous les documents, je vous conseille également de les imprimer . Si vous en avez besoin à un moment où vous n’avez pas de connexion internet pendant le voyage, vous serez contents d’avoir prévu le coup.

Imprimez l’ensemble de vos confirmations de réservation, le programme de votre voyage et les copies de vos documents d’identité. Cela pourra également vous être utile en cas de perte.

Rangez tout cela dans une petite pochette que vous emporterez avec vous pendant le voyage. Elle s’avèrera très certainement bien pratique !

Photographie d'un sommet en Nouvelle Zélande

Et voilà ! La préparation de votre voyage est enfin terminée . Félicitations pour ce beau travail. Je suis sûre que vous avez créé un séjour parfait qui vous ressemble. Vous pouvez être fier de vous !

Il ne vous reste plus qu’à attendre que le voyage arrive pour pouvoir, enfin, en profiter !

Pendant le voyage, n’oubliez pas que même si vous avez organisé votre voyage aux petits oignons, il faut laisser un peu de place à l’imprévu, aux belles rencontres et à la découverte ! L’objectif est d’en prendre plein les yeux et de découvrir l’ambiance et la culture d’un pays, pas de courir un marathon pour pouvoir en voir un maximum !

Image d'illustration d'une baignade en voyage

Des questions sur ma méthodologie pour organiser un voyage ?

J’espère que vous avez aimé cet article et qu’il vous sera utile pour vous aider à organiser votre voyage !

Malgré toutes ces informations, s’il reste encore quelques zones d’ombres, n’hésitez pas à m’en faire part en commentaire . C’est toujours un plaisir pour moi de vous répondre et de vous aider à préparer vos voyages 😊❤️. Et si vous avez d’autres suggestions pour organiser un voyage qui pourraient intéresser des voyageurs, n’hésitez pas non plus à me les indiquer en commentaire !

Si vous avez aimé cet article, ou s’il vous a été utile, vous pouvez également me le signaler en lui attribuant 5 étoiles ! Cela me fait toujours très plaisir.

Une dernière chose, pensez à épingler mon article sur Pinterest 📌 pour le conserver précieusement. Vous pouvez également le partager facilement sur les réseaux sociaux avec les boutons juste en dessous pour aider d’autres futurs voyageurs. 

Votre aide pour m’aider à diffuser mes articles m’est très précieuse 😊

Bonjour, merci beaucoup pour cet article <3

Merci beaucoup, je suis ravie si cet article à pu vous aider à organiser votre prochain voyage ! Marie

Merci pour toutes vos propositions !

Merci pour tous ces conseils si précieux

Avec plaisir ! J’espère que tout ça a pu vous aider. Bon voyage, Marie.

Bonjour, Je suis content d’avoir trouvé votre site, je trouve beaucoup d’informations utiles et claires pour préparer un voyage. En cherchant la petite bête, il manque peut-être un champ de recherche, pour rechercher parmi tous les articles. 😉

Les loueurs de voitures veulent une carte de crédit pour la caution, mais on a principalement des cartes de débit en France. J’ai lu que la location peut-être totalement annulée sans remboursement si on a pas la bonne carte, car le cash n’est pas accepté non plus.

Quelle est votre expérience par rapport à ça ? J’ai vu que Revolut que vous conseillez, ne propose que des cartes de débit.

Merci d’avance.

Bonjour Matthieu,

Merci pour votre message ! C’est vrai qu’une section de recherche serait une bonne idée, je me le note sur notre loooooongue liste de chose à faire pour optimiser encore davantage l’expérience de navigation.

Concernant la location de voiture, ce que vous avez lu est vrai. C’est à la discrétion du loueur et certains ne veulent malheureusement rien entendre si vous ne disposez pas du bon modèle de carte. À titre personnel, nous avons fini par opter pour une carte de crédit française auprès de notre banque principale en remplacement de la carte de débit. Cela ne nous coûte pas plus cher mais ce n’est peut-être pas une généralité…

À bientôt, Marie

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Professionnels : 6 conseils pour bien préparer ses déplacements

Un déplacement professionnel est souvent un enjeu important pour une entreprise : signature éventuelle d’un nouveau contrat, présentation d’un nouveau produit, conférence sur différents travaux. Afin de rester concentré sur l’essentiel, votre voyage doit être bien préparé. Voici 6 conseils pour un déplacement professionnel serein et réussi.

1- Pour un déplacement professionnel réussi : bien définir ses objectifs en amont

Un déplacement professionnel nécessite une bonne préparation de la politique et des informations concernant le voyage. Le but du déplacement et ses enjeux doivent être définis clairement afin de ne pas dévier de ses objectifs de travail. Pour éviter les mauvaises surprises, nous vous conseillons également de fixer un coût global du séjour. À partir du budget qui vous est alloué dans le cadre de votre travail, vous pourrez ainsi décider de la durée de votre déplacement et de la somme dont vous disposerez sur place.

2- Se renseigner sur les formalités : éviter les mauvaises surprises

Avant chaque voyage dans les limites d’une activité professionnelle, il est important de se renseigner sur les formalités obligatoires, surtout lorsque vous partez à l’étranger. Est-ce que le pays dans lequel vous vous déplacez nécessite un visa, un passeport ou une carte d’identité seulement ? Pensez à vérifier la date de validité de votre passeport et de votre carte d’identité. En effet, certaines destinations demandent que le passeport soit valable encore 3 à 6 mois après la date de votre retour. Dans certaines régions du monde, des vaccins sont obligatoires, renseignez-vous auprès des services médicaux français avant votre déplacement, afin de savoir si vous êtes concerné.

3- Anticiper son séjour sur place : optimiser ses déplacements professionnels

Lorsque vous voyagez dans le cadre d’une activité professionnelle, il est important d’anticiper certains évènements. Vous gagnerez ainsi un temps précieux et votre organisation vous évitera quelques mésaventures.

Frais bancaires et plafond de retrait, pensez-y avant votre départ

Un déplacement professionnel engendre souvent des frais supplémentaires (restaurant, location de voiture...) : pensez à augmenter le plafond de retrait de votre carte bancaire si cela est nécessaire. Cette simple démarche vous évitera de vous retrouver sans moyen de paiement. Renseignez-vous également sur les frais bancaires que votre banque applique lors de retraits ou de paiements. Il peut être plus avantageux de retirer de l’argent avant votre déplacement pour le convertir ensuite en monnaie locale.

Préparez vos déplacements et vos rendez-vous sur place

Il est important de vous familiariser le plus tôt possible avec le lieu où vous allez séjourner, et de faire des choix qui faciliteront vos déplacements. Vous aurez ainsi des repères et vous pourrez vous déplacer plus rapidement une fois sur place :

  • Localisez les différents endroits où vous devez aller (lieu du rendez-vous, aéroport ou gare…) et déplacements que vous devrez effectuer.
  • Choisissez un hôtel ou un domicile facilitant vos trajets, il peut être proche de votre lieu de rendez-vous ou proche des transports.
  • Plusieurs réunions ou rendez-vous sont prévus dans la même ville par votre employeur ? Essayez de tout regrouper le même jour ou au même endroit afin d’optimiser vos déplacements et votre temps.
  • Préparez tous vos déplacements et anticipez en premier les temps de transit ainsi que les moyens de locomotion publics ou privés que vous allez prendre afin d’éviter d’être en retard : est-ce que l’on vient vous chercher ? Est-ce que vous allez utiliser le métro, avoir besoin d’un taxi ou vous déplacer à pied ?
  • Imprimez un plan du lieu où vous allez séjourner et indiquez l’ensemble des trajets que vous allez devoir effectuer.

Encadré : Les infos pratiques à vérifier avant votre départ :

Nous vous conseillons de vous informer sur les coutumes du pays. Elles peuvent parfois être très différentes de celles de votre pays d’origine. Une petite préparation ou une mise au point peut être nécessaire. Renseignez-vous également sur la politique des prises électriques, vous aurez peut-être besoin d’un adaptateur pour vos appareils électroniques.

4- Un trajet bien préparé pour un déplacement professionnel serein

Partir en déplacement professionnel implique un voyage qui peut parfois durer plusieurs heures. Voici quelques règles importantes pour bien préparer votre trajet :

  • Le moyen de transport utilisé doit être adapté à votre budget et à la distance
  • Imprimez vos réservations dès que vous les recevez
  • Définissez l’heure de départ de votre lieu de travail ou de votre domicile (arriver 2 h avant pour l’avion, 20 min pour le train…)
  • Renseignez-vous sur l’état du trafic : des grèves sont-elles prévues ? Est-ce une période de départs en vacances ?
  • Si vous voyagez en voiture : notez les pompes à essence et les restaurants sur la route afin de vous arrêter toutes les 2 h.
  • Téléchargez les cartes GPS pour pouvoir les consulter hors connexion.

5- Partir l’esprit tranquille : anticiper son absence au bureau

Si vous avez un voyage professionnel de prévu, cela signifie que vous allez devoir vous absenter pendant plusieurs jours de votre lieu de travail habituel. Afin d’anticiper votre absence, voici quelques conseils :

  • Prévoir des e-mails automatiques dans le cas où vous ne serez pas joignable dans l’exercice de votre activité.
  • Prévoir de déléguer les tâches urgentes aux collègues qui resteront sur place si nécessaire.
  • Vérifier qu’aucun rendez-vous nécessitant votre présence n’ait été prévu durant votre absence sur votre lieu de travail.
  • Organiser une réunion juste avant votre départ, afin de s’assurer que tout sera bien pris en charge.

6- Une dernière vérification la veille pour ne rien oublier

Afin que tout soit prêt le jour J, il est important de faire une dernière vérification des informations avant votre départ. Voici une check-list non exhaustive, qui vous permettra de faire le point la veille de votre voyage :

Un déplacement professionnel réussi demande d’avoir une bonne organisation. Afin de simplifier vos paiements tout au long de votre voyage, pensez aux tickets services ou la Carte Ticket Restaurant. Pour vos trajets professionnels en voiture, la carte Ticket Fleet Pro vous permet de payer votre carburant et les frais d’entretien de votre véhicule de fonction. Que vous soyez une TPE/PME, indépendant ou entrepreneur, vous pourrez ainsi gérer facilement vos notes de frais et votre budget grâce à un suivi en temps réel vos dépenses et activités.

Un déplacement professionnel réussi demande d’avoir une bonne organisation. Afin de simplifier vos paiements tout au long de votre voyage, pensez aux tickets services ou la Carte Ticket Restaurant. Pour vos trajets professionnels en voiture, la carte Ticket Fleet Pro vous permet de payer votre carburant et les frais d’entretien de votre véhicule de fonction. Que vous soyez une TPE/PME, indépendant ou entrepreneur, vous pourrez ainsi gérer facilement vos notes de frais et votre budget grâce à un suivi en temps réel vos dépenses.

  • Vérifiez que vous êtes bien en possession de tous vos documents administratifs et qu’ils sont valides : passeport, visa, billet d’avion, réservation d’hôtel…
  • Confirmez votre venue aux personnes sur place.
  • Prévoyez de bien vous reposer la veille, surtout si vous devez conduire.
  • Imprimez vos billets et réservations d’hôtel.
  • Regardez l’état du trafic aérien, routier ou ferroviaire : des grèves sont-elles prévues ? Est-ce une période de forte affluence ? Vous devrez peut-être partir plus tôt de chez vous.
  • Préparez une petite trousse de secours dans votre bagage afin de vous soigner en cas de maladies bénignes ou des blessures légères (Doliprane, sparadrap…).
  • Prévoyez de l’argent en liquide pour le trajet.
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Comment organiser un déplacement professionnel ?

Un voyage professionnel ou un voyage d’affaires nécessite une bonne préparation pour pouvoir passer un séjour agréable et sans tracas. Indispensable pour la croissance de l’entreprise, pour établir de nouveaux partenariats, ce type de voyage est donc d’une importance considérable. Il n’est pourtant pas facile à planifier. Vous vous êtes sûrement déjà rendu compte que les voyages d’ordre privé pour des vacances sont difficiles à préparer. Les voyages d’affaires sont encore beaucoup plus complexes. Afin de vous aider à entreprendre sereinement les voyages professionnels, nous vous proposons ici quelques conseils qui pourraient vous être utiles.

Définir l'objectif de votre premier voyage d'affaires

déplacement professionnel en avion

Le but d’un voyage d’affaires peut varier d’une mission à l’autre. Mais généralement, l’objectif est d’accomplir une tâche importante pour le compte de l’entreprise, dans une ville ou un pays différent du lieu habituel de travail. Parmi ceux-ci peuvent être cités les voyages à des conférences et des séminaires, les rencontres avec de potentiels clients et autres partenaires commerciaux… Connaître les objectifs du voyage permet une meilleure planification des déplacements et de la logistique nécessaires aux personnes concernées par cette mission en extérieur. De plus, cela permet d’analyser après coup la rentabilité du voyage et de l’optimiser.

Connaître le cadre de votre entreprise à respecter

Un voyage d’affaires représente tout de même un coût considérable pour une entreprise. Peuvent être comptées les dépenses liées au logement, au transport et à la restauration. Il est donc indispensable d’anticiper tous ces frais et surtout de les limiter. Il est conseillé de réserver à l’avance les billets d’avion ou de train, par exemple, afin de bénéficier de prix beaucoup plus abordables et de réaliser un choix plus avisé.

De même, prenez en compte les protocoles nécessaires au sein de l’entreprise afin de valider facilement les projets de voyage. Mettez en place un système qui permet aux personnes concernées de vérifier l’avancée de la préparation du voyage, aux responsables de donner les permissions indispensables à la mise en place de budgets ou à la validation de documents.

Connaître la destination de voyage

Connaître la destination du voyage a pour but de préparer les différentes modalités liées au déplacement. Lors d’un changement de pays par exemple, la vérification de la validité du passeport ou des vaccins peut être requise. Vous pourrez aussi anticiper les types d’hébergement et de restauration présents sur place. Évidemment, la connaissance de la destination permet aussi de faire des réservations de billet à l’avance, de créer des itinéraires de voyage et de prévoir les habits à mettre selon la météo locale.

Choisir un moyen de transport adapté

Le choix du moyen de transport peut être crucial, notamment dans la gestion des budgets de voyage. Selon, la distance celui peut varier.

Pour les trajets sur de longues distances, l’avion reste le moyen le plus rapide, mais est assez coûteux. Renseignez-vous auprès des agences de voyages, des compagnies aériennes afin d’acheter des billets au meilleur prix.

La voiture ou le car

La voie routière avec l’utilisation d’un car ou d’une voiture peut aussi être envisagée pour les distances assez courtes. Pour un trajet long, ces moyens de transport sont lents et fatigants bien qu’ils soient abordables.

Le train est de son côté le moyen de transport préféré pour des distances longues ou moyennes, car plus économiques que l’avion la plupart du temps. La réservation à l’avance des billets s’avèrera tout de même nécessaire afin de bénéficier de prix préférentiels. Notons que certains tarifs de trains peuvent avoisiner ceux des avions selon la destination et la période. Nous vous conseillons donc de bien comparer le prix des billets.

Le bateau est certainement l’un des moyens de transport les moins utilisés dans le cadre de voyages d’affaires. Ils sont trop lents pour être efficaces et trop chers pour être efficients. Ils ne peuvent être intéressant que dans le cas où le voyage se passe dans un endroit qui n’est accessible que par voie marine. Tel est le cas de petites îles enclavées ne disposant pas d’aéroport ni d’héliport.

Dans vos trajets, prenez aussi en considération les frais pour aller à la gare, à l’aéroport ou au port. Ce type d’endroit est parfois assez éloigné des villes, pouvant entraîner des dépenses en plus lors de vos déplacements.

Conserver les justificatifs de dépenses

Les salariés en déplacement seront souvent amenés à réaliser des dépenses non prévues par le budget initial alloué. Ces frais supplémentaires sont à la charge de l’employeur pour la plupart, selon les conventions et les règles fixées par l’entreprise. Afin de pouvoir se faire rembourser, le salarié doit constituer des notes de frais et les preuves de dépenses qui y sont associées. Ces justificatifs peuvent par exemple se présenter sous forme de facture ou de reçu. Ces derniers doivent contenir le nom du fournisseur, la date, le montant et la description de la dépense. Il est difficile au collaborateur concerné de se faire rembourser sans ces justificatifs.

Planifier la logistique

Créer une check-list afin de planifier tout ce qui concerne la logistique est utile. Vous aurez ainsi sous votre main un moyen de visualiser tous les détails sur le voyage. Vous pouvez, grâce à cela, avoir une idée précise de l’avancée des tâches à réaliser comme la réservation des moyens de transport et celle des hôtels. Programmer l’emploi du temps et les trajets nécessaires pour que chaque collaborateur puisse participer sereinement aux événements professionnels devient aussi beaucoup plus simple. Vous pouvez également vous assurer que rien ni personne ne manque à l’appel et éviter plusieurs quiproquos, retards et annulations. Ceux-ci peuvent ébranler la confiance de vos collaborateurs et la réputation de votre entreprise.

Prévoir les différences culturelles et protocoles d'affaires

Encore aujourd’hui, très peu de professionnels s’informent sur les coutumes culturelles et les protocoles en affaires propres aux pays ou aux régions qu’ils visitent. Pourtant, ne pas s’y plier peut, malgré la bonne volonté de vos collaborateurs, conduire à l’échec d’une réunion ou d’une entente. Ces règles coutumières se rencontrent principalement avant une réunion ou durant un déjeuner d’affaires. À titre d’exemple, au Japon, il est d’usage de présenter sa carte de visite de ses deux mains lorsque l’on rencontre pour la première fois un futur partenaire commercial. L’accepter de ses deux mains est aussi une marque de respect. Il est également extrêmement impoli d’ouvrir un cadeau d’affaire devant son donneur.

Préparez vos documents

Plusieurs documents sont à prévoir lors d’un voyage d’affaires. Afin de vous aider à faire un point sur ceux dont vous aurez peut-être besoin, nous allons les détailler ici.

La carte d'identité

Même si lors d’un voyage professionnel, la carte d’identité n’est pas forcément demandée par les autorités, il est avisé de l’amener avec vous comme pièce justificative, peu importe où vous vous rendez. Certains pays comme le Royaume-Uni demandent d’ailleurs la carte d’identité à ses frontières. Veillez à ce que celle-ci soit valide, car d’autres pays ne tolèrent pas une carte d’identité dont la date de validité a été dépassée. Ils peuvent, juste à cause de ce papier, refuser votre entrée sur leur sol.

Le passeport

Le passeport reste le document le plus important et obligatoire pour pouvoir passer les frontières d’un pays. Veillez également à vous assurer qu’il est valide au moins jusqu’à votre retour afin de ne pas avoir de problème à l’arrivée ou au départ d’un pays.

Le visa de séjour

Ce document est surtout utile lorsque vous vous déplacez dans un pays ne faisant pas partie de l’Union européenne. Il est souvent stressant et chronophage de réaliser une demande de visa auprès d’un pays, si bien que vous êtes obligé de le faire à l’avance afin de ne pas être pris au dépourvu. Il se présente sous la forme d’une vignette ou d’un tampon apposé sur le passeport du voyageur. Il est intéressant de noter que certains pays comme la France bénéficient de facilités de déplacement vers des nations avec qui ils ont des partenariats diplomatiques. Toujours dans le cas du Japon, le visa n’est pas indispensable pour une durée inférieure à 3 mois pour les personnes de nationalité française. Ce n’est qu’au-delà de cette durée que vous aurez à faire des démarches administratives pour entrer sur le territoire japonais.

L'assurance voyage

Certains pays en dehors de l’Union européenne peuvent vous demander de souscrire à une assurance voyage pour pouvoir entrer sur leur territoire. Dans d’autres, cette assurance n’est pas expressément exigée, mais nous vous recommandons tout de même d’y souscrire par précaution. L’assurance voyage vous permet d’être couvert, même dans un pays étranger, en cas d’accident ou de maladie. Surtout si vous allez dans un pays tropical où le climat est assez différent, prendre une assurance voyage est la meilleure chose à faire. Notons aussi que le niveau d’hygiène dans un pays étranger ou même les types de maladie qui s’y trouvent peuvent porter atteinte à une personne qui n’y est pas habituée. Si vous tombez malade, que vous vous retrouvez à l’hôpital ou que vous avez besoin d’un rapatriement d’urgence, les frais risquent d’être exorbitants sans cette assurance.

Selon la compagnie d’assurance à laquelle vous souscrivez, les frais couverts peuvent être différents. Néanmoins, certaines dépenses devront obligatoirement être prises en charge par l’assurance, comme notamment les frais médicaux, d’hospitalisation et de rapatriement. À titre accessoire, peuvent aussi être comptées la garantie annulation, l’assurance bagages en cas de perte, de vol ou de détérioration de vos effets personnels durant votre déplacement.

La responsabilité civile peut également être intéressante si vous vous retrouvez dans un accident ayant causé des dégâts matériels ou corporels.

Le certificat de vaccination

Un carnet vaccinal à jour peut être requis selon le pays de destination. Il est tout d’abord conseillé que les vaccins contre la Covid-19, la coqueluche, la tuberculose, les oreillons, la rubéole, la diphtérie, le tétanos et la poliomyélite soient à jour. Cela vous protègera de plusieurs maladies, surtout si vous allez dans un pays tropical. Certains pays demanderont des vaccins en plus. En Asie, il peut vous être demandé la réalisation d’un vaccin contre la rage, l’hépatite A et l’hépatite B, l’encéphalite à tique ou la typhoïde. D’autres types de vaccins sont exigés pour l’Amérique latine ou l’Afrique. Votre santé et le bon déroulement de votre voyage en dépendront.

Le permis de conduire international

Si vous êtes confiant sur vos capacités à conduire dans un pays étranger et que le coût d’une voiture de localisation est plus rentable pour vos déplacements dans ce pays, vous aurez peut-être besoin d’un permis de conduire international. Si vous vous déplacez dans un pays appartenant à l’Espace économique européen, votre permis de conduire français sera souvent suffisant pour un séjour de courte durée.

Dans d’autres pays, le permis de conduire international peut être demandé. C’est un document où sont traduites toutes les informations présentes sur votre permis de conduire français, ce qui permet à toute autorité locale de reconnaître que vous êtes en capacité légale de conduire. Nous vous recommandons d’approcher l’ambassade du pays où vous souhaitez vous rendre afin de savoir si ce document est indispensable et quelles sont les autres modalités nécessaires à la conduite sur son territoire.

Choix de l'hébergement

Entre hôtels, appart’hôtels, appartements, locations de particulier à particulier, le choix de l’hébergement dépendra de plusieurs facteurs. Parmi ceux-ci, la proximité par rapport aux lieux où se passent les événements auxquels vous devez vous rendre. Ensuite vient le prix de l’endroit et le nombre de personnes qui vous suivent dans votre voyage. Enfin vient la durée du séjour. Un petit hôtel est souvent la solution la moins chère et la plus simple si vous restez pour une très courte durée. Pour une durée dépassant une semaine, le choix d’un appart’hôtel peut être beaucoup plus approprié. Selon vos exigences en matière de services et la situation géographique de l’hébergement, les prix peuvent fortement varier. Il est donc préférable de choisir un endroit qui correspond à votre budget et qui ne soit pas trop éloigné de vos lieux d’activité.

hébergement lors d'un déplacement professionnel

Choix du vol

Faire un voyage d’affaires ne nécessite pas forcément d’aller en classe business. Selon vos moyens, la disponibilité des vols et vos besoins, vous pouvez opter pour celui qui vous correspond le mieux. Ainsi, il est tout à fait possible de réaliser un voyage en classe économique, voire opter pour un low cost si vous souhaitez ne pas dépenser d’argent. Selon la compagnie aérienne, les services auxquels vous aurez accès peuvent être intéressants. Si vous optez pour le confort, nous ne pouvons que vous conseiller la classe affaires. Certains chefs d’entreprises peuvent également louer des jets privés qui présentent l’avantage d’être disponibles à tout temps. Le plus grand inconvénient des jets est l’augmentation considérable de votre empreinte carbone.

Planifier son agenda

La planification de l’agenda est une étape essentielle afin d’optimiser le temps que vous avez lors de votre déplacement. Afin de boucler rapidement la mission que vous avez à effectuer durant votre séjour, une bonne organisation s’avère indispensable. Téléphonez à l’avance les personnes que vous avez prévu de rencontrer et confirmez vos rendez-vous. Afin d’éviter du stress supplémentaire et de vous assurer que vous avez vraiment le temps, ayez toujours sous votre main votre agenda. Essayez de bien répartir vos rencontres sur toute la durée de votre séjour afin de ne pas vous fatiguer.

Le matériel de voyage

Pour un voyage tranquille, le choix du bagage est important. Optez pour une valise tout terrain, avec quatre roues pour une plus grande stabilité. Sa taille dépendra principalement de la durée de votre séjour et du type d’équipement que vous avez à transporter dans le cadre de votre travail. Nous vous conseillons d’investir dans un bagage de bonne qualité, capable d’être mis à rude épreuve, mais qui vous durera pour plusieurs voyages d’affaires. Une valise pouvant être amenée en cabine est souvent préférée, car cela vous évite d’attendre l’arrivée de votre bagage à l’aéroport et de perdre moins de temps.

Les vêtements

Les vêtements à amener dépendront évidemment de la durée du séjour, mais aussi du type de réunions ou de travaux que vous aurez à réaliser durant votre séjour. Des costumes et surtout des chemises, chaussettes et sous-vêtements de rechange seront les bienvenus si vous devez participer à des événements formels. Optez pour des habits dans lesquels vous serez à l’aise et qui ne se salissent pas facilement étant donné que vous n’aurez peut-être pas accès à une laverie.

Le moyen de paiement

Les devises en espèce sont préférées pour les petites sommes. Les Traveler Cheques sont de plus en plus courants et garantissent la couverture de vos règlements. La carte bancaire reste le moyen le plus pratique, mais faites attention aux frais qui peuvent en découler selon la contrée où vous vous trouvez. Plusieurs banques proposent une tarification voyage pour diminuer vos frais lorsque vous êtes à l’étranger. Notez que dans certains pays comme le Japon, le paiement en espèce est beaucoup plus courant qu’en carte bancaire.

Les objets divers et variés

Plusieurs autres objets seront à inclure lors de votre voyage. Parmi ceux-ci, la trousse de toilette ou vos chargeurs de téléphone et d’ordinateur. Un dernier conseil, n’emportez que l’essentiel et préférez voyager léger.

Puis-je refuser un déplacement professionnel ?

Selon les modalités précisées dans votre contrat de travail, il est souvent impossible de refuser un déplacement professionnel sauf cas exceptionnel avec justification. Un refus est souvent synonyme d’insubordination professionnelle et peut être considéré comme étant une faute grave pouvant mener au licenciement de l’employé. Il est tout de même important de préciser que l’employeur est soumis à un délai de prévenance. Ainsi, il est dans l’obligation de prévenir l’employé que ce dernier sera envoyé en voyage d’affaires. Le délai de prévenance ne peut cependant être inférieur à 48 heures, auquel cas, l’employé est en droit de refuser le déplacement. Ce délai n’est qu’à titre indicatif, mais les textes prévoient une certaine souplesse dans son application selon les situations.

Comment calculer ses frais de déplacement ?

Les frais de déplacement peuvent être calculés selon certains critères. Ainsi, les frais de transport sont remboursables et pris en compte dans les calculs. Ils doivent cependant respecter la politique de voyage de l’entreprise et être justifiés. Tel est aussi le cas pour les frais d’hébergement et de repas.

Mesurez les résultats de vos déplacements professionnels

Un voyage étant un élément stratégique de l’entreprise et ayant un coût assez conséquent se doit d’être efficace. Ainsi, analysez les points positifs et surtout les points à améliorer pour diminuer les dépenses inutiles. Ajuster la politique de voyage peut être intéressant afin de donner plus de flexibilité à vos collaborateurs tout en améliorant votre gestion des coûts et en optimisant les déplacements.

Simplifiez et dématérialisez avec Carlabella

Carlabella vous propose différentes solutions afin de vous aider dans la planification de vos déplacements professionnels et dans la gestion logistique et budgétaire qui en découle. Notre logiciel de gestion de voyage permet de mieux anticiper les coûts, et de mieux s’organiser pour obtenir de meilleurs prix lors de la réservation des billets et de l’hébergement. Cela est possible grâce à la dématérialisation de tous les process.

Le premier avantage est que toutes les informations sont disponibles au même endroit. La validation du projet de voyage, la vérification des documents, la gestion des notes et bien d’autres choses sont accessibles en un clic aux personnes concernées. Une vision globale de tous ces aspects offre une plus grande maîtrise des ressources matérielles et humaines de l’entreprise. Les process sont fluidifiés et simplifiés. À titre d’exemple, les délais de remboursement des notes de frais sont beaucoup plus rapides et vos collaborateurs pourront facilement envoyer les justificatifs par l’intermédiaire d’une application dédiée.

Notre outil de voyage est connecté directement à notre outil ordre de mission, puisque généralement un voyage se réserve lors de la préparation d’une mission (à faire ou non valider par un supérieur). Il est possible de réserver tous les déplacements professionnels sur la même interface. Vous organisez directement le déplacement sur la plateforme sans sortir de l’application Carlabella. Le voyage d’affaire, train/avion/réservation voiture, est organisé directement, avec les mêmes conditions tarifaires que le site choisi (sncf, air France, site de locations voitures …). Tous les prix sont repris des sites (classe affaires ou en vol low-cost) grâce au système SSO. Il y a un workflow complet de la réservation voyage jusqu’au paiement de la note de frais Les équipes n’ont plus à passer par une agence de voyage, c’est la plateforme grâce au SSO qui est connectée directement à l’agence de voyage.

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Organiser un voyage professionnel à l’étranger : 10 conseils

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Se rendre à l’étranger peut être un levier important pour garantir la croissance de son activité professionnelle ou entretenir les relations avec des clients internationaux.

Pour préparer vos déplacements professionnels hors de France, faites appel aux compétences de traducteurs spécialisés sur une plateforme de traduction .

Quand on doit organiser un voyage professionnel à l’étranger, on fait face à une logistique sortant du quotidien, qu’il faut bien anticiper. Il faut donc s’assurer de tout planifier pour ne pas rencontrer de mauvaises surprises. Démarches administratives, réservations, frais ou encore préparation de vos réunions : voici nos 10 conseils pour que tout se passe au mieux !

Nos 10 conseils pour organiser votre déplacement professionnel à l’étranger

1. fixer les objectifs de votre déplacement professionnel à l’étranger.

Changer ses habitudes de travail peut parfois être déconcertant. Pour être organisé au mieux sur place et ne passer à côté d’aucune mission importante, mieux vaut commencer par fixer vos objectifs.

Déterminez bien dans quel cadre vous partez à l’étranger : quelle en est la motivation ? Notez à l’écrit vos idées et toutes vos attentes et celles de votre employeur . Votre voyage se construira autour de ce plan et vous n’en serez que plus efficace.

2. Vous renseigner sur les modalités d’entrée sur le territoire du pays

organiser un voyage professionnel

Comme pour tout voyage à l’étranger, il faut prêter attention aux conditions d’entrée dans le pays .

Le passé récent nous a montré à quel point les critères sanitaires pouvaient potentiellement être bloquants lorsqu’il s’agit de se déplacer à l’international. Prenez donc soin de contrôler les conseils aux voyageurs fournis par le site officiel du gouvernement concernant le lieu où vous vous rendez.

Chaque territoire a ses spécificités et certains vaccins peuvent être préconisés contre des maladies infectieuses. Voyager en Afrique requiert par exemple d’être vacciné contre la fièvre jaune. Votre médecin traitant ou l’Institut Pasteur sauront vous renseigner en fonction de votre destination.

Prenez garde à l’interdiction de denrées alimentaires sur certains territoires. Votre compagnie aérienne est à même de vous fournir un guide complet pour faciliter votre organisation.

3. Réaliser les démarches nécessaires

Une fois tous les renseignements pris, planifiez vos démarches administratives. Cette étape requiert de l’anticipation, car certains délais peuvent être longs.

Si le pays dans lequel vous vous rendez nécessite un visa ou une autorisation de séjour, vous devez vous adresser au consulat du pays concerné, en France. Pour accélérer les démarches, il est aussi possible de faire des demandes en ligne.

Contrôlez la date de validité de vos papiers d’identité : la carte d’identité, qui peut suffire dans l’Union européenne, et le passeport. Si votre voyage d’affaires vous mène à Londres, n’oubliez pas que le Royaume-Uni ne fait plus partie de l’Union européenne : le passeport est donc nécessaire.

Pensez à vérifier que vous avez un permis de conduire international pour pouvoir prendre la route, si une location de voiture est prévue dans votre voyage.

Ne négligez pas l’assurance : celle de vos billets de train ou d’avion, votre assurance face au vol et votre assurance multirisques en cas d’accident. Contrôlez si votre employeur a souscrit une assurance voyage professionnelle pour ses salariés et quelles sont les garanties d’assistance et de rapatriement. Renseignez-vous également sur votre protection personnelle : elle peut offrir une couverture complémentaire intéressante.

Enfin, si vous devez faire des vaccins , prenez rapidement rendez-vous avec votre médecin afin de les programmer.

4. Effectuer les réservations

organiser un voyage professionnel

Cela peut paraître évident, mais on oublie parfois l’essentiel : pensez bien à réserver un moyen de transport aller-retour et un hôtel , si cela n’est pas géré par votre employeur.

Ne tardez pas à le faire, pour disposer du plus grand choix et des meilleurs prix. En revanche, prenez le temps de comparer les offres. Situez les hôtels avant de faire votre choix, vérifier la réputation des différents quartiers et la distance pour ne pas vous retrouver isolé de vos collaborateurs.

Contrôlez aussi l’éloignement de votre hébergement avec l’aéroport et les meilleurs moyens de faire le trajet. Existe-t-il un métro ? Devrez-vous prendre un taxi ou peut-être louer une voiture ? Dans ce cas, faites également cette réservation rapidement.

Enfin, identifiez quelques restaurants et faites des réservations pour vos repas d’affaires. Vous avez un peu de temps libre ? Profitez-en pour agrémenter votre séjour de quelques activités et visites, que vous pouvez repérer en amont.

5. Préparer vos documents de travail et des cadeaux d’affaires

Avez-vous des cartes de visite ? Cela peut être un outil important pour rencontrer des prospects ou nouveaux clients. N’attendez pas la veille du départ pour le vérifier et vous pourrez en commander en cas de besoin.

Avez-vous le matériel nécessaire pour les rendez-vous auxquels vous allez participer ? Quand on n’a pas l’habitude de souvent quitter son bureau, il peut être bon de posément faire le point en s’imaginant en situation pour être certain de ne rien oublier.

Il en va de même pour les documents . Vous devez présenter des réalisations, des plaquettes, des graphiques ? Un contrat à faire signer ? Listez ce que vous souhaitez apporter avec vous et réunissez-les.

Vous ne rencontrez peut-être que rarement vos partenaires ou clients étrangers, alors n’oubliez pas de marquer le coup. Un petit cadeau de France fera son plus bel effet, simple à transporter mais efficace.

6. Faire réaliser les traductions nécessaires

Quand on se rend à l’étranger, on veut optimiser son voyage et faire en sorte que les réunions soient constructives. Alors ne prenez pas le risque de ne pas être compris. Si vous souhaitez présenter des documents de travail à vos interlocuteurs, faites-les traduire.

Rien de tel qu’une présentation avec des slides dans la langue de vos partenaires, ou de dossiers bien traduits que vous pouvez distribuer à vos investisseurs. Ils sentiront dans le sérieux que vous avez mis à préparer votre rencontre toute l’implication qui est la vôtre. Vous pourriez même réaliser une version traduite de votre site internet afin qu’ils aient accès à toutes les informations sur votre entreprise.

Pour préparer vos documents et contrats dans une langue étrangère, faites appel aux traducteurs professionnels de Traduc.com . Quel que soit votre domaine de compétence, nos traducteurs spécialisés sauront vous fournir des textes soignés, qui seront un réel atout lors de votre voyage.

7. Vérifier vos moyens de paiement

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Votre entreprise vous fournit-elle une carte affaires pour couvrir vos frais en tant que salarié ? Sinon, assurez-vous que la carte dont vous disposez est adaptée à un voyage à l’étranger. Vérifiez aussi ses plafonds de paiements et retraits et si des frais s’appliquent à l’étranger, car si vous avancez vos frais professionnels, pour mieux prévoir vos dépenses sur place.

Si vous vous rendez dans un pays dont la monnaie est différente de l’Euro, prévoyez de commander des espèces auprès de votre banque afin de couvrir les petits frais.

8. Vous assurer de disposer d’un forfait téléphonique compatible

Renseignez-vous auprès de votre opérateur téléphonique pour vous assurer que votre forfait de téléphone portable est bien compatible avec l’étranger. Aujourd’hui, l’itinérance (ou roaming) ne crée plus de surcoût en Europe : cela signifie que vous pouvez passer des appels et recevoir ou envoyer des SMS comme en France, sans frais. En revanche, prenez garde si vous voyagez en dehors de l’Union européenne.

Par ailleurs, vérifiez la limite de votre forfait Internet : vous utiliserez sans doute moins le Wifi que dans vos habitudes et cela peut faire grimper votre consommation. Il convient de savoir où se situe la limite de votre téléphone pour ne pas vous retrouver bloqué.

9. Demander les conditions de remboursement des frais à votre employeur

Votre entreprise dispose-t-elle d’une politique voyage pour ses employés ? Dans ce cas, vous aurez un cadre clair en matière de limites de dépenses. Si vous avancez les frais, faites-vous également préciser s’ils vous seront remboursés au réel ou sur la base d’un forfait.

Si vos frais sont calculés au réel, vous devrez présenter vos justificatifs à votre employeur. Dès le début de votre voyage, réunissez vos tickets et notes de frais dans un endroit unique et sûr (enveloppe, pochette). Vous ne risquez pas de les perdre et pourrez les transmettre très facilement à votre retour en France. Vous pouvez même, chaque soir, remplir un document listant vos dépenses de la journée afin de ne rien oublier.

En cas de dédommagement au forfait, votre employeur vous versera une allocation journalière . Le montant de l’allocation forfaitaire varie en fonction du pays visité et est fixé par le ministère de l’Économie et des Finances. L’URSSAF communique également une indemnité forfaitaire de repas et de logement.

Votre entreprise peut aussi vous verser une avance pour les frais que vous engagerez lors de votre déplacement. Une bonne option pour faciliter la gestion financière de votre voyage.

10. Prévenir des proches / collègues en cas d’urgence

Prévenez vos collègues et mettez en place une réponse automatique sur votre boîte mail pour toute la durée de votre séjour. Certes, vous ne serez pas en vacances, mais votre déplacement vous rendra moins joignable et vos collaborateurs sauront qu’ils doivent gérer d’éventuelles urgences sans vous.

N’oubliez pas vos proches ! Fournissez quelques informations à votre famille ou vos amis proches : votre numéro de vol si vous prenez l’avion, et le contact de l’hôtel dans lequel vous logez.

Notre astuce pour organiser votre déplacement professionnel à l’étranger

Soyez prévoyant : stockez la version électronique de vos réservations dans votre smartphone, faites des photocopies de vos papiers d’identité, glissez dans la coque de votre téléphone un numéro d’urgence. Inscrivez-vous aussi sur le portail Ariane du ministère des Affaires étrangères, qui recense les voyages des Français : en cas de crise dans le pays de votre séjour, vous serez alerté et plus facilement mis en sécurité.

Une fois toutes les démarches administratives et logistiques réglées, n’en oubliez pas le plaisir de vous rendre dans un pays étranger ! Profitez-en et, pour cela, commencez par apprendre quelques mots dans la langue locale afin de plus facilement communiquer.

Et pour aller au-delà, n’hésitez pas à vous tourner vers une plateforme professionnelle de traduction pour vos textes et documents d’entreprise. Dès à présent, demandez un devis pour vos traductions .

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5 conseils pour préparer un voyage professionnel

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Les voyages professionnels occupent une grande place dans la routine d’entreprise. C’est aussi le poste de dépenses le plus important après les salaires. Plus l’entreprise est grande et plus les ressources mobilisées pour préparer efficacement les voyages professionnels sont conséquentes. Dans cet article, nous vous proposons cinq conseils pratiques pour améliorer l’organisation des voyages professionnels au sein de votre entreprise.

Avoir une approche méthodique

Pour organiser un voyage professionnel , divers aspects sont à prendre en compte. On peut donc facilement oublier certaines choses pourtant d’une importance capitale pour la réussite de son voyage. C’est pourquoi il est recommandé d’avoir une bonne approche. Avant toute chose, mettez-vous au calme pour établir une check-list des choses importantes à prendre en compte dans la préparation de votre voyage. Ainsi, vous n’aurez plus qu’à cocher la case correspondante, une fois la diligence accomplie. Cette méthode vous permet de tout prévoir et de ne rien oublier.

Préparer les documents administratifs

Selon le pays de destination, vous devez vous assurer que tous les documents sont à jour avant votre voyage et au moment de votre retour également. Si votre passeport doit expirer pendant votre séjour, cela pourrait bouleverser votre programme et allonger la durée de votre séjour, parce qu’il faudra le renouveler pour pouvoir rentrer. Parfois, certains pays exigent même que votre passeport soit valide un certain temps après votre retour. Vous devez donc vous renseigner et prendre le temps de tout apprêter convenablement.

Régler à l’avance les questions logistiques

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Faites un check-up et prenez une assurance santé

Il est important à l’approche de votre départ de vous rendre dans un centre de santé-voyage pour faire un check-up. Les médecins s’assureront que tous vos vaccins sont à jour et pourraient vous conseiller un traitement préventif contre certaines affectations, en fonction de votre destination. Il est aussi recommandé de souscrire à une assurance voyage, pour être couvert en ce qui concerne les soins médicaux à l’étranger. En outre, n’oubliez pas de vous déplacer avec votre ordonnance, au cas où vous prenez un traitement spécifique.

Moyens de paiement adaptés au pays et communication

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Du reste, n’oubliez pas de régler la question de votre absence au bureau, le temps de votre voyage professionnel. Assurez-vous que le service ne soit pas bloqué par votre absence et que l’intérim soit convenablement assuré. En pratique, vous pouvez faire une liste de tâches importantes à réaliser en votre absence et déléguer la gestion de certains dossiers à des collaborateurs spécifiques.

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Déjà assistant(e) de direction, je postule.

Vecteurs de réussite et de performance , vos événements ou autres déplacements professionnels témoignent de la croissance de votre entreprise et de sa santé financière. Concilier politique de voyage de votre entreprise et spécificités de chaque voyageur est d’une importance cruciale. Optimisez votre efficacité opérationnelle , sans affecter votre masse salariale ni vos budgets. Choisissez l’efficacité d’une assistance administrative externalisée.

Exemple : pour organiser un séminaire…

Comment organiser un séminaire en 9 points .

Pour organiser un séminaire, il vous faut suivre un cheminement bien précis. Bien sûr, c’est à vous qu’il revient de prioriser les étapes les plus importantes en fonction de l’objectif que vous souhaitez atteindre. Voici un exemple de cheminement que l’on peut suivre pour préparer un séminaire d’entreprise :

  • Définir ses objectifs,
  • Choisir le thème et la durée,
  • Fixer le budget,
  • Sélectionner la date et le lieu,
  • Réaliser un planning (pour les participants) et un rétroplanning (pour vous),
  • Communiquer autour du séminaire pour le promouvoir,
  • Repasser tout ces points (revérifier que tout est correctement fixé),
  • Communiquer après le séminaire,
  • Remercier tous les participants et autres acteurs de votre séminaire.

Préparer un séminaire d’entreprise avec votre assistant

Sélectionné pour son expérience en matière de logistique et d’organisation, votre assistant répondra à vos attentes et vos exigences. Que ce soit pour l’ organisation d’un séminaire d’entreprise, pour organiser un voyage d’affaires ou tout autre événement, il prendra en charge l’ensemble du projet.

Ça m’intéresse

Exemple 2 : pour organiser un événement professionnel…

Nos assistants spécialistes de l’organisation d’événements sont sélectionnés pour leur expérience en logistique. Ils gèrent toutes les étapes de l’organisation , de A à Z

  • Briefing avec le(s) responsable(s) de l’entreprise pour cerner les besoins
  • Définition et suivi du budget
  • Recherche de prestataires (hôtellerie, restauration, location de salle et de matériel, billet d’avions, imprimeur, etc.)
  • Demande et suivi des devis
  • Gestion de planning
  • Suivi logistique
  • Présence sur le terrain le jour J

Ne vous demandez plus comment organiser un événement professionnel. Choisissez un Office Manager Officéo compétent pour le faire.

La communication autour de votre événement

Votre Office Manager peut également vous accompagner dans  la communication autour de l’événement.

Créer une page événement sur Facebook et informez vos clients tout au long du temps avant le jour J. En revanche, il est nécessaire que votre page Facebook ait un bon nombre d’abonnés. Bien sûr, la communication ne se limite pas à Facebook mais peut également aller plus loin. Voici un parcours classique que l’on peut suivre afin de communiquer pour notre événement .

Avant l’événement

  • Proposer une page web dédiée à l’événement.
  • Envoyer un mailing.
  • Utiliser les réseaux sociaux (événements Facebook, Snapchat, etc…).
  • Mettre en valeur l’événement sur le site.
  • Relayer via des influenceurs.
  • Créer du contenu en rapport de près ou de loin avec l’événement.

Le jour de l’événement

  • Prendre des photos et vidéos.
  • Interviewer les personnes présentes.
  • Faire du live !

Après l’événement

  • Relayer les photos et vidéos.
  • Faire un résumé de l’événement (en vidéo ou en texte).
  • Publier des témoignages ou des interviews.

Je souhaite être rappelé(e)

Exemple 3 : pour organiser votre déplacement professionnel

Sur votre lieu habituel de déplacement professionnel, vous devez calculer les indemnités kilométriques de chaque employé, alors que le devoir vous appelle ailleurs ? Entre les différents contrats de travail de chaque employé, la prise en compte d’une utilisation du véhicule personnel pour un voyage d’affaires , et les innombrables calculs et clauses à revoir, vous avez besoin de collaborateurs expérimentés pour que votre image reste celle du contrôle et de l’organisation ?

Votre temps est précieux. Le temps d’une mission, nous vous permettons de garder vos objectifs de croissance en tête, tout en permettant à un(e) spécialiste de l’Office Management d’optimiser votre voyage.

Pour que les petits déplacements de vos employés comme les grands soient les plus efficaces possibles, votre future secrétaire indépendante (ou assistante de direction ) est choisie selon votre secteur d’activité . Ceci, pour une gestion des lieux de rendez-vous , des indemnités (kilométiques, repas, éxonérations ) et des tâches administratives associées efficace.

J’appelle directement : 01 49 70 98 63

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

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Témoignage complet 

Optez pour une meilleure gestion de vos projets !

Face à des absences au bureau, vous devez trouver des secrétaires prête à prendre le relai en 48h ? Que vous ayez des voyages d’affaires à gérer, ou deux grands déplacements qui s’enchaînent trop vite, votre assistante Officéo se charge d’organiser un suivi des temps de trajet , des frais de transport , ou encore de la location de voiture dans vos locaux ou en télétravail .

  • Gestion des tâches effectuée suivant vos directives  pour une image de marque irréprochable ;
  • Suivi  des trajets domicile-travail et une gestion des rendez-vous altérés par la durée déplacement professionnel ;
  • Déplacement de rendez-vous deux jours après le retour prévu pour stabiliser la fin du déplacement dans le cadre d’une mission à l’étranger ;
  • Collecte et contrôle des fiches de frais de déplacement et des justificatifs pour transmission aux services comptabilité et RH pour remboursement ;
  • Établissement de compte-rendu pour information aux hiérarchies concernées. Rassemblement des informations, mise en forme, organisation pour éventuelle réunion de travail .

Commencez dès maintenant

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Témoignage de Françoise Fley, responsable comptable pour l’agence de voyage « Private Golf Key »

O. : Comment avez vécu votre expérience du service Officéo ?

F.F. : Mon expérience a été très satisfaisante. Officéo possède une équipe accueillante et chaleureuse. Quant à ma secrétaire, celle-ci a été efficace et amplement à la hauteur de mes attentes par son côté sérieux et précis. Elle a su s’adapter à un secteur assez spécifique qu’est l’organisation d’évènements golfiques.

Les avantages de la solution Officéo ?

Profils experts.

Nous sélectionnons, pour vous, des profils hautement qualifiés Des assistants immédiatement opérationnels, qui connaissent votre métier

Mode ultra-flexible

Une solution   100% à la carte Vous ne payez qu’au temps de travail effectué Aucun frais d’entrée, coût annexe ou engagement dans la durée

Choisis pour vous

Une équipe et des outils performants,   partout en France Mise à disposition  sous 48H   selon votre besoin

Sans embauche

Aucun recrutement Aucune formalité administrative

Et comment ça marche concrètement ?

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Une solution   sans engagement   où vous ne   payez que ce que vous consommez   !

En plus de la prise en charge de vos déplacements professionnels, vos assistants Officéo peuvent également vous venir en aide sur les services suivants :

  • La gestion d’agenda ;
  • La transcription audio ;
  • La prise de rendez-vous ;
  • La prise d’appel téléphonique ;
  • L’organisation de déplacements professionnels .

Notre solution est adaptée à vos besoins , rapide et sans embauche et nos assistant(e)s sont disponible sous 48h partout en France. Nous sommes joignables à votre convenance, du lundi au vendredi, de 9h à 19h au  01 49 70 98 63 ou à tout moment via ce  formulaire .

❓ Quelle est la procédure à suivre pour organiser un déplacement professionnel ?

1. L’identification des contraintes, des tâches et de l’objectif du voyage. 2. La réservation des transports et hébergement. 3. La collecte des notes de frais.

💡 Comment contrôler et suivre un voyage professionnel ?

L’utilisation d’un outil de gestion est une solution afin de suivre et de contrôler un voyage professionnel, notamment pour le budget et les tâches à effectuer. Si les ressources internes manquent, un prestataire externe peut intervenir à cet effet.

💰 Comment optimiser le budget d’un déplacement professionnel ?

Il est nécessaire de calculer l’ensemble du budget à l’avance et de prévoir une petite marge pour les imprévus. Dans certains cas, l’aide d’un prestataire externe peut venir soutenir les actions du responsable des déplacements professionnels pour une expertise comptable, administrative ou organisationnelle supplémentaire.

Pour aller plus loin

  • Guide complet de déplacement professionnel à l’étranger
  • Comment bien construire sa politique de voyage en entreprise ?
  • Comment organiser un déplacement professionnel ?
  • Comment préparer sa participation à un premier salon professionnel ?
  • Professionnels du droit
  • Professionnels de santé
  • ONG / Service public
  • Gestion comptable & financière
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Agence de voyage ou travel planer à qui faire confiance ?

Qui n’a jamais rêvé d’avoir une personne chargée d’organiser ses prochaines vacances à sa place  aujourd’hui ce service existe il s’agit des coach de voyage ou des travel planer, mais attention ils ne vous garantissent pas que votre projet de voyage se transformera en rêve touristique..

Qui sont le travel planer ?

Des gens comme vous et moi qui souvent se présentent comme étant des spécialistes de telle ou telle destination. Ils disposent d’un site internet et souvent travaillent via un statut d’auto entrepreneur. Leurs sites ressemblent souvent à ceux des agences de voyage ou des tour opérator mais ils n’ont rien à voir avec cette profession très réglementée.

Que proposent-ils ?

Tout simplement d’organiser vos prochaines vacances à votre place. En réalité le rôle d’un travel planer se limite à faire les recherches de billets de trains ou d’avions, d’hébergements, de visites de sites à notre place. Mais attention : ils ne font pas les réservations. Ils vous proposeront moyennant finance une liste de liens vers des sites internet ou vous devrez vous-même faire vos réservations. Si bien souvent ils se présentent comme des « spécialistes » vous pourrez constater que certains d’entre eux vous proposent simplement des liens vers des sites comme booking ou airbnb

Combien coute ce service ?

Généralement un travel planer vous facturera entre 15 et 30 euros par jour de voyage et ce quel que soit le nombre de voyageurs. Ensuite il faut savoir que cet intermédiaire sera rémunéré au pourcentage par les sites quand vous aurez réservé car les liens speciaux qu’ils vous proposent permettent d’identifier les Travel planer comme des apporteurs d’affaires. Booking par exemple proposerait des commissions de l’ordre de 10%.

Quelle différence avec une agence de voyage ?

La première c’est que l’agence de voyage peut vous vendre tous les éléments de votre voyage (transports, hébergements, visites…). Elle pourra aussi vous proposer « un voyage à forfait » qui comporte au moins deux prestations : les billets d’avions et les chambres d’hôtel.

En cas de problème l’agence pourra vous aider et trouver des solutions pour que votre voyage se poursuive notamment s’il y a des vols supprimés et prendre à sa charge la différence de prix entre le billet d’avion précédemment acheté et le nouveau

Par ailleurs l’agence de voyage doit disposer d’une immatriculation auprès de l’organisme  Atout France  et être adhérente de l’ APST  ou posséder un contrat auprès d’une compagnie d’assurance pour protéger les clients en cas de défaillance de l’entreprise.

Quelles garanties offrent les travel planer ?

Aucune si ce n’est de vous donner des adresses et liens internet. Comme vous achèterez directement les prestations vous serez considéré comme un voyageur individuel.

Existe-t-il des services fiables à qui confier la préparation de ses vacances ?

Oui, de nombreuses agences disposent de spécialistes des destinations et peuvent construire avec vous votre séjour. Il existe aussi des agences spécialisées par destination ou dans la fabrication de voyages « sur mesure » comme  Mondes Authentiques . Ce service est généralement gratuit même si aujourd’hui certaines agences facturent cette prestation.

Faut-il faire confiance aux avis sur les sites internet ?

Il faut savoir qu’en moyenne 30% des avis favorables ou défavorables que l’on trouve sur les sites sont génèrés par des entreprises dont la spécialité est de mettre des avis en ligne sur commande. Donc méfiance.

  • Philippe Lefebvre Production

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  1. Comment organiser son voyage ? Mes 5 étapes de préparation

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  2. Comment organiser un déplacement professionnel ?

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  3. Formalités et organiser son voyage

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  4. Organiser un voyage : méthodologie complète en 7 étapes

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  5. Quels sont les meilleurs applis pour organiser son voyage ?

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  6. Conseils pour organiser un voyage réussi

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  1. Voyage professionnel au Japon IFPROAM

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  1. Bien organiser un déplacement professionnel [ÉTAPES & ASTUCES]

    Les étapes clés pour organiser un déplacement professionnel. Poser le cadre du déplacement professionnel. Réserver les transports. Penser aux assurances. Choisir l'hébergement. Calculer les frais de déplacement. Établir une feuille de route de déplacement professionnel. Préparer les documents nécessaires au déplacement professionnel.

  2. Déplacement professionnel : préparer sa feuille de route

    6 min. 6 janvier 2023. Par Julie Merrer. Pour organiser un déplacement professionnel sereinement, il est nécessaire de préparer une feuille de route claire et détaillée. En effet, ce document nous aide à définir toutes les étapes du voyage, mais aussi à avoir une meilleure vision des objectifs qui lui sont associés.

  3. Comment organiser un déplacement professionnel

    Qu'il s'agisse de préparer un voyage professionnel pour son patron, pour un de ses collègues, ou bien, pour soi-même, cette check-list (ou to-do-list) est l'outil adéquat qui vous évitera d'omettre des points essentiels dans votre préparation. Voici les étapes clés à suivre pour organiser un déplacement professionnel :

  4. Comment organiser un déplacement professionnel en 10 étapes

    1 : définir clairement les objectifs du déplacement professionnel. La toute première étape incontournable d'un déplacement professionnel bien organisé : la définition de ses objectifs. Il s'agit de déterminer la raison d'être de ce déplacement, c'est-à-dire le ou les objectifs d'entreprise devant être validés durant sa tenue ou bien à son issue.

  5. Déplacement professionnel : quelles sont les règles à connaître

    En cas de déplacement professionnel, il faut connaître et appliquer six catégories de règles : La loi, qui régit par exemple les conditions de remboursement des frais de déplacement. La jurisprudence, qui modifie ou précise la loi.

  6. Comment préparer un déplacement professionnel

    Pour commencer à préparer votre voyage professionnel, faites le point sur les contraintes et les objectifs de votre déplacement. Réfléchissez aux motifs de votre déplacement professionnel : pourquoi votre entreprise vous demande-t-elle d'effectuer ce voyage ? Formulez un ou plusieurs objectifs à accomplir. Où allez-vous partir ? Ville ...

  7. Feuille de route et déplacement professionnel

    Dans le cadre d'un projet de déplacement professionnel, il est recommandé d'avoir une feuille de route dédiée. Ce document sera important puisqu'il permet de résumer l'ensemble des trajets effectués par le collaborateur durant le voyage d'affaires - à l'image d'un itinéraire détaillé.

  8. Comment organiser un déplacement professionnel?

    CENTRALE VOYAGES Actualités 23 février 2023. Vous vous êtes certainement déjà rendu compte à quel point organiser un déplacement professionnel pouvait être complexe. C'est encore plus le cas pour organiser un déplacement professionnel ! Trajets, types d'hébergement à choisir, notes de frais, assurance de déplacement ...

  9. Le Voyage d'Affaires : Tout Ce qu'il Faut Savoir sur l'Univers du

    Avant d'analyser les différentes raisons qui poussent à effectuer des voyages professionnels, et de voir les divers éléments à connaître pour bien s'organiser, nous allons prendre ici un peu de hauteur afin de comprendre le concept de "voyages d'affaires" dans son ensemble.

  10. Checklist: organiser son déplacement professionnel à l'étranger

    L'anticipation, c'est la clé du voyage professionnel à l'étranger, notamment lorsqu'il s'agit de gérer son temps. Voici donc quelques points à ne pas louper : Définir ses objectifs en amont (réalisable dans la durée impartie) Planifier des échéances. Gérer son absence au bureau.

  11. Déplacement professionnel : ce que dit le Code du travail

    Pour la bonne marche d'une entreprise, il est régulièrement nécessaire à certains des employés de se déplacer lors de voyages d'affaires ou de prospection, pour un salon, un congrès ou un séminaire. Les déplacements professionnels sont soumis à de nombreuses règles fixées par le Code du travail.

  12. Déplacement professionnel : les obligations pour l'employeur

    Un déplacement professionnel correspond au voyage réalisé par un (e) salarié (e), à la demande de l'employeur afin d'exercer son activité professionnelle. Rendez-vous client, voyage d'affaires à l'étranger ou encore jour (s) travaillé (s) sur un site de l'entreprise, les déplacements professionnels sont variés.

  13. Organiser le déplacement professionnel de ses collègues

    Swile. Le guide ultime pour organiser le déplacement professionnel de ses collègues . Vous êtes Office Manager ou Assistant de Direction ? Dans ce cas, vous êtes probablement amené à organiser le voyage d'affaires de votre patron ou d'un salarié cadre de l'entreprise. Mais comment faire pour réserver le déplacement professionnel ?

  14. La check-list du déplacement professionnel

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  15. Voyage d'affaires : comment s'organiser

    Voyage d'affaires : comment s'organiser ? De nombreuses startups se donnent pour mission de faciliter les voyages professionnels des PME et des TPE, que ce soit en proposant des services de réservation ou en répondant à des problèmes basiques comme une annulation de billet d'avion. Cette nouvelle tendance comble une niche laissée vacante ...

  16. Comment bien organiser un voyage d'entreprise ? Astuces

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  17. Déplacement professionnel : le guide

    Il vous est désormais possible d'organiser un déplacement professionnel avec une location courte durée. Vous pouvez louer la voiture sur une période plus longue selon la durée et la fréquence de vos business trip. Notre service de réservation dédié vous permet de réserver votre véhicule rapidement.

  18. Organiser un voyage : méthodologie complète en 7 étapes

    Trouver la destination idéale. Choisir son mode de transport et réserver ses billets. Créer son itinéraire de voyage. Réserver les transports internes. Réserver les hébergements du séjour et les activités. Gérer les formalités. Se détendre et profiter du voyage.

  19. Déplacement professionnel : 6 conseils pour bien se préparer

    Professionnels : 6 conseils pour bien préparer ses déplacements. Un déplacement professionnel est souvent un enjeu important pour une entreprise : signature éventuelle d'un nouveau contrat, présentation d'un nouveau produit, conférence sur différents travaux. Afin de rester concentré sur l'essentiel, votre voyage doit être bien préparé.

  20. Comment organiser un déplacement professionnel ?

    Sommaire. Comment organiser un déplacement professionnel ? Un voyage professionnel ou un voyage d'affaires nécessite une bonne préparation pour pouvoir passer un séjour agréable et sans tracas. Indispensable pour la croissance de l'entreprise, pour établir de nouveaux partenariats, ce type de voyage est donc d'une importance considérable.

  21. Organiser un voyage professionnel à l'étranger : 10 conseils

    1. Fixer les objectifs de votre déplacement professionnel à l'étranger. Changer ses habitudes de travail peut parfois être déconcertant. Pour être organisé au mieux sur place et ne passer à côté d'aucune mission importante, mieux vaut commencer par fixer vos objectifs.

  22. 5 conseils pour préparer un voyage professionnel

    Dans cet article, nous vous proposons cinq conseils pratiques pour améliorer l'organisation des voyages professionnels au sein de votre entreprise. Avoir une approche méthodique. Pour organiser un voyage professionnel, divers aspects sont à prendre en compte.

  23. Organisez un déplacement professionnel efficacement

    Définir ses objectifs, Choisir le thème et la durée, Fixer le budget, Sélectionner la date et le lieu, Réaliser un planning (pour les participants) et un rétroplanning (pour vous), Communiquer autour du séminaire pour le promouvoir, Repasser tout ces points (revérifier que tout est correctement fixé), Communiquer après le séminaire,

  24. Agence de voyage ou travel planer à qui faire confiance

    Qui n'a jamais rêvé d'avoir une personne chargée d'organiser ses prochaines à sa place ? Aujourd'hui ce service existe il s'agit des coach de voyage ou des travel planer, mais attention ils ne vous garantissent pas que votre projet de voyage se transformera en rêve touristique.