organiser un voyage professionnel

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Déplacement professionnel : préparer sa feuille de route

Pour organiser un déplacement professionnel sereinement, il est nécessaire de préparer une feuille de route claire et détaillée. En effet, ce document nous aide à définir toutes les étapes du voyage, mais aussi à avoir une meilleure vision des objectifs qui lui sont associés.

Qu’est-ce qu’une feuille de route ? Que doit-elle contenir ? À quel moment faut-il la réaliser ? Et avec quel outil ?

Nous faisons le point dans cet article.

Déplacement professionnel et feuille de route : définitions

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel .

Commençons par l’essentiel. Qu’entend-on par déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel est un déplacement réalisé par un salarié ou un dirigeant en dehors de son lieu de travail habituel, pour les besoins de son activité.

Par exemple, il peut s’agir d’un rendez-vous avec un client, d’une participation à un congrès ou à un séminaire, de l’organisation d’un salon professionnel. On parle aussi de voyage d’affaires, notamment lorsque le temps de déplacement dépasse 24 heures.

Qu’est-ce qu’une feuille de route dans le cadre d’un déplacement professionnel ?

La feuille de route est un outil de planification fréquemment utilisé dans les entreprises. Elle définit le plan d’action (c’est-à-dire toutes les étapes clés et les tâches à réaliser) pour atteindre un objectif.

Dans le cadre d’un déplacement professionnel, c’est un peu différent. La feuille de route est un document préparé en amont du voyage et remis aux salariés concernés.

Il trace un itinéraire détaillé et résume l’ ensemble des grandes étapes du déplacement.

Bien qu’elle soit très utile, l’élaboration d’une feuille de route n’est pas obligatoire. Mais elle reste vivement recommandée.

Comment bien organiser un déplacement professionnel ?

Lorsqu’on parle de déplacement professionnel, les maîtres-mots sont organisation et anticipation.

Pour cela, il faut, bien sûr, créer une feuille de route. Celle-ci est réalisée à la fin de la préparation du voyage, une fois que toutes les réservations sont effectuées. Voyons les étapes clés qui interviennent en amont.

Faire le point sur les objectifs du déplacement professionnel

La première étape, avant la planification, est de faire le point sur les objectifs du déplacement professionnel.

• Quel est le but du voyage ?
• Quels objectifs l’entreprise souhaite-t-elle atteindre ?

Il convient aussi de se poser la question de la nécessité du déplacement et d’évaluer la balance bénéfice-coût. Un voyage d’affaires engendre en effet de nombreux frais pour l’entreprise (coût du transport, du logement, etc.).

Une fois que toutes ces questions ont été traitées, il faut commencer à dessiner les grandes lignes du projet.

• Où a lieu le voyage d’affaires ? Quel est l’itinéraire prévu ?
• Quelles sont les étapes clés du déplacement ? Quelles sont les personnes à rencontrer ?
• Qui sont les participants au voyage ?

Tous ces éléments doivent être très clairs : ils vous aideront à réaliser votre feuille de route, au moment venu.

Anticipez les frais de déplacement

Une fois que vous avez en tête l’itinéraire et la destination du voyage, il convient d’anticiper les frais de déplacement et d’établir un budget pour les notes de frais éventuelles.

Plusieurs postes de dépenses sont à prévoir, comme par exemple, les frais de transport, de logement, les frais de participation à un congrès ou séminaire.

Pour rappel, les frais engagés dans le cadre d’un déplacement professionnel sont exonérés de cotisations sociales et déductibles du résultat imposable de l’entreprise.

Réserver les transports et l’hébergement

Dans l’idéal, mieux vaut réserver les transports (les billets de train ou d’avion par exemple), et l’hébergement si nécessaire, en avance afin de profiter de meilleures offres et d’optimiser son budget.

L’employeur doit assurer la prise en charge des frais de déplacement. Deux solutions sont possibles pour le paiement :

• Le salarié avance les frais. Il devra ensuite faire une note de frais et conserver les justificatifs d’achat pour se faire rembourser.
• Le paiement est réalisé avec la carte de l’entreprise.

Le saviez-vous ? Avec Qonto, vos salariés peuvent prendre en photo leurs justificatifs de dépense et déposer leurs notes de frais en quelques clics sur leur application. Un véritable gain de temps et d’énergie pour vous. 

Vous pouvez aussi leur proposer des cartes de paiement physiques ou virtuelles 100% paramétrables. Ainsi, ils n’ont plus besoin d’avancer leur argent personnel et vous gardez le contrôle sur les dépenses professionnelles réalisées en temps réel. 

Vos salariés réalisent des trajets en voiture ? Vous pouvez leur attribuer une carte carburant pro , utilisable dans les stations-service.

Souscrire à une assurance professionnelle voyage

Avant le jour du grand départ, pensez à vérifier que vos salariés sont bien couverts par l’assurance de votre entreprise pendant le déplacement, notamment s’il a lieu à l’étranger.

Comment faire une feuille de route pour un déplacement professionnel ?

Vous avez finalisé toutes les réservations et le départ approche ? Il reste une dernière étape pour achever la préparation du voyage : la feuille de route.

La feuille de route n’impose pas de formalisme particulier. Ce n’est pas un document obligatoire, il n’y a donc aucune mention légale à ajouter. Toutefois, pour qu’elle soit la plus utile possible, il est recommandé d’être précis et exhaustif et de mentionner, à minima :

• l’identité des salariés (nom, prénom, adresse) participants au déplacement professionnel ;
• le but et les objectifs du déplacement ;
• la date et l’heure du départ (le temps de déplacement total) ;
• la durée du séjour ;
• le moyen de transport utilisé ;
• l’adresse de l’hôtel ;
• l’identité des personnes à rencontrer ;
• les adresses des rendez-vous et des réunions ;
• l’ordre du jour des réunions ;
• et de manière générale, le programme sur place.

Vous pouvez présenter votre feuille de route sous la forme d’un tableau, pour plus de clarté.

Le déplacement professionnel a lieu à l’étranger ? Il est conseillé d’inclure une fiche d’informations pratiques sur le pays de destination à votre feuille de route.

Quel outil utiliser pour faire une feuille de route ?

Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour faire votre feuille de route de déplacement professionnel.

Utiliser un exemple ou modèle de feuille de route

Il existe de nombreux modèles de feuilles de route de déplacement professionnel disponibles sur Internet, au format Word ou Excel. N’hésitez pas à vous en inspirer pour créer votre propre document.

Utiliser un outil de gestion de projet comme Notion

Notion est un outil de gestion de projet très complet.

Vous pouvez tout à fait vous en servir pour créer et personnaliser votre feuille de route de déplacement professionnel. L’un des grands atouts de Notion, c’est qu’il s’agit d’un outil collaboratif. Toutes les personnes concernées par le déplacement professionnel peuvent facilement éditer le document.

Découvrir nos outils de gestion

Pourquoi est-il important de préparer une feuille de route pour un voyage professionnel ?

La feuille de route présente de nombreux atouts, que ce soit pour les collaborateurs ou pour l’entreprise.

Pour les salariés

Les déplacements professionnels peuvent être stressants. Il y a mille et une choses à penser. Où dois-je me rendre ? Qui dois-je rencontrer ? Dans quel objectif ? Et à quelle heure ? Quel sera le temps de déplacement total ? La feuille de route donne un cadre rassurant au salarié et l’aide à rester organisé.

La feuille de route lui permet aussi de gagner du temps. Un doute sur l’heure d’une réunion ? Il lui suffit de consulter le document pour avoir toutes les informations pratiques.

Pour l’entreprise

La feuille de route permet à l’entreprise d’avoir une meilleure vision sur les objectifs du déplacement professionnel. Il sera alors plus simple, a posteriori, de faire le bilan et de voir si le but visé a bien été atteint.

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Questions fréquentes

Qui doit préparer la fiche de route pour le déplacement professionnel .

En principe, c’est l’employeur ou le manager qui prépare la feuille de route pour le déplacement professionnel. Mais le salarié qui participe au voyage peut tout à fait s’en charger, une fois qu’il a finalisé les réservations, dans le respect de la politique de voyage de l’entreprise.

La feuille de route est-elle obligatoire lors d’un trajet professionnel ?

Non, la feuille de route n’est pas un document obligatoire dans le cadre d’un déplacement professionnel. Toutefois, elle reste vivement conseillée, car elle garantit la bonne organisation du séjour.

Je suis salarié(e), puis-je refuser de faire un déplacement professionnel ?

Un salarié ne peut théoriquement pas refuser un déplacement professionnel. Néanmoins, l’employeur doit le prévenir suffisamment en avance, c’est ce que l’on appelle le délai de prévenance. Ce délai de prévenance est mentionné dans le contrat de travail.

Le salarié peut tout de même invoquer une cause réelle et sérieuse pour refuser de faire le déplacement, par exemple : des problèmes de santé, des raisons familiales impérieuses ou le refus de l’employeur de rembourser les frais de déplacement (frais kilométriques, de logement, de transport...) . Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre article sur le refus de déplacement professionnel .

Quels documents avoir sur soi lors d'un déplacement professionnel ?

Plusieurs documents sont indispensables lors d’un voyage d’affaires, notamment :

- la carte d’identité (CNI) ou le passeport, en cas de séjour à l’étranger ;

- le visa ou l’autorisation de séjour, si nécessaire ;

- les billets, titres de transport et les reçus de réservation du logement ;

- les cartes de visite.

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Comment organiser un déplacement professionnel en 10 étapes

10 étapes clés pour bien organiser son déplacement professionnel !  

Un déplacement professionnel est souvent synonyme d’organisation minutieuse et chronophage, parfois repoussée à la dernière minute. Or, la réussite d’un voyage d’affaires passe inévitablement par sa bonne organisation. 

Que vous ayez prévu de vous rendre quelque part en France ou bien à l’étranger pour des raisons professionnelles, voici 10 étapes clés pour mener à bien sereinement et efficacement l’organisation de votre déplacement professionnel !  

Étape 1 : définir clairement les objectifs du déplacement professionnel

La toute première étape incontournable d’un déplacement professionnel bien organisé : la définition de ses objectifs. 

Il s’agit de déterminer la raison d’être de ce déplacement , c’est-à-dire le ou les objectifs d’entreprise devant être validés durant sa tenue ou bien à son issue. Au même titre que l’organisation d’un séminaire se doit d’être minutieuse, l’utilité ainsi que la rentabilité de ce voyage d’affaires doivent ainsi être analysés et établis dès le départ, en prenant notamment en compte : 

• la destination,
• l’itinéraire,
• les participants,
• les étapes clés sur place, 
• les personnes à rencontrer,
• les éventuels contrats à conclure.

Étape 2 : anticiper son absence du bureau

La seconde étape clé de tout déplacement professionnel, souvent sous-estimée, consiste à dûment anticiper son absence du bureau . On entend par là qu’il est nécessaire de préparer son absence en s’assurant que l’intégralité des tâches urgentes , importantes ou ne pouvant être réalisées que par nos soins ont bien été complétées, que les collaborateurs ont été prévenus , ou encore qu’un message automatique d’absence a bien été mis en place. 

Cela permet de pouvoir partir en déplacement professionnel l’esprit serein tout en veillant au bon fonctionnement de son service et de l’entreprise en général durant son absence. 

Étape 3 : prendre en compte les protocoles internes 

Contrairement à un voyage privé, un voyage d’affaires implique le respect d’un ou plusieurs protocoles internes déterminés directement par l’entreprise. Il est ainsi vivement recommandé de se renseigner au préalable sur les protocoles internes applicables au déplacement professionnel prévu (par exemple auprès du service RH), lesquels peuvent concerner : 

• la ou les personnes devant donner leur accord pour ce déplacement professionnel,
• le budget maximum par type de déplacement,
• le mode de règlement des principales dépenses du déplacement (avance des frais par le salarié, paiement par le biais d’une carte d’entreprise …),
• les prestataires habituels de l’entreprise (agence de voyages, compagnie aérienne ou chaîne d’hôtels précises …),
• le mode de remboursement des frais engagés, 
• la désignation d’un collaborateur référent durant son absence.

Étape 4 : déterminer un budget en amont

Dès lors que les objectifs ainsi que la destination du déplacement professionnel ont été déterminés, l’étape suivante consiste bien entendu à fixer un budget global . 

Ce budget doit être adapté aux moyens matériels et financiers de l’entreprise , mais également aux différents postes de dépenses relatifs au déplacement envisagé, dont les frais d’hébergement, de transport, de participation à un séminaire donné ou encore d’entretien des relations clients.   

Bon à savoir : les frais engagés lors d’un déplacement professionnel peuvent être exonérés des cotisations sociales et sont de plus déductibles du résultat imposable de l’entreprise. 

Étape 5 : sélectionner et réserver son hébergement

Le choix de l’hébergement est un autre choix crucial, au regard de son standing, de sa facilité d’accès, de sa proximité de l'événement visé ou des clients ou partenaires commerciaux à rencontrer, ou encore de la durée du séjour. Il est également utile de porter son attention sur les matériels et équipements mis à disposition sur place : débit WiFi, espaces de travail individuels ou collectifs, matériel informatique …

Entre hôtels classiques, appart’hôtels, locations de particulier à particulier et villas d’exception autour de Paris avec services inclus, le choix est vaste. La clé est de sélectionner un hébergement adapté tant à son budget, au nombre de participants au déplacement qu’à la proximité désirée de ses objectifs ou des personnes à rencontrer. Bien sûr, une fois que le choix a été fait, nous vous recommandons de réserver dans les meilleurs délais ! 

On vous a sélectionné un top 5 de nos logements préférés :

• Le manoir de Frédérique et sa loge
• Le domaine d'Antoine et Julien
• Le domaine de Geoffroy
• La villa de Sandrine et Willy
• La maison d'Aurélien

Étape 6 : choisir le moyen de transport le plus adapté

Dans la suite logique de la réservation de votre hébergement, il est également indispensable de booker votre moyen de transport . Afin de correctement le choisir, il faut tenir compte de la destination du déplacement professionnel, du nombre de personnes participant à ce déplacement, de votre budget ainsi que de toute contrainte supplémentaire. 

Les trains et TER sont les moyens de transport les plus utilisés pour partir en séminaire, ils se révèlent davantage adaptés pour les moyennes distances voire les pays limitrophes à la France. Enfin, un déplacement professionnel complètement assuré en voiture ou bien impliquant la réservation d’une voiture sur une partie du trajet permet de bénéficier d’une flexibilité appréciable. 

Étape 7 : réserver ses billets à l’avance

Si votre déplacement professionnel nécessite de prendre un train, il est vivement conseillé de réserver les billets à l’avance , autant que possible. 

D’une part, cela vous permettra de réaliser des économies très intéressantes tout en disposant d’un large choix de créneaux de déplacement, vous offrant même la possibilité d’opter pour la gamme supérieure de confort. D’autre part, l’un des principaux facteurs de votre déplacement professionnel sera ainsi assuré d’avance, vous permettant d’avoir l’esprit serein et de vous concentrer sur le cœur des objectifs du déplacement. 

Étape 8 : fixer un emploi du temps détaillé

Un déplacement professionnel doit rester productif , notamment au regard des objectifs qui lui sont attachés. Afin d’augmenter vos chances de compléter ces objectifs, une astuce simple mais efficace consiste à déterminer un emploi du temps détaillé en amont. 

En d’autres termes, il s’agit de disposer d’une sorte de feuille de route de déplacement professionnel , listant les heures et endroits précis auxquels il faut être présent, les identités de chaque personne importante devant être rencontrée, les modalités de rendez-vous ou de participation à un évènement, sans oublier d’inclure les temps de transport respectifs entre chaque ligne d’agenda. S’il s’agit d’un séminaire d’entreprise, il est alors utile de se fixer des deadlines de productivités et de noter les horaires de chaque activité, qu’il s’agisse de team building ou de réunions de brainstorming. 

Étape 9 : préparer les documents utiles (passeport, visa, permis de conduire …)

Avant-dernière étape : la préparation de l’ensemble des documents personnels indispensables au bon déroulement du déplacement professionnel. Pièce d’identité et/ou passeport, visa pour un pays étranger (hors espace Schengen et pays européens), permis de conduire, certificats de vaccinations, cartes de visites professionnelles … 

Bon à savoir : assurez-vous que votre pièce d’identité ou que votre passeport seront bel et bien en cours de validité pour les dates de votre déplacement professionnel, si possible longtemps en avance. Les délais administratifs de renouvellement peuvent être très longs, de l’ordre de plusieurs mois, il est ainsi primordial de prendre cela en considération. 

Étape 10 : souscrire à une assurance professionnelle voyage 

Enfin, dernière étape mais non des moindres : la souscription d’une assurance professionnelle voyage . 

Toute entreprise est légalement tenue d’assurer ses salariés aussi bien au sein de ses locaux que lorsque ces derniers sont en déplacement professionnel. Toutefois, souscrire à une assurance professionnelle voyage complémentaire vous permettra de limiter vos dépenses en cas d’imprévu et surtout de prendre en charge l’intégralité de vos frais médicaux et de rapatriement si nécessaire. 

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Checklist: organiser son déplacement professionnel à l'étranger

Véritables sources de stress, les voyages d'affaires représentent également une réelle opportunité et une chance de développer des contacts et des affaires sur une courte période. Entre toutes les contraintes à prendre en compte lors d'un voyage d'affaires à l'étranger, il semble essentiel de prévoir une bonne organisation pour que ce voyage ne se transforme pas en cauchemar.

Tout d'abord, vous devez vous demander si vous devez vraiment voyager, si oui, pourquoi et avec quels moyens de transport. Ces éléments vous permettront de définir les bases de votre voyage s'il est nécessaire et de pouvoir vous organiser en conséquence.

Nous avons établi une liste de contrôle pour l'organisation de votre voyage d'affaires à l'étranger.

Gérer son temps

L'anticipation, c'est la clé du voyage professionnel à l'étranger , notamment lorsqu'il s'agit de gérer son temps. Voici donc quelques points à ne pas louper :

• Définir ses objectifs en amont (réalisable dans la durée impartie)
• Planifier des échéances
• Gérer son absence au bureau
• Déplacer ses rendez-vous prévus au bureau s'il s'agit d'un voyage précipité
• Planifier les déplacements entre les rendez-vous professionnels
• Anticiper son arrivée et son départ en fonction de l'organisation des rendez-vous

Gérer son budget

Même s'il s'agit d'une tache parfois complexe, gérer son budget n'en reste pas moins essentiel à la bonne préparation d'un déplacement d'affaires . Voici ce à quoi vous devrez impérativement penser :

• Calculer au préalable les frais de déplacements pour les éléments suivants:

→ Transports

→ Hébergement

→ Salles de séminaires/réunions si nécessaires

• Limiter les frais engendrés (réservation à l'avance, flexibilité ou encore frais de changes)
• Organiser les dépenses et appliquer un budget
• Connaître la marge accordée pour le budget fixé

Gérer les formalités

Organiser un déplacement professionnel à l'étranger , c'est aussi préparer les formalités en fonction de la destination et des besoins. Un petit rappel s'impose donc :

• Appréhender les questions de sécurité avec les assurances nécessaires
• Penser aux documents indispensables au bon déroulement du déplacement :

→ Pièce d'identité (carte d'identité ou passeport valide)

→ Cartes d'embarquements / billets

→ Carte européenne d'assurance maladie

• Se renseigner sur des détails techniques :

→ Forfait de téléphone

→ Monnaie courante

→ Carte bancaire à l'étranger

• Se documenter sur le pays de destination (traditions, organisations, météo) mais surtout sur les règles sanitaires en vigueur juste ici.
• Connaître les règles sanitaires de votre ou vos compagnie(s) de voyage

Ces quelques conseils vous permettront d'anticiper et d'organiser vos déplacements professionnels à l'étranger sans que ceux-ci deviennent des taches pénibles et anxiogènes pour vous et vos collaborateurs.

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Déplacement professionnel : ce que dit le Code du travail

Pour la bonne marche d’une entreprise, il est régulièrement nécessaire à certains des employés de se déplacer lors de voyages d’affaires ou de prospection, pour un salon, un congrès ou un séminaire. Les déplacements professionnels sont soumis à de nombreuses règles fixées par le Code du travail.

Nous vous présentons tout ce que vous devez savoir sur les droits et obligations liés aux déplacements professionnels.

1. Déplacements professionnels et temps de travail 2. Déplacements professionnels et contrat de travail 3. Déplacements professionnels et remboursements 4. Quel moyen de transport utiliser pour un déplacement professionnel ? 5. Peut-on refuser de faire un déplacement professionnel ? 6. Les contraventions pendant un déplacement professionnel 7. Déplacement professionnel et contrôle de l’employeur

1. DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS ET TEMPS DE TRAVAIL

Le trajet journalier normal d’un employé pour se rendre de son domicile aux bureaux de l’entreprise n’entre pas dans la catégorie du temps de travail, sauf en cas de disposition contractuelle. Le temps de travail se définit comme la période de temps où un salarié est à votre disposition et doit obéir à vos directives. Les déplacements professionnels sont donc intégrés dans le temps de travail. Si la durée du déplacement pour se rendre au lieu de mission dépasse le temps de trajet moyen habituel pour se rendre du domicile au lieu de travail, une indemnisation ou prime doit être versée au salarié (temps de repos, argent).

Si le salarié doit effectuer un trajet depuis son lieu habituel de travail vers un autre lieu d’exécution du contrat de travail, ce trajet est considéré comme du temps de travail effectif. Seule exception si le passage par le lieu de travail du salarié n’était pas nécessaire.

2. DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS ET CONTRAT DE TRAVAIL

Certaines professions incluent la notion de déplacements professionnels. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire que les déplacements professionnels figurent dans le contrat de travail, mais il est possible d’y préciser le périmètre de déplacement. Si les déplacements professionnels sont exceptionnels, un employé peut demander qu’ils soient mentionnés dans son contrat.

Le salarié est alors à la disposition de l’employeur pour faire des déplacements supplémentaires, mais est redevable d’une contrepartie pour les heures supplémentaires de travail que cela implique.

3. DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS ET REMBOURSEMENTS

Le droit du travail prévoit que les frais de transport qu’un salarié justifie avoir engagés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés.

Pour l’employeur, il s’agit de décider si le remboursement se fait de manière forfaitaire ou est basé sur les frais réels. Chaque entreprise détermine un barème de remboursements des frais professionnels, qui ne doivent pas être inférieurs aux montants fixés par les autorités fiscales. La règle est inscrite dans la convention collective et s’applique à tout travailleur de l’entreprise.

Le salarié doit être en mesure de justifier ses frais de déplacement dans les 3 ans suivant la dépense afin de se faire rembourser, sauf si l’employeur fixe un délai dans le contrat qu’il doit alors respecter.

4. QUEL MOYEN DE TRANSPORT UTILISER POUR UN DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL ?

L’employeur a pleine liberté de décider du moyen de transport utilisé lors d’un déplacement professionnel, tant qu’il est compatible avec l’état de santé du salarié.

Il ne peut cependant pas obliger un employé à utiliser son véhicule personnel dans le cadre professionnel. Une bonne solution pour permettre à vos salariés de se déplacer est de choisir la location longue durée auprès d’un loueur professionnel comme Sixt Corporate qui met à disposition de vos employés des véhicules de qualité, selon leurs besoins.

Si un employé utilise son véhicule personnel pour la réalisation de sa mission et que cela entraîne un surcoût de sa prime d’assurance, ce coût supplémentaire est pris en charge par l’employeur sur présentation d’un justificatif. L’employeur peut aussi souscrire une assurance collective pour ces missions. Les frais d’assurance occasionnés par les trajets et / ou déplacements professionnels sont quant à eux pris en charge dans le montant des indemnités kilométriques.

Un salarié refusant d’emprunter un certain mode de transport doit pouvoir le justifier, par exemple par un certificat médical.

5. PEUT-ON REFUSER DE FAIRE UN DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL ?

Il est possible d’invoquer des circonstances familiales impérieuses pour refuser un déplacement professionnel. Mais attention car un refus de se déplacer peut entraîner des sanctions allant jusqu’au licenciement par l’employeur. Il est en revanche possible de se faire excuser pour raisons médicales justifiées si le voyage comporte des risques pour la santé du salarié.

6. LES CONTRAVENTIONS PENDANT UN DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL

Un salarié est responsable des infractions commises au volant pendant ses déplacements professionnels, qu’il s’agisse de son véhicule personnel ou d’un véhicule de société. Si le conducteur n’est pas identifié car la carte grise est établie au nom de sa société, l’entreprise reçoit une contravention de 4ème classe en plus de l’amende. Payer les amendes d’un salarié représente un avantage en nature, soumis à des cotisations sociales.

7. DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL ET CONTRÔLE DE L’EMPLOYEUR

Vous pouvez contrôler un salarié pendant ses déplacements professionnels, car il est sous votre responsabilité, mais sous réserve de ne pas porter atteinte à sa liberté individuelle. Il est par exemple interdit d’installer un outil de géolocalisation dans le véhicule d’un commercial.

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Organiser un voyage d’entreprise demande beaucoup de rigueur et de minutie. Contrairement à un voyage privé, vous ne pouvez pas laisser de place à l’improvisation et vous devez vous assurer que tout se passe sans encombre pour l’ensemble de vos salariés. Il en va de votre réputation et de leur sécurité. Destination, activité, transport, logement, restauration, tout doit être réfléchi et organisé avec attention avant votre départ. Quel que soit l’objectif de ce déplacement, le plus simple est de s’entourer de professionnels pour s’assurer de sa réussite.

Définir l’objectif du voyage professionnel

Le milieu du voyage professionnel peut se diviser en 4 groupes :

• Le voyage d’affaires : vos collaborateurs partent pour négocier un contrat, rencontrer un client.
• Le voyage incentive : il est organisé dans le but de récompenser vos collaborateurs, de les remercier et de les valoriser. Cela permet de les motiver pour l’année d’après.
• Le séminaire : l’objectif est de réunir ses collaborateurs dans un nouvel univers de travail pour renforcer la culture d’entreprise et améliorer la communication entre les collaborateurs. C’est aussi le moment parfait, pour un dirigeant, pour présenter la stratégie de l’entreprise pour les années à venir, réaffirmer ses valeurs et former les collaborateurs à de nouveaux concepts/produits.
• Le voyage team-building : dans ce cas précis, l’entreprise va chercher à fédérer les collaborateurs autour des valeurs de l’entreprise et à créer de la cohésion entre collègues. Contrairement au séminaire, on ne prévoit pas de session de travail.

Une fois l'objectif de voyage défini, vous devez évaluer le budget à votre disposition et connaître le nombre de collaborateurs concernés.

Choisir une destination en accord avec vos valeurs et vos objectifs

Faire un voyage d’affaires signifie transmettre les valeurs de l’entreprise à ses équipes. De ce fait, peut-être que certaines destinations ne seront pas adaptées. De même attention au logement. Dans le cadre d’un séminaire, le mieux est de choisir un lieu où l’on peut facilement avoir accès à des salles de réunion. Pour un voyage incentive, pourquoi ne pas prévoir de loger dans un centre de vacances et/ou choisir une destination originale qui surprendra vos collaborateurs. Pour un team building, mieux vaut choisir un endroit où l’organisation d'activités sera simplifiée.

Prévoir en amont le programme et tous les détails

S’il s’agit d’un séminaire ou d’un team-building, le temps est compté. Vous devez établir en amont le programme des journées, les réservations dans les restaurants, les temps de détente et ceux de travail/réunion. Pour les voyages incentives, généralement les programmes sont allégés car il s’agit avant tout de détente. Ce n’est pas dans ce type de voyage que l’on organise des réunions. En revanche, il faut prévoir en avance certaines activités comme une visite guidée d’une ville ou une soirée dansante, etc… Au vu du nombre d’invités, vous êtes obligé de prévoir les repas en avance. Vous pouvez déterminer un menu particulier avec les restaurateurs pour éviter une trop longue attente au restaurant.

Quelles sont les difficultés à prévoir ?

La réussite d’un voyage d’entreprise réside dans l’ambiance et la dynamique qui se créeront. Choisissez donc une destination qui se prête aux voyages d’entreprise.

Voici une liste, non-exhaustive, des difficultés à prévoir :

accident sur place,

vols retardés ou annulés,

collaborateur qui tombe malade,

problème à l’hôtel

un collaborateur victime d’un larcin

un problème de visa ou de papiers

On l’a vu avec la crise du Covid, il vaut mieux que le voyage soit bien organisé et assuré ! Un rapatriement d’urgence peut avoir lieu, il faut donc être entouré par des professionnels pour faciliter ce genre de démarches. De la même façon, un certain nombre de pays sont encore fermés et les règles sanitaires ne sont pas uniformes. En plus des démarches administratives habituelles, il faut prévoir en amont tous les tests PCR et vérifier les certificats de vaccination.

Pourquoi passer par une agence de voyages ?

Nous l’avons vu, organiser un voyage d'affaires n’a rien à voir avec l’organisation de vacances en famille. Nous ne pouvons que vous conseiller de vous faire aider par des professionnels habitués à cet exercice. En travaillant avec une agence, vous vous assurez d’être bien encadré et de voir tous les détails passés au crible. L’agence de voyages se chargera également de toutes les modalités administratives. Un véritable gain de temps et de sérénité pour l’entreprise. Côté tarifs et assurance, c’est également beaucoup plus intéressant, et sûr, de passer par une agence de voyages. Pendant la crise du Covid ou lors des grèves des compagnies aériennes, les voyageurs qui avaient réservé via une agence se sont vu très rapidement proposer une solution. N’oubliez pas que s’il arrive quoi que ce soit à un collaborateur, il en va de la responsabilité de l’entreprise et de sa réputation. Mieux vaut être encadré par des professionnels du tourisme d’affaires.

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Comment organiser un voyage d’affaires pour votre patron(ne) ?

Vous avez peur d’oublier quelque chose ?

En tant que solution de gestion des voyages d’affaires , nous avons organisé des milliers de voyages d’affaires, voici ce qu’il ne faut absolument pas oublier !

Vous êtes dans une de ces situations ?

1 – Vous devez vous charger vous-même de l’organisation du voyage d’affaires de votre patron(ne) en France

2 – Vous devez vous charger vous-même de l’organisation du voyage d’affaires de votre patron(ne) à l’étranger.

3 – Votre entreprise a une agence de voyages et devez leur transmettre des instructions de votre patron(ne)

Cette mission est généralement confiée aux offices manager, assistant(e) de direction, secrétaires, mais elle peut être donnée à plusieurs autres personnes dans une entreprise.

Alors rentrons dans l’organisation concrète du voyage d’affaires de votre patron(ne) !

• 1 - Vous devez vous charger vous-même de l'organisation des déplacements de votre patron(ne) en France ?

Nous verrons :

• La checklist ultime à élaborer
• Comment comparer les prix de manière optimale ?
• Pourquoi conserver les justificatifs ?
• La nécessité de sélectionner des tarifs flexibles
• Pourquoi rendre tous les documents accessibles à son patron(ne) ?

a) Commencez par réaliser un document comprenant deux sections :

- une checklist reprenant l'ensemble des besoins de votre patron(ne)

- les réservations accompagnées de leurs références.

Mais pour réaliser ce document et que tout se passe pour le mieux, il faut suivre quelques consignes bien précises, que nous précisons juste en dessous.

b) Comparez les prix

N'hésitez pas à vous rendre sur des sites différents pour trouver les prix les plus attractifs.

Attention avec les prix des nuits d'hôtels, des voitures de location et surtout des prix d'avions, ils sont constamment actualisés en fonction de la demande ! Dès lors que vous êtes certain(e) des horaires, réservez le billet pour ne pas devoir payer plusieurs centaines d'euros supplémentaires par la suite.

c) Conservez l'ensemble des justificatifs pour la comptabilité de votre entreprise.

Pour justifier que ces dépenses relèvent d'un déplacement professionnel , conserver les justificatifs de déplacement est absolument indispensable pour la comptabilité.

d) Privilégiez des tarifs flexibles

Privilégiez par exemple des billets de train dits semi-flex ou flex, qui seront bien plus flexibles par rapport aux billets eco (qui sont non échangeables et non remboursables après le départ du train).

Dans le même esprit de flexibilité et pour être plus réactifs dans la gestion des problèmes lors du déplacement, il est indispensable de savoir à tout moment où se situe votre patron(ne). Le duty of care ne devrait pas s'appliquer qu'aux employés !

e) Uploadez tous ces documents sur un drive ou les envoyer par mail à votre patron(ne)

Dernier conseil concernant la réservation d'hôtels :

Assurez-vous que les hôtels que vous réservez sur des sites comme  booking.com  ou  hotels.com  soient bien ouverts. Nous vous recommandons donc fortement d'appeler l'hôtel même si Booking indique que les chambres sont disponibles (il arrive fréquemment que les hôtels soient fermés et que l'information se perde en cette période de crise sanitaire).

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• 2 - Vous devez vous charger vous-même de l'organisation des déplacements de votre patron(ne) à l'étranger.
• L'attestation de déplacement à l'étranger
• Comparer les prix de manière optimale
• Conserver les justificatifs
• Sélectionner des tarifs flexibles
• Rendre tous les documents accessibles à son patron(ne)

Les conseils pour organiser vous-même le déplacement de votre patron à l'étranger sont globalement les mêmes que les conseils pour organiser un voyage d'affaires en France, à quelques différences près :

• Si le voyage d'affaires de votre patron(ne) est un déplacement à l'étranger, vous pouvez vous tenir au courant des règles en vigueur pour entrer dans un pays grâce à  ce site.

Il vous suffit de cliquer sur le pays dans lequel votre patron(ne) doit se rendre pour avoir accès à toutes les règles en vigueur pour le moment.

• Il vous faudra également vous assurer que votre patron(ne) est bien en possession de  l'attestation de déplacement et de voyage.  Vous pouvez aussi prendre le réflexe de lui transférer cette attestation par mail pour vous assurer que rien ne soit bloquant pour le voyage.

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• 3 - Vous avez une agence de voyages et devez leur transmettre des instructions de votre patron(ne)

Assurez-vous de bien connaître l'emploi du temps précis de votre patron(ne) ainsi que ses exigences en terme de restauration et de logement.

Il vous suffit alors de transmettre les besoins de votre patron(ne) à l'agence de voyages par mail, qui s'occupera de tout pour vous, moyennant des frais souvent élevés.

Vous devez cependant vous assurer que votre patron(ne) a bien ses documents à sa disposition (en les numérisant et en lui les envoyant par mail ou sur un drive)

Comme vous l'aurez compris, organiser un voyage d'affaires n'est pas simple, c'est d'ailleurs pour simplifier l'ensemble du processus de réservation que nous avons créé notre plateforme .

Si vous voulez vous doter  d'un outil gratuit  qui centralise toutes les réservations en vous permettant d'obtenir des factures claires et un service client 24/7, demandez à nous parler juste en dessous !

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Les meilleures pratiques de gestion des voyages d’affaires

Les voyages d’affaires jouent un rôle important dans la réussite d’une entreprise. Une gestion efficace permet d’optimiser les résultats, vous faire gagner du temps et garantir une expérience de voyage agréable. Dans cet article, nous passons en revue les meilleures pratiques de gestion des voyages d’affaires pour vous aider à optimiser vos dépenses, tout en délivrant confort, sécurité et durabilité à vos employés.

1.  Définir une politique de voyage claire

Une politique de voyage claire et bien définie est essentielle pour une gestion efficace des voyages d’affaires. Réservations de vols, allocations repas, dépenses diverses et variées… Autant de détails qui doivent être pris en compte lors de la rédaction d’une politique voyage.

Celle-ci doit notamment :

• définir les règles et les procédures pour les voyages d’affaires ;
• spécifier les frais de voyage autorisés ;
• préciser les modes de transport préférentiels ;
• offrir des options d’hébergement approuvées ;
• assurer l’accessibilité à l’ensemble des employés ;
• être régulièrement actualisée pour refléter les changements internes et les tendances du marché.

Pour que rien ne passe entre les mailles du filet, révisez votre politique voyage et vérifiez qu’elle prenne bien en compte toutes ces situations.

À lire aussi: Comment privilégier le bien-être des voyageurs d’affaires ?

2.  Optimiser les coûts grâce aux outils de gestion des voyages d’affaires

La gestion des dépenses est un aspect crucial de la gestion des voyages d’affaires . Certaines solutions vous aident à gérer efficacement les frais de voyage de votre entreprise. Ces outils peuvent inclure des plateformes de réservation en ligne, des programmes de gestion des dépenses et des cartes de crédit d’entreprise.

Grâce à ces outils de gestion des voyages d’affaires , vous bénéficiez :

• d’un suivi des données pour mieux mesurer, contrôler et analyser les voyages. Vous pouvez ainsi identifier les voyageurs hors budget, comparer les coûts des voyages, obtenir une aide à la prise de décision et simplifier l’ expérience collaborateur ;
• d’une négociation de contrats avantageux avec les fournisseurs. Vous avez la possibilité de regrouper les dépenses et négocier les contrats de voyage avec vos fournisseurs (compagnies aériennes, hôtels, entreprises de location de voitures…). Ceci conduit bien souvent à des tarifs préférentiels, réductions et autres avantages exclusifs.

Vos employés utilisent déjà l’application Uber pour se déplacer ? Et si, comme Armstrong, vous passiez à la vitesse supérieure en utilisant la plateforme Uber for Business ? Aucun frais d’inscription, aucun frais caché, vous gérez vos voyages en toute sérénité !

3.  Intégrer la durabilité dans les voyages d’affaires

Connaissez-vous l’impact écologique des déplacements professionnels de votre entreprise ? Afin de prendre des décisions éclairées et améliorer la gestion des voyages d’affaires , vous devez disposer des bonnes données. Munissez-vous d’un calculateur de carbone capable de mesurer intelligemment vos émissions de gaz à effet de serre. Celui-ci s’appuie sur des données relatives aux dépenses et aux itinéraires de voyage.

Ainsi, tout responsable de voyages peut définir des « budgets carbone » conformes à ses objectifs, puis visualiser et évaluer ses émissions en direct.

Voici quelques pistes pour rendre vos déplacements professionnels plus durables :

• Réduisez votre empreinte carbone en encourageant l’utilisation de modes de transport respectueux de l’environnement (transports en commun, véhicules électriques).
• Le saviez-vous ? Avec Uber for Business, vous accédez à des indicateurs climatiques clairs pour mesurer et partager les résultats de votre entreprise : émissions de CO2, moyenne de CO2 par kilomètre et nombres de trajets à faibles émissions.
• Compensez les émissions causées par vos voyages d’affaires en participant à des projets de compensation carbone.
• Intégrez des critères de durabilité des voyages pour allier RSE et PVE ( Lire l’article Définir une politique de voyage durable dans l’entreprise ) .

À lire aussi: Uber Green : la solution la moins chère pour la mobilité en entreprise

4.  Améliorer l’expérience des collaborateurs en mouvement

Les voyages d’affaires se montrent parfois stressants pour les employés. Quelques actions peuvent être mises en place dès à présent, pour rendre les déplacements professionnels de vos collaborateurs moins anxiogènes :

• Offrez une personnalisation des options de voyage en fonction des préférences de chacun.
• Exploitez des technologies capables de faciliter les réservations et la communication.
• Créez une politique de voyage axée sur le bien-être et la sécurité des voyageurs .

À lire aussi: Faites voyager vos salariés et vos clients avec sérénité

Uber vous aide pour une gestion des voyages d’affaires réussie

Choisissez Uber for Business pour bénéficier d’un programme qui facilite la mobilité de vos collaborateurs ! Dans le cadre des déplacements d’affaires, cette solution vise à améliorer l’efficacité et le bien-être des équipes en proposant des fonctionnalités flexibles.

Notre service permet notamment de commander une course jusqu’à 30 jours à l’avance , avec l’option Reserve . Pour un trajet sans stress, nous avons inclus une marge de 15 minutes d’attente. Vous profitez ainsi d’une certaine flexibilité en cas de retards ou de changements de dernière minute.

Uber for Business intègre aussi Central , un service vous permettant de réserver des courses pour vos clients . Cette fonctionnalité s’avère très utile pour planifier des déplacements professionnels en toute tranquillité, en ayant la certitude qu’un transport est disponible aux heures souhaitées.

En combinant des approches axées sur l’ optimisation des coûts , la durabilité et l’expérience collaborateur, les professionnels de la gestion des voyages d’affaires peuvent créer des politiques et des stratégies qui non seulement optimisent les opérations, mais contribuent également au succès global de l’entreprise.

Publié par Uber for Business

Simplifiez les notes de frais liées aux déplacements

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• Support Technique

Comment organiser un déplacement professionnel ?

Un voyage professionnel ou un voyage d’affaires nécessite une bonne préparation pour pouvoir passer un séjour agréable et sans tracas. Indispensable pour la croissance de l’entreprise, pour établir de nouveaux partenariats, ce type de voyage est donc d’une importance considérable. Il n’est pourtant pas facile à planifier. Vous vous êtes sûrement déjà rendu compte que les voyages d’ordre privé pour des vacances sont difficiles à préparer. Les voyages d’affaires sont encore beaucoup plus complexes. Afin de vous aider à entreprendre sereinement les voyages professionnels, nous vous proposons ici quelques conseils qui pourraient vous être utiles.

Définir l'objectif de votre premier voyage d'affaires

Le but d’un voyage d’affaires peut varier d’une mission à l’autre. Mais généralement, l’objectif est d’accomplir une tâche importante pour le compte de l’entreprise, dans une ville ou un pays différent du lieu habituel de travail. Parmi ceux-ci peuvent être cités les voyages à des conférences et des séminaires, les rencontres avec de potentiels clients et autres partenaires commerciaux… Connaître les objectifs du voyage permet une meilleure planification des déplacements et de la logistique nécessaires aux personnes concernées par cette mission en extérieur. De plus, cela permet d’analyser après coup la rentabilité du voyage et de l’optimiser.

Connaître le cadre de votre entreprise à respecter

Un voyage d’affaires représente tout de même un coût considérable pour une entreprise. Peuvent être comptées les dépenses liées au logement, au transport et à la restauration. Il est donc indispensable d’anticiper tous ces frais et surtout de les limiter. Il est conseillé de réserver à l’avance les billets d’avion ou de train, par exemple, afin de bénéficier de prix beaucoup plus abordables et de réaliser un choix plus avisé.

De même, prenez en compte les protocoles nécessaires au sein de l’entreprise afin de valider facilement les projets de voyage. Mettez en place un système qui permet aux personnes concernées de vérifier l’avancée de la préparation du voyage, aux responsables de donner les permissions indispensables à la mise en place de budgets ou à la validation de documents.

Connaître la destination de voyage

Connaître la destination du voyage a pour but de préparer les différentes modalités liées au déplacement. Lors d’un changement de pays par exemple, la vérification de la validité du passeport ou des vaccins peut être requise. Vous pourrez aussi anticiper les types d’hébergement et de restauration présents sur place. Évidemment, la connaissance de la destination permet aussi de faire des réservations de billet à l’avance, de créer des itinéraires de voyage et de prévoir les habits à mettre selon la météo locale.

Choisir un moyen de transport adapté

Le choix du moyen de transport peut être crucial, notamment dans la gestion des budgets de voyage. Selon, la distance celui peut varier.

Pour les trajets sur de longues distances, l’avion reste le moyen le plus rapide, mais est assez coûteux. Renseignez-vous auprès des agences de voyages, des compagnies aériennes afin d’acheter des billets au meilleur prix.

La voiture ou le car

La voie routière avec l’utilisation d’un car ou d’une voiture peut aussi être envisagée pour les distances assez courtes. Pour un trajet long, ces moyens de transport sont lents et fatigants bien qu’ils soient abordables.

Le train est de son côté le moyen de transport préféré pour des distances longues ou moyennes, car plus économiques que l’avion la plupart du temps. La réservation à l’avance des billets s’avèrera tout de même nécessaire afin de bénéficier de prix préférentiels. Notons que certains tarifs de trains peuvent avoisiner ceux des avions selon la destination et la période. Nous vous conseillons donc de bien comparer le prix des billets.

Le bateau est certainement l’un des moyens de transport les moins utilisés dans le cadre de voyages d’affaires. Ils sont trop lents pour être efficaces et trop chers pour être efficients. Ils ne peuvent être intéressant que dans le cas où le voyage se passe dans un endroit qui n’est accessible que par voie marine. Tel est le cas de petites îles enclavées ne disposant pas d’aéroport ni d’héliport.

Dans vos trajets, prenez aussi en considération les frais pour aller à la gare, à l’aéroport ou au port. Ce type d’endroit est parfois assez éloigné des villes, pouvant entraîner des dépenses en plus lors de vos déplacements.

Conserver les justificatifs de dépenses

Les salariés en déplacement seront souvent amenés à réaliser des dépenses non prévues par le budget initial alloué. Ces frais supplémentaires sont à la charge de l’employeur pour la plupart, selon les conventions et les règles fixées par l’entreprise. Afin de pouvoir se faire rembourser, le salarié doit constituer des notes de frais et les preuves de dépenses qui y sont associées. Ces justificatifs peuvent par exemple se présenter sous forme de facture ou de reçu. Ces derniers doivent contenir le nom du fournisseur, la date, le montant et la description de la dépense. Il est difficile au collaborateur concerné de se faire rembourser sans ces justificatifs.

Planifier la logistique

Créer une check-list afin de planifier tout ce qui concerne la logistique est utile. Vous aurez ainsi sous votre main un moyen de visualiser tous les détails sur le voyage. Vous pouvez, grâce à cela, avoir une idée précise de l’avancée des tâches à réaliser comme la réservation des moyens de transport et celle des hôtels. Programmer l’emploi du temps et les trajets nécessaires pour que chaque collaborateur puisse participer sereinement aux événements professionnels devient aussi beaucoup plus simple. Vous pouvez également vous assurer que rien ni personne ne manque à l’appel et éviter plusieurs quiproquos, retards et annulations. Ceux-ci peuvent ébranler la confiance de vos collaborateurs et la réputation de votre entreprise.

Prévoir les différences culturelles et protocoles d'affaires

Encore aujourd’hui, très peu de professionnels s’informent sur les coutumes culturelles et les protocoles en affaires propres aux pays ou aux régions qu’ils visitent. Pourtant, ne pas s’y plier peut, malgré la bonne volonté de vos collaborateurs, conduire à l’échec d’une réunion ou d’une entente. Ces règles coutumières se rencontrent principalement avant une réunion ou durant un déjeuner d’affaires. À titre d’exemple, au Japon, il est d’usage de présenter sa carte de visite de ses deux mains lorsque l’on rencontre pour la première fois un futur partenaire commercial. L’accepter de ses deux mains est aussi une marque de respect. Il est également extrêmement impoli d’ouvrir un cadeau d’affaire devant son donneur.

Préparez vos documents

Plusieurs documents sont à prévoir lors d’un voyage d’affaires. Afin de vous aider à faire un point sur ceux dont vous aurez peut-être besoin, nous allons les détailler ici.

La carte d'identité

Même si lors d’un voyage professionnel, la carte d’identité n’est pas forcément demandée par les autorités, il est avisé de l’amener avec vous comme pièce justificative, peu importe où vous vous rendez. Certains pays comme le Royaume-Uni demandent d’ailleurs la carte d’identité à ses frontières. Veillez à ce que celle-ci soit valide, car d’autres pays ne tolèrent pas une carte d’identité dont la date de validité a été dépassée. Ils peuvent, juste à cause de ce papier, refuser votre entrée sur leur sol.

Le passeport

Le passeport reste le document le plus important et obligatoire pour pouvoir passer les frontières d’un pays. Veillez également à vous assurer qu’il est valide au moins jusqu’à votre retour afin de ne pas avoir de problème à l’arrivée ou au départ d’un pays.

Le visa de séjour

Ce document est surtout utile lorsque vous vous déplacez dans un pays ne faisant pas partie de l’Union européenne. Il est souvent stressant et chronophage de réaliser une demande de visa auprès d’un pays, si bien que vous êtes obligé de le faire à l’avance afin de ne pas être pris au dépourvu. Il se présente sous la forme d’une vignette ou d’un tampon apposé sur le passeport du voyageur. Il est intéressant de noter que certains pays comme la France bénéficient de facilités de déplacement vers des nations avec qui ils ont des partenariats diplomatiques. Toujours dans le cas du Japon, le visa n’est pas indispensable pour une durée inférieure à 3 mois pour les personnes de nationalité française. Ce n’est qu’au-delà de cette durée que vous aurez à faire des démarches administratives pour entrer sur le territoire japonais.

L'assurance voyage

Certains pays en dehors de l’Union européenne peuvent vous demander de souscrire à une assurance voyage pour pouvoir entrer sur leur territoire. Dans d’autres, cette assurance n’est pas expressément exigée, mais nous vous recommandons tout de même d’y souscrire par précaution. L’assurance voyage vous permet d’être couvert, même dans un pays étranger, en cas d’accident ou de maladie. Surtout si vous allez dans un pays tropical où le climat est assez différent, prendre une assurance voyage est la meilleure chose à faire. Notons aussi que le niveau d’hygiène dans un pays étranger ou même les types de maladie qui s’y trouvent peuvent porter atteinte à une personne qui n’y est pas habituée. Si vous tombez malade, que vous vous retrouvez à l’hôpital ou que vous avez besoin d’un rapatriement d’urgence, les frais risquent d’être exorbitants sans cette assurance.

Selon la compagnie d’assurance à laquelle vous souscrivez, les frais couverts peuvent être différents. Néanmoins, certaines dépenses devront obligatoirement être prises en charge par l’assurance, comme notamment les frais médicaux, d’hospitalisation et de rapatriement. À titre accessoire, peuvent aussi être comptées la garantie annulation, l’assurance bagages en cas de perte, de vol ou de détérioration de vos effets personnels durant votre déplacement.

La responsabilité civile peut également être intéressante si vous vous retrouvez dans un accident ayant causé des dégâts matériels ou corporels.

Le certificat de vaccination

Un carnet vaccinal à jour peut être requis selon le pays de destination. Il est tout d’abord conseillé que les vaccins contre la Covid-19, la coqueluche, la tuberculose, les oreillons, la rubéole, la diphtérie, le tétanos et la poliomyélite soient à jour. Cela vous protègera de plusieurs maladies, surtout si vous allez dans un pays tropical. Certains pays demanderont des vaccins en plus. En Asie, il peut vous être demandé la réalisation d’un vaccin contre la rage, l’hépatite A et l’hépatite B, l’encéphalite à tique ou la typhoïde. D’autres types de vaccins sont exigés pour l’Amérique latine ou l’Afrique. Votre santé et le bon déroulement de votre voyage en dépendront.

Le permis de conduire international

Si vous êtes confiant sur vos capacités à conduire dans un pays étranger et que le coût d’une voiture de localisation est plus rentable pour vos déplacements dans ce pays, vous aurez peut-être besoin d’un permis de conduire international. Si vous vous déplacez dans un pays appartenant à l’Espace économique européen, votre permis de conduire français sera souvent suffisant pour un séjour de courte durée.

Dans d’autres pays, le permis de conduire international peut être demandé. C’est un document où sont traduites toutes les informations présentes sur votre permis de conduire français, ce qui permet à toute autorité locale de reconnaître que vous êtes en capacité légale de conduire. Nous vous recommandons d’approcher l’ambassade du pays où vous souhaitez vous rendre afin de savoir si ce document est indispensable et quelles sont les autres modalités nécessaires à la conduite sur son territoire.

Choix de l'hébergement

Entre hôtels, appart’hôtels, appartements, locations de particulier à particulier, le choix de l’hébergement dépendra de plusieurs facteurs. Parmi ceux-ci, la proximité par rapport aux lieux où se passent les événements auxquels vous devez vous rendre. Ensuite vient le prix de l’endroit et le nombre de personnes qui vous suivent dans votre voyage. Enfin vient la durée du séjour. Un petit hôtel est souvent la solution la moins chère et la plus simple si vous restez pour une très courte durée. Pour une durée dépassant une semaine, le choix d’un appart’hôtel peut être beaucoup plus approprié. Selon vos exigences en matière de services et la situation géographique de l’hébergement, les prix peuvent fortement varier. Il est donc préférable de choisir un endroit qui correspond à votre budget et qui ne soit pas trop éloigné de vos lieux d’activité.

Choix du vol

Faire un voyage d’affaires ne nécessite pas forcément d’aller en classe business. Selon vos moyens, la disponibilité des vols et vos besoins, vous pouvez opter pour celui qui vous correspond le mieux. Ainsi, il est tout à fait possible de réaliser un voyage en classe économique, voire opter pour un low cost si vous souhaitez ne pas dépenser d’argent. Selon la compagnie aérienne, les services auxquels vous aurez accès peuvent être intéressants. Si vous optez pour le confort, nous ne pouvons que vous conseiller la classe affaires. Certains chefs d’entreprises peuvent également louer des jets privés qui présentent l’avantage d’être disponibles à tout temps. Le plus grand inconvénient des jets est l’augmentation considérable de votre empreinte carbone.

Planifier son agenda

La planification de l’agenda est une étape essentielle afin d’optimiser le temps que vous avez lors de votre déplacement. Afin de boucler rapidement la mission que vous avez à effectuer durant votre séjour, une bonne organisation s’avère indispensable. Téléphonez à l’avance les personnes que vous avez prévu de rencontrer et confirmez vos rendez-vous. Afin d’éviter du stress supplémentaire et de vous assurer que vous avez vraiment le temps, ayez toujours sous votre main votre agenda. Essayez de bien répartir vos rencontres sur toute la durée de votre séjour afin de ne pas vous fatiguer.

Le matériel de voyage

Pour un voyage tranquille, le choix du bagage est important. Optez pour une valise tout terrain, avec quatre roues pour une plus grande stabilité. Sa taille dépendra principalement de la durée de votre séjour et du type d’équipement que vous avez à transporter dans le cadre de votre travail. Nous vous conseillons d’investir dans un bagage de bonne qualité, capable d’être mis à rude épreuve, mais qui vous durera pour plusieurs voyages d’affaires. Une valise pouvant être amenée en cabine est souvent préférée, car cela vous évite d’attendre l’arrivée de votre bagage à l’aéroport et de perdre moins de temps.

Les vêtements

Les vêtements à amener dépendront évidemment de la durée du séjour, mais aussi du type de réunions ou de travaux que vous aurez à réaliser durant votre séjour. Des costumes et surtout des chemises, chaussettes et sous-vêtements de rechange seront les bienvenus si vous devez participer à des événements formels. Optez pour des habits dans lesquels vous serez à l’aise et qui ne se salissent pas facilement étant donné que vous n’aurez peut-être pas accès à une laverie.

Le moyen de paiement

Les devises en espèce sont préférées pour les petites sommes. Les Traveler Cheques sont de plus en plus courants et garantissent la couverture de vos règlements. La carte bancaire reste le moyen le plus pratique, mais faites attention aux frais qui peuvent en découler selon la contrée où vous vous trouvez. Plusieurs banques proposent une tarification voyage pour diminuer vos frais lorsque vous êtes à l’étranger. Notez que dans certains pays comme le Japon, le paiement en espèce est beaucoup plus courant qu’en carte bancaire.

Les objets divers et variés

Plusieurs autres objets seront à inclure lors de votre voyage. Parmi ceux-ci, la trousse de toilette ou vos chargeurs de téléphone et d’ordinateur. Un dernier conseil, n’emportez que l’essentiel et préférez voyager léger.

Puis-je refuser un déplacement professionnel ?

Selon les modalités précisées dans votre contrat de travail, il est souvent impossible de refuser un déplacement professionnel sauf cas exceptionnel avec justification. Un refus est souvent synonyme d’insubordination professionnelle et peut être considéré comme étant une faute grave pouvant mener au licenciement de l’employé. Il est tout de même important de préciser que l’employeur est soumis à un délai de prévenance. Ainsi, il est dans l’obligation de prévenir l’employé que ce dernier sera envoyé en voyage d’affaires. Le délai de prévenance ne peut cependant être inférieur à 48 heures, auquel cas, l’employé est en droit de refuser le déplacement. Ce délai n’est qu’à titre indicatif, mais les textes prévoient une certaine souplesse dans son application selon les situations.

Comment calculer ses frais de déplacement ?

Les frais de déplacement peuvent être calculés selon certains critères. Ainsi, les frais de transport sont remboursables et pris en compte dans les calculs. Ils doivent cependant respecter la politique de voyage de l’entreprise et être justifiés. Tel est aussi le cas pour les frais d’hébergement et de repas.

Mesurez les résultats de vos déplacements professionnels

Un voyage étant un élément stratégique de l’entreprise et ayant un coût assez conséquent se doit d’être efficace. Ainsi, analysez les points positifs et surtout les points à améliorer pour diminuer les dépenses inutiles. Ajuster la politique de voyage peut être intéressant afin de donner plus de flexibilité à vos collaborateurs tout en améliorant votre gestion des coûts et en optimisant les déplacements.

Simplifiez et dématérialisez avec Carlabella

Carlabella vous propose différentes solutions afin de vous aider dans la planification de vos déplacements professionnels et dans la gestion logistique et budgétaire qui en découle. Notre logiciel de gestion de voyage permet de mieux anticiper les coûts, et de mieux s’organiser pour obtenir de meilleurs prix lors de la réservation des billets et de l’hébergement. Cela est possible grâce à la dématérialisation de tous les process.

Le premier avantage est que toutes les informations sont disponibles au même endroit. La validation du projet de voyage, la vérification des documents, la gestion des notes et bien d’autres choses sont accessibles en un clic aux personnes concernées. Une vision globale de tous ces aspects offre une plus grande maîtrise des ressources matérielles et humaines de l’entreprise. Les process sont fluidifiés et simplifiés. À titre d’exemple, les délais de remboursement des notes de frais sont beaucoup plus rapides et vos collaborateurs pourront facilement envoyer les justificatifs par l’intermédiaire d’une application dédiée.

Notre outil de voyage est connecté directement à notre outil ordre de mission, puisque généralement un voyage se réserve lors de la préparation d’une mission (à faire ou non valider par un supérieur). Il est possible de réserver tous les déplacements professionnels sur la même interface. Vous organisez directement le déplacement sur la plateforme sans sortir de l’application Carlabella. Le voyage d’affaire, train/avion/réservation voiture, est organisé directement, avec les mêmes conditions tarifaires que le site choisi (sncf, air France, site de locations voitures …). Tous les prix sont repris des sites (classe affaires ou en vol low-cost) grâce au système SSO. Il y a un workflow complet de la réservation voyage jusqu’au paiement de la note de frais Les équipes n’ont plus à passer par une agence de voyage, c’est la plateforme grâce au SSO qui est connectée directement à l’agence de voyage.

Automatisez la gestion des achats

Dématérialisez et automatisez entièrement le processus de gestion des contrats, des demandes d’achat, des bons de commande et des réceptions.

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Je vous appelle directement : 01 49 70 98 63

• Quels trajets sont des "déplacements professionnels" ?

Contrat de travail et modalités de déplacement

Le déplacement professionnel : droits et obligations, le déplacement professionnel : une organisation optimale, gérer un déplacement professionnel en dehors des heures de travail, anticiper les risques liés aux déplacements professionnels de collaborateurs, la déclaration de tva résumée.

Dans le monde digital actuel, communiquer entre différentes zones du globe, à différents moments de la journée n’a jamais été aussi simple.

Pourtant, quand il est question de négocier une affaire cruciale ou renforcer une relation commerciale de longue durée, rien ne vaut une interaction en face à face. Dans cette perspective, l’industrie des déplacements professionnels devrait atteindre 1,6 trillions de dollars ( Blobal Business Travail Association )

Les déplacements en entreprise sont encore d’une importance non négligeable, d’autant plus pour quiconque souhaitant en organiser. Arriver à destination serein, bien préparé, vous êtes mieux équipé pour faire bonne impression et vous concentrer sur le sujet de la rencontre.

La préparation permet à l’esprit de se concentrer sur l’instant et les objectifs, permettant de se concentrer sur les échanges importants du meeting. Si vous souhaitez parcourir l’essentiel pour préparer votre prochain déplacement professionnel, suivez nos lignes, et devenez maître de l’organisation des déplacements de votre entreprise .

Quels trajets sont des « déplacements professionnels » ?

Un déplacement professionnel est aussi un voyage d’affaires . Cette expression est utilisée lorsqu’une activité professionnelle est exercée en dehors des locaux principaux de l’entreprise. Un déplacement professionnel peut être une mission effectuée au sein de la même région, du même pays tout comme dans un pays étranger. L’acteur du déplacement peut être un fournisseur (vers un client, vers un chantier), la visite d’un salon, ou d’une foire. Ceci peut concerner d’autres événements liés à la santé et prospérité économique de l’entreprise (congrès, séminaire, réunion professionnel).

Pour certains métiers, les déplacements sont au cœur de leur routine professionnelle . Les commerciaux, les livreurs, les transporteurs routiers, les techniciens et les professionnels du bâtiment et des travaux publics se reconnaîtrons sûrement.

Ainsi, le déplacement professionnel en entreprise peut revêtir un caractère habituel comme ponctuel. Dans le cadre de déplacements réguliers, quelles sont les obligations prévues dans un contrat de travail ? Et dans le cadre d’une mission ponctuelle ?

Même si le contrat de travail ne mentionne pas de déplacements professionnels dans ses clauses, le salarié n’a pas le droit de refuser une mission comprenant un trajet particulier à effectuer pour mener à bien une mission qui lui a été attribuée. Les métiers de commerciaux ou représentants sont souvent confrontés à des trajets vers les clients. Il est de leur responsabilité de prendre cette possibilité en compte avant de signer un contrat de travail.

Même si le contrat ne prévoit rien, l’employeur est tenu de rembourser les frais (Cass. soc., 9 janvier 2001, no. 98-44.833).

Qu’en est-il des salariés sédentaires ? Lorsqu’un déplacement exceptionnel est prévu, la demande de l’employeur ne constitue en aucun cas une modification du contrat de travail. Il est possible pour le salarié de s’opposer à cette demande en invoquant des obligations familiales impérieuses. Cette solution est toutefois un recours ultime, car derrière un refus, même légitime, peuvent se trouver des motifs de licenciement selon la gravité de la mission.

Considérons à présent les obligations relatives aux déplacements en entreprise. Les modalités présentes dans le contrat de travail à ce sujet, les connaissez-vous ? Avez-vous considéré les indemnisation possibles lors d’un déplacement professionnel organisé par votre entreprise ? Votre administration peut-elle ou doit-elle considérer un plan de mobilité pour les trajets plus courants ? Réponses.

Est-il obligatoire de mentionner des modalités de déplacement professionnel dans le contrat de travail ?

Sauf exception, les modalités de déplacement lors d’un trajet professionnel ne sont pas formalisées dans le contrat de travail. Il est tout à fait possible et admis qu’un salarié demande des spécifications à ce sujet lors de son embauche. Nous l’avons vu plus haut, certaines professions justifient ce soucis plus que d’autres. Quelle que soit l’information, sa présence ou non dans le contrat de trail, l’employeur est tenu au remboursement des frais de transport . Ce, en toutes circonstances lors d’un déplacement professionnel.

Quelles indemnisations possibles lors d’un déplacement professionnel ?

Nous l’avons éclairci plus haut sur la prise en charge du transport par l’employeur . Il est obligatoire pour l’employeur de rembourser les frais occasionnés par un déplacement en entreprise. Néanmoins, un seuil est possible dans ce remboursement. Les dépenses prévues par le remboursement sont à informer à chaque employé concerné. Tout supplément est donc à la charge de l’employé. Les service RH ou comptabilité approprié se charge de calculer la différence.

Les salariés doivent faire l’objet d’un seuil d’indemnisation égal lors d’un déplacement professionnel prévu. Dans le cas d’une modification du seuil de remboursement des notes de frais , titres de transports ou autre coût associé, cette modification ne doit avoir aucune incidence sur le contrat de travail.

Besoin d’un coup de main ?

Ca m’intéresse

Le choix des modes de transport

Le mode de transport du salarié est attribué selon le choix de l’employeur . Selon le poste, le type de déplacement, il peut s’agit d’un véhicule professionnel, personnel, d’un transport en commun réservé d’avance, d’un train, d’un avion. Pour prendre la bonne décision, il incombe de prendre en compte plusieurs facteurs. Un médecin du travail détermine quel type de transport l’employé peut supporter. Ce recours est par ailleurs très fréquent lors d’une contestation du choix du transport de la part de l’employé.

Par ailleurs, un véhicule personnel ne peut faire l’objet d’une demande d’utilisation dans le cadre d’un déplacement extra ou intra-entreprise. Dans ce cas précis, il est impératif que le détenteur du véhicule donne son accord pour une telle utilisation. Dans ce cas, les accords collectifs prévus en amont dans le contrat de travail interviennent dans le choix du mode de transport choisi par l’entreprise.

Passé cette étape du choix, les administrateurs et gestionnaires doivent réfléchir au budget prévu dans le cadre du déplacement.

Maîtriser le budget des déplacements professionnels des employés

Soyez plus malin que les autres à propos des réservations et frais cachés.

Pensez à miser sur des adresses fiables et la possibilité de bénéficier d’avantages de fidélité. Souvenez-vous que le prix d’une réservation n’a pas toujours à être celui que vous payez.

Ces premières règles d’or guident bon nombre d’organisateurs de voyages d’affaires . Professionnels comme particuliers habitués à se déplacer savent de quoi il s’agit. Les déplacements dans le cadre professionnel représentent des frais qu’il est en effet possible de réduire. Pour ce faire, un cadre strict et une organisation administrative appropriée sont à adopter. Vous optimisez ainsi vos méthodes de réservation et gestion du personnel. Les procédures administratives correspondant s’en trouvent fluidifiées.

Mettre en place une politique de voyage d’affaires

Pour gérer efficacement les voyages d’affaires au sein de votre entreprise, mettre en place une politique de voyage est une bonne pratique. En effet, revoir, optimiser le management des voyages d’affaires permettent aux entreprises de réaliser des économies. Ces économies peuvent aller jusqu’à 20 % selon un constat réalisé par Carlson Wagonlit Travel . Décider de mettre en place une réelle stratégie d’entreprise implique une communication en adéquation. Vous devez vous assurer que chaque employé a pris connaissance de manière individuelles des dispositions prises.

Par exemple, une politique de voyages d’affaires peut lister les partenariats avec certains hôtels auprès desquels les employés ont des tarifs privilégiés. Les différents aspects concernant les classes de transport (économique, standard, business, etc.) sont à inclure. Les conditions de réservations, les délais à prévoir et meilleurs moments pour réserver peuvent être des informations additionnelles très utile à ce sujet. Le respect des règles de la politique que vous mettez en place est alors suivi et fait foi lors des vérifications des notes de frais de la part de l’entreprise.

Réduire les dépenses hôtelières en référençant les hôtels à l’avance

Les frais associés à l’hébergement représentent une très grande part des coûts compris dans un voyage d’entreprise. La réservation des chambres ou d’un espace privatisé peuvent être amoindris. Ceci, dans le cadre d’une politique organisationnelle et administrative stricte. L’analyse des dépenses des précédents événements similaires organisés peut donner des premières pistes intéressantes. Avec ce premier regard, une prise de connaissance des réelle dépenses hôtelières est permise. Les chiffres doivent être objectifs dès le départ afin de définir un budget au mieux.

Par la suite, des partenariats avec les hôtels habituels ou un référencement selon les établissements souhaités est possible. La proximité, le confort, les services proposés par chaque hôtel sont à considérer selon le budget , le type de déplacement, la durée et l’ engagement économique souhaité. L’entreprise est alors en mesure de concevoir une liste des établissements parmi lesquels les employés peuvent choisir d’effectuer une réservation privilégiée.

Le temps d’un déplacement professionnel effectué par un salarié afin de se rendre sur son lieu de travail n’est pas considéré comme un temps de travail effectif. Suivant cet article L.3121-4 du Code du Travail, le temps de travail effectif est celui pendant lequel le salarié est subordonné à son employeur. Si des détours à des fins personnelles sur le trajet domicile-travail ne peut être reproché à l’employé, comment optimiser un déplacement professionnel lorsqu’il se rend à une mission ponctuelle extra-entreprise, qui plus est, à l’étranger ?

Contrôler et optimiser les déplacement des salariés

Pour réduire et rentabiliser les frais de déplacements de vos salariés en entreprise :

• Planifiez et anticiper chaque aspect du déplacement : durée, besoins, restauration, hôtels, transports.
• Prévoyez une gestion des notes de frais irréprochable.

En effet, lors d’un déplacement professionnel à l’étranger, les coûts indirects comme les coûts directs sont à comptabiliser. Les coûts indirects sont le plus à surveiller car il est fréquent qu’ils dépassent les coûts directs, surtout s’ils ne sont pas anticipés correctement. Citons comme coûts indirects associés à l’organisation d’un voyage professionnel :

• Comptabilisation, facturation, supervision et contrôle des notes de frais ;
• Frais de réservations des titres de transports, de l’hébergement, de la restauration :
• Acomptes en argent liquide et investissement en technologie de gestion de voyage ;
• Planification du voyage, frais de sécurité associé aux collaborateurs en déplacement ;
• Imprévus à gérer : frais supplémentaires, vols de biens, indemnisations …

Ainsi, quelques questions préalables à votre travail d’organisation de déplacement professionnel et optimisation financière de celui-ci. Avez-vous déjà organisé et planifié de manière exhaustive les réunions et activités des employés concernés ? L’étude des dépenses nécessaires et l’établissement des itinéraires exacts des voyages sont-ils complets ? Qu’en est-il de la prise en compte des aspects formels associés à un voyage professionnel (image, protocole, documentation) ? Avez-vous effectué un contrôle des acomptes et des relevés de compte ? Les process administratifs sont-ils à jour en cas d’événements inattendus (accident, retard, annulation) ?

Un voyage d’affaires comporte des risques. Il est important d’en prendre connaissance pour être en mesure de les minimiser et faire face au mieux. La sécurité prime sur la rentabilité.

Risques d’accidents de la route

Dans de nombreuses professions, le temps et les trajets sont des contraintes incompressibles lors d’un voyage ou déplacement professionnel. Dans un soucis d’optimisation du temps de travail/déplacement, un collaborateur quitte son bureau à la dernière minute pour prendre un avion, train ou rendez-vous extra-entreprise. Pour aller d’un point A à un point B, il peut se déplacer en voiture. Les contraintes horaires qu’il s’impose ou imposées par l’employeur sont sources d’inquiétudes qui peuvent mener à des imprudences sur la route.

En effet, il est fréquent que les accidents de la route soient liés à des trajets professionnels, dû au stress d’un départ à la dernière minute. Ces accidents représentent près d’un quart des accidents mortels au travail.

L’état des routes, la météo, l’état du véhicule ou du conducteur, les activités menées en conduisant, le respect des règles de circulations. Tous ces autres éléments viennent encore augmenter le risque d’incident.

En tant qu’employeur, il est fortement recommandé d’entretenir correctement les véhicules professionnels mis à disposition. Sensibiliser les employés sur les risques d’un comportement irresponsable est également à considérer. La viabilité de chaque employé est important, le bien-être et la sécurité de ses collaborateurs l’est tout autant.

Risques de voyages aériens

L’avion est le mode de transport le moins dangereux au monde. Cela implique-t-il pourtant qu’il est dénué de tout risque ? Les vols les plus concernés par une vigilance accrue sur la santé des employés sont ceux de longue durée, et sans interruption.

La fatigue est un élément ayant un impact direct sur la productivité de chacun. Les retards, décalages horaires et voyages d’affaires réguliers ont un effet négatif sur le sommeil. L’humeur, la vigilance, la digestion et le bien-être le sont tout autant. Selon la condition médicale, les vols peuvent causer des otites et/phlébites. Sur consultation médicale, les personnes atteintes de troubles de la circulation doivent minimiser les déplacements en avion. En effet, la position assise prolongée, la déshydratation de l’air et l’air climatisés sont des facteurs aggravant l’apparition de thromboses veineuses.

Dangers liés au séjour dans des pays en voie de développement

Comment parler d’organiser un déplacement professionnel sans parler des risques présents dans certains pays ? Différences de climats, de températures, de pollution, présence d’allergènes : les voyages professionnels dans les pays en voie de développement doivent faire l’objet d’une attention particulièrement méticuleuse.

En plus de la force des ultraviolets, de la chaleur et des principaux problèmes sanitaires propres à chaque pays, chaque salarié envoyé en mission à l’étranger doit être vacciné et protégé comme l’impose les réglementations en vigueur. Pour se renseigner sur la situation du pays de destination, le site du Ministère des Affaires Étrangères apporte des informations fiables, et nombreuses.

Beaucoup de choses à gérer d’un coup ? Vous devez organiser un déplacement professionnel mais n’avez pas assez de ressources en interne ? Pas le temps de recruter ? Pour un contrôle des notes de frais impeccable, un suivi administratif irréprochable : Officéo répond à vos besoins, quand vous en avez besoin.

❓ Comment calculer les frais kilométriques ?

Tout dépend du nombre de CV du véhicule concerné et des kilomètres parcourus dans l’année. Les kilomètes sont calculés selon la distance DT (Domicile – Travail) et le nombre de jours travaillez. La formule est : km totaux = distance DT * nombre de jours.

✏️ Comment indemniser un salarié en déplacement ?

L’indemnisation des frais professionnel est possible sur la base de frais engagés contre présentation de justificatifs, sur une base forfaitaire, ou une base mixte entre indemnisation réelle et forfaitaire.

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Comment organiser un déplacement professionnel à l’étranger ?

Pour votre travail, vous êtes amené à vous déplacer dans un pays voisin, en Europe, ou sur un autre continent ? Il est primordial d’être bien organisé pour que votre séjour se déroule au mieux. J’ai eu l’opportunité de préparer l’un de mes voyages en Roumanie pour le travail que j’exerçais, et j’ai beaucoup appris grâce à cet exercice. Je vous délivre dans cet article plusieurs conseils afin d’organiser votre déplacement professionnel à l’étranger .

Business men et women à la descente de l’avion © Flickr – thinkpanama

Conseil n°1 : Préparez précisément votre planning

Commencez par définir la destination où vous vous rendrez, et définissez notamment la rue ou le quartier où vous aurez rendez-vous. Idéalement, vous pourrez ensuite sélectionner un hôtel situé à proximité.

Organisez-vous de façon à ce que vous puissiez réaliser votre travail dans les temps impartis et évitez de réaliser des allers-retours dans les quatre coins d’une ville si vous pouvez centraliser tous vos rendez-vous dans un seul lieu.

Le plus simple est d’indiquer dans votre agenda tous les événements majeurs de votre séjour, selon les horaires, puis de définir ensuite la liste de vos besoins comme la réservation d’un taxi à une heure précise.

Avant de passer à l’étape suivante, vérifiez que vos vaccins et que vos papiers soient à jour (passeport en cours de validité, demande éventuelle de visa etc…).

Agenda / Organizer © Flickr – Natasha Mileshina

Conseil n°2 : Organisez-vous le plus tôt possible pour faire les réservations

Pour que votre séjour se déroule bien, il est conseillé d’effectuer les réservations des différentes prestations le plus tôt possible, environ 6 à 8 semaines à l’avance. Cette recommandation est d’autant plus importante si vous partez dans un pays lointain.

Vous pourrez ainsi profiter des prix les plus bas, vous pourrez sélectionner les prestations dont vous avez besoin sans prendre le risque que le nombre de places soit épuisé, et vous partirez l’esprit serein, en ayant pris le temps de régler tous les détails liés à l’organisation de votre voyage.

En ce qui concerne votre billet de train ou d’avion, sélectionnez plutôt un trajet modifiable et remboursable, au cas où les dates de votre voyage seraient amenées à être modifiées.

Vérifiez également que la gare ou l’aéroport est bien desservi par les transports, ou organisez-vous afin de rejoindre facilement votre destination finale.

Enfin, en ce qui concerne l’hôtel, dirigez-vous idéalement vers une chaine reconnue pour sa qualité, ou lisez les avis afin d’être sûr de sélectionner un hébergement confortable, et qui dispose de tous les services dont vous aurez besoin sur place (wifi etc…).

Pour être prêt, documentez-vous sur les us et coutumes du pays dans lequel vous allez, prenez connaissance du décalage horaire, ainsi que du climat, de façon à ne pas avoir de mauvaise surprise une fois arrivé sur place.

Billet d’avion © [email protected]

Conseil n°3 : Préparez-tous les documents nécessaires à votre déplacement

L’organisation est la clé d’un séjour réussi pour motif professionnel. Imprimez toutes vos réservations et classez-les par ordre, de façon à ce que le premier document dont vous aurez besoin soit situé en haut de la pile.

Dans votre dossier, vous devrez donc disposer de votre billet de bus par exemple, de votre billet d’avion ou récapitulatif de votre réservation si vous imprimez le billet directement à l’aéroport, ainsi que la copie de votre réservation d’hôtel.

Ajoutez également un plan qui vous permettra de trouver facilement votre hôtel, ainsi qu’un plan de la ville, avec les adresses des lieux où vous prévoyez de vous rendre. Une photocopie de votre pièce d’identité pourra également être ajoutée à cette pile de document.

Enfin, si vous pensez avoir le temps de faire du tourisme sur place, prenez un petit guide de la ville, ne serait-ce que pour disposer d’une liste de restaurants conseillés ou découvrir les lieux et monuments incontournables.

Conseil n°4 : Dès 2 jours avant le départ, préparez votre valise personnelle et vos affaires professionnelles

L’idéal est de commencer à faire sa valise 48 heures avant le départ, car ça vous laisse le temps d’acheter ou de trouver les éventuelles affaires dont vous ne disposeriez pas tout de suite. Consultez cet article afin d’être sûr de ne rien oublier dans votre valise .

Préparez également un bagage dédié à vos affaires professionnelles, à condition que vous y soyez autorisé, selon le billet d’avion et les options que vous aurez éventuellement réservées. Vous aurez probablement besoin d’ajouter par exemple dans cette mallette un livre de présentation d’un nouveau procédé technique, un ordinateur, un cahier et un stylo…

Si vous êtes limité en terme de poids et de quantité de bagage, mais que vous avez besoin de gardez à proximité de vous votre tablette ou votre ordinateur portable, vous pouvez faire comme moi, c’est à dire utiliser une housse souple pour y placer ces produits dont on ne peut pas se passer lors d’un déplacement. L’avantage de cette housse PC portable PLEMO est sa légèreté. Sa taille réduite est idéale pour accueillir un ordinateur de 15-15.6 pouces, que je glisse ensuite dans mon sac à dos. Elle dispose d’un rembourrage composé de néoprène et d’une doublure en tissu, ce qui permet à mon PC d’être bien protégé contre les éventuels chocs et les rayures. Son design est relativement sobre et parfaitement adapté pour les rendez-vous entre professionnels.

Test de la housse PC Plemo

Retrouvez cette housse au tarif de 17.99€ dans la boutique d’ Avantek FR sur Amazon. Et commandez actuellement ce produit au tarif de 13.99€ grâce au code promo de 4€ : IBLCVZA6 (valable jusqu’à 30/11/2015).

Conseil n°5 : Départ le Jour J

Avant de partir en direction de la gare ou de l’aéroport, vérifiez que vous ayez pris l’ensemble des affaires dont vous aurez besoin pour travailler à l’étranger.

Partez relativement en avance, pour être sûr d’arriver à l’heure pour le départ de votre train, ou pour accéder dans les temps à la salle d’embarquement de l’aéroport. Vous éviterez toute source de stress et pourrez voyager pour motif professionnel sereinement.

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Un voyage d’affaire peu importe la destination est avant tout une question d’organisation. Il faut savoir s’organiser aussi bien avant le départ qu’une fois sur les lieux. Veuillez à ne rien oublier (documents, tablette, laptop, dossiers, etc.). Pour ce qui est du voyage, aujourd’hui, des agences se chargent de tout à votre place.

Oui, l’organisation est primordiale ! Quand on a le temps, on peut l’organiser soi-même au bureau, ou pourquoi pas sinon effectivement passer par un service de voyage de son entreprise ou une agence externe.

Il faut effectivement bien s’organiser, notamment prendre le temps de comparer les différentes offres de réservation d’hôtel. Cependant il existe des sites permettant d’effectuer ses recherches de façon simple et intuitif.

Effectivement, prendre le temps de comparer les offres est l’une des choses les plus importantes pour réserver la bonne prestation !

Il est vrai que tout est une question d’organisation et pour ne rien oublier, faire une check-list présente beaucoup d’avantages si vous préparez vous-même votre voyage.

Exact, la checklist est idéale pour ne rien oublier !

Merci pour ces conseils. Il est clair que la communication avec l’entreprise est la clé d’un bon voyage pro réussie 🙂

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Comment organiser des voyages professionnels ?

Même si n’est pas le cas de toutes les sociétés, de nombreuses entreprises doivent se pencher au moins une fois sur le sujet des voyages professionnels. Ces derniers peuvent avoir une importance clef pour votre activité. Par conséquent, ils ne doivent pas être pris à la légère et requiert une rigueur pariculière. Voici quelques éléments pour vous aider à organiser vos voyages professionnels.

À quoi sert un voyage professionnel ?

En fonction de votre secteur d’activité, il peut être compliqué de comprendre l’utilité d’un voyage professionnel, et pourtant, celle-ci peut être des plus primordiales. Concrètement, il est important de prendre en compte le caractère complexe du monde de l’entreprise et surtout les possibilités qu’il est envisageable de trouver dans d’autres pays. De façon générale, ce dispositif pourra s’appeler « tourisme d’affaires ». Le but en sera simple : envoyer l’un, ou plusieurs, de vos employés ailleurs afin de rencontrer de nouveaux acteurs pour votre activité ou bien pour faire l’étude d’un nouveau marché.

L’organisation d’un voyage d’affaire, une étape à ne pas prendre à la légère

En tant qu’entreprise, vous ne pouvez tout simplement pas demander à l’un de vos employés de partir à l’autre bout du monde sans ne rien prévoir. En effet, le tourisme d’affaire demande une organisation minutieuse. Vous allez devoir être en mesure de tout mettre en place pour la personne qui partira, et cela dans les moindres détails. Concrètement, vous allez devoir tout mettre en œuvre afin que les employés que vous faites partir ne rencontrent aucun problème, et ce tout au long de leur séjour. En plus du côté pratique de ce voyage, vous allez également devoir garder en tête la notion de confort. Ce n’est d’ailleurs pas pour rien que l’on retrouve une « classe affaires » dans les avions. Après vous être penché sur le trajet en lui-même, vous allez également devoir faire en sorte que tout soit prêt à l’arrivée de vos employés, aussi bien d’un point de vue déplacement que d’un point de vue logement. Concrètement, plus le voyage professionnel sera correctement organisé, plus vous offrirez aux participants des conditions optimales pour qu’ils soient au maximum de leurs capacités.

Faire appel aux services de spécialistes pour organiser un voyage d’affaire

Certaines entreprises possèdent un service spécialisé dans l’organisation de voyage d’affaire tandis que d’autres n’auront pas cette chance. Si vous êtes dans ce cas, sachez qu’une solution optimale s’offre à vous : l’externalisation. En effet, vous pouvez aujourd’hui faire appel à des prestataires qui connaissent le domaine du voyage d’affaire sur le bout de doigts et qui pourront vous aider à ce que tout se déroule pour le mieux. Pour le bien de vos employés et de votre société, il est préférable de ne pas commettre d’impair lorsque l’on parle de voyage professionnel. Chaque détail doit être pensé minutieusement pour le confort ainsi que pour l’efficacité des personnes qui participeront à votre voyage.

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Organiser un voyage : méthodologie complète en 7 étapes

Article mis à jour le

Ma méthodologie pour organiser un voyage

Dans cet article, je vous ai détaillé ma méthodologie , mais aussi mes conseils pour que la préparation de votre voyage se déroule sans accrocs. En effet, j’ai déjà eu l’occasion d’organiser des dizaines de voyages. 

En tant que voyageuse, j’ai eu la chance de découvrir de nombreux pays de manière autonome. Depuis toujours, j’aime particulièrement organiser des voyages et c’est d’ailleurs pour partager mon organisation et mes conseils que j’ai dans un premier temps créé ce blog de voyage .

Ces expériences m’ont permises de mettre en place une méthodologie complète pour organiser un voyage , que je vous propose ci-dessous. Il s’agit de ma propre manière de procéder, qui a déjà pu faire ses preuves, mais que vous pouvez évidemment adapter à vos besoins.

• À propos de cet article

Comme souvent dans mes articles, j’ai eu la volonté d’être la plus  précise et exhaustive  possible. Cet article est donc très long, mais si vous vous demandez  comment organiser un voyage , vous devriez pouvoir y trouver de nombreuses réponses ! 

Toutefois,  je vous conseille de le sauvegarder et de le lire en plusieurs fois  afin de ne pas vous retrouver submergés d’informations. Vous pourrez ainsi également facilement y revenir pendant la préparation du voyage.

• épinglez sur pinterest pour retrouver facilement cet article

Comment organiser un voyage : les 7 étapes pour tout préparer

• Trouver la destination idéale
• Choisir son mode de transport et réserver ses billets
• Créer son itinéraire de voyage
• Réserver les transports internes
• Réserver les hébergements du séjour et les activités
• Gérer les formalités
• Se détendre et profiter du voyage 

Utilisez le menu ci-dessous pour accéder directement aux sections qui vous intéressent pour la préparation de votre voyage

Bon à savoir avant de préparer son voyage

Comment gagner du temps dans la préparation de son voyage , comment rester organisé tout au long de l’organisation du voyage , les 7 étapes pour organiser son voyage de manière autonome, 1. trouver la destination idéale, 1.1 choisir sa destination en fonction de ses envies, 1.2 choisir sa destination en fonction de ses dates de voyage, 1.3 choisir sa destination en fonction de son budget, 2. choisir son mode de transport et réserver ses billets, 2.1 choisir son moyen de transport, 2.2 réserver ses billets de train, d’avion ou de bus, 3. créer son itinéraire de voyage, 3.1 se renseigner sur les choses à voir et à faire, 3.2 choisir son mode de voyage, 3.3 choisir les régions à visiter, 3.4 noter les lieux que vous souhaitez voir, 3.5 trouver des activités et excursions, 3.6 organiser son itinéraire, 3.7 faire du tri.

3.8 Définir les lieux où dormir

3.9 Mettre au propre l’itinéraire final du voyage

4. réserver les transports internes, 4.1 louer une voiture ou un véhicule aménagé, 4.2 réserver un vol interne ou un voyage en train, 4.3 utiliser les transports locaux, 4.4 utiliser les taxis ou des chauffeurs privés, 5. réserver les hébergements du voyage et les activités, 5.1 faut-il réserver ses hébergements à l’avance , 5.2 les différentes plateformes de réservation, 5.3 les alternatives aux plateformes classiques, 5.4 réserver les activités du séjour, 6. gérer les formalités du voyage, 6.1 les formalités administratives, 6.2 santé et assurances voyage.

6.3 Gérer ses paiements à l’étranger

6.4 Le budget prévisionnel du voyage

6.5 Préparation des documents nécessaires au voyage

7. Se détendre et profiter du voyage !

Questions concernant ma méthodologie pour organiser un voyage

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, organiser un voyage n’est pas forcément très compliqué si l’on sait comment s’y prendre et où trouver les informations pour bien le préparer. Toutefois, il faut avoir en tête que l’organisation d’un voyage demande  beaucoup de temps et d’organisation .

Avant de rentrer dans le vif du sujet, voici un conseil qui pourrait bien vous faciliter la vie dans la préparation de votre voyage. Pensez à ranger et regrouper régulièrement vos documents au même endroit !

Créez un dossier sur le bureau de votre ordinateur ou sur un gestionnaire de fichier en ligne. 

De mon côté, j’utilise la suite Google Drive que je trouve très pratique. En effet, celle-ci me permet de stocker à un même endroit toutes les recherches de mon voyage : fichiers textes, tableurs, réservations, carte interactive… Je stocke tout au même endroit et je peux ensuite y accéder en ligne avec un téléphone ou un ordinateur depuis n’importe où.

Si vous préférez utiliser un dossier classique sur votre ordinateur, pas de problème. L’essentiel est qu’ à chaque fois que vous effectuez une réservation, vous rangiez la confirmation de réservation dans votre dossier . Il en est de même avec toutes les notes et recherches que vous faites. Regroupez tout au même endroit ! Cela vous facilitera les choses lorsque vous pourrez enfin profiter du voyage que vous aurez pris tant de soin à organiser !

Pour ceux qui préfèrent le papier, sachez que j’ai aussi conçu un  carnet de voyage  conçu pour vous aider à préparer votre voyage, dans lequel vous pourrez noter toutes les informations au sujet de votre séjour (infos pratiques, réservations, planning de voyage…). J’ai conçu ce carnet comme un véritable allié pour rester organisé et il permet également de conserver un beau souvenir au retour !

Collaboration commerciale

Un outil pour les remplacer tous : le planificateur à contresens

Je mets à jour cet article car je ne pouvais pas ne pas vous parler de cet outil incroyable qui vous fera à coup sûr gagner beaucoup de temps dans l’organisation de votre prochain voyage . C’est à mon sens l’outil le plus complet pour les voyageurs car il permet :

• De trouver sa destination idéale en fonction de son budget (il y a des fiches pour chaque pays avec le budget moyen pour chaque type de voyage !) ou en fonction du climat de chaque pays
• De créer et planifier l’ensemble de son itinéraire étape par étape et de le visualiser sur une carte et de l’optimiser en fonction des saisons (hyper pratique pour un tour du monde ou un long voyage par exemple)
• D’estimer très précisément le budget du voyage en fonction du pays et du nombre d’étapes grâce au données se basant sur les budgets d’autres voyageurs et à la gestion des dépenses intégrée à l’outil
• De ne rien oublier grâce à une to do list avec rétro-planning intégré
• De regrouper toutes ses réservations directement sur le planificateur et de les lier à chaque étape
• De créer un carnet de voyage interactif qui permet de visualiser l’itinéraire sur une carte et de le partager à ses proches

Un petit exemple de ce qu’il est possible de faire avec la carte réalisée pour notre voyage en Sicile . Je vous invite vraiment à aller tester l’outil qui est très complet pour organiser un voyage !

Cela peut paraître évident, mais avant de préparer un voyage , il faut savoir où partir ! Si vous avez déjà en tête la destination pour laquelle vous souhaitez organiser votre voyage, vous pouvez passer directement à l’étape suivante. Sinon, les astuces ci-dessous pourront certainement vous intéresser.

Peut-être avez déjà en tête le style de voyage que vous souhaitez organiser ? Avez-vous envie de nature, de mer, de montagne, de campagne, de découvrir des villes ? Ou bien avez-vous pensé à plusieurs destinations mais n’arrivez pas à choisir ? Il existe de nombreux supports pour vous aider à trouver de l’inspiration pour vos voyages .

1.1.1 Trouver de l’inspiration sur les blogs de voyage

Tout d’abord, n’hésitez pas à consulter des blogs de voyage . Vous y trouverez de nombreuses inspirations voyage pour vous aider à choisir votre prochaine destination. Vacances en France , weekend à la campagne , road trip en Europe … En cherchant l’inspiration sur internet, vous trouverez forcément votre bonheur. Vous pouvez également utiliser Pinterest ou Instagram pour trouver de l’inspiration pour vos prochains séjours. De nombreux voyageurs partagent au quotidien leurs expériences pour vous inspirer et vous aider à préparer vos séjours. Profitez-en !

1.1.2 Trouver de l’inspiration dans les livres de voyage

Il existe également de magnifiques livres de voyage pour inspirer vos prochaines découvertes ! Personnellement, je suis une grande fan des beaux livres du Routard que je trouve magnifiques et qui m’inspirent souvent pour mes prochains voyages. 

Mon préféré : le magnifique ouvrage intitulé “ Voyages, tout un monde à explorer ” qui vous embarque pour un magnifique tour du monde pour vous aider à choisir votre prochaine destination. 

En fonction de vos dates de voyage, il faut être capable de trouver la destination adaptée en fonction du climat et de la fréquentation . 

Pour connaître la meilleure période pour se rendre dans une destination en fonction du climat ou tout simplement trouver des idées de voyage en fonction de vos dates, là encore, je vous recommande d’aller faire un tour sur le  planificateur à contresens . Vous trouverez ainsi facilement les meilleures destinations en fonction de vos dates de voyage. 

Personnellement, j’utilise également le livre “ Où partir quand ” édité par Lonely Planet qui est vraiment très bien fait, et qui propose 360 idées de voyage organisées mois par mois.

1.2.1 Partir hors saison, bonne ou mauvaise idée ?

Il peut être tentant de choisir forcément la période qui a l’air la plus idéale sur le papier pour organiser son voyage. Mais attention, la période idéale correspond généralement à la haute saison touristique . Cela signifie donc qu’il y aura certainement beaucoup de touristes, et que les prix seront à leur niveau le plus élevé.

En décalant votre voyage de quelques mois, vous pourriez bien avoir de belles surprises ! Vous profiterez de tarifs moins élevés et vous serez plus tranquille pour découvrir un pays. Bien sûr, il n’est pas exclu que le temps ne soit pas toujours idéal, mais vous pourriez bien avoir de belles surprises. 

Nous avons par exemple découvert l’ Islande en hiver , qui correspond à la basse saison et c’était un voyage magnifique. De la même manière, nous avons réalisé un road trip en Andalousie au mois de décembre, ou encore découvert la Sicile et l’ Irlande au printemps…

Le budget ! C’est souvent le premier critère qui entre en jeux dans la préparation d’un voyage. En effet, en fonction des destinations ou de la période du voyage, des vacances à l’autre bout du monde peuvent vite revenir très cher ! Heureusement, il existe des destinations plutôt bon marché qui vous permettront de réduire sensiblement votre budget. Mais comment choisir sa destination en fonction de son budget ?

1.3.1 Faites attention au prix des billets d’avion ou de train

C’est souvent l’un des plus gros poste de dépense lorsque l’on organise un voyage. Heureusement, en faisant attention, il est souvent possible de trouver de très bons prix. 

À lire aussi :

Comment réserver ses billets d’avion au meilleur prix ?

Dans tous les cas, nous vous recommandons de regarder le prix des billets avant de commencer à organiser votre voyage, pour éviter toute déception ou mauvaise surprise. 

Pour un voyage en train, rendez-vous sur le site de la SNCF pour faire une simulation. 

Pour un voyage en avion, vous pouvez utiliser le comparateur de vol Skyscanner pour comparer les prix des billets.

Astuce : renseignez votre aéroport de départ et vos dates, mais laissez libre la case pour la destination. L’outil vous présente les prix des billets d’avion du moins cher au plus cher pour toutes les destinations ! Personnellement, c’est souvent comme cela que je choisis mes destinations : en profitant des promotions sur les vols pour voyager à moindres frais !

1.3.2 Renseignez-vous sur le coût de la vie

Pour ne pas avoir de mauvaise surprise une fois sur place ou pendant la préparation du voyage, il est nécessaire de se renseigner sur le coût de la vie de la destination qui vous intéresse . 

Le plus gros poste de dépense sera certainement votre hébergement sur place. Rendez-vous sur un comparateur d’hôtels comme Booking , choisissez une ville et des dates, et vérifiez que le prix des hébergements proposés correspond au budget de votre voyage. Vous pouvez par exemple filtrer les hébergements en fonction du prix souhaité. S’il y a beaucoup de résultats dans votre gramme de prix, c’est bon signe. Vous devriez pouvoir vous loger pour un tarif raisonnable. En revanche, si les offres se font rares, attention. Vous risquez d’avoir de mauvaises surprises pendant l’organisation du voyage. 

Sachez qu’il existe également des simulateurs pour calculer le coût d’un voyage en fonction d’un pays, de votre mode de voyage, du type d’hébergement souhaité… Cela peut vous permettre de vous donner une idée du budget à consacrer à votre voyage mais attention, il s’agit uniquement d’estimations, et ces informations sont à prendre avec précaution. Une autre bonne ressource reste le  planificateur à contresens   qui édite des fiches budget pour chaque pays en se basant sur le retours de ses utilisateurs. Pour chaque pays, le budget moyen journalier en fonction du type de voyageur (solo, couple, famille, backpacker) est indiqué, ce qui donne déjà une bonne idée des dépenses à prévoir !

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Une fois la destination choisie, la deuxième étape de l’organisation d’un voyage consiste à réserver son moyen de transport. Cela va vous permettre de bloquer définitivement les dates de votre séjour , ce qui va vous faciliter la suite de la préparation du voyage. 

En fonction de la destination choisie, le mode de transport sera parfois assez évident. Si vous partez en Asie, en Afrique, en Océanie ou en Amérique, vous n’aurez a priori pas vraiment d’autre choix que de prendre l’avion. Sauf si vous avez plusieurs mois à consacrer à votre voyage, c’est souvent la seule option qui s’offre à vous. 

Si vous partez en France ou en Europe, prenez tout de même le temps d’étudier les différentes alternatives qui s’offrent à vous.

2.1.1 Simulez les coûts et temps de trajet pour organiser votre voyage

Lorsque l’on voyage en avion, on a tendance à regarder uniquement le temps de vol pour estimer la durée du trajet pour se rendre à destination. Or, il y a beaucoup d’autres paramètres à prendre en compte pour choisir le bon mode de transport.

Prenons comme exemple un voyage Paris-Amsterdam

Pour cet exemple, j’ai simulé les coûts pour un voyage ayant lieu le dernier weekend de février 2021, en réservant les billets 3 mois à l’avance, pour 4 personnes . 

• PARIS - AMSTERDAM EN AVION - 4 h 30 de voyage, 800 € pour 4 personne

Si vous choisissez l’avion pour ce voyage , le temps de vol indiqué est d’environ 1 h 30. Cependant, il est nécessaire d’arriver à l’aéroport environ 2 heures à l’avance pour faire l’enregistrement et palier tout problème de dernière minute. Il faut également compter le temps de trajet pour se rendre à l’aéroport. En fonction de l’endroit où vous habitez si vous êtes à Paris même ou en proche banlieue, disons qu’il vous faudra au moins une heure pour rejoindre l’aéroport. Et même plus si vous habitez en dehors de la région parisienne. Il vous faudra donc en réalité au moins 4 h 30 de voyage pour rejoindre votre destination. Comptez ensuite le temps nécessaire pour récupérer vos bagages, quitter l’aéroport et rejoindre le centre d’Amsterdam… Le billet d’avion aller/retour vous coûtera 200 € par personne . Pour quatre personnes, cela fera donc 800 € au total .

Pour simuler les coûts et temps de trajet pour un voyage en avion, vous pouvez utiliser le comparateur de vol Skyscanner . 

• PARIS - AMSTERDAM EN Train - 5 h de voyage, 280 € pour 4 personne

Si vous choisissez le train pour ce voyage , le temps de trajet indiqué est d’environ 4 h. Cependant, il est nécessaire d’arriver à la gare 30 minutes à l’avance pour palier tout problème de dernière minute. Il faut également compter le temps de trajet pour se rendre à la gare. En fonction de l’endroit où vous habitez si vous êtes à Paris même ou en proche banlieue, disons qu’il vous faudra environ 30 minutes pour rejoindre la gare. Là encore, ce temps sera encore plus long si vous n’habitez pas en région parisienne. Il vous faudra donc au total au moins 5 h de voyage pour rejoindre votre destination. Le billet de train aller/retour vous coûtera 70 € par personne . Pour quatre personnes, cela fera donc 280 € au total .

Ici, on voit donc que même si l’on a augmenté un tout petit peu le temps de trajet, nous avons déjà fait de belles économies.

Pour simuler les coûts et temps de trajet pour un voyage en train, vous pouvez vous rendre sur le site de la SNCF .

• PARIS - AMSTERDAM EN Voiture - 6 h de voyage, 120 € pour 4 personne

Si vous choisissez la voiture pour ce voyage , le temps de trajet indiqué depuis Paris est d’environ 5 h 30. Il n’y a pas de temps supplémentaire à ajouter puisque vous partirez vraisemblablement de chez vous. Ajoutons tout de même une demi-heure de pause sur la route, ce qui nous fait un temps de trajet total à 6 h de route . Pour faire l’aller/retour en voiture, il faudra tout de même compter 40 € pour les péages et 80 € d’essence, soit 120 € . Pour quatre personnes, le coût final sera donc de 30 € par personne .

Un voyage en voiture ajoutera donc une heure de trajet par rapport au voyage en train, mais il permettra de faire de belles économies si vous voyagez à plusieurs.

Pour simuler les coûts d’essence et de péage pour un voyage en voiture, vous pouvez utiliser le calculateur proposé par Via Michelin . 

Astuce : pour faire baisser et même parfois rembourser le coût du voyage, pensez au co-voiturage avec Blablacar  ! Vous ferez sûrement de belles rencontres et vous vous y retrouverez financièrement ! 

• PARIS - AMSTERDAM EN Bus - 8 à 11 h de voyage, 200 € pour 4 personne

Il existe également une dernière option pour votre trajet. Elle permet souvent de voyager à bas prix si vous vous y prenez suffisamment à l’avance, mais augmente généralement sensiblement les temps de trajet. Il s’agit des voyages en bus . Si je reprends le même principe de simulation qu’au-dessus, le voyage en bus aller/retour vers Amsterdam me coûtera 50 € par personne , soit 200 € en tout pour quatre . On est donc un peu en dessous des prix du train. Mais le trajet en bus dure entre 7 et 10 heures selon les horaires choisis, auxquels il faut ajouter 30 minutes de sécurité plus au moins 30 minutes de temps de trajet pour rejoindre la gare routière si l’on habite à Paris, soit 8 à 11 heures de trajet réel . 

Dans cet exemple, le trajet en bus n’est donc pas vraiment intéressant.

Pour trouver les meilleures offres pour un voyage en bus, vous pouvez utiliser le simulateur d’offres Comparabus . 

• À retenir pour choisir son moyen de transport

Pour choisir votre moyen de transport, il faut donc prendre en compte le temps de trajet réel du voyage et le nombre de voyageurs. Si vous voyagez à plusieurs notamment, il sera parfois plus intéressant d’allonger un peu votre temps de trajet en optant pour la voiture pour faire de belles économies. 

Après analyse du meilleur moyen de transport à utiliser pour organiser votre voyage, vous avez fait votre choix. Vous devrez utiliser le train, le bus ou l’avion . Il est donc enfin temps de réserver vos billets ! Mais comment faire pour trouver les meilleurs prix ?

2.2.1 Trouver les meilleurs prix

Pour le train comme pour l’avion, quelques astuces vous permettrons de faire de belles économies !

Si vous le pouvez, soyez flexibles sur vos dates . La plupart des gens veulent partir du samedi au samedi et pendant les vacances scolaires. En décalant votre départ ou votre retour de quelques jours, vous trouverez sûrement de meilleurs prix. Il en est de même pour les horaires de voyage. Un vol très tôt le matin ou très tard le soir coûtera souvent moins cher car il sera moins prisé !

Encore une fois, prenez le temps de comparer les prix en utilisant des comparateurs comme Skyscanner et Oui SNCF et Comparabus dont nous avons déjà parlé plus haut. Pour l’avion, n’hésitez pas également à consulter notre article ci-dessous qui récapitule toutes nos astuces pour trouver les meilleurs prix.

2.2.2 Réserver ses billets

Vous avez trouvé un super prix pour votre voyage grâce aux comparateurs ? Parfait ! Il est maintenant temps de passer à l’étape la plus importante de l’organisation d’un voyage : la réservation des billets.

Ne passez PAS par les comparateurs pour réserver votre voyage !

Les comparateurs vous aident à trouver les meilleurs prix en comparant les offres des différents acteurs du marché. Mais ne les utilisez pas pour réserver vos billets !

En effet, les comparateurs sont des intermédiaires qui vont ajouter une commission sur le prix des billets. De plus, si vous avez le moindre problème avec votre réservation pendant ou après la préparation du voyage, le comparateur sera votre revendeur et c’est avec lui que vous devrez traiter. On ne va pas se mentir, le service client n’est généralement pas au top.

Une fois que vous avez trouvé la meilleure offre sur le comparateur, rendez-vous directement sur le site de la compagnie aérienne, de train ou de bus que vous avez repéré. Vous serez ainsi assurés de payer le prix juste, et la compagnie sera directement votre interlocuteur en cas de problème.

Faites attention à ce qui est inclus dans le prix du billet

Au moment de la réservation des billets, vous devez faire attention à ce qui est inclus dans le prix de la prestation :

• Les bagages à main sont toujours inclus. Il s’agit d’un petit sac type sac à dos ou sac à main que vous pouvez transporter avec vous dans l’avion, le bus ou le train.
• Les valises cabine sont-elles incluses dans le prix du billet ? Il s’agit de petites valises que vous pouvez emporter avec vous dans la cabine de l’avion et qui seront rangées dans les coffres qui se situent au-dessus des sièges. Les valises cabines sont incluses dans la plupart des billets des compagnies nationales, mais avec les compagnies low-cost, il faut parfois ajouter un supplément.
• Un bagage en soute est-il inclus dans le prix du billet ? Il s’agit d’un gros sac ou d’une valise qui devra voyager dans la soute de l’avion. La plupart du temps, il faut payer un supplément. Pour les trains, il n’y a souvent pas de supplément pour les bagages, excepté pour les trains européens type Eurostar ou Thalys qui les facturent parfois.
• Un repas est-il inclus dans le prix de la prestation ? Là encore, les compagnies low-cost vous le factureront souvent alors qu’il sera inclus avec les compagnies nationales.

Vérifiez bien les informations lors de la réservation

Lors de la réservation, faites très attention au moment de renseigner les informations du voyage. Vérifiez bien les points suivants :

• Les dates de voyage sont-elles justes ? Vérifiez que vous ne vous êtes pas trompé de jour / de mois / d’année.
• Le nom des voyageurs est-il correctement orthographié ? Leur date de naissance est-elle correcte ? Le numéro du passeport ou de la carte d’identité est-il juste ? Tous ces éléments sont très importants pour être sûr de pouvoir embarquer. 
• N’y-a-t-il pas de coquille dans l’adresse email ou le numéro de téléphone ? C’est grâce à ces moyens de communication que vous recevrez les confirmations de réservation et informations de votre voyage. Soyez-sûr de les avoir correctement renseignés.

Utilisez la bonne carte de paiement

Il est enfin temps de passer à la phase finale de la réservation ! Mais il y a une dernière subtilité à laquelle nous vous recommandons de faire attention. Certaines cartes haut de gamme type Gold MasterCard, Visa Premier ou supérieur offrent des garanties qui comprennent des assurances voyage. Si vous en possédez une, choisissez ce type de carte de paiement pour réserver vos billets d’avion. En cas de problème, vous serez ainsi couvert par l’assurance voyage de votre carte bancaire. 

• Bon à savoir au sujet des cartes de paiement

Si vous êtes le propriétaire de la carte de paiement qui possède une assurance, celle-ci vous couvre uniquement vous et les membres de votre famille (enfants, conjoint pacsé ou marié) . Si vous partez en couple et que vous n’êtes pas pacsés mais que vous avez chacun une carte de paiement haut de gamme, il sera peut-être plus judicieux de réserver vos billets séparément pour être sûrs d’être chacun couverts par l’assurance de votre carte. Il en est de même pour un voyage entre amis. 

Maintenant que vous avez choisi votre mode de transport et réservé vos billets le cas échéant, il est temps de passer au plus gros morceau de l’organisation d’un voyage : la création de l’itinéraire.

De mon côté, j’aime beaucoup détailler à l’avance tout ce que nous allons faire pendant un voyage. Rechercher les meilleurs prestataires pour les activités, trouver des endroits à voir en dehors des sentiers battus… Je passe donc des heures et des heures à préparer chaque voyage. Même si je vais vous expliquer comment je m’y prend, vous n’êtes bien sûr pas obligé d’aller autant dans les détails pour laisser plus de place à l’improvisation.

Toutefois, ayez en tête qu’ un voyage bien ficelé vous évitera souvent beaucoup de déconvenues ou de perte de temps une fois sur place !

Pour préparer la création de votre itinéraire de voyage, il va falloir commencer à se renseigner sur la destination qui vous intéresse et consigner les informations que vous allez trouver.

La première chose à faire pour préparer un voyage, c’est de se renseigner sur les choses qu’il y a à y voir et à faire. Cela vous aidera ensuite à déterminer le mode de voyage qui correspond le mieux à votre destination et à vos envies.

Personnellement, je commence souvent en regardant des reportages , comme échappées belles par exemple. En cherchant sur YouTube, vous trouverez forcément des reportages vidéos qui correspondent à la destination que vous souhaitez visiter.

Je vous conseille aussi d’acheter un guide de voyage pour votre destination et de commencer à le feuilleter. Bien entendu, vous trouverez beaucoup de ressources en ligne, mais les guides de voyage ont l’avantage de regrouper la plupart des choses à voir et à faire dans un pays à un même endroit. Personnellement, mes guides préférés sont les très classiques “ Guide du Routard ”. J’aime la façon dont les choses sont ordonnées dans ces guides. On y trouve les choses à faire par région, avec des cartes et une hiérarchisation des points d’intérêt. Et le Routard propose souvent également d’excellentes recommandations pour les restaurants. Bien entendu, il existe beaucoup d’autres collections de guides de voyage comme “ Lonely Planet ”, “ Guide Michelin ”, “ Petit Futé ”, “ Géoguide ”, “ Cartoville ” et bien d’autres… À vous de faire votre choix.

Une fois que vous avez regardé quelques émissions et commencé à feuilleter votre guide, lisez aussi quelques articles sur des blogs de voyage . 

Vous commencez ainsi à avoir un bon aperçu général de la destination et des endroits phares à visiter. 

• PENSEZ-Y PENDANT VOS RECHERCHES

À chaque fois que vous découvrez un lieu  que vous aimeriez vraiment bien visiter pendant votre voyage,  notez le  quelque part pour pouvoir le retrouver facilement par la suite !

Une fois que vous avez trouvé un peu d’inspiration, il faut choisir votre mode de voyage . Souhaitez-vous toujours loger au même endroit ou bien vous déplacer pour visiter plusieurs régions ? Si vous souhaitez vous déplacer, voulez-vous utiliser les transports en commun ou avez-vous prévu de louer une voiture ?

Ce choix est déterminant pour la suite de la préparation de votre voyage. En effet, plus vous souhaiterez vous déplacer, plus l’organisation sera complexe car il y aura de nombreux paramètres à prendre en compte. Mais en même temps, n’est-ce pas cela un voyage ? Se déplacer pour découvrir tout ou partie d’un pays ?

Une fois que vous avez choisi votre mode de voyage, il faut commencer à déterminer quelle(s) région(s) du pays est-ce que vous souhaitez visiter . 

Pour cela, vous pouvez vous aider des notes que vous avez prises lorsque vous avez commencé à vous renseigner sur la destination grâce aux reportages, votre guide et aux blogs de voyage. À quels endroits se situent les endroits qui vous ont le plus donné envie ? 

N’hésitez pas à les placer sur une carte (je vous explique comment faire cela facilement au point suivant) pour voir s’ils sont éloignés ou non géographiquement. Si beaucoup de points d’intérêt se trouvent dans la même région, c’est souvent le signe qu’elle se prête bien à un voyage. Mais cela veut sûrement dire aussi qu’elle est très touristique. 

Pour trouver les régions qui vous font le plus envie, n’hésitez pas également à vous inspirer des pages “coup de cœur” de votre guide de voyage . Lisez les introductions de chaque région et voyez ce que cela véhicule en vous.

Vous pouvez sélectionner autant de région que vous le souhaitez , en fonction du temps dont vous disposez pour votre voyage. Si vous en choisissez trop, ce n’est pas grave, il faudra de toute manière faire un tri à un moment donné. Mais plus vous choisirez de régions à voir, plus l’organisation du voyage prendra du temps. 

La préparation de votre voyage avance bien ! Vous savez maintenant quelles régions vous souhaitez visiter ! Maintenant, pour pouvoir prévoir le temps à passer à chaque endroit , il va falloir regarder plus précisément ce qu’il y a à y faire. 

Pour cela, mon astuce consiste à placer tous les points d’intérêt du voyage sur une carte réalisée avec l’outil Google My Maps .

3.4.1 Créer une carte avec Google My Maps

Google My Maps est un outil intégré à la suite Google Drive . La seule condition pour pouvoir accéder à cet outil, c’est que vous devrez forcément vous créer un compte Google. 

Si vous ne savez pas comment vous servir de Google My Maps, je vous invite à regarder le tutoriel ci-dessous . L’utilisation est assez simple, mais le tutoriel vous apprendra peut-être quelques subtilités.

3.4.2 Placer les points d’intérêt sur la carte

Maintenant que vous savez comment créer une carte avec Google My Maps, il ne reste plus qu’à y ajouter les lieux que vous souhaitez visiter pendant votre voyage .

Commencez par créer un calque que vous nommerez “points à planifier” puis ajoutez-y les endroits que vous avez notés quand vous avez commencé à vous renseigner sur la destination. Puis prenez votre guide de voyage et lisez les sections qui concernent les régions que vous avez retenues. Vous pouvez aussi trouver les points d’intérêt sur d’autres médias comme des blogs de voyage par exemple, des forums de voyageurs, des vidéos… Chaque fois qu’un endroit retient votre attention, ajoutez un point sur la carte .

Je vous conseille d’utiliser également des codes couleurs et d’ajouter des notes sur les éléments de la carte, pour pouvoir vous y retrouver par la suite. 

Par exemple, vous pouvez utiliser un code couleur rouge / orange / jaune pour donner de l’importance à chaque point. Ici, rouge correspondra à une visite immanquable, orange à une visite à faire si possible et jaune à une visite à faire uniquement si on a le temps. 

Dans les notes de la carte, ajoutez une petite description de ce à quoi correspond l’endroit, et éventuellement la référence de l’endroit où vous en avez entendu parler : la page du guide, l’url du blog… Lorsque vous commencerez à planifier votre voyage, vous vous rappellerez ainsi plus facilement à quoi chaque point correspond. Si vous le souhaitez, vous pouvez également ajouter une photo de l’endroit dans la légende pour vous aider à vous rappeler du lieu. 

Conservez également les informations automatiquement ajoutées par Google sur les points d’intérêt que vous créez. En cliquant sur “ afficher dans Google Maps ”, vous accéderez aux avis des voyageurs sur ce lieu et à davantage de photographies de l’endroit. 

Si vous souhaitez faire un budget prévisionnel de votre voyage , n’oubliez pas aussi de marquer le prix des visites payantes sur les notes de la carte. Cela vous évitera d’avoir à chercher de nouveau l’information le moment venu.

Au final, en cliquant sur chaque point d’intérêt que vous aurez créé sur votre carte, vous arriverez au résultat ci-contre. 

Pendant votre voyage, vous aurez peut-être envie de faire quelques activités et excursions organisées. Pensez à les ajouter à votre carte pour les prendre en compte dans la création de votre itinéraire.

Vous trouverez de nombreuses suggestions d’activités dans votre guide de voyage et sur les blogs. Mais vous pouvez également passer par des plateformes comme Get Your Guide , Civitatis ou Tiqets qui regroupent de nombreuses idées d’activités et excursions.

• Bon plan : les free tours

La  plateforme Civitatis  propose de nombreuses  visites guidées gratuites  dans les plus grandes villes du monde. N’hésitez pas à taper “free tour” + “nom de la ville recherchée” dans la barre de recherche de la plateforme pour voir si des visites guidées gratuites sont proposées pour votre destination. 

Maintenant que vous avez placé tous les points que vous aimeriez voir pendant votre voyage, il faut les organiser pour créer votre itinéraire .

Edit octobre 2023 : Google Maps est un très bon outil pour organiser son itinéraire, mais vous pouvez aussi pour cela utiliser le  planificateur a contresens  qui vous permettra de regrouper toutes vos étapes sur une carte.

3.6.1 Organiser sa carte pour bien préparer son voyage

Pour cela, je vous conseille de créer un calque par jour de voyage. Attention, vous pouvez créer 10 calques maximum sur une carte. Si votre voyage dure plus de 10 jours, il faudra donc créer plusieurs cartes ou bien regrouper plusieurs journées sur un même calque.

Une fois que vous avez créé vos calques, il est de temps de commencer à créer votre itinéraire. Commencez par votre lieu d’arrivée dans le pays et faites glisser des points depuis votre calque “Points à planifier” vers le calque “Jour 1”.

3.6.2 Organiser ses journées de voyage

Essayez de regrouper vos visites intelligemment d’un point de vue géographique. Par exemple si vous visitez une ville ou une région, mettez dans une même journée les points qui sont proches les uns des autres. 

N’oubliez pas de prendre en compte les temps de trajet ! Pour les trajets à pied ou en voiture, utilisez Google Maps pour simuler les itinéraires. Une application comme Citymapper , présente dans de nombreuses villes, vous aidera à simuler les temps de trajet en transports en commun. Si une fois sur place vous devez prendre des vols internes ou des trains, tenez en compte et prévoyez un peu de marge. 

Ne soyez pas trop ambitieux dans vos journées. Gardez du temps pour laisser un peu de place à l’improvisation et faire face aux aléas du voyage. Ne prévoyez pas non plus trop de route ou de trajets en transport. Bref, essayez de trouver le juste équilibre pour des journées pleines d’activités, mais tout de même pas trop chargées. 

Au final, votre carte devrait ressembler à la carte ci-dessous. Peu à peu, le calque “Points à planifier” va se vider. Et les activités du séjour seront réparties dans un itinéraire cohérent. 

Félicitations ! Votre itinéraire commence à ressembler à quelque chose et vous avez bien avancé dans l’organisation de votre voyage !

3.6.3 Retrouver sa carte pendant le voyage

La carte que vous avez créé sera certainement votre meilleur compagnon de voyage ! Sachez qu’en utilisant le lien de la carte, vous pourrez l’afficher sur n’importe quel navigateur. Vous pourrez également la retrouver sur votre téléphone portable , dans l’application Google Maps dans l’onglet “My Maps”. 

Vous allez vite vous en apercevoir lorsque vous allez commencer à placer vos points jour par jour, mais vous ne pourrez pas tout voir . Très vite, il va falloir faire des choix dans les lieux que vous aurez repérés. C’est normal et ce n’est pas grave ! Privilégiez les endroits qui vous font vraiment envie et laissez les autres de côté.

N’effacez toutefois pas les endroits que vous n’avez pas retenus. Vous pouvez les griser et les laisser dans un calque à part. Si au cours du séjour il n’est finalement pas possible de faire une activité que vous aviez prévu ou s’il vous reste finalement du temps, vous pourrez ainsi facilement les retrouver. 

3.8 Définir les lieux où dormir et le nombre de jours à passer à chaque endroit

Maintenant que vous avez classé toutes les activités à faire pendant votre voyage jour par jour, vous avez une idée bien précise du nombre de jours de voyage que vous devez accorder à chaque ville ou région que vous avez choisi de découvrir.

Il ne vous reste donc plus qu’à calculer le nombre de nuits que vous devrez passer à chaque endroit en fonction des journées que vous avez prévues. Les endroits où vous dormirez représenteront les grandes étapes de votre voyage.

Et voilà, la création de votre itinéraire est presque terminée ! Il ne vous reste plus qu’à le mettre au propre pour y voir plus clair et noter les informations que vous ne devrez pas oublier !

Pour cela, créez un tableau à l’aide d’un tableur comme Excel ou Google Sheet. Ajoutez une ligne par jour de voyage et créez 5 colonnes que vous nommerez “jours”, “dates”, “résumé”, “réservations”, “nuits”, comme sur l’exemple ci-dessous.

Le  planificateur à contresens   peut aussi vous permettre d’organiser efficacement vos étapes en les visualisant soit sous forme de carte, soit sous forme de liste avec le nombre de nuit prévu à chaque endroit. 

Renseignez les dates de votre voyage, le résumé de chaque journée et les éléments importants à ne pas oublier comme les réservations que vous devez faire. Indiquer également à quel endroit vous avez prévu de passer la nuit chaque soir, cela vous sera utile pour la réservation des hébergements. 

Vous avez désormais une image claire de l’itinéraire de votre voyage ! Si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter le détail des visites prévues chaque jour dans la colonne “Résumé”.

L’organisation de votre voyage a bien avancé ! Bravo 🙂 Le séjour commence à prendre forme, vous connaissez votre itinéraire. Il faut maintenant gérer vos déplacements internes .

Si vous avez prévu un road trip pendant votre voyage ou souhaitez pouvoir vous déplacer facilement, peut-être envisagez-vous de louer une voiture  ou un véhicule aménagé ? C’est une excellente idée ! Avoir son propre moyen de transport permet d’être complètement autonome en voyage, de s’arrêter où bon nous semble et de sortir plus facilement des sentiers battus. 

Avant d’envisager cette option, il y a tout de même quelques points à vérifier ou à savoir.

4.1.1 Quelles sont les conditions de circulation du pays dans lequel vous vous rendez ?

C’est la première chose à vérifier avant de louer un véhicule dans un pays étranger . Sur les routes du monde, vous serez souvent confrontés à des situations dont vous n’avez pas l’habitude. Renseignez-vous sur les conditions de circulation et demandez-vous si vous vous sentez capables de conduire en connaissant ces contraintes :

• La conduite se fait-elle à droite ou à gauche ? Avant de conduire à gauche dans un pays où la circulation est très dense et anarchique, peut être serait-il préférable d’avoir une première expérience de conduite à gauche dans un pays où la circulation est convenablement organisée ?
• Dans quel état sont les routes ? Le réseau routier est-il bon ou allez-vous vous retrouver face à des pistes en mauvais état. Cela conditionnera aussi le choix du modèle de voiture.
• Quel temps fera-t-il une fois sur place ? Si vous partez en hiver dans un pays froid ou pendant la saison des pluies dans un pays où la mousson sévi, vous risquez de vous retrouver face à des conditions de conduite dont vous n’avez pas l’habitude. Vous en sentez-vous capable ?
• Avez-vous prévu de conduire dans des grandes villes ou uniquement sur des petites routes de campagne ? La conduite dans de grandes métropoles dans certains pays étrangers peut être difficile si vous n’avez pas l’habitude de conduire dans des endroits où la circulation est très dense.

Vous devez donc absolument vous renseigner sur les conditions de circulation pendant la préparation du voyage. L’objectif n’est pas de se faire peur, mais d’être lucide concernant les conditions qui vont se présenter à vous. Ce n’est pas la même chose d’effectuer un road trip en Europe que de conduire en Thaïlande . Un road trip en Andalousie en été sera bien différent d’un road trip en Islande en hiver. Pour un road trip en Irlande , vous devez pouvoir conduire à gauche… 

Pour trouver les informations que vous recherchez, consultez votre guide de voyage. Dans les éditions du “ Guide du Routard ”, vous trouverez toujours une section relative à la conduite dans le pays. Regardez aussi sur internet, sur des blogs ou des forums, ce que vous pouvez trouver à ce sujet. 

4.1.2 Un permis international est-il nécessaire ?

Le permis Français est accepté dans tous les pays faisant parti de l’ Espace Économique Européen . Ailleurs dans le monde, le permis international est le plus souvent exigé. Vous pouvez retrouver le  récapitulatif des démarches à effectuer par pays  au lien suivant . 

Si vous avez besoin d’un permis international pour votre voyage, pensez à en  faire la demande le plus tôt possible.  La demande se fait sur le site  service-public.fr , mais il faut parfois attendre jusqu’à 6 mois pour obtenir le précieux sésame !  La demande est gratuite, et le permis est ensuite valable pendant 3 ans. 

4.1.3 Où et comment louer votre voiture ou votre véhicule aménagé ?

Après vous être renseignés sur les conditions de circulation dans le pays visité, vous avez choisi de  louer une voiture . Excellent choix, à vous la liberté ! 

Pour louer votre voiture, plusieurs options s’offrent à vous :

• Louer votre voiture avant votre départ 
• Louer votre voiture sur place directement dans une agence de location 
• Louer votre voiture sur place en passant par les services de votre hôtel ou d’un autre tiers 
• Bon à savoir avant de louer une voiture

Quelle que soit l’option que vous retiendrez, il y a une règle immuable à avoir en tête au moment de récupérer une voiture de location. Afin de prévenir toutes difficultés, soyez toujours en possession d’une carte bancaire de type carte de crédit liée à un compte courant largement approvisionné pour couvrir le montant de la garantie qui sera bloquée par le loueur.

Louer votre voiture ou votre véhicule aménagé avant votre départ

Pour des questions de logistique et d’organisation, il s’agit sans hésiter de la solution que je vous recommande. 

Ainsi, en louant votre voiture ou votre véhicule aménagé avant votre départ , vous pourrez prendre le temps d’étudier et de comparer les différentes offres. C’est d’ailleurs très souvent en louant sa voiture avant son départ qu’il est possible de bénéficier des meilleurs tarifs . 

• Louer une voiture

Afin que cette tâche soit la moins fastidieuse et la plus efficace possible, je vous recommande vivement de faire vos recherches sur un comparateur de location de voitures . 

J’utilise depuis des années le comparateur Carigami que je ne peux que vous recommander. Extrêmement pratique, ce comparateur vous permet sélectionner de nombreux filtres afin que les offres qui vous sont faites soient au plus près de vos attentes. 

À titre d’exemple, voici les paramètres que j’utilise systématiquement : 

• Catégorie du véhicule : citadine, compacte, SUV… Je choisis en fonction du nombre de participants au voyage ainsi que du nombre de bagages emporter 
• Climatisation : important, surtout lorsque l’on voyage dans les pays chauds pour s’assurer un minimum de confort
• Kilomètres illimités : cette option permet de ne pas se soucier de la distance qu’il est autorisé de parcourir avec le véhicule loué

De nombreuses autres options sont disponibles : Boite de vitesse automatique, 4×4, Diesel, Hybride, différents niveaux d’assurance, possibilité d’ajouter un conducteur additionnel, confirmation de réservation immédiate, notation du loueur… À vous de faire votre choix en fonction de ce qui est le plus important pour vous. 

Une fois l’offre qui vous convient identifiée, je vous conseille de faire la réservation directement depuis le site Carigami . Cela ne prend que quelques minutes. Au besoin, vous pouvez également procéder à une réservation par téléphone grâce au service client français particulièrement efficace et réactif. 

Une des raisons qui me pousse à utiliser Carigami plutôt qu’un autre comparateur de location de voiture est la possibilité d’annuler gratuitement et sans justificatif toutes les réservations faites depuis le site jusqu’à 24 heures avant la prise en charge du véhicule. 

Cette fonctionnalité a un double avantage. D’abord, elle permet d’ annuler sans frais une réservation en cas de changement de programme, d’annulation du voyage ou de tout autre motif qui vous contraindrait à ne pas être en mesure d’honorer votre location. 

Mai surtout, cela permet de revenir régulièrement sur le site avant votre départ pour refaire des simulations de location . En effet, comme pour les billets d’avion, le prix des locations de voiture varie énormément et il n’est pas rare que le prix payé au moment de votre réservation s’avère complètement obsolète quelques jours plus tard. À la hausse comme à la baisse, les variations sont importantes. Pour obtenir la meilleure offre, n’hésitez pas alors à annuler votre première réservation pour en réaliser une nouvelle avec de meilleures conditions tarifaires. 

Pour vous donner une idée des tarifs qu’il est possible d’obtenir via la plateforme de réservation Carigami, n’hésitez pas à consulter notre article dédié : Notre avis sur Carigami, comparateur pour location de voiture . 

• Louer un camping-car

Si vous préférez louer un camping-car plutôt qu’une voiture, je vous recommande vivement d’effectuer votre réservation en amont du voyage. Ce type de véhicule est plus rare, il faut donc bien s’assurer de la disponibilité d’un véhicule avant de partir. Vous pouvez trouver des loueurs locaux en cherchant sur internet (par exemple en tapant « Camping car + le nom du pays visité »), ou bien passer par un site comme goboony.fr qui propose la location de campings-car en France et dans plusieurs pays européens. 

Louer votre voiture sur place directement dans une agence de location

Cette solution peut être intéressante si au moment d’organiser votre voyage, vous avez fait le choix de ne pas tout planifier et de laisser un peu de place à l’imprévu. Vos dates d’arrivée et de départ dans certaines ville ne sont alors peut-être pas complétement arrêtées et louer une voiture en amont n’est donc pas envisageable. 

Dans ce cas, vous trouverez sans problème des loueurs dans la grande majorité des villes. Pour retrouver les grandes enseignes internationales, n’hésitez pas à vous rendre dans le hall des arrivées des aéroports ou à la sortie des gares. Cette solution offre une grande flexibilité mais ne permet pas toujours d’obtenir les meilleurs tarifs. 

Louer votre voiture sur place en passant par les services de votre hôtel ou d’un autre tiers

C’est une solution qui vous sera souvent proposée dans les établissements hôteliers où vous résiderez. Cette option a l’avantage d’être simple à mettre en œuvre. Il vous suffit d’indiquer à votre contact le type de véhicule que vous souhaitez ainsi que la durée de la location et, le plus souvent, la voiture vous est déposée devant votre hôtel. 

Le principal inconvénient de cette méthode est qu’elle ne vous permet absolument de faire jouer la concurrence et de comparer les prix. En procédant ainsi, vous paierez le plus souvent le prix fort, parfois majoré d’une commission encaissée par l’hôtelier. 

Si vous devez réserver un vol interne pour vous rendre d’un endroit à l’autre d’un pays pendant votre voyage, la méthode est la même que pour réserver votre vol au départ de la France. Rendez-vous sur un comparateur comme Skyscanner pour trouver les meilleurs prix, puis faites votre réservation directement sur le site de la compagnie qui propose les meilleures offres.

Prendre le train est une alternative souvent plus économique et écologique , qui permet de découvrir un pays autrement en adoptant un mode de voyage plus lent et plus local. Pour trouver vos billets de train, faites simplement une recherche Google en indiquant “Train [Ville de départ] [Ville d’arrivée]” ou “Train [Nom du pays]. Vous devriez facilement trouver des comparateurs. Ces comparateurs vous permettront de connaître les noms des compagnies nationales qui effectuent les trajets. Vous pourrez ainsi ensuite réserver directement sur le site des compagnies nationales si vous le souhaitez.

Attention, dans certains pays, les sites internet ne sont pas très bien faits ou ne sont disponibles que dans la langue du pays. Si tel est le cas, vous pouvez éventuellement opter pour la réservation à partir d’un comparateur . Vous paierez sûrement un peu plus cher, mais au moins l’interface sera en français ou en anglais. 

Avant de réserver, n’hésitez pas également à vous renseigner sur des blogs ou des forums de voyage pour en savoir plus sur l’expérience d’autres voyageurs. 

Lorsque vous voyagez, n’hésitez pas à utiliser les transports locaux. Bus, Tuk-Tuk, métro, tramway, bateau… C’est souvent le plus économique et cela vous permet de vous immerger plus en profondeur dans le mode de vie d’un pays.

Afin de savoir comment vous y prendre une fois sur place, renseignez-vous au préalable sur les modes de transport existants grâce à votre guide de voyage et aux articles de blog. Vous y trouverez de nombreuses informations qui vous aideront une fois sur place.

Les taxis existent dans tous les pays du monde, ou presque. N’hésitez pas à les utiliser pour effectuer des déplacements longs ou compliqués. Dans certaines régions du monde, ils sont même très bon marché. Malheureusement, une mauvaise réputation les précède souvent. Face aux touristes, il arrive que certains abusent en proposant des tarifs très élevés ou en refusant de mettre le compteur. 

Pour éviter cela, notamment dans les grandes villes, je préfère souvent faire appel à un VTC . Pour cela, j’utilise l’ application Uber qui est présente dans de nombreux pays. En Asie du sud-est, Uber s’est retiré du marché face au géant Grab qui propose des services identiques. 

En utilisant les services d’un VTC, vous réservez et connaissez le montant de votre course à l’avance. Il n’y a donc pas de mauvaise surprise possible. 

J’aime organiser les voyages et c’est pourquoi je prends plaisir à réserver mes hébergements. J’aime prendre le temps de trouver un superbe hôtel avec une jolie vue, un B&B charmant et accueillant ou un petit appartement fonctionnel à deux pas du cœur des villes. Cela fait pour moi parti intégrante de la préparation du voyage. Pourtant, cette étape n’est pas forcément obligatoire lors de l’organisation d’un voyage.

Si vous partez en haute saison dans un pays ou une ville très touristique, la question ne se pose pas. Vous devez absolument réserver vos hébergements à l’avance et même le plus tôt possible. En dernière minute, vous risquez de vous retrouver avec très peu de choix et des hébergements de mauvaise qualité que vous paierez au prix fort ! Anticipez donc au maximum vos réservations.

Pour un voyage au long cours ou en basse saison , vous pouvez effectivement choisir de ne pas réserver vos hébergements à l’avance et de les chercher une fois sur place. L’avantage, c’est que votre itinéraire sera ainsi moins contraint et vous serez libres de passer plus de temps à un endroit si vous le désirez. Par contre, vous devrez passer du temps sur place à rechercher votre hébergement en trimbalant vos sacs et valises. 

5.2.1 Les comparateurs d’hôtels

Il existe de nombreuses plateformes pour réserver ses hébergements. En premier lieu, les comparateurs d’hôtel . Personnellement, j’utilise la plupart du temps Booking pour choisir et réserver mes hébergements et ceux de mes clients lors de la préparation d’un voyage. 

En effet, c’est la plateforme la plus connue, c’est donc celle qui propose le plus de choix . Elle a également l’avantage d’être utilisée par des millions de clients. Chaque hébergement est donc classé selon les notes et avis des voyageurs qui y ont séjourné. 

La plateforme permet également de gérer facilement ses réservations et indique clairement si l’ annulation sera gratuite ou non, ce qui est pour moi un critère essentiel. Si vous devez finalement annuler votre voyage, vous n’aurez pas à vous soucier de vos hébergements. Vous pourrez annuler simplement toutes vos réservations depuis l’interface.

Enfin, le service client est compétent. Si jamais pour une raison quelconque un hébergement réservé ne pouvait finalement pas vous accueillir (cela m’est arrivé une fois pendant un road trip en Sicile ), vous êtes prévenu et le service client se charge de vous trouver rapidement un hébergement équivalent pour votre séjour, sans frais supplémentaire. 

Enfin, les filtres disponibles sur la plateforme me permettent de trouver rapidement les hébergements qui correspondent à mes attentes.

Les filtres Booking

Booking a donc l’avantage de proposer des milliers d’hébergements partout dans le monde. On y trouve des hôtels , mais également des Bed & Breakfast , des appartements gérés par des particuliers… L’offre est pléthorique et l’on peut facilement se laisser déborder par le choix pendant la préparation du voyage. 

Inutile de passer des heures à regarder un à un tous les hébergements pour choisir celui qui vous paraîtra être le meilleur, vous y passeriez un temps fou. Afin de classer rapidement les hébergements et de faire votre choix, je vous recommande d’utiliser les filtres disponibles sur la plateforme. 

Pour cela, rendez-vous sur la page d’accueil de Booking . Renseignez le nom de la ville où vous cherchez un hébergement, vos dates de voyage et le nombre de participants. Lancez la recherche. Vous arrivez sur une page avec tous les hébergements situés dans la ville recherchée. Le nombre de résultats est indiqué en haut de page. S’il s’agit d’une grande ville, il peut y en avoir des milliers. Il est donc nécessaire de faire un tri.

Voici les critères que je vous recommande de sélectionner : 

• Budget : Si vous avez une idée du tarif que vous êtes prêt à mettre par nuit, c’est le premier critère à indiquer. Cela vous permettra de ne pas voir les hébergements qui ne correspondent pas au budget de votre voyage. Vous pouvez sélectionner plusieurs plages de prix.
• Note des commentaires : Il s’agit des notes laissées par les clients de Booking. Autant choisir les hébergements qui ont satisfait un maximum de voyageurs. Pour cela, j’utilise le critère “Fabuleux 9+” ou, si le nombre de résultats est trop faible, “Très Bien 8+”. Faites attention à choisir des hébergements qui ont un minimum de notes. Au minimum une vingtaine et au mieux des centaines. 
• Annulation gratuite : c’est un critère très important. Si pour une raison ou une autre votre voyage ne pouvait avoir lieu, vous vous éviterez de nombreux soucis. Lorsque vous choisissez un hébergement, il est toujours indiqué la date jusqu’à laquelle l’annulation est gratuite.
• Distance depuis le centre : Ce critère vous aidera à choisir des hébergements qui ne sont pas trop excentrés. Lorsqu’un hôtel vous plait, vérifiez également sa localisation sur la carte. Est-il éloigné ou non des points d’intérêt ? 
• S’il reste encore trop de choix, vous pouvez ajouter des critères qui sont importants pour vous. Souhaitez-vous le petit déjeuner inclus ? Une piscine ? Un parking ? 

Grâce à ces différents filtres, le nombre d’hébergements correspondant à vos critères devrait sensiblement baisser. Vous pourrez ainsi plus facilement faire votre choix en vous basant sur la géolocalisation, les photos et la description de l’hébergement. 

Pensez également à bien vous connecter à la plateforme pour pouvoir bénéficier du programme de fidélité de Booking qui vous offrira de nombreuses remises sur les hébergements.

Les alternatives à Booking

Bien sûr, il existe de nombreux autres comparateurs qui vous permettront de choisir votre hôtel. Il existe même des comparateurs de comparateurs. Je pense par exemple à Hotels.com , Trivago , Expedia , Kayak , Tripadvisor … Vous n’êtes bien entendu pas obligés d’utiliser Booking . À vous de faire votre choix et d’utiliser la plateforme qui vous convient le mieux. 

Vous pouvez également utiliser les comparateurs et réserver ensuite vos hébergements directement sur le site des hôteliers. En procédant ainsi, vous garantissez un meilleur revenu aux hôteliers qui ne seront pas obligés de verser une commission aux grandes plateformes pour votre réservation. Mais vous perdez également les avantages des grandes plateformes à savoir l’annulation simple et gratuite, le fait de retrouver facilement toutes vos réservations au même endroit et le service client. 

5.2.2 Airbnb, location d’appartement ou de chambre chez l’habitant

Autre grand mastodonte de la réservation d’hébergement en voyage, Airbnb peut être une alternative intéressante aux comparateurs. Le site, créé initialement pour les particuliers, permet de trouver un appartement, une maison ou une chambre chez l’habitant . Mais l’offre évolue et il est désormais possible d’y trouver également des chambres d’hôtel. 

Personnellement, j’utilise Airbnb quand l’offre sur Booking n’est pas suffisante. Le site me permet souvent de trouver des alternatives moins onéreuses lorsque les prix des hôtels sont trop élevés à mon goût. On y trouve également des hébergements moins plus insolites.

Encore plus que sur Booking, si vous utilisez Airbnb, je vous recommande de faire très attention aux avis laissés par les autres voyageurs . Évitez les hébergements qui n’ont encore reçu aucun avis et privilégiez les “ Superhost ” qui sont des hôtes reconnus par les autres voyageurs pour la qualité de leur hébergement. 

Faites également attention au prix d’appel qui est affiché lorsque vous affichez les différentes offres. Ce n’est pas le prix que vous paierez à la fin car il faut souvent ajouter des frais de service et des frais de ménage . 

Enfin, faites bien attention aux conditions d’annulation et choisissez en priorité les hébergements qui proposent des conditions d’annulation flexibles . 

Sachez qu’il existe également des alternatives aux grosses plateformes comme Booking ou Airbnb qui sont souvent assez décriées. 

Si vous n’avez pas envie d’utiliser ces plateformes ou souhaitez tester d’autres modes de voyage, voici quelques alternatives qui pourraient vous intéresser :

• L’échange de maison : L’idée initiale de plateformes comme HomeExchange était de permettre à des personnes à l’autre bout de la planète de séjourner chez vous pendant que vous séjourniez chez eux. Depuis, le concept a évolué grâce à un système de point qui vous permet de séjourner dans des hébergements sans que l’échange soit obligatoirement réciproque. 
• Les plateformes d’hébergement responsables : Ecobnb , Vaolo ou encore Fairbnb promeuvent un tourisme plus respectueux de l’environnement en mettant en avant des établissements ou initiatives engagées pour un tourisme plus durable. 
• Le Couchsurfing : l’idée repose sur la générosité des voyageurs qui vous accueillent gratuitement sur leur canapé ! En contrepartie, vous devrez en faire de même chez en accueillant d’autres voyageurs. C’est également souvent le gage de belles rencontres. 
• Le Workaway : pour des voyages au long court, il est possible d’ être logé et nourri par l’habitant dans certains pays, en échange d’un travail 5 heures par jour et 5 jours par semaine. Cela peut paraître très contraignant comme cela, mais il est possible de vivre de très belles expériences en prêtant main forte à des locaux qui seront ravis de vous accueillir et de vous faire découvrir leur culture. 
• Les voyages en van ou en camping car . On ne présente plus ce mode de voyage très à la mode, qui permet de se déplacer avec sa petite maison roulante et de s’arrêter où bon nous semble sur la route. Si vous choisissez ce mode de voyage, faites toutefois attention aux règles concernant le camping sauvage qui n’est pas autorisé partout. L’application park4night peut également vous aider à trouver des coins sympas pour stationner.

Maintenant que vous avez réservé vos hébergements, vous savez exactement quel jour vous serez à quel endroit. Vous pouvez donc réserver les activités qui le nécessitent si vous le souhaitez.

Excepté pour les activités très prisées, il n’est pas forcément nécessaire de réserver plusieurs mois à l’avance les activités que vous avez repérées. Vous pouvez effectuer les réservations quelques semaines avant votre voyage, ou bien directement pendant le voyage. 

Pour rappel, vous trouverez de nombreuses suggestions d’activités dans votre guide de voyage et sur les blogs. Mais vous pouvez également passer par des plateformes comme Get Your Guide , Civitatis ou Tiqets qui regroupent de nombreuses idées d’activités et excursions. Les hôtels proposent également parfois leurs propres excursions. Mais attention, il n’est pas rare qu’ils prennent une commission sur le prix de la prestation. 

Vos hébergements et activités sont réservés ? Félicitations, vous avez presque terminé d’organiser votre voyage ! Il ne vous reste plus qu’à gérer les dernières formalités pour vous assurer que tout se passera correctement. 

Passeport, Visa et autres démarches administratives. Avant de vous rendre dans un pays, vous devez vous assurer que vous êtes en règle pour pouvoir y séjourner.

Pour cela, rendez-vous sur le site France Diplomatie , puis dans la rubrique “Informations par pays” choisissez votre destination. Cliquez ensuite sur la rubrique “Voyages”. Vous retrouvez ici toutes les informations que vous devez connaître sur votre destination avant de vous y rendre. L’onglet “Entrée / Séjour” détaille l’ensemble des formalités d’entrée à connaître. 

Je vous recommande de faire particulièrement attention aux points suivants :

• Avez-vous besoin d’un passeport ? Dans la plupart des pays de l’Union Européenne, la carte d’identité suffit mais en dehors, vous aurez besoin d’un passeport dont la date de validité est ultérieure à la date de retour de votre voyage. Certains pays demandent même à ce que la durée de validité du passeport dépasse de plusieurs mois la date d’entrée sur le territoire.
• Avez-vous besoin d’un visa ? Certains pays demandent un visa peu importe la durée du séjour, d’autres n’en demandent pas pour des séjours de moins d’un mois, d’autres encore mettent en place des demandes de visa simplifiées… Si vous avez besoin d’un visa, effectuez les démarches le plus tôt possible car le traitement des demandes est parfois long. Attention, la demande de visa peut parfois avoir un coût assez élevé, à prendre en compte dans le budget du voyage. 
• Avez-vous besoin du permis international ? Si vous souhaitez conduire une voiture ou un scooter à l’étranger, ce sera peut-être nécessaire. Reportez-vous à l’étape 4 “Réserver ses transports internes” de cet article si vous avez besoin d’en savoir plus au sujet des démarches à effectuer pour obtenir un permis international. 

Autre étape qui n’est pas obligatoire mais que je vous recommande fortement, déclarez votre voyage sur le service Ariane du ministère des Affaires Étrangères. Le service a été conçu pour pouvoir retrouver et contacter facilement les ressortissants français en cas de crise dans le pays visité. L’inscription est simple est gratuite. Elle vous permettra d’ être averti en cas de danger à venir si celui-ci peut être prédit (comme une catastrophe naturelle par exemple) et de recevoir les consignes à suivre en cas de problème majeur.

C’est un paramètre à ne pas négliger lorsque vous organisez un voyage. Vous devez absolument vous renseigner sur les obligations et recommandations en matière de santé dans le pays visité.

6.2.1 Anticiper les vaccins

Pour visiter certains pays notamment en Asie, en Afrique et en Amérique du sud, vous devrez souvent effectuer des vaccins pour vous protéger des potentielles maladies et infections auxquelles vous pourriez avoir à faire face pendant votre séjour. Certains vaccins sont obligatoires, d’autres recommandés. 

Pour savoir si vous devez vous faire vacciner avant de visiter un pays, rendez-vous à nouveau sur le site France Diplomatie . Rendez-vous sur la fiche du pays visité, puis dans l’onglet “Santé”. Vous y trouverez le détail des vaccins obligatoires ou recommandés, ainsi que de nombreuses informations sur les risques sanitaires présents dans le pays.

Si vous devez effectuer des vaccins, pensez à les anticiper au maximum. Certains doivent être effectués plusieurs mois avant le voyage, d’autres ont des rappels et doivent donc êtres faits en plusieurs fois. Il serait dommage de ne pas être protégé car vous vous y seriez pris trop tard !

6.2.2 S’assurer de disposer d’une couverture santé

En France, nous disposons de l’un des meilleurs système de santé au monde . La plupart des soins que nous effectuons sont remboursés par la sécurité sociale. Mais il ne faut pas oublier que c’est loin d’être le cas partout dans le monde . Si vous tombez malade ou avez un accident à l’étranger, il faut vous assurer que vous serez couverts. 

En effet, un accident est vite arrivé et il est nécessaire de vous protéger. Après une morsure de serpent lors d’un road trip en Thaïlande , j’ai par exemple pu être prise en charge par l’assurance contractée grâce à ma carte de paiement. Si tel n’avait pas été le cas, les frais engagés pour me soigner qui se sont élevés à 9 900 € auraient été à payer avec mes finances personnelles…

La carte européenne d’assurance maladie

C’est le minimum a avoir avant tout voyage en Europe. La carte européenne d’assurance maladie est utilisable dans tous les États de l’Union Européenne et de l’espace économique européen, et même en Suisse. La carte est gratuite , il suffit d’en faire la demande au moins 15 jours avant la date de votre voyage pour chaque membre de la famille, sur le site d’ Ameli .

La carte vous permettra de bénéficier de soins médicaux dans un autre pays européen en cas de besoin. Vous pourrez ainsi bénéficier des même protocoles de soins que les résidents du pays où vous séjournez.

Attention, la carte ne garantie pas la gratuité des soins mais simplement votre prise en charge en cas de besoin. En fonction des pays, il faudra parfois avancer les frais et demander le remboursement à votre retour auprès de la sécurité sociale. Si tel est le cas, pensez à bien demander les justificatifs de paiement auprès des organismes de santé afin de pouvoir justifier des frais engagés à votre retour en France.

À noter que l es remboursement se feront sur la base des tarifs de la sécurité sociale. Si les frais médicaux du pays visité sont très élevés, vous pourriez ne pas être remboursé intégralement. La carte ne permet pas non plus le rapatriement en cas de besoin. Pour cela, vous devez, vous devez être couvert par une assurance spécifique. 

Les assurances voyage

Il est absolument nécessaire d’ être couvert par une assurance voyage lorsque l’on voyage à l’étranger, surtout en dehors de l’Europe. Avant d’engager des frais avec une assurance voyage dédiée, il peut être intéressant de se renseigner au sujet des assurances dont vous disposez déjà.

Certaines cartes haut de gamme type Gold MasterCard, Visa Premier ou supérieur offrent des garanties qui comprennent des assurances voyage. Pour pouvoir bénéficier de l’assurance proposée par ces cartes pendant votre voyage, il faut que la carte ait été utilisée pour réserver vos billets d’avion ou de train. En cas de problème pendant le voyage, vous serez ainsi couvert par l’assurance voyage de votre carte bancaire car celle-ci aura servi à réserver le voyage. 

• Bon à savoir au sujet des assurances bancaires

Si vous êtes le propriétaire de la carte de paiement qui possède une assurance, celle-ci vous couvre uniquement vous et les membres de votre famille (enfants, conjoint pacsé ou marié). Si vous partez en couple et que vous n’êtes pas pacsés mais que vous avez chacun une carte de paiement haut de gamme, il sera peut-être plus judicieux de réserver vos billets séparément pour être sûrs d’être chacun couverts par l’assurance de votre carte. Il en est de même pour un voyage entre amis.  

Si l’assurance de votre carte bancaire ou votre assurance personnelles ne vous couvre pas, alors  vous devez impérativement vous couvrir avec une assurance voyage spécifique . Pour cela, je vous recommande l’assurance  Cap Explorer  proposée par  Chapka Assurance  qui propose différents types de couverture en fonction de vos besoins (Annulation, Multirisque, Complémentaire Carte Bancaire, Assistance…). 

• Bon à savoir si vous devez être pris en charge à l'étranger

En cas d’urgence dans certains pays, vous devrez parfois avancer les frais pour pouvoir être soigné avant que votre assurance prenne le relais. Ce fût mon cas en Thaïlande après une morsure de serpent. Si vous ne payez pas, l’hôpital ne vous prend pas en charge. Il peut donc être intéressant de disposer de sommes d’argent conséquentes sur son compte bancaire pendant un voyage. Pour ma part, j’ai dû avancer 1200 € avant que l’assurance ne prenne le relais. Si cela vous arrive, pensez à demander les factures et preuves de paiement pour pouvoir vous faire rembourser une fois de retour en France.

6.4 Gérer ses paiements à l’étranger

Lorsque vous voyagez à l’étranger, vous devez vous demander comment vous pourrez effectuer vos paiements une fois sur place . Dans les pays de la zone euro , vous pourrez évidemment payer en euros comme en France. Il convient tout de même de faire attention aux frais bancaires qui peuvent s’appliquer lors des retraits et paiements à l’étranger. 

En dehors de la zone euro , vous devrez payer en devise étrangère . Pour cela, plusieurs solutions s’offrent à vous.

6.4.1 Payer par carte à l’étranger

Pour vos voyages à l’étranger, je ne peux que vous recommander de vous munir d’un carte paiement qui vous permet de payer dans tous les pays de la zone euro ou en devise étrangère sans aucun frais . Ce nouveau type de carte apparu grâce aux néobanques comme Revolut sont absolument parfaites pour les voyageurs. Personnellement, ma carte Revolut est devenu un indispensable en voyage.

Revolut : payer en devise étrangère sans aucun frais

Revolut vous permet en effet d’ouvrir un compte courant auquel sera rattaché une carte bancaire. L’offre de base est gratuite : il n’y a donc aucun frais de tenu de compte et la première carte de paiement est offerte. Une fois votre compte chargé en euros, deux solutions s’offrent à vous. 

• Convertir les euros dans la devise qui vous intéresse. La conversion se fait sans aucun frais de change, selon le taux en vigueur au moment de la conversion ! Vous pouvez ensuite payer par carte ou effectuer des retraits avec vos euros convertis.
• Garder vos euros et laisser la conversion se faire au moment du paiement. Là encore, aucun frais à prévoir. Vos euros seront automatiquement convertis dans la devise du pays lorsque vous effectuerez des paiements, aux taux de change du jour.  

Pour les paiement dans les pays de la zone euro, il n’y a également aucun frais à prévoir lors de l’utilisation de la carte. 

Les seuls frais à prévoir concernent les retraits. Ceux-ci sont gratuits dans la limite de 200 € par mois. Ensuite, des frais de 2% sont appliqués, ce qui reste bien inférieur aux frais généralement appliqués par les banques classiques !

6.4.2 Faire du change en amont ou pendant le voyage

C’est une option qui peut être intéressante notamment dans les pays où l’usage de la carte bancaire n’est pas aussi démocratisé qu’en France. Ainsi, vous aurez suffisamment d’argent liquide pour régler vos dépenses sans avoir à retirer d’argent sur place dans un distributeur automatique. Vous ne paierez alors pas de frais bancaires . 

Pour procéder au change , rien de plus simple. Il vous suffit de vous munir de la somme d’argent liquide en euros que vous souhaitez échanger et de vous rendre dans un bureau de change . 

N’oubliez pas de vous renseigner en amont et de comparer les taux pratiqués . De grandes disparités existent et il suffit parfois d’aller dans le bureau de change voisin pour faire de belles économies. 

Cette transaction peut se faire avant votre départ dans n’importe quelle grande ville ou dès votre arrivée dans l’aéroport de destination . À noter que la plus grande partie des banques françaises proposent également ce service. N’hésitez pas à contacter la vôtre pour connaître les tarifs et taux de change pour une telle opération. 

6.5 Le budget prévisionnel du voyage

Ce n’est pas une étape obligatoire pendant la préparation d’un voyage, mais une fois toutes les étapes liées à l’organisation passées, il est assez simple d’estimer un budget prévisionnel pour le voyage . 

Pour cela, il vous suffit de créer un tableau sur lequel vous allez noter :

• Le montant des billets d’avion ou de train, ou bien les frais d’essence et de péage
• Le montant de vos réservations pour les hébergements
• Le montant de vos frais pour les transports internes
• Le montant prévu pour les différentes visites et activités au programme
• Le montant des frais administratifs (visa, assurances…)

Cela vous donnera déjà une bonne idée du coût global du voyage avec les éléments les plus prévisibles. 

Au budget que vous aurez trouvé, il faudra ajouter le coût des repas et des extras que vous vous offrirez sur place : souvenirs, transports, activités imprévues pendant la préparation du voyage… 

Pour simuler le prix des repas , vous pouvez de nouveau utiliser un simulateur de coût . Il vous donnera le prix moyen par jour à consacrer aux repas en fonction de votre mode de voyage, à multiplier par le nombre de jours et le nombre de voyageurs.

Pour le prix des extras, à vous de définir le budget moyen par jour que vous pensez pouvoir consacrer à cela. En le multipliant par le nombre de jours de voyage, vous obtiendrez un budget global pour les extras que vous pourrez additionner à votre budget total.

Vous obtenez ainsi le budget prévisionnel de votre voyage . Personnellement, j’adore le calculer en amont de mes voyages. Au retour, je me rends généralement compte que ce que j’avais prévu était souvent très proche de la vérité !

Si vous avez utilisé le planificateur à contresens pour organiser votre voyage, vous obtiendrez également en quelques clics le budget prévisionnel de votre séjour. 

6.6 Préparation des documents nécessaires au voyage

Vous avez désormais terminé d’organiser votre voyage ! Quel beau travail accompli ! Avant de refermer complètement le projet en attendant de pouvoir en profiter, assurez-vous tout de même de regrouper tous les éléments du séjour afin de pouvoir facilement les retrouver.

6.6.1 Organiser les documents du voyage

Si vous ne l’avez pas fait au fur et à mesure de l’organisation du voyage, je vous conseille de regrouper l’ensemble de vos documents au même endroit, soit sur un serveur en ligne, soit sur un dossier sur le bureau de votre ordinateur.

J’ai tout de même une préférence pour les services de stockage en ligne comme la suite Google Drive ou Dropbox car cela vous permet d’accéder à vos documents depuis n’importe quel endroit dans le monde sans avoir besoin de votre ordinateur, dès lors que vous disposez d’une connexion internet.

Dans tous les cas, vous devez ranger au même endroit :

• Les confirmations de réservation de vos billets d’avion ou de train
• Les confirmations de réservation et vouchers de vos location de voiture ou transports internes
• Les confirmations de réservation des activités et visites
• Les confirmations de réservation de vos hébergements
• Les notes prises pendant vos recherches
• Le résumé de votre itinéraire
• Votre carte interactive (attention, vous ne pouvez la consulter que sur google drive ou google maps, il n’est pas possible de l’exporter)

Soyez organisés en nommant les documents correctement de façon à vous y retrouver et en faisant plusieurs dossiers et sous dossiers. Si vous avez besoin de retrouver un document, vous serez contents de ne pas mettre des heures à le chercher. 

Je vous conseille également de scanner et de ranger dans ce dossier vos documents d’identité : carte d’identité, passeport, permis, permis international, carte vitale, carte européenne d’assurance maladie… 

6.6.2 Imprimer les documents du voyage

Une fois que vous avez rangé correctement tous les documents, je vous conseille également de les imprimer . Si vous en avez besoin à un moment où vous n’avez pas de connexion internet pendant le voyage, vous serez contents d’avoir prévu le coup.

Imprimez l’ensemble de vos confirmations de réservation, le programme de votre voyage et les copies de vos documents d’identité. Cela pourra également vous être utile en cas de perte.

Rangez tout cela dans une petite pochette que vous emporterez avec vous pendant le voyage. Elle s’avèrera très certainement bien pratique !

Et voilà ! La préparation de votre voyage est enfin terminée . Félicitations pour ce beau travail. Je suis sûre que vous avez créé un séjour parfait qui vous ressemble. Vous pouvez être fier de vous !

Il ne vous reste plus qu’à attendre que le voyage arrive pour pouvoir, enfin, en profiter !

Pendant le voyage, n’oubliez pas que même si vous avez organisé votre voyage aux petits oignons, il faut laisser un peu de place à l’imprévu, aux belles rencontres et à la découverte ! L’objectif est d’en prendre plein les yeux et de découvrir l’ambiance et la culture d’un pays, pas de courir un marathon pour pouvoir en voir un maximum !

Des questions sur ma méthodologie pour organiser un voyage ?

J’espère que vous avez aimé cet article et qu’il vous sera utile pour vous aider à organiser votre voyage !

Malgré toutes ces informations, s’il reste encore quelques zones d’ombres, n’hésitez pas à m’en faire part en commentaire . C’est toujours un plaisir pour moi de vous répondre et de vous aider à préparer vos voyages 😊❤️. Et si vous avez d’autres suggestions pour organiser un voyage qui pourraient intéresser des voyageurs, n’hésitez pas non plus à me les indiquer en commentaire !

Si vous avez aimé cet article, ou s’il vous a été utile, vous pouvez également me le signaler en lui attribuant 5 étoiles ! Cela me fait toujours très plaisir.

Une dernière chose, pensez à épingler mon article sur Pinterest 📌 pour le conserver précieusement. Vous pouvez également le partager facilement sur les réseaux sociaux avec les boutons juste en dessous pour aider d’autres futurs voyageurs. 

Votre aide pour m’aider à diffuser mes articles m’est très précieuse 😊

Bonjour, merci beaucoup pour cet article <3

Merci beaucoup, je suis ravie si cet article à pu vous aider à organiser votre prochain voyage ! Marie

Merci pour toutes vos propositions !

Merci pour tous ces conseils si précieux

Avec plaisir ! J’espère que tout ça a pu vous aider. Bon voyage, Marie.

Bonjour, Je suis content d’avoir trouvé votre site, je trouve beaucoup d’informations utiles et claires pour préparer un voyage. En cherchant la petite bête, il manque peut-être un champ de recherche, pour rechercher parmi tous les articles. 😉

Les loueurs de voitures veulent une carte de crédit pour la caution, mais on a principalement des cartes de débit en France. J’ai lu que la location peut-être totalement annulée sans remboursement si on a pas la bonne carte, car le cash n’est pas accepté non plus.

Quelle est votre expérience par rapport à ça ? J’ai vu que Revolut que vous conseillez, ne propose que des cartes de débit.

Merci d’avance.

Bonjour Matthieu,

Merci pour votre message ! C’est vrai qu’une section de recherche serait une bonne idée, je me le note sur notre loooooongue liste de chose à faire pour optimiser encore davantage l’expérience de navigation.

Concernant la location de voiture, ce que vous avez lu est vrai. C’est à la discrétion du loueur et certains ne veulent malheureusement rien entendre si vous ne disposez pas du bon modèle de carte. À titre personnel, nous avons fini par opter pour une carte de crédit française auprès de notre banque principale en remplacement de la carte de débit. Cela ne nous coûte pas plus cher mais ce n’est peut-être pas une généralité…

À bientôt, Marie

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