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Déplacement professionnel : préparer sa feuille de route

Pour organiser un déplacement professionnel sereinement, il est nécessaire de préparer une feuille de route claire et détaillée. En effet, ce document nous aide à définir toutes les étapes du voyage, mais aussi à avoir une meilleure vision des objectifs qui lui sont associés.

Qu’est-ce qu’une feuille de route ? Que doit-elle contenir ? À quel moment faut-il la réaliser ? Et avec quel outil ?

Nous faisons le point dans cet article.

Déplacement professionnel et feuille de route : définitions

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel .

Commençons par l’essentiel. Qu’entend-on par déplacement professionnel ?

Un déplacement professionnel est un déplacement réalisé par un salarié ou un dirigeant en dehors de son lieu de travail habituel, pour les besoins de son activité.

Par exemple, il peut s’agir d’un rendez-vous avec un client, d’une participation à un congrès ou à un séminaire, de l’organisation d’un salon professionnel. On parle aussi de voyage d’affaires, notamment lorsque le temps de déplacement dépasse 24 heures.

Qu’est-ce qu’une feuille de route dans le cadre d’un déplacement professionnel ?

La feuille de route est un outil de planification fréquemment utilisé dans les entreprises. Elle définit le plan d’action (c’est-à-dire toutes les étapes clés et les tâches à réaliser) pour atteindre un objectif.

Dans le cadre d’un déplacement professionnel, c’est un peu différent. La feuille de route est un document préparé en amont du voyage et remis aux salariés concernés.

Il trace un itinéraire détaillé et résume l’ ensemble des grandes étapes du déplacement.

Bien qu’elle soit très utile, l’élaboration d’une feuille de route n’est pas obligatoire. Mais elle reste vivement recommandée.

Comment bien organiser un déplacement professionnel ?

Lorsqu’on parle de déplacement professionnel, les maîtres-mots sont organisation et anticipation.

Pour cela, il faut, bien sûr, créer une feuille de route. Celle-ci est réalisée à la fin de la préparation du voyage, une fois que toutes les réservations sont effectuées. Voyons les étapes clés qui interviennent en amont.

Faire le point sur les objectifs du déplacement professionnel

La première étape, avant la planification, est de faire le point sur les objectifs du déplacement professionnel.

• Quel est le but du voyage ?
• Quels objectifs l’entreprise souhaite-t-elle atteindre ?

Il convient aussi de se poser la question de la nécessité du déplacement et d’évaluer la balance bénéfice-coût. Un voyage d’affaires engendre en effet de nombreux frais pour l’entreprise (coût du transport, du logement, etc.).

Une fois que toutes ces questions ont été traitées, il faut commencer à dessiner les grandes lignes du projet.

• Où a lieu le voyage d’affaires ? Quel est l’itinéraire prévu ?
• Quelles sont les étapes clés du déplacement ? Quelles sont les personnes à rencontrer ?
• Qui sont les participants au voyage ?

Tous ces éléments doivent être très clairs : ils vous aideront à réaliser votre feuille de route, au moment venu.

Anticipez les frais de déplacement

Une fois que vous avez en tête l’itinéraire et la destination du voyage, il convient d’anticiper les frais de déplacement et d’établir un budget pour les notes de frais éventuelles.

Plusieurs postes de dépenses sont à prévoir, comme par exemple, les frais de transport, de logement, les frais de participation à un congrès ou séminaire.

Pour rappel, les frais engagés dans le cadre d’un déplacement professionnel sont exonérés de cotisations sociales et déductibles du résultat imposable de l’entreprise.

Réserver les transports et l’hébergement

Dans l’idéal, mieux vaut réserver les transports (les billets de train ou d’avion par exemple), et l’hébergement si nécessaire, en avance afin de profiter de meilleures offres et d’optimiser son budget.

L’employeur doit assurer la prise en charge des frais de déplacement. Deux solutions sont possibles pour le paiement :

• Le salarié avance les frais. Il devra ensuite faire une note de frais et conserver les justificatifs d’achat pour se faire rembourser.
• Le paiement est réalisé avec la carte de l’entreprise.

Le saviez-vous ? Avec Qonto, vos salariés peuvent prendre en photo leurs justificatifs de dépense et déposer leurs notes de frais en quelques clics sur leur application. Un véritable gain de temps et d’énergie pour vous. 

Vous pouvez aussi leur proposer des cartes de paiement physiques ou virtuelles 100% paramétrables. Ainsi, ils n’ont plus besoin d’avancer leur argent personnel et vous gardez le contrôle sur les dépenses professionnelles réalisées en temps réel. 

Vos salariés réalisent des trajets en voiture ? Vous pouvez leur attribuer une carte carburant pro , utilisable dans les stations-service.

Souscrire à une assurance professionnelle voyage

Avant le jour du grand départ, pensez à vérifier que vos salariés sont bien couverts par l’assurance de votre entreprise pendant le déplacement, notamment s’il a lieu à l’étranger.

Comment faire une feuille de route pour un déplacement professionnel ?

Vous avez finalisé toutes les réservations et le départ approche ? Il reste une dernière étape pour achever la préparation du voyage : la feuille de route.

La feuille de route n’impose pas de formalisme particulier. Ce n’est pas un document obligatoire, il n’y a donc aucune mention légale à ajouter. Toutefois, pour qu’elle soit la plus utile possible, il est recommandé d’être précis et exhaustif et de mentionner, à minima :

• l’identité des salariés (nom, prénom, adresse) participants au déplacement professionnel ;
• le but et les objectifs du déplacement ;
• la date et l’heure du départ (le temps de déplacement total) ;
• la durée du séjour ;
• le moyen de transport utilisé ;
• l’adresse de l’hôtel ;
• l’identité des personnes à rencontrer ;
• les adresses des rendez-vous et des réunions ;
• l’ordre du jour des réunions ;
• et de manière générale, le programme sur place.

Vous pouvez présenter votre feuille de route sous la forme d’un tableau, pour plus de clarté.

Le déplacement professionnel a lieu à l’étranger ? Il est conseillé d’inclure une fiche d’informations pratiques sur le pays de destination à votre feuille de route.

Quel outil utiliser pour faire une feuille de route ?

Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour faire votre feuille de route de déplacement professionnel.

Utiliser un exemple ou modèle de feuille de route

Il existe de nombreux modèles de feuilles de route de déplacement professionnel disponibles sur Internet, au format Word ou Excel. N’hésitez pas à vous en inspirer pour créer votre propre document.

Utiliser un outil de gestion de projet comme Notion

Notion est un outil de gestion de projet très complet.

Vous pouvez tout à fait vous en servir pour créer et personnaliser votre feuille de route de déplacement professionnel. L’un des grands atouts de Notion, c’est qu’il s’agit d’un outil collaboratif. Toutes les personnes concernées par le déplacement professionnel peuvent facilement éditer le document.

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Pourquoi est-il important de préparer une feuille de route pour un voyage professionnel ?

La feuille de route présente de nombreux atouts, que ce soit pour les collaborateurs ou pour l’entreprise.

Pour les salariés

Les déplacements professionnels peuvent être stressants. Il y a mille et une choses à penser. Où dois-je me rendre ? Qui dois-je rencontrer ? Dans quel objectif ? Et à quelle heure ? Quel sera le temps de déplacement total ? La feuille de route donne un cadre rassurant au salarié et l’aide à rester organisé.

La feuille de route lui permet aussi de gagner du temps. Un doute sur l’heure d’une réunion ? Il lui suffit de consulter le document pour avoir toutes les informations pratiques.

Pour l’entreprise

La feuille de route permet à l’entreprise d’avoir une meilleure vision sur les objectifs du déplacement professionnel. Il sera alors plus simple, a posteriori, de faire le bilan et de voir si le but visé a bien été atteint.

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Questions fréquentes

Qui doit préparer la fiche de route pour le déplacement professionnel .

En principe, c’est l’employeur ou le manager qui prépare la feuille de route pour le déplacement professionnel. Mais le salarié qui participe au voyage peut tout à fait s’en charger, une fois qu’il a finalisé les réservations, dans le respect de la politique de voyage de l’entreprise.

La feuille de route est-elle obligatoire lors d’un trajet professionnel ?

Non, la feuille de route n’est pas un document obligatoire dans le cadre d’un déplacement professionnel. Toutefois, elle reste vivement conseillée, car elle garantit la bonne organisation du séjour.

Je suis salarié(e), puis-je refuser de faire un déplacement professionnel ?

Un salarié ne peut théoriquement pas refuser un déplacement professionnel. Néanmoins, l’employeur doit le prévenir suffisamment en avance, c’est ce que l’on appelle le délai de prévenance. Ce délai de prévenance est mentionné dans le contrat de travail.

Le salarié peut tout de même invoquer une cause réelle et sérieuse pour refuser de faire le déplacement, par exemple : des problèmes de santé, des raisons familiales impérieuses ou le refus de l’employeur de rembourser les frais de déplacement (frais kilométriques, de logement, de transport...) . Vous souhaitez en savoir plus ? Consultez notre article sur le refus de déplacement professionnel .

Quels documents avoir sur soi lors d'un déplacement professionnel ?

Plusieurs documents sont indispensables lors d’un voyage d’affaires, notamment :

- la carte d’identité (CNI) ou le passeport, en cas de séjour à l’étranger ;

- le visa ou l’autorisation de séjour, si nécessaire ;

- les billets, titres de transport et les reçus de réservation du logement ;

- les cartes de visite.

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Comment organiser un déplacement professionnel en 10 étapes

Un déplacement professionnel est souvent synonyme d’organisation minutieuse et chronophage, parfois repoussée à la dernière minute. Or, la réussite d’un voyage d’affaires passe inévitablement par sa bonne organisation. 

Que vous ayez prévu de vous rendre quelque part en France ou bien à l’étranger pour des raisons professionnelles, voici 10 étapes clés pour mener à bien sereinement et efficacement l’organisation de votre déplacement professionnel !  

1 : définir clairement les objectifs du déplacement professionnel

La toute première étape incontournable d’un déplacement professionnel bien organisé : la définition de ses objectifs. 

Il s’agit de déterminer la raison d’être de ce déplacement , c’est-à-dire le ou les objectifs d’entreprise devant être validés durant sa tenue ou bien à son issue. Au même titre que l’organisation d’un séminaire se doit d’être minutieuse, l’utilité ainsi que la rentabilité de ce voyage d’affaires doivent ainsi être analysés et établis dès le départ, en prenant notamment en compte : 

• la destination,
• l’itinéraire,
• les participants,
• les étapes clés sur place, 
• les personnes à rencontrer,
• les éventuels contrats à conclure.

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2 : anticiper son absence du bureau

La seconde étape clé de tout déplacement professionnel, souvent sous-estimée, consiste à dûment anticiper son absence du bureau . On entend par là qu’il est nécessaire de préparer son absence en s’assurant que l’intégralité des tâches urgentes , importantes ou ne pouvant être réalisées que par nos soins ont bien été complétées, que les collaborateurs ont été prévenus , ou encore qu’un message automatique d’absence a bien été mis en place. 

Cela permet de pouvoir partir en déplacement professionnel l’esprit serein tout en veillant au bon fonctionnement de son service et de l’entreprise en général durant son absence. 

3 : prendre en compte les protocoles internes 

Contrairement à un voyage privé, un voyage d’affaires implique le respect d’un ou plusieurs protocoles internes déterminés directement par l’entreprise. Il est ainsi vivement recommandé de se renseigner au préalable sur les protocoles internes applicables au déplacement professionnel prévu (par exemple auprès du service RH), lesquels peuvent concerner : 

• la ou les personnes devant donner leur accord pour ce déplacement professionnel,
• le budget maximum par type de déplacement,
• le mode de règlement des principales dépenses du déplacement (avance des frais par le salarié, paiement par le biais d’une carte d’entreprise …),
• les prestataires habituels de l’entreprise (agence de voyages, compagnie aérienne ou chaîne d’hôtels précises …),
• le mode de remboursement des frais engagés, 
• la désignation d’un collaborateur référent durant son absence.

4 : déterminer un budget en amont

Dès lors que les objectifs ainsi que la destination du déplacement professionnel ont été déterminés, l’étape suivante consiste bien entendu à fixer un budget global . 

Ce budget doit être adapté aux moyens matériels et financiers de l’entreprise , mais également aux différents postes de dépenses relatifs au déplacement envisagé, dont les frais d’hébergement, de transport, de participation à un séminaire donné ou encore d’entretien des relations clients.   

Bon à savoir : les frais engagés lors d’un déplacement professionnel peuvent être exonérés des cotisations sociales et sont de plus déductibles du résultat imposable de l’entreprise. 

5 : sélectionner et réserver son hébergement

Le choix de l’hébergement est un autre choix crucial, au regard de son standing, de sa facilité d’accès, de sa proximité de l'événement visé ou des clients ou partenaires commerciaux à rencontrer, ou encore de la durée du séjour. Il est également utile de porter son attention sur les matériels et équipements mis à disposition sur place : débit WiFi, espaces de travail individuels ou collectifs, matériel informatique …

Entre hôtels classiques, appart’hôtels, locations de particulier à particulier et villas d’exception autour de Paris avec services inclus, le choix est vaste. La clé est de sélectionner un hébergement adapté tant à son budget, au nombre de participants au déplacement qu’à la proximité désirée de ses objectifs ou des personnes à rencontrer. Bien sûr, une fois que le choix a été fait, nous vous recommandons de réserver dans les meilleurs délais ! 

On vous a sélectionné un top 5 de nos logements préférés :

• Le manoir de Frédérique et sa loge
• Le domaine d'Antoine et Julien
• Le domaine de Geoffroy
• La villa de Sandrine et Willy
• La maison d'Aurélien

6 : choisir le moyen de transport le plus adapté

Dans la suite logique de la réservation de votre hébergement, il est également indispensable de booker votre moyen de transport . Afin de correctement le choisir, il faut tenir compte de la destination du déplacement professionnel, du nombre de personnes participant à ce déplacement, de votre budget ainsi que de toute contrainte supplémentaire. 

Les trains et TER sont les moyens de transport les plus utilisés pour partir en séminaire, ils se révèlent davantage adaptés pour les moyennes distances voire les pays limitrophes à la France. Enfin, un déplacement professionnel complètement assuré en voiture ou bien impliquant la réservation d’une voiture sur une partie du trajet permet de bénéficier d’une flexibilité appréciable. 

7 : réserver ses billets à l’avance

Si votre déplacement professionnel nécessite de prendre un train, il est vivement conseillé de réserver les billets à l’avance , autant que possible. 

D’une part, cela vous permettra de réaliser des économies très intéressantes tout en disposant d’un large choix de créneaux de déplacement, vous offrant même la possibilité d’opter pour la gamme supérieure de confort. D’autre part, l’un des principaux facteurs de votre déplacement professionnel sera ainsi assuré d’avance, vous permettant d’avoir l’esprit serein et de vous concentrer sur le cœur des objectifs du déplacement. 

8 : fixer un emploi du temps détaillé

Un déplacement professionnel doit rester productif , notamment au regard des objectifs qui lui sont attachés. Afin d’augmenter vos chances de compléter ces objectifs, une astuce simple mais efficace consiste à déterminer un emploi du temps détaillé en amont. 

En d’autres termes, il s’agit de disposer d’une sorte de feuille de route de déplacement professionnel , listant les heures et endroits précis auxquels il faut être présent, les identités de chaque personne importante devant être rencontrée, les modalités de rendez-vous ou de participation à un évènement, sans oublier d’inclure les temps de transport respectifs entre chaque ligne d’agenda. S’il s’agit d’un séminaire d’entreprise, il est alors utile de se fixer des deadlines de productivités et de noter les horaires de chaque activité, qu’il s’agisse de team building ou de réunions de brainstorming. 

9 : préparer les documents utiles (passeport, visa, permis de conduire …)

Avant-dernière étape : la préparation de l’ensemble des documents personnels indispensables au bon déroulement du déplacement professionnel. Pièce d’identité et/ou passeport, visa pour un pays étranger (hors espace Schengen et pays européens), permis de conduire, certificats de vaccinations, cartes de visites professionnelles … 

Bon à savoir : assurez-vous que votre pièce d’identité ou que votre passeport seront bel et bien en cours de validité pour les dates de votre déplacement professionnel, si possible longtemps en avance. Les délais administratifs de renouvellement peuvent être très longs, de l’ordre de plusieurs mois, il est ainsi primordial de prendre cela en considération. 

10 : souscrire à une assurance professionnelle voyage 

Enfin, dernière étape mais non des moindres : la souscription d’une assurance professionnelle voyage . 

Toute entreprise est légalement tenue d’assurer ses salariés aussi bien au sein de ses locaux que lorsque ces derniers sont en déplacement professionnel. Toutefois, souscrire à une assurance professionnelle voyage complémentaire vous permettra de limiter vos dépenses en cas d’imprévu et surtout de prendre en charge l’intégralité de vos frais médicaux et de rapatriement si nécessaire. 

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Voyage d’affaires : 8 conseils pour préparer un déplacement professionnel

Pour les professionnels, le déplacement est souvent une partie incontournable du travail. Que ce soit pour assister à des réunions, participer à des conférences ou rencontrer des clients, un voyage d’affaires bien organisé et préparé peut être la clé du succès. Voici 7 conseils pour vous aider à préparer au mieux votre prochain déplacement professionnel.

1. Planifier et organiser son voyage en avance

Comme dans tout projet, l’organisation est un élément clé pour assurer le bon déroulement de votre voyage d’affaires. Avec plusieurs aspects à prendre en compte tels que le transport, l’hébergement et les rendez-vous, il est préférable de commencer à planifier dès que possible.

Une bonne idée est de visiter un site spécialisé comme  https://www.selectour-affaires.com/ , afin de découvrir les options disponibles et de comparer les prix et les services offerts par les différents prestataires. Penser à anticiper vos réservations pour éviter de vous retrouver sans solution de rechange.

2. Bien préparer sa valise et ses affaires

Le choix de vos bagages et des articles à emporter est un élément crucial pour garantir un voyage réussi. Pensez à suivre ces quelques conseils :

• Sélectionner une valise adaptée , en fonction de la durée de votre séjour et de vos besoins. Privilégiez les modèles légers, résistants et disposant de compartiments dédiés aux vêtements, chaussures et accessoires professionnels.
• Emporter l’essentiel et éviter le superflu . Il est recommandé de faire une liste des articles dont vous aurez besoin et de ne pas succomber à la tentation d’emporter plus que nécessaire. N’oubliez pas d’inclure des tenues appropriées pour chaque situation, ainsi que des produits de toilette et autres objets indispensables (adaptateur, chargeurs…).
• Vérifier les restrictions en matière de bagages  auprès de votre compagnie aérienne ou de transport, afin d’éviter les mauvaises surprises au moment du départ. Prenez également en compte les consignes de sécurité pour les liquides et les appareils électroniques en cabine.

3. Rassembler tous les documents nécessaires

N’oubliez pas de rassembler tous les documents dont vous pourriez avoir besoin lors de votre déplacement, tels que votre passeport, visa (si nécessaire), billets de transport, itinéraire et informations de contact. Un dossier contenant ces éléments sera très utile en cas de perte ou de vol.

4. Se renseigner sur sa destination et se préparer en conséquence

Avant de partir en voyage d’affaires, il est important de se renseigner sur la destination concernée. Cela inclut notamment la météo, la langue parlée, les réglementations locales et les différences culturelles.

Prenons par exemple le climat. Il est important de se  renseigner sur les températures et les conditions météorologiques  pour emporter des vêtements adaptés. De même, il peut être utile d’ apprendre quelques mots ou expressions clés  dans la langue du pays visité, surtout si vous ne parlez pas couramment cette langue.

VOIR AUSSI : Comment faire pour travailler dans une agence de voyage ?

5. Anticiper et gérer les imprévus

Malgré une préparation rigoureuse, il se peut que vous soyez confronté à des imprévus lors de votre déplacement professionnel. Pour éviter d’être pris au dépourvu, prenez en compte ces recommandations :

• Souscrire une assurance voyage  pour couvrir les éventuels frais médicaux, de rapatriement, perte de bagages ou autre situation susceptible de survenir durant votre déplacement.
• Informer vos proches et collègues  de votre itinéraire complet et faites-leur parvenir vos coordonnées de contact ainsi qu’une copie des documents importants (billets d’avion, réservation d’hôtel…).
• Emporter un kit de secours  comprenant des médicaments et autres produits essentiels pour faire face aux petits bobos et indispositions.

6. Adapter sa communication et son étiquette selon la culture locale

Lorsqu’on voyage dans un autre pays, on doit s’adapter à la culture locale, y compris en matière de communication et d’étiquette professionnelle. Afin de ne pas commettre d’impairs, informez-vous sur les usages et coutumes du pays, mais également sur la manière dont les réunions et les relations professionnelles sont conduites. Cela vous permettra de  vous intégrer plus facilement dans votre environnement  et de démontrer votre respect envers vos interlocuteurs.

7. Gérer son temps et ses priorités

Dans un voyage d’affaires, le temps est souvent limité, il est donc crucial de gérer efficacement ses priorités. Essayez de suivre ces conseils :

• Déterminer un programme journalier , en planifiant à l’avance les heures de rendez-vous, les pauses, les repas et autres moments importants de la journée. Vous pouvez utiliser un agenda papier ou une application pour smartphone afin de bien visualiser chaque étape de votre emploi du temps.
• Éviter la procrastination . Lorsqu’on est en déplacement professionnel, on peut être vite tenté de remettre certaines tâches au lendemain. Établir des objectifs quotidiens et une liste de priorités vous aidera à rester concentré et efficace.
• Se ménager des moments de détente  pour éviter le stress et préserver sa santé mentale. N’hésitez pas à profiter de votre temps libre pour découvrir la destination, pratiquer une activité sportive ou même juste prendre quelques minutes pour vous relaxer.

VOIR AUSSI : Comment organiser un séminaire d’entreprise ? Les étapes clés

8. Faire un bilan après son retour

Une fois de retour au bureau, il est bénéfique de faire un bilan de votre déplacement professionnel afin d’identifier les points positifs et les axes d’amélioration. Pensez à :

• Tirer les leçons des éventuels problèmes rencontrés  et envisager des solutions pour éviter qu’ils ne se reproduisent à l’avenir.
• Recueillir les retours de vos interlocuteurs , que ce soit des clients, des collègues ou des partenaires. Leur opinion peut vous aider à mieux comprendre leurs attentes et à développer une stratégie efficace.
• Optimiser vos méthodes de travail  en constatant les éléments qui ont fonctionné correctement lors de votre voyage et ceux qui nécessitent des ajustements.

En suivant ces conseils, vous serez bien préparé pour affronter les défis d’un déplacement professionnel et, ainsi, maximiser vos chances de réussite.

Rédactrice spécialisée dans le marketing, la créativité et l'éducation.

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Déplacement professionnel : obligations de l’employeur et remboursement

Selon le secteur d’activités d’une entreprise et le poste occupé par un(e) salarié(e), des déplacements professionnels peuvent intervenir. Quand cela est le cas, l’employeur a des obligations qu’il doit honorer.

En effet, l’entreprise doit respecter certaines règles et mettre en place quelques dispositions dans le cadre de déplacements professionnels.

Quelles sont donc les obligations de l’employeur ? En quoi cela impacte-t-il le temps de travail ? L’employé(e) peut-il refuser un déplacement ? On en parle !

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Table des matières

Déplacement professionnel c’est quoi ?

Un déplacement professionnel correspond au voyage réalisé par un(e) salarié(e), à la demande de l’employeur afin d’exercer son activité professionnelle . Rendez-vous client, voyage d’affaires à l’étranger ou encore jour(s) travaillé(s) sur un site de l’entreprise, les déplacements professionnels sont variés.

Ils peuvent être d’une durée inférieure ou supérieure à 24 heures mais ne doivent pas être de plus de 90 jours consécutifs et de plus de 180 jours par an au total , quand cela concerne un transport à l’étranger.

➡️ Lire aussi >> Zones déplacement BTP : le guide complet.

Quelles obligations pour l’employeur ?

Si les déplacements professionnels peuvent donc faire partie des missions d’un collaborateur ou d’une collaboratrice, l’entreprise doit remplir plusieurs obligations.

Le respect du délai de prévenance

Lorsqu’une société souhaite envoyer un(e) salarié(e) en déplacement professionnel, elle doit le ou la prévenir en avance . Dans les faits, ce délai de prévenance ne doit pas être inférieur à 48 heures afin que l’employé(e) puisse prendre diverses dispositions, comme s’occuper de la garde de ses enfants.

Il est même conseillé de le faire avec un délai supérieur quand cela concerne un voyage d’affaires à l’étranger et assez long.

Une obligation de préavis du salarié est obligatoire pour chaque trajet demandé.

➡️ En savoir plus sur les ordres de mission .

Le remboursement des frais de déplacement

Cela apparaît comme une évidence mais en tant qu’employeur, il est de votre devoir de rembourser les frais de déplacement . Frais de transport, d’hébergement et de repas seront donc à votre charge.

Les remboursement peuvent se faire de 2 manières :

• Au réel : l’employeur réalise un remboursement des frais réellement engagés par l’employé(e), dans sa globalité et sur la base d’un justificatif ;
• Au forfait : L’entreprise fixe un montant fixe pour chaque type de frais avec l’attribution d’un forfait servant à couvrir les dépenses professionnelles.

La majorité des sociétés optent pour le remboursement au réel. Le ou la salarié(e) doit donc fournir une note de frais , dans un délai de 3 ans, afin de justifier ses dépenses. Ce seuil dépassé, le remboursement des frais de déplacement n’est plus obligatoire.

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L’obligation de proposer un moyen de transport adapté

L’employeur a l’obligation de garantir un transport confortable au salarié lors d’un déplacement professionnel. C’est lui qui doit définir le moyen de transport adéquat puisque c’est ce dernier qui doit assumer les frais de déplacement.

D’ailleurs, l’entreprise peut opter pour un moyen de transport en particulier au détriment d’un autre. Cela peut être pour des raisons budgétaires comme environnementales. Mais ce choix devra prendre en considération l’état de santé de l’employé(e).

Un(e) collaborateur(trice) peut utiliser son véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel. Dans ce cas, l’employeur versera des frais kilométriques en fonction d’un barème selon la distance parcourue.

À noter : Les frais de transport remboursés sont ceux indiqués par l’accord d’entreprise. Tout surplus doit être assumé financièrement par le ou la salarié(e).

Assurer la sécurité des salariés

Le Code du travail est sans équivoque sur la question : l’employeur se doit d’assurer la sécurité des salariés dans le cadre d’un déplacement professionnel.

Concrètement, l’entreprise doit prendre les mesures nécessaires afin de protéger la santé physique et mentale des collaborateurs(trices). Elle doit notamment savoir précisément où ils se trouvent et quand tout en restant en contact avec eux pour leur indiquer la procédure à suivre en cas de problème.

L’employeur doit-il mentionner les déplacements professionnels dans le contrat de travail ?

C’est une question légitime que se posent de nombreux employé(e)s, à plus forte raison quand le poste occupé peut s’accompagner de déplacements professionnels. Pourtant, il faut savoir que l’entreprise n’est pas obligée d’indiquer la présence de voyages d’affaires réguliers dans le contrat de travail.

Aucune loi ne l’exige. Cependant, beaucoup de structures préfèrent insérer une clause de mobilité dans les contrats par souci de transparence et afin d’éviter toute mauvaise surprise. Surtout, le contrat étant signé par l’employé(e), ce dernier ou cette dernière a donc donné son accord sans équivoque pour réaliser des déplacements professionnels.

Un salarié peut-il refuser un déplacement professionnel ?

Sauf cas exceptionnel, un(e) salarié(e) ne peut pas refuser de voyage d’affaires , à plus forte raison quand la nature du poste occupé s’accompagne de ce type de déplacements.

Toutefois, l’employé(e) peut demander d’en être dispensé(e) en cas d’obligations familiales (enfant malade, problèmes médicaux…), si sa sécurité n’est pas garantie (déplacement dans un lieu dangereux) ou encore si l’employeur refuse de prendre en charge les frais professionnels .

Un(e) salarié(e) refusant un déplacement professionnel sans raison valable s’expose à des sanctions qui peuvent aller de l’avertissement au licenciement.

Quel délai de remboursement pour les frais professionnels ?

Il n’existe pas de délai légal de remboursement des frais professionnels. Selon la loi, l’employeur dispose d’un délai de 5 ans pour effectuer le remboursement de notes de frais mais il peut imposer un délai plus court au sein de son entreprise.

D’ailleurs, la majorité des sociétés règlent assez rapidement les notes de frais . L’objectif est de satisfaire au mieux les salarié(e)s et de faire en sorte que les frais qu’ils ont engagés soient remboursés le plus rapidement possible, à condition d’avoir tous les justificatifs nécessaires.

Il est conseillé aux entreprises de régler ces dépenses dans un délai raisonnable, généralement dans les 30 jours après réception des justificatifs.

L’employeur peut-il refuser de rembourser les frais professionnels ?

Il est possible pour un employeur de refuser le paiement de certaines notes de frais.

Par exemple, des frais professionnels qui ne respectent pas la politique de dépenses de l’entreprise peuvent ne pas être remboursés. Toutes les dépenses ne peuvent pas être acceptées et c’est pour cela qu’il est primordial d’indiquer clairement les frais remboursés.

Aussi, l’absence de justificatif des dépenses peut motiver un refus de remboursement. Si pas de justificatif, pas de défraiement. SI le ou la salarié(e) a perdu son justificatif, il devra trouver un moyen de prouver la dépense réalisée.

Enfin, l’entreprise peut refuser de rembourser des frais de déplacement professionnels si les justificatifs n’ont pas été transmis à temps ou s’ils dépassent les seuils de dépenses autorisés.

Si l’employeur n’est pas dans son droit, il s’expose à des sanctions et peut se retrouver à devoir verser au salarié(e) des dommages et intérêts. Bien évidemment, l’employé(e) devra prouver le préjudice subi.

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Voyage d'affaires : avantages et conseils pour se préparer

Publié : 11 mai 2023

Un voyage d'affaires bien préparé en amont est bénéfique au collaborateur, et à son entreprise. Réserver un billet de train et un hôtel, gérer les contraintes administratives imposées par la destination ou encore préparer ses supports de travail : de nombreuses tâches doivent être effectuées avant le départ. Ainsi, une fois sur place, le collaborateur se concentre sur sa mission et le voyage se déroule sans accroc. Trois enjeux majeurs guident la préparation de ce déplacement professionnel : il faut veiller au bien-être du collaborateur, maîtriser les coûts et assurer la productivité du voyage d'affaires.

Qu'appelle-t-on un voyage d'affaires ?  

Un voyage d'affaires est un déplacement professionnel qui inclut une ou plusieurs nuits hors du domicile de l'employé. Divers motifs justifient le voyage d'affaires. Le marketing manager, par exemple, voyage pour affaires dans le cadre d'un salon, d'un séminaire d'entreprise ou d'un évènement promotionnel.

Quel est l'intérêt d'effectuer un voyage d'affaires pour l'entreprise et pour l'employé ?

Le voyage d'affaires est une mission ponctuelle effectuée en dehors du lieu de travail, en France ou à l'étranger, pour une durée supérieure à vingt-quatre heures. L'entreprise est momentanément désorganisée du fait de l'absence d'un ou plusieurs employés. Le déplacement professionnel peut en outre générer du stress et de la fatigue chez les voyageurs d'affaires. Enfin, le voyage d'affaires occasionne des frais : dépenses d'hébergement et de transport, notamment.

Malgré ces inconvénients, les voyages d'affaires présentent des intérêts majeurs à plusieurs égards :

• Saisir de nouvelles opportunités d'affaires.
• Améliorer la performance de l'entreprise.
• Favoriser l'épanouissement personnel au travail.

Saisir de nouvelles opportunités d'affaires

Dans un environnement de travail très digitalisé, de nombreuses transactions se font à distance. En B2B, par exemple, les interlocuteurs prennent contact via LinkedIn, se rencontrent sur Zoom, négocient par e-mail et signent un contrat électronique. Pourtant, les voyages d'affaires continuent d'occuper une place centrale en entreprise.

Lors d'un voyage d'affaires, les employés se déplacent pour un évènement précis. Quel qu'il soit, il permet de saisir de nouvelles opportunités d'affaires.

• Se rendre sur un salon professionnel permet de nouer des relations d'affaires en B2B. En tant qu'exposante, l'entreprise génère de nouveaux contacts clients. En tant que visiteuse, elle découvre potentiellement de futurs fournisseurs. Visiter ou exposer sur un salon grand public, de même, est l'occasion d'aller physiquement à la rencontre de sa clientèle en B2C.
• Se déplacer pour un rendez-vous client augmente les chances de signer un contrat. Pour capter un nouveau client, ou poursuivre la relation avec un client stratégique, le contact humain est très efficace. En présentiel en effet, il est souvent plus facile de convaincre. Le client en outre apprécie qu'un collaborateur fasse le déplacement, il se trouve donc dans des conditions favorables pour signer. De la même manière, rendre visite à un fournisseur est utile pour pérenniser la relation, et négocier des conditions avantageuses.
• Le voyage d'affaires organisé dans le cadre d'un congrès réunit les collaborateurs d'entreprises diverses. C'est l'occasion de nouer d'éventuels partenariats stratégiques.

En tout état de cause, les voyages d'affaires renforcent la présence de la marque à l'échelle nationale et sur le plan international. L'entreprise, représentée par ses employés, s'offre une meilleure visibilité, accroît sa légitimité et sa notoriété auprès de ses prospects, de ses clients et de ses partenaires.

Améliorer la performance de l'entreprise

En voyage d'affaires, l'employé se trouve dans un environnement de travail différent de son quotidien. Par conséquent, il élargit ses horizons : sa performance au travail s'améliore naturellement. Illustrations :

• Au-delà de l'opportunité de générer de nouveaux clients, les salons professionnels sont de précieuses sources d'inspiration. L'employé, sur place, est en mesure de voir les innovations sur son secteur, de manipuler et de tester les solutions, et de discuter en face à face avec les personnes qui en sont à l'origine. C'est un atout en R&D : l'entreprise bénéficie d'une vision élargie au moment d'améliorer son offre commerciale.
• Sur un salon grand public, l'employé peut prendre l'avis des consommateurs, pour mieux comprendre leurs problématiques. La connaissance client est ainsi accrue, et l'entreprise adapte efficacement ses stratégies marketing et commerciale.
• Le séminaire d'entreprise permet aux collaborateurs de monter en compétences. Ils échangent de manière fluide avec les intervenants, et ils mémorisent facilement les enseignements. À leur retour de voyage, ils sont d'autant plus performants.
• Le voyage d'affaires organisé pour participer à un congrès réunit des collaborateurs de diverses entreprises. C'est un bon moyen d'apprendre de la concurrence.

Favoriser l'épanouissement personnel au travail

Les voyages d'affaires, à condition d'être bien organisés, contribuent à épanouir les collaborateurs.

• Les évènements corporate justifient d'emmener plusieurs collaborateurs de l'entreprise en voyage d'affaires. Il ne s'agit pas de team building : les collaborateurs se déplacent à des fins professionnelles. Pour autant, les déplacements professionnels à plusieurs favorisent la cohésion d'équipe et renforcent le lien entre les employés.
• Quand la destination du voyage d'affaires présente un attrait, l'employé prend plaisir à s'y rendre. Le déplacement dure plus de vingt-quatre heures, ce qui implique du temps libre pendant lequel le collaborateur vaque à ses occupations personnelles, dans un endroit qu'il se plaît à découvrir. On parle à cet égard de séjour bleisure .
• Quelle que soit la destination, le voyage d'affaires contribue à rompre la monotonie au travail. Cela peut constituer un levier de motivation au travail.
• Dans certaines circonstances, le collaborateur envoyé en voyage d'affaires a la responsabilité de représenter son entreprise. C'est le cas par exemple dans le cadre d'un rendez-vous client stratégique, sur un salon ou pour un congrès. Le collaborateur peut ressentir de la fierté à se voir accorder la confiance de son entreprise. Socialement, cela permet de mettre en avant ses compétences professionnelles.

Le temps passé en voyage d'affaires doit toutefois être optimisé. C'est en effet un temps pendant lequel l'employé est éloigné de son domicile, et de sa cellule familiale. C'est un temps, en outre, où des dépenses inhabituelles sont prises en charge par l'entreprise. Il est donc primordial, en amont, d'organiser efficacement le voyage d'affaires.

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Comment organiser son voyage d'affaires efficacement ?

• Gérer les aspects administratifs
• Anticiper la logistique sur place
• Planifier son emploi du temps
• Organiser son absence au bureau
• Évaluer l'opportunité d'une agence de voyages d'affaires

1 - Gérer les aspects administratifs

Du départ jusqu'au retour du collaborateur, aucun obstacle d'ordre administratif ne doit complexifier le voyage d'affaires. Le collaborateur se concentre ainsi sur sa mission professionnelle, sans avoir à gérer de difficultés : il est d'autant plus productif, et les sources de stress diminuent.

À l'occasion d'un déplacement à l'étranger, plusieurs points doivent être vérifiés avant le départ, selon la destination :

• Le collaborateur s'informe sur les documents administratifs à réunir pour entrer sur le territoire : carte d'identité, passeport ou visa de court séjour professionnel. Le collaborateur vérifie que le document d'identité requis est valide et à jour.
• Si le collaborateur prévoit de louer une voiture pendant son voyage d'affaires, il se renseigne sur les conditions de validité de son permis de conduire. Dans certains pays, il faut avoir un permis de conduire international. Les délais d'instruction des demandes peuvent atteindre six mois : il est recommandé de s'y prendre bien à l'avance.
• Le collaborateur s'assure que les moyens de paiement personnels et professionnels qu'il a à sa disposition fonctionnent à l'étranger. Il prévient éventuellement sa banque de son départ en voyage d'affaires.
• Pour éviter tout risque sanitaire, et être sûr de pouvoir entrer sur le territoire, il faut avoir les vaccins nécessaires à jour.

2 - Anticiper la logistique sur place

Tous les aspects liés à la logistique doivent être anticipés.

• Il faut a minima acheter le titre de transport pour le trajet aller-retour, en train ou en avion. À cet égard, le collaborateur respecte la politique RSE de son entreprise.
• Pour optimiser son temps, et réduire sa fatigue lors du voyage d'affaires, le collaborateur peut également anticiper ses déplacements sur place. Il s'agit d'acheter en avance ses titres de transport, ou de réserver sa voiture de location. Le collaborateur en outre planifie les itinéraires stratégiques, évalue ses temps de trajet et identifie les horaires opportuns eu égard au trafic.
• Réserver les nuits d'hôtel, ou tout autre type d'hébergement, facilite l'organisation sur place et permet de gagner du temps.
• Les repas peuvent également être organisés avant le départ. Cela s'avère d'autant plus judicieux si le collaborateur prévoit des déjeuners d'affaires. Il s'agit d'identifier les restaurants, et éventuellement de les réserver.

Cette étape de l'organisation du voyage d'affaires permet de budgétiser ses frais de déplacement professionnel. C'est un enjeu majeur, car le collaborateur doit maîtriser ses coûts : pour être sûr d'être remboursé de ses dépenses professionnelles, il doit respecter la politique de remboursement des frais applicable dans son entreprise. Les dépenses qui dépassent les montants plafonds, et les dépenses engagées à des fins autres que l'exercice de sa mission, restent à sa charge.

3 - Planifier son emploi du temps

L'entreprise qui finance un voyage d'affaires, légitimement, attend du collaborateur qu'il soit productif. Pour bien préparer son déplacement professionnel, le collaborateur :

• Organise ses journées de travail en amont, minutieusement, de manière à remplir tous ses objectifs professionnels. Il s'agit principalement de prendre contact avec les différents interlocuteurs à rencontrer, pour fixer des horaires de rendez-vous.
• Prévoit tous supports de travail nécessaires à l'exécution de sa mission. Cartes de visite, plaquettes commerciales et tous autres documents de travail doivent être accessibles facilement, aux formats papier et numérique. Les supports marketing, en outre, doivent être préalablement traduits.
• Au moment du départ en voyage d'affaires, le collaborateur veille à ne rien oublier. Il pense notamment à prendre des adaptateurs pour charger son téléphone et son ordinateur, ainsi que des vêtements de travail adaptés à l'occasion et à la météo.

Lorsque la durée du voyage d'affaires le permet, le collaborateur planifie également son temps libre. Il veille, dans ce cadre, à se réserver des temps de repos pendant lesquels il fait valoir son droit à la déconnexion.

4 - Organiser son absence au bureau

Les outils de communication à distance permettent au collaborateur de maintenir le lien avec son équipe pendant le voyage d'affaires. Deux contraintes néanmoins risquent de désorganiser le travail pendant son absence :

• Le temps passé en déplacement professionnel doit être optimisé. Le rythme de travail du collaborateur est donc intense, et il trouve moins de temps pour communiquer avec son équipe.
• Selon la destination du voyage d'affaires, le décalage horaire peut rendre la communication impossible.

Il faut donc mettre en place de bonnes pratiques pour limiter l'impact de son absence :

• Déléguer les tâches avant son départ. Quand le collaborateur absent est injoignable, son équipe sait ainsi ce qu'elle a à faire et comment répartir les rôles.
• Prévoir des réunions téléphoniques ou des points par e-mail à échéances régulières.
• Penser à paramétrer un e-mail automatique d'absence du bureau, et rediriger éventuellement les correspondants vers un collaborateur.

5 - Évaluer l'opportunité d'une agence de voyages d'affaires

L'organisation d'un voyage d'affaires peut tout à fait être gérée en interne, par le collaborateur concerné ou par un service dédié dans l'entreprise. Dans certains contextes, il peut être judicieux toutefois d'avoir recours à un prestataire spécialisé dans la gestion de voyage d'affaires .

Les agences de voyages d'affaires sont des professionnels qui organisent les aspects administratifs et logistiques du déplacement. Elles permettent aux entreprises d'optimiser leur budget, et de veiller au bien-être de leurs voyageurs d'affaires. Faire appel à une agence est notamment utile lorsque des voyages d'affaires sont organisés dans l'urgence, ou à une fréquence soutenue.

Comment assurer la sécurité des employés en voyage d'affaires ?

La sécurité et la santé des employés au travail relèvent de la responsabilité de l'employeur. Lors d'un voyage professionnel, cette responsabilité perdure. Pour limiter les risques d'accident, il faut respecter de bonnes pratiques, et notamment :

• Ne pas exposer ses employés à des risques pour leur santé et leur sécurité. À cet effet, il est primordial de se renseigner sur le contexte sanitaire et géopolitique dans le pays de destination.
• Limiter les facteurs de stress et de fatigue. L'employeur s'assure que le déplacement est parfaitement organisé, et veille à ne pas surcharger le planning du collaborateur en voyage d'affaires. Il respecte en outre ses obligations légales en matière de temps de repos et de droit à la déconnexion.

Comment rendre son voyage d'affaires productif ?

Fixer des objectifs précis.

Chaque voyage d'affaires est justifié par un motif professionnel spécifique. Sur cette base, le collaborateur se fixe des objectifs précis. Ces objectifs le guident pendant toute la durée de son déplacement, et augmentent en conséquence sa productivité. Exemples :

• Dans le cadre d'un rendez-vous avec un client à l'étranger, le collaborateur se fixe pour objectif de renouveler le contrat pour une certaine durée, ou de vendre un produit ou un service additionnel. Il profite en outre du déplacement pour rencontrer un nombre défini de prospects avec lesquels entrer en affaires.
• Sur un salon professionnel, le collaborateur se fixe un nombre de contacts B2B à générer.
• En voyage pour un séminaire d'entreprise, le collaborateur établit en amont une liste concrète des enseignements à acquérir ou à approfondir.

Les objectifs ainsi fixés aident à bien préparer le voyage d'affaires, pour être pleinement productif sur place.

Respecter des temps de repos

Effectuer de longs trajets, être éloigné de son domicile, subir un décalage horaire ou encore s'adapter au lieu de la destination : ces contraintes engendrent de la fatigue et du stress, qui nuisent à la productivité. Pour travailler dans des conditions optimales, le collaborateur s'impose des temps de repos.

S'adonner à des loisirs personnels sur place est également une bonne manière de déconnecter. Une séance de sport ou une visite touristique le temps d'une pause, par exemple, fractionne efficacement le temps de travail en voyage d'affaires.

En tout état de cause, le collaborateur respecte l'emploi du temps fixé en amont, conformément à ses objectifs et à ses priorités.

Rendre compte à son entreprise

Pour justifier de la bonne exécution de sa mission, le collaborateur communique régulièrement avec son équipe. S'astreindre à maintenir la communication pendant le voyage d'affaires aide le collaborateur à rester productif. Il sait en effet qu'à échéances régulières, il rend compte à son entreprise. Cela implique chaque fois de présenter des avancées concrètes, c'est un levier efficace de motivation au travail.

Rendre compte à l'entreprise permet en outre de notifier d'éventuelles difficultés ou des contretemps. Le cas échéant, le collaborateur a le soutien de son manager. Ils trouvent ensemble, rapidement, des solutions au problème : le collaborateur réagit immédiatement pour rester productif.

Mesurer la productivité au retour de voyage d'affaires

À son retour de voyage d'affaires, le collaborateur mesure sa productivité.

• Il s'agit en premier lieu de consigner sur un support durable les résultats obtenus : faire le bilan des enseignements acquis ou enregistrer au propre les nouveaux contacts, par exemple.
• En second lieu, le collaborateur tire les conséquences de ses résultats : il met en œuvre une nouvelle méthode de travail, ou il reprend contact avec un prospect, par exemple.
• C'est ainsi qu'il peut évaluer sa productivité pendant le voyage d'affaires. Dans les exemples : il mesure le gain de temps offert par la nouvelle méthode de travail, ou il calcule son taux de conversion sur les contacts générés.

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Le guide ultime pour organiser le déplacement professionnel de ses collègues

Vous êtes Office Manager ou Assistant de Direction ?

Dans ce cas, vous êtes probablement amené à organiser le voyage d’affaires de votre patron ou d’un salarié cadre de l’entreprise. Mais comment faire pour réserver le déplacement professionnel ?

Entre les exigences de vos collaborateurs, celles de votre employeur et les contraintes liées au grand déplacement, cette mission requiert beaucoup de rigueur. Alors pour vous aider dans cette tâche, on vous apporte quelques astuces visant à bien  planifier les déplacements professionnels de vos collègues.

• Faire état des besoins de ses collègues

Avant d’organiser les déplacements d’affaires de vos collègues, on vous conseille de leur demander plusieurs informations.

L’agenda de vos collaborateurs en déplacement professionnel

Commencez par vous oser des questions sur l’ objectif de ce déplacement professionnel .  Et surtout, sur les différents  rendez-vous programmés . Si besoin, vous devriez avoir accès à l’agenda de chaque salarié pour faciliter votre travail.

À partir de la liste des réunions prévues, vous pourrez aisément organiser leurs voyages professionnels des salariés.

À commencer par l'hôtel. Idéalement, choisissez-en un qui soit situé au centre de la ville. Et pour cause, si votre collaborateur doit se déplacer à différents lieux de travail, vous devez optimiser et simplifier ses trajets.

Les préférences des voyageurs d’affaires

Ensuite, on vous conseille de  demander les préférences de déplacements professionnels de vos collègues . Par exemple : est-ce qu’ils prennent le petit-déjeuner le matin ? Ça peut paraître anodin, mais s’ils n’ont pas l’habitude de déjeuner le matin, ça ne sert à rien de prendre l’option.

Pensez également à préparer une  checklist  de tous les documents à emmener , tels que :

• les cartes d’embarquement,
• la carte d’identité ou le passeport,
• les cartes de visite et éventuellement,
• les éléments de démonstration ou produits

Cette liste pourra vous être utile pour les prochains voyages d’affaires que vous organiserez.

Maintenant que vous connaissez les préférences de vos collègues pour leur déplacement d’affaires, vous devez aussi respecter les contraintes de l’entreprise.

• Appliquer les règles fixées par la politique de voyage de l’entreprise

Outre les préférences des employés en voyage d'affaires, il faut aussi prendre en considération la politique de voyage  de la société.

Le budget à respecter

L’employeur est contraint d e verser des indemnités pour le remboursement des frais de déplacement professionnel.  Dans ce cadre, il ne vous sera sans doute pas permis de sélectionner des hôtels 5 étoiles avec spa ou des billets d’avion en première classe.

Alors avant d’effectuer les premières réservations, on vous conseille de  vérifier le budget fixé par la politique de voyage.  Et ce, pour chaque poste de dépenses.

Les autres spécificités de la politique voyage

La politique de voyage indique le budget à respecter, mais pas seulement. Vous pourrez aussi retrouver quelques spécificités propres à votre entreprise. Par exemple :

• Les chaînes hôtelières  : si vos collègues partent souvent en voyage à des fins professionnelles, il est fort probable que votre entreprise ait déjà un contrat avec une chaîne hôtelière. Cela lui permet de bénéficier de tarifs négociés pour chaque réservation.
• Les compagnies aériennes  : dans le même esprit, votre entreprise bénéficie peut-être de miles pour chaque billet d’avion réservé.
• Les modes de transport  : certaines sociétés déterminent à l’avance les modes de transport en fonction des destinations. Par exemple, si les déplacements professionnels se font en France dans un rayon de 100 kilomètres, le salarié doit utiliser sa voiture ou faire du covoiturage. Au-delà, il doit prendre le train. Et pour les trajets à l’étranger, vous n’aurez généralement pas d’autre choix que de prendre l’avion.

Après avoir vu ces différents éléments, vous êtes prêt à organiser le déplacement professionnel de vos collègues.

Je télécharge le modèle de Politique Voyage

Prenez le contrôle des voyages d’affaires

Gestion du budget et des remboursements

Découvrez les modes de réservations

Gérez le processus de validation

Faire une  checklist  pour organiser les déplacements professionnels de ses collègues

Afin d’être sûr que le voyage professionnel de votre collaborateur se déroule au mieux, on vous conseille de préparer une  checklist  en amont.

Transport et hôtel

Voici une liste des principales tâches à effectuer :

• Les réservations du transport  : cela dépendra évidemment du mode de transport choisi. Si votre collègue utilise sa voiture de fonction ou son véhicule personnel, vous n’aurez rien à planifier (sauf calcul des indemnités kilométriques si vous en avez la charge). En revanche, s’il opte pour le TGV ou l’avion, ce sera à vous de planifier les billets aller-retour. Prenez garde au moment de réserver les billets aux modalités de modification ou d’annulation avec remboursement, surtout si l’agenda de vos collaborateurs a tendance à changer au dernier moment.
• L’assurance voyage :  elle vous sera utile en cas de rapatriement. Dans le même esprit, pensez à sélectionner les tarifs flexibles.
• La réservation de l’hôtel  : votre collègue étant loin de sa résidence habituelle, vous devrez trouver un hébergement le temps de sa mission professionnelle.
• Les modalités de visa  : uniquement si votre collègue réalise un voyage à l’étranger hors de l’espace Schengen.
• Les transports sur place  : vous devrez vérifier l’état des transports publics. Et à défaut, il faudra prévoir la location de voiture.
• Les formalités COVID  : pour garantir la sécurité des voyageurs et des habitants, chaque pays prévoit plusieurs contraintes liées à la pandémie. C’est à vous de vérifier les formalités nécessaires avant de rentrer sur un territoire étranger.

Toutes ces réservations engendrent des dépenses qu’il faudra comptabiliser.

>> À lire aussi :   Comment choisir le bon logement en déplacement professionnel

Le calcul des frais professionnels

En voyage d’affaires, les dépenses s’accumulent : frais de repas, frais d’hébergement ou frais de déplacement .

Alors pour simplifier la gestion des notes de frais  à leur retour, pensez à anticiper en regroupant toutes les dépenses (et leurs justificatifs) que vous avez déjà réglées.

Et pour vous y retrouver dans toutes ces dépenses, il y a la feuille de route.

• Rédiger la feuille de route pour simplifier le voyage d’affaires de ses collègues

Une fois que vous avez organisé le déplacement professionnel de vos collègues, encore faut-il le formaliser. C’est justement le rôle de la feuille de route. Ce document vous permet de détailler l’ensemble de l’itinéraire de voyage.

Les éléments de la feuille de route

N’hésitez pas à préciser un maximum de détails pour simplifier l'organisation de vos collègues. En particulier pour  les trajets :

• Trajet entre le domicile et l'aéroport ou la gare : ici, vous devez indiquer l’heure de départ et les moyens de transport.
• Trajet en train ou en avion : il s’agit surtout de préciser l’horaire du départ et d’embarquement.
• Trajet depuis l’aéroport ou la gare et l’hôtel : vous devrez également indiquer les modalités de transport et le temps de trajet. S’il doit prendre les transports en commun, n’hésitez pas à être le plus précis possible : les lignes de métro ou bus, la direction et la station d'arrêt.
• Trajet entre l’hôtel et le lieu de réunion : vous devez impérativement préciser la durée du trajet.

Pour ce qui est de l’hôtel, n’oubliez pas d’indiquer l’adresse et les différents services auxquels votre collaborateur a droit.

Ensuite, vous devez égalemen t mentionner le planning des réunions.  Ici, on vous conseille de laisser quelques lignes. Ainsi, vos collègues en déplacement professionnel pourront indiquer l’ordre du jour.

Bon à savoir : chaque voyageur d’affaires est différent. Certains aiment les feuilles de route très détaillées et d’autres préfèrent avoir les grandes lignes. Dans un premier temps, on vous recommande d’ajouter un maximum de précision. Vous pourrez ensuite ajuster en fonction des préférences de vos collègues.

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Réduisez l’ensemble des dépenses de l’entreprise

L’utilité de la feuille de route

L’objectif de cette feuille de route est de  simplifier le travail de vos collaborateurs  pendant leur déplacement. Mais pas seulement. Et pour cause, en indiquant chaque élément du voyage d’affaires, la feuille de route facilite également le calcul du temps de travail effectif.

En résumé : il ne s’agit que de quelques techniques pour vous aider à planifier le déplacement professionnel de vos collègues. Mais l’idée est surtout de trouver la méthode qui vous convienne. Et si vous avez besoin d’aide dans l’organisation ou simplement si vous souhaitez gagner du temps, contactez-nous !

• Faire une checklist pour organiser les déplacements professionnels de ses collègues

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Déplacement professionnel : quelles sont les obligations de l’employeur ?

Vos agents passent souvent voir leurs clients à l’étranger ou participent à des séminaires internationaux ? Pour de nombreuses sociétés, le voyage d’affaires n’est pas une option. L’ère de la dématérialisation facilite peut-être les échanges, mais elle ne remplace pas le contact humain ou l’intervention sur place.

Connaissez-vous toutes les règles liées au déplacement professionnel ? Que dit le Code du travail ? Quelles sont les obligations de l’employeur, les droits du salarié ? Comment améliorer la gestion des voyages d’affaires en entreprise ? Toutes nos réponses ici.

Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel ?

Le déplacement professionnel désigne une mission effectuée par le salarié en dehors de son lieu de travail habituel (locaux de l’entreprise ou bien domicile pour un télétravailleur). Comme son nom l’indique, il se définit par un motif exclusivement professionnel, qui peut être réalisé à titre individuel ou bien en groupe.

La durée du déplacement dépend bien évidemment de la mission et du lieu à rejoindre, pouvant se trouver en France comme à l’étranger. S’il nécessite plus de 24 heures, on parle plutôt de voyage d’affaires. Le salarié doit alors passer une ou plusieurs nuitées à l’extérieur de son domicile.

Attention, selon le Code du travail, les déplacements professionnels ne peuvent pas mobiliser les salariés :

• Plus de 90 jours consécutifs par mission ;
• Plus de 180 jours par an à l’étranger.

Au-delà de ces limites, il ne s’agit plus d’un déplacement professionnel, mais d’une expatriation, exigeant la rédaction d’un avenant au contrat de travail.

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Quels sont les motifs valables pour un déplacement professionnel ?

Si l’employeur estime que des salariés doivent se déplacer pour accomplir une mission dans le cadre de leurs activités professionnelles, alors la loi considère que l’accord du salarié est tacite (sauf si le contrat de travail mentionne des conditions).

Pour ce travail en dehors de l’entreprise, l’employeur définit la durée, la zone géographique, le nombre de collaborateurs et leur rôle dans la mission. Il peut invoquer l’un des motifs suivants :

• Une rencontre de prospects ou de clients ;
• Une missions de dépannage ponctuel, ou bien de mise en service d’un équipement ;
• Une formation professionnelle ;
• Un séminaire d'entreprise , un congrès ou une convention ;
• Une visite de site d’exploitation ou d’un lieu de vente.

Quid de la clause de mobilité dans le contrat de travail ?

Les salariés doivent accepter le voyage d’affaires même si rien n’est indiqué dans leur contrat de travail. Pour des commerciaux ou des techniciens, il peut éventuellement être rédigé la mention générale suivante : « Le salarié pourra être amené à effectuer des déplacements professionnels dans le cadre de sa fonction. »

Les modalités de déplacement ne sont pas forcément indiquées dans le contrat. Mais si l’entreprise prévoit, pour une fonction en particulier, des voyages d’affaires réguliers, une clause de mobilité peut apparaître afin de simplifier la gestion des déplacements professionnels (remboursement des repas et des nuits d'hôtel, location de véhicule, carte de crédit pro…). On délimite ainsi un périmètre géographique, une durée et une fréquence. Dans un souci de transparence et de respect du Code du travail, une politique voyage est également transmise au salarié en question, énonçant :

• La personne ou le service en charge de la gestion des déplacements ;
• Le moyen de transport à privilégier ;
• Les modalités de remboursement des frais ;
• Les justificatifs demandés ;
• Les processus administratifs ;
• Les outils de gestion et de communication à utiliser.

Un salarié peut-il refuser un déplacement professionnel ?

A priori, non. Un salarié ne peut pas refuser un déplacement professionnel, même si rien n’est indiqué dans son contrat de travail. En revanche, si l’employeur va à l’encontre d’une clause de mobilité (par exemple, un trajet en dehors de la zone géographique concernée), alors il est possible de décliner la demande.

Il existe également des exceptions valables pour un refus, par exemple une difficulté médicale, des circonstances familiales particulières ou bien une insécurité dans le pays à atteindre.

Comment le temps de travail est-il découpé pendant un voyage d’affaires ?

Source de litige fréquente entre l’employeur et les salariés, le temps de travail doit respecter des règles bien spécifiques pendant un déplacement professionnel. En effet, nous pouvons légitimement se demander si, dans ce cas précis, le temps de trajet fait également office de temps de travail. Eh bien la réponse est non.

Selon l’article L3121-1 du Code du travail, « la durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

Ainsi, le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel n'est pas du temps de travail effectif. S’il est le même entre le domicile et un lieu de travail inhabituel, alors il ne donne droit à aucune contrepartie. S’il est supérieur, il doit être indemnisé par l’entreprise (en heures supplémentaires ou en repos compensateur équivalent).

Bon à savoir : une convention collective peut s’appliquer à votre secteur d’activité et fixer les modalités d’indemnisation des temps de trajet. Si vous n’en avez pas, la décision revient à l’employeur après concertation avec le CSE, ou bien selon les dispositions de la politique voyage d’entreprise.

Quelles sont les 4 obligations de l’employeur ?

Pour sa pérennité et sa croissance, l’entreprise a parfois besoin d’envoyer ses salariés en déplacement professionnel. Comme nous l’avons vu précédemment, il n’y a pas besoin de le mentionner au préalable sur le contrat de travail. En revanche, pour que le voyage d’affaires se passe bien, l’employeur doit respecter ses 4 obligations.

Le délai de prévenance

Un salarié ne peut pas partir du jour au lendemain en déplacement professionnel, vous devez le prévenir suffisamment tôt afin qu’il puisse s’organiser (garde d’enfants, surveillance du domicile, délégation de certaines tâches habituelles dans l'entreprise…).

Le délai de prévenance fixé par la loi est fixé à 48 heures minimum. Bien sûr, il peut être allongé en fonction de la durée du voyage.

Le remboursement des frais de voyage

Si le salarié ne dispose pas d’une carte bancaire professionnelle, il doit généralement engager des dépenses personnelles. D’après l'arrêt de la Cour de Cassation du 10 novembre 2004, sont comptés les frais d’hébergement, de repas et de transport.

L’employeur peut choisir de rembourser ces frais professionnels soit au forfait, via une prime de déplacement dont le montant est fixé à partir des barèmes de l’Urssaf, soit au réel, sur présentation de justificatifs. D’après la loi, le salarié dispose de 3 ans pour fournir les pièces.

Le moyen de transport

Dans le cadre d’un déplacement professionnel, c’est à l’employeur de décider du moyen de transport à privilégier. Il doit convenir à l’état de santé et au confort du collaborateur. La seule interdiction, c’est d’exiger l’utilisation de son véhicule personnel.

Ainsi, l’employeur rembourse uniquement les frais de transport en conformité avec l’accord d’entreprise, la politique voyage ou son choix. Par exemple, si l’employé avance un billet d’avion en première classe alors que la politique voyage prévoit uniquement les déplacements en seconde classe, les dépenses en surplus seront supportées par le salarié.

La santé et la sécurité des salariés

D’après l’article L.4121-1 du Code du travail, l’employeur « prend les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ». Lors d’un voyage d’affaires, cette règle s’applique tout autant. L’entreprise doit savoir où se trouve ses salariés en déplacement et leur indiquer la procédure à suivre en cas de problème ou de rapatriement.

Si sa sécurité n’est pas garantie pendant le voyage, le salarié peut légitimement invoquer le droit de retrait et refuser, ou abandonner, cette mission.

Comment gérer les déplacements professionnels ?

Chez Selectour Affaires, nous avons conscience de l’énergie que vous consacrez à organiser les voyages d’affaires de vos salariés. Entre les réservations, les locations, les remboursements et les aléas en cours de route, il y a de quoi perdre son temps et risquer de commettre des erreurs. Et si vous choisissiez une solution de gestion des déplacements professionnels tout-en-un ? Le logiciel dédié au business travel de Selectour Affaires optimise tous vos trajets et réduit vos coûts !

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Comment organiser un déplacement professionnel à l'étranger .

Alors que la pandémie de COVID-19 entre dans sa troisième année, toutes les entreprises sont obligées de composer en permanence avec des changements législatifs et des adaptations constantes. Dans ce futur toujours incertain, organiser un déplacement professionnel à l'étranger peut donc s'avérer complexe, mais pas nécessairement impossible. Du moins, tout dépend de votre destination, de l'évolution de la pandémie et du barème d’indemnisation liés au trajet !

Il est toutefois important, dans cette actualité mouvante, de toujours vérifier l'application des dernières règles en vigueur avant de partir. Aujourd'hui, la règle de base est, dans la mesure du possible, d'éviter les déplacements professionnels internationaux. Toutefois, selon les besoins et les lieux, ils peuvent toujours s'organiser. Il faut simplement faire preuve de patience, d'organisation et envisager les aspects de compensation en cas d'annulation ou de modification des plans de voyage.

L'incontournable pass vaccinal

Sans lui, vos salariés ne pourront pas aller loin. Comme son nom l'indique, le pass vaccinal équivaut à un passeport qui permet de voyager et d'accéder à des événements avec un nombre limité de personnes, mais aussi de se rendre au restaurant ou à l'hôtel. Il est obligatoire pour tous les moyens de déplacement  collectifs pour partir à l'étranger comme le train ou l'avion. Concrètement, pour vous rendre à Bruxelles, à Berlin ou à New York, il sera obligatoire depuis la France. En complément, il est essentiel de gérer efficacement les notes de frais de taxi pour les déplacements professionnels. Cela inclut la mise en place de directives claires concernant le remboursement de ces frais en adéquation avec les politiques de l’entreprise et les réglementations locales. Il convient de prendre en compte les coûts réels et d’appliquer le barème adéquat pour chaque trajet professionnel. Le pass vaccinal s'obtient en présentant une de ces trois options :

• Un certificat de vaccination attestant d’un schéma vaccinal complet .
• Un certificat de rétablissement au COVID-19 datant d'au moins 11 jours et de moins de 4 mois (à partir du 15 février 2022).
• Un certificat de contre-indication médicale faisant obstacle à la vaccination.

L'alternative pourrait être d'utiliser un véhicule, mais le coût lié au déplacement serait rédhibitoire pour l'employeur, à moins de se déplacer dans un rayon proche du lieu de travail, comme une expatriation temporaire ou un transfert (par exemple, dans le cas où un salarié de Metz se rendrait à Luxembourg, ou un Strasbourgeois irait à Stuttgart).

À noter qu'au-delà du pass vaccinal français, qui fonctionne aussi au niveau européen, chaque pays, territoire, État ou province dispose de ses propres règles en lien, ou non, avec le pass vaccinal. Ainsi, une fois sur place, le pass vaccinal français ne vous sera d'aucune utilité si vous vous rendez à Toronto par exemple. En revanche, la preuve d'un schéma vaccinal complet sera nécessaire. Cette situation nécessite souvent une modification en amont des plans de voyage, en consultation avec le ministère des Affaires étrangères, pour éviter tout accident ou désagrément. En contrepartie, une planification soigneuse peut conduire à des économies significatives.

Identifier les risques par pays

Les modalités des déplacements depuis et vers l’étranger varient en fonction de la situation sanitaire des pays et de la vaccination des voyageurs. La France a ainsi séparé le monde en trois catégories de pays :

• Les pays verts désignent ceux où il n’y a pas de circulation active du virus et pas de variants préoccupants recensés.
• Les pays oranges sont ceux où il y a une circulation active du virus dans des proportions maitrisées, sans diffusion de variants préoccupants.
• Les pays rouges sont ceux où il y a une circulation active du virus et la présence de variants préoccupants.

Avant de partir en déplacement, il est donc indispensable de vérifier la couleur de votre pays de destination sur le site web du gouvernement consacré à la pandémie . Voyager dans un pays classé orange ou rouge peut être beaucoup plus risqué, voire impliquer des responsabilités légales  en cas de problème. Dans ce contexte, il est également crucial de construire ou de réviser la politique de note de frais de l’entreprise. Cela implique de définir clairement les critères de remboursement des frais de déplacement en tenant compte des spécificités des destinations et des conditions actuelles. Il est important d’intégrer le barème de l’URSSAF applicable aux différents types de trajet dans cette politique.

L'assurance voyage : plus indispensable que jamais

De plus en plus d' assurances pour les voyages professionnels couvrent les désagréments causés par la pandémie de COVID-19. C'est le cas pour les annulations de vol ou de séjours, jusqu'à l'hospitalisation à l'étranger, les soins médicaux ou le rapatriement et l'assistance. Pour l'employeur, une assurance voyage est indispensable s'il décide d'envoyer un collaborateur en déplacement professionnel à l'étranger , malgré les risques et les restrictions en cours. Il est aussi important de définir les procédures pour se faire rembourser ses notes de frais en train , conformément au barème établi par l’URSSAF pour ce type de trajet. Cela garantit que les employés comprennent clairement les modalités de remboursement pour les voyages en train lors de leurs déplacements professionnels.

Feuille de route pour recommencer à voyager

Êtes-vous réellement bien préparé à reprendre vos voyages d’affaires ?

La checklist pour partir à l'étranger sereinement

Une fois la partie « COVID » sous contrôle, organiser un déplacement professionnel à l'étranger nécessite d'autres étapes. Pour vous faire gagner du temps, nous les avons compilées dans une checklist à consulter avant toute réservation pour soi-même ou pour un collaborateur.

• Vérifier la politique interne de voyage qui comprend toutes les grandes règles à connaître.
• Valider la mission, le budget de déplacement et les dates retenues avec son manager.
• Réserver les hébergements tels que les hôtels et les transports soi-même, ou passer par un intermédiaire, comme une agence de voyages.
• Planifier son programme avec les rendez-vous prévus ou à prévoir et les contraintes de déplacements.
• Inclure dans la planification financière les indemnités de grand déplacement qui couvrent les coûts supplémentaires engendrés par un trajet prolongé. Il est important de se référer au barème d’indemnisation approprié loin du lieu habituel de travail.
• Organiser la gestion des frais professionnels sur place, que ce soit au réel ou au forfait, en respectant le barème établi par l’URSSAF pour les déplacements professionnels.
• Évaluer le coût d’une note de frais en prenant compte de tous les éléments nécessaires pour une gestion transparente et conforme aux réglementations.
• Aborder la gestion d’une note de frais sans facture en établissant des procédures claires pour le remboursement. Ceci est particulièrement important pour les déplacements professionnels tels que les trajets où les justificatifs peuvent être difficiles à obtenir.
• Anticiper la question des notes de frais : si votre entreprise dispose d'un outil moderne, vous pourrez les faire sur place en quelques secondes depuis un smartphone. Sinon, il vous faudra conserver chaque reçu précautionneusement avec tous les détails en question, afin de faire vos notes de frais à votre retour.
• Coordonner l'absence avec son service ou ses collègues.
• Préparer les documents de voyage nécessaires et faire des copies en cas de besoin.
• Connaître la procédure en cas de problème sur place (problème de santé, fermeture des frontières, attentat, événement climatique, etc.).

Organiser un déplacement professionnel à l'étranger, en particulier en période de pandémie, peut être un défi conséquent pour les entreprises. D'où l'importance de bien s'organiser avec les bons outils afin d'avoir toute l'information nécessaire qui pourrait être utile à l'employeur pour activer son duty of care en cas de problème sur place.

Gestion des voyages d'affaires

Faites de chaque déplacement professionnel une réussite.

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Comment organiser un déplacement professionnel ?

Un voyage professionnel ou un voyage d’affaires nécessite une bonne préparation pour pouvoir passer un séjour agréable et sans tracas. Indispensable pour la croissance de l’entreprise, pour établir de nouveaux partenariats, ce type de voyage est donc d’une importance considérable. Il n’est pourtant pas facile à planifier. Vous vous êtes sûrement déjà rendu compte que les voyages d’ordre privé pour des vacances sont difficiles à préparer. Les voyages d’affaires sont encore beaucoup plus complexes. Afin de vous aider à entreprendre sereinement les voyages professionnels, nous vous proposons ici quelques conseils qui pourraient vous être utiles.

Définir l'objectif de votre premier voyage d'affaires

Le but d’un voyage d’affaires peut varier d’une mission à l’autre. Mais généralement, l’objectif est d’accomplir une tâche importante pour le compte de l’entreprise, dans une ville ou un pays différent du lieu habituel de travail. Parmi ceux-ci peuvent être cités les voyages à des conférences et des séminaires, les rencontres avec de potentiels clients et autres partenaires commerciaux… Connaître les objectifs du voyage permet une meilleure planification des déplacements et de la logistique nécessaires aux personnes concernées par cette mission en extérieur. De plus, cela permet d’analyser après coup la rentabilité du voyage et de l’optimiser.

Connaître le cadre de votre entreprise à respecter

Un voyage d’affaires représente tout de même un coût considérable pour une entreprise. Peuvent être comptées les dépenses liées au logement, au transport et à la restauration. Il est donc indispensable d’anticiper tous ces frais et surtout de les limiter. Il est conseillé de réserver à l’avance les billets d’avion ou de train, par exemple, afin de bénéficier de prix beaucoup plus abordables et de réaliser un choix plus avisé.

De même, prenez en compte les protocoles nécessaires au sein de l’entreprise afin de valider facilement les projets de voyage. Mettez en place un système qui permet aux personnes concernées de vérifier l’avancée de la préparation du voyage, aux responsables de donner les permissions indispensables à la mise en place de budgets ou à la validation de documents.

Connaître la destination de voyage

Connaître la destination du voyage a pour but de préparer les différentes modalités liées au déplacement. Lors d’un changement de pays par exemple, la vérification de la validité du passeport ou des vaccins peut être requise. Vous pourrez aussi anticiper les types d’hébergement et de restauration présents sur place. Évidemment, la connaissance de la destination permet aussi de faire des réservations de billet à l’avance, de créer des itinéraires de voyage et de prévoir les habits à mettre selon la météo locale.

Choisir un moyen de transport adapté

Le choix du moyen de transport peut être crucial, notamment dans la gestion des budgets de voyage. Selon, la distance celui peut varier.

Pour les trajets sur de longues distances, l’avion reste le moyen le plus rapide, mais est assez coûteux. Renseignez-vous auprès des agences de voyages, des compagnies aériennes afin d’acheter des billets au meilleur prix.

La voiture ou le car

La voie routière avec l’utilisation d’un car ou d’une voiture peut aussi être envisagée pour les distances assez courtes. Pour un trajet long, ces moyens de transport sont lents et fatigants bien qu’ils soient abordables.

Le train est de son côté le moyen de transport préféré pour des distances longues ou moyennes, car plus économiques que l’avion la plupart du temps. La réservation à l’avance des billets s’avèrera tout de même nécessaire afin de bénéficier de prix préférentiels. Notons que certains tarifs de trains peuvent avoisiner ceux des avions selon la destination et la période. Nous vous conseillons donc de bien comparer le prix des billets.

Le bateau est certainement l’un des moyens de transport les moins utilisés dans le cadre de voyages d’affaires. Ils sont trop lents pour être efficaces et trop chers pour être efficients. Ils ne peuvent être intéressant que dans le cas où le voyage se passe dans un endroit qui n’est accessible que par voie marine. Tel est le cas de petites îles enclavées ne disposant pas d’aéroport ni d’héliport.

Dans vos trajets, prenez aussi en considération les frais pour aller à la gare, à l’aéroport ou au port. Ce type d’endroit est parfois assez éloigné des villes, pouvant entraîner des dépenses en plus lors de vos déplacements.

Conserver les justificatifs de dépenses

Les salariés en déplacement seront souvent amenés à réaliser des dépenses non prévues par le budget initial alloué. Ces frais supplémentaires sont à la charge de l’employeur pour la plupart, selon les conventions et les règles fixées par l’entreprise. Afin de pouvoir se faire rembourser, le salarié doit constituer des notes de frais et les preuves de dépenses qui y sont associées. Ces justificatifs peuvent par exemple se présenter sous forme de facture ou de reçu. Ces derniers doivent contenir le nom du fournisseur, la date, le montant et la description de la dépense. Il est difficile au collaborateur concerné de se faire rembourser sans ces justificatifs.

Planifier la logistique

Créer une check-list afin de planifier tout ce qui concerne la logistique est utile. Vous aurez ainsi sous votre main un moyen de visualiser tous les détails sur le voyage. Vous pouvez, grâce à cela, avoir une idée précise de l’avancée des tâches à réaliser comme la réservation des moyens de transport et celle des hôtels. Programmer l’emploi du temps et les trajets nécessaires pour que chaque collaborateur puisse participer sereinement aux événements professionnels devient aussi beaucoup plus simple. Vous pouvez également vous assurer que rien ni personne ne manque à l’appel et éviter plusieurs quiproquos, retards et annulations. Ceux-ci peuvent ébranler la confiance de vos collaborateurs et la réputation de votre entreprise.

Prévoir les différences culturelles et protocoles d'affaires

Encore aujourd’hui, très peu de professionnels s’informent sur les coutumes culturelles et les protocoles en affaires propres aux pays ou aux régions qu’ils visitent. Pourtant, ne pas s’y plier peut, malgré la bonne volonté de vos collaborateurs, conduire à l’échec d’une réunion ou d’une entente. Ces règles coutumières se rencontrent principalement avant une réunion ou durant un déjeuner d’affaires. À titre d’exemple, au Japon, il est d’usage de présenter sa carte de visite de ses deux mains lorsque l’on rencontre pour la première fois un futur partenaire commercial. L’accepter de ses deux mains est aussi une marque de respect. Il est également extrêmement impoli d’ouvrir un cadeau d’affaire devant son donneur.

Préparez vos documents

Plusieurs documents sont à prévoir lors d’un voyage d’affaires. Afin de vous aider à faire un point sur ceux dont vous aurez peut-être besoin, nous allons les détailler ici.

La carte d'identité

Même si lors d’un voyage professionnel, la carte d’identité n’est pas forcément demandée par les autorités, il est avisé de l’amener avec vous comme pièce justificative, peu importe où vous vous rendez. Certains pays comme le Royaume-Uni demandent d’ailleurs la carte d’identité à ses frontières. Veillez à ce que celle-ci soit valide, car d’autres pays ne tolèrent pas une carte d’identité dont la date de validité a été dépassée. Ils peuvent, juste à cause de ce papier, refuser votre entrée sur leur sol.

Le passeport

Le passeport reste le document le plus important et obligatoire pour pouvoir passer les frontières d’un pays. Veillez également à vous assurer qu’il est valide au moins jusqu’à votre retour afin de ne pas avoir de problème à l’arrivée ou au départ d’un pays.

Le visa de séjour

Ce document est surtout utile lorsque vous vous déplacez dans un pays ne faisant pas partie de l’Union européenne. Il est souvent stressant et chronophage de réaliser une demande de visa auprès d’un pays, si bien que vous êtes obligé de le faire à l’avance afin de ne pas être pris au dépourvu. Il se présente sous la forme d’une vignette ou d’un tampon apposé sur le passeport du voyageur. Il est intéressant de noter que certains pays comme la France bénéficient de facilités de déplacement vers des nations avec qui ils ont des partenariats diplomatiques. Toujours dans le cas du Japon, le visa n’est pas indispensable pour une durée inférieure à 3 mois pour les personnes de nationalité française. Ce n’est qu’au-delà de cette durée que vous aurez à faire des démarches administratives pour entrer sur le territoire japonais.

L'assurance voyage

Certains pays en dehors de l’Union européenne peuvent vous demander de souscrire à une assurance voyage pour pouvoir entrer sur leur territoire. Dans d’autres, cette assurance n’est pas expressément exigée, mais nous vous recommandons tout de même d’y souscrire par précaution. L’assurance voyage vous permet d’être couvert, même dans un pays étranger, en cas d’accident ou de maladie. Surtout si vous allez dans un pays tropical où le climat est assez différent, prendre une assurance voyage est la meilleure chose à faire. Notons aussi que le niveau d’hygiène dans un pays étranger ou même les types de maladie qui s’y trouvent peuvent porter atteinte à une personne qui n’y est pas habituée. Si vous tombez malade, que vous vous retrouvez à l’hôpital ou que vous avez besoin d’un rapatriement d’urgence, les frais risquent d’être exorbitants sans cette assurance.

Selon la compagnie d’assurance à laquelle vous souscrivez, les frais couverts peuvent être différents. Néanmoins, certaines dépenses devront obligatoirement être prises en charge par l’assurance, comme notamment les frais médicaux, d’hospitalisation et de rapatriement. À titre accessoire, peuvent aussi être comptées la garantie annulation, l’assurance bagages en cas de perte, de vol ou de détérioration de vos effets personnels durant votre déplacement.

La responsabilité civile peut également être intéressante si vous vous retrouvez dans un accident ayant causé des dégâts matériels ou corporels.

Le certificat de vaccination

Un carnet vaccinal à jour peut être requis selon le pays de destination. Il est tout d’abord conseillé que les vaccins contre la Covid-19, la coqueluche, la tuberculose, les oreillons, la rubéole, la diphtérie, le tétanos et la poliomyélite soient à jour. Cela vous protègera de plusieurs maladies, surtout si vous allez dans un pays tropical. Certains pays demanderont des vaccins en plus. En Asie, il peut vous être demandé la réalisation d’un vaccin contre la rage, l’hépatite A et l’hépatite B, l’encéphalite à tique ou la typhoïde. D’autres types de vaccins sont exigés pour l’Amérique latine ou l’Afrique. Votre santé et le bon déroulement de votre voyage en dépendront.

Le permis de conduire international

Si vous êtes confiant sur vos capacités à conduire dans un pays étranger et que le coût d’une voiture de localisation est plus rentable pour vos déplacements dans ce pays, vous aurez peut-être besoin d’un permis de conduire international. Si vous vous déplacez dans un pays appartenant à l’Espace économique européen, votre permis de conduire français sera souvent suffisant pour un séjour de courte durée.

Dans d’autres pays, le permis de conduire international peut être demandé. C’est un document où sont traduites toutes les informations présentes sur votre permis de conduire français, ce qui permet à toute autorité locale de reconnaître que vous êtes en capacité légale de conduire. Nous vous recommandons d’approcher l’ambassade du pays où vous souhaitez vous rendre afin de savoir si ce document est indispensable et quelles sont les autres modalités nécessaires à la conduite sur son territoire.

Choix de l'hébergement

Entre hôtels, appart’hôtels, appartements, locations de particulier à particulier, le choix de l’hébergement dépendra de plusieurs facteurs. Parmi ceux-ci, la proximité par rapport aux lieux où se passent les événements auxquels vous devez vous rendre. Ensuite vient le prix de l’endroit et le nombre de personnes qui vous suivent dans votre voyage. Enfin vient la durée du séjour. Un petit hôtel est souvent la solution la moins chère et la plus simple si vous restez pour une très courte durée. Pour une durée dépassant une semaine, le choix d’un appart’hôtel peut être beaucoup plus approprié. Selon vos exigences en matière de services et la situation géographique de l’hébergement, les prix peuvent fortement varier. Il est donc préférable de choisir un endroit qui correspond à votre budget et qui ne soit pas trop éloigné de vos lieux d’activité.

Choix du vol

Faire un voyage d’affaires ne nécessite pas forcément d’aller en classe business. Selon vos moyens, la disponibilité des vols et vos besoins, vous pouvez opter pour celui qui vous correspond le mieux. Ainsi, il est tout à fait possible de réaliser un voyage en classe économique, voire opter pour un low cost si vous souhaitez ne pas dépenser d’argent. Selon la compagnie aérienne, les services auxquels vous aurez accès peuvent être intéressants. Si vous optez pour le confort, nous ne pouvons que vous conseiller la classe affaires. Certains chefs d’entreprises peuvent également louer des jets privés qui présentent l’avantage d’être disponibles à tout temps. Le plus grand inconvénient des jets est l’augmentation considérable de votre empreinte carbone.

Planifier son agenda

La planification de l’agenda est une étape essentielle afin d’optimiser le temps que vous avez lors de votre déplacement. Afin de boucler rapidement la mission que vous avez à effectuer durant votre séjour, une bonne organisation s’avère indispensable. Téléphonez à l’avance les personnes que vous avez prévu de rencontrer et confirmez vos rendez-vous. Afin d’éviter du stress supplémentaire et de vous assurer que vous avez vraiment le temps, ayez toujours sous votre main votre agenda. Essayez de bien répartir vos rencontres sur toute la durée de votre séjour afin de ne pas vous fatiguer.

Le matériel de voyage

Pour un voyage tranquille, le choix du bagage est important. Optez pour une valise tout terrain, avec quatre roues pour une plus grande stabilité. Sa taille dépendra principalement de la durée de votre séjour et du type d’équipement que vous avez à transporter dans le cadre de votre travail. Nous vous conseillons d’investir dans un bagage de bonne qualité, capable d’être mis à rude épreuve, mais qui vous durera pour plusieurs voyages d’affaires. Une valise pouvant être amenée en cabine est souvent préférée, car cela vous évite d’attendre l’arrivée de votre bagage à l’aéroport et de perdre moins de temps.

Les vêtements

Les vêtements à amener dépendront évidemment de la durée du séjour, mais aussi du type de réunions ou de travaux que vous aurez à réaliser durant votre séjour. Des costumes et surtout des chemises, chaussettes et sous-vêtements de rechange seront les bienvenus si vous devez participer à des événements formels. Optez pour des habits dans lesquels vous serez à l’aise et qui ne se salissent pas facilement étant donné que vous n’aurez peut-être pas accès à une laverie.

Le moyen de paiement

Les devises en espèce sont préférées pour les petites sommes. Les Traveler Cheques sont de plus en plus courants et garantissent la couverture de vos règlements. La carte bancaire reste le moyen le plus pratique, mais faites attention aux frais qui peuvent en découler selon la contrée où vous vous trouvez. Plusieurs banques proposent une tarification voyage pour diminuer vos frais lorsque vous êtes à l’étranger. Notez que dans certains pays comme le Japon, le paiement en espèce est beaucoup plus courant qu’en carte bancaire.

Les objets divers et variés

Plusieurs autres objets seront à inclure lors de votre voyage. Parmi ceux-ci, la trousse de toilette ou vos chargeurs de téléphone et d’ordinateur. Un dernier conseil, n’emportez que l’essentiel et préférez voyager léger.

Puis-je refuser un déplacement professionnel ?

Selon les modalités précisées dans votre contrat de travail, il est souvent impossible de refuser un déplacement professionnel sauf cas exceptionnel avec justification. Un refus est souvent synonyme d’insubordination professionnelle et peut être considéré comme étant une faute grave pouvant mener au licenciement de l’employé. Il est tout de même important de préciser que l’employeur est soumis à un délai de prévenance. Ainsi, il est dans l’obligation de prévenir l’employé que ce dernier sera envoyé en voyage d’affaires. Le délai de prévenance ne peut cependant être inférieur à 48 heures, auquel cas, l’employé est en droit de refuser le déplacement. Ce délai n’est qu’à titre indicatif, mais les textes prévoient une certaine souplesse dans son application selon les situations.

Comment calculer ses frais de déplacement ?

Les frais de déplacement peuvent être calculés selon certains critères. Ainsi, les frais de transport sont remboursables et pris en compte dans les calculs. Ils doivent cependant respecter la politique de voyage de l’entreprise et être justifiés. Tel est aussi le cas pour les frais d’hébergement et de repas.

Mesurez les résultats de vos déplacements professionnels

Un voyage étant un élément stratégique de l’entreprise et ayant un coût assez conséquent se doit d’être efficace. Ainsi, analysez les points positifs et surtout les points à améliorer pour diminuer les dépenses inutiles. Ajuster la politique de voyage peut être intéressant afin de donner plus de flexibilité à vos collaborateurs tout en améliorant votre gestion des coûts et en optimisant les déplacements.

Simplifiez et dématérialisez avec Carlabella

Carlabella vous propose différentes solutions afin de vous aider dans la planification de vos déplacements professionnels et dans la gestion logistique et budgétaire qui en découle. Notre logiciel de gestion de voyage permet de mieux anticiper les coûts, et de mieux s’organiser pour obtenir de meilleurs prix lors de la réservation des billets et de l’hébergement. Cela est possible grâce à la dématérialisation de tous les process.

Le premier avantage est que toutes les informations sont disponibles au même endroit. La validation du projet de voyage, la vérification des documents, la gestion des notes et bien d’autres choses sont accessibles en un clic aux personnes concernées. Une vision globale de tous ces aspects offre une plus grande maîtrise des ressources matérielles et humaines de l’entreprise. Les process sont fluidifiés et simplifiés. À titre d’exemple, les délais de remboursement des notes de frais sont beaucoup plus rapides et vos collaborateurs pourront facilement envoyer les justificatifs par l’intermédiaire d’une application dédiée.

Notre outil de voyage est connecté directement à notre outil ordre de mission, puisque généralement un voyage se réserve lors de la préparation d’une mission (à faire ou non valider par un supérieur). Il est possible de réserver tous les déplacements professionnels sur la même interface. Vous organisez directement le déplacement sur la plateforme sans sortir de l’application Carlabella. Le voyage d’affaire, train/avion/réservation voiture, est organisé directement, avec les mêmes conditions tarifaires que le site choisi (sncf, air France, site de locations voitures …). Tous les prix sont repris des sites (classe affaires ou en vol low-cost) grâce au système SSO. Il y a un workflow complet de la réservation voyage jusqu’au paiement de la note de frais Les équipes n’ont plus à passer par une agence de voyage, c’est la plateforme grâce au SSO qui est connectée directement à l’agence de voyage.

Automatisez la gestion des achats

Dématérialisez et automatisez entièrement le processus de gestion des contrats, des demandes d’achat, des bons de commande et des réceptions.

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Déplacement professionnel : ce que dit le Code du travail

Pour la bonne marche d’une entreprise, il est régulièrement nécessaire à certains des employés de se déplacer lors de voyages d’affaires ou de prospection, pour un salon, un congrès ou un séminaire. Les déplacements professionnels sont soumis à de nombreuses règles fixées par le Code du travail.

Nous vous présentons tout ce que vous devez savoir sur les droits et obligations liés aux déplacements professionnels.

1. Déplacements professionnels et temps de travail 2. Déplacements professionnels et contrat de travail 3. Déplacements professionnels et remboursements 4. Quel moyen de transport utiliser pour un déplacement professionnel ? 5. Peut-on refuser de faire un déplacement professionnel ? 6. Les contraventions pendant un déplacement professionnel 7. Déplacement professionnel et contrôle de l’employeur

1. DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS ET TEMPS DE TRAVAIL

Le trajet journalier normal d’un employé pour se rendre de son domicile aux bureaux de l’entreprise n’entre pas dans la catégorie du temps de travail, sauf en cas de disposition contractuelle. Le temps de travail se définit comme la période de temps où un salarié est à votre disposition et doit obéir à vos directives. Les déplacements professionnels sont donc intégrés dans le temps de travail. Si la durée du déplacement pour se rendre au lieu de mission dépasse le temps de trajet moyen habituel pour se rendre du domicile au lieu de travail, une indemnisation ou prime doit être versée au salarié (temps de repos, argent).

Si le salarié doit effectuer un trajet depuis son lieu habituel de travail vers un autre lieu d’exécution du contrat de travail, ce trajet est considéré comme du temps de travail effectif. Seule exception si le passage par le lieu de travail du salarié n’était pas nécessaire.

2. DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS ET CONTRAT DE TRAVAIL

Certaines professions incluent la notion de déplacements professionnels. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire que les déplacements professionnels figurent dans le contrat de travail, mais il est possible d’y préciser le périmètre de déplacement. Si les déplacements professionnels sont exceptionnels, un employé peut demander qu’ils soient mentionnés dans son contrat.

Le salarié est alors à la disposition de l’employeur pour faire des déplacements supplémentaires, mais est redevable d’une contrepartie pour les heures supplémentaires de travail que cela implique.

3. DÉPLACEMENTS PROFESSIONNELS ET REMBOURSEMENTS

Le droit du travail prévoit que les frais de transport qu’un salarié justifie avoir engagés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’employeur doivent lui être remboursés.

Pour l’employeur, il s’agit de décider si le remboursement se fait de manière forfaitaire ou est basé sur les frais réels. Chaque entreprise détermine un barème de remboursements des frais professionnels, qui ne doivent pas être inférieurs aux montants fixés par les autorités fiscales. La règle est inscrite dans la convention collective et s’applique à tout travailleur de l’entreprise.

Le salarié doit être en mesure de justifier ses frais de déplacement dans les 3 ans suivant la dépense afin de se faire rembourser, sauf si l’employeur fixe un délai dans le contrat qu’il doit alors respecter.

4. QUEL MOYEN DE TRANSPORT UTILISER POUR UN DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL ?

L’employeur a pleine liberté de décider du moyen de transport utilisé lors d’un déplacement professionnel, tant qu’il est compatible avec l’état de santé du salarié.

Il ne peut cependant pas obliger un employé à utiliser son véhicule personnel dans le cadre professionnel. Une bonne solution pour permettre à vos salariés de se déplacer est de choisir la location longue durée auprès d’un loueur professionnel comme Sixt Corporate qui met à disposition de vos employés des véhicules de qualité, selon leurs besoins.

Si un employé utilise son véhicule personnel pour la réalisation de sa mission et que cela entraîne un surcoût de sa prime d’assurance, ce coût supplémentaire est pris en charge par l’employeur sur présentation d’un justificatif. L’employeur peut aussi souscrire une assurance collective pour ces missions. Les frais d’assurance occasionnés par les trajets et / ou déplacements professionnels sont quant à eux pris en charge dans le montant des indemnités kilométriques.

Un salarié refusant d’emprunter un certain mode de transport doit pouvoir le justifier, par exemple par un certificat médical.

5. PEUT-ON REFUSER DE FAIRE UN DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL ?

Il est possible d’invoquer des circonstances familiales impérieuses pour refuser un déplacement professionnel. Mais attention car un refus de se déplacer peut entraîner des sanctions allant jusqu’au licenciement par l’employeur. Il est en revanche possible de se faire excuser pour raisons médicales justifiées si le voyage comporte des risques pour la santé du salarié.

6. LES CONTRAVENTIONS PENDANT UN DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL

Un salarié est responsable des infractions commises au volant pendant ses déplacements professionnels, qu’il s’agisse de son véhicule personnel ou d’un véhicule de société. Si le conducteur n’est pas identifié car la carte grise est établie au nom de sa société, l’entreprise reçoit une contravention de 4ème classe en plus de l’amende. Payer les amendes d’un salarié représente un avantage en nature, soumis à des cotisations sociales.

7. DÉPLACEMENT PROFESSIONNEL ET CONTRÔLE DE L’EMPLOYEUR

Vous pouvez contrôler un salarié pendant ses déplacements professionnels, car il est sous votre responsabilité, mais sous réserve de ne pas porter atteinte à sa liberté individuelle. Il est par exemple interdit d’installer un outil de géolocalisation dans le véhicule d’un commercial.

Nos guides sur la Déplacement professionnel

Essence ou diesel : quel carburant pour ma voiture de fonction , voiture de fonction : connaître la réglementation pour les travailleurs frontaliers, 4 étapes à suivre pour assurer la bonne organisation d’un voyage d’entreprise, la mobilité professionnelle, le covoiturage en déplacement professionnel, conseils pour gérer le voyage de mes commerciaux, gestion des frais de voyage, la prime de déplacement professionnel, 5 conseils pour bien organiser votre déplacement professionnel à l’étranger, modele de note de frais pour deplacement professionnel à télécharger, calculer les frais de déplacement en voiture, comment organiser un déplacement professionnel .

5 conseils pour préparer un voyage professionnel

Les voyages professionnels occupent une grande place dans la routine de nombreuses entreprises. C’est également le poste de dépenses le plus important après les salaires. Plus l’entreprise est grande et plus les ressources mobilisées pour préparer efficacement les voyages professionnels sont conséquentes. Dans cet article, je vous propose cinq conseils simples et pratiques pour améliorer l’organisation des voyages professionnels au sein de votre entreprise.

Avoir une approche méthodique

Pour organiser un voyage professionnel , divers aspects sont à prendre en compte. On peut donc facilement oublier certaines choses pourtant d’une importance capitale pour la réussite de son voyage. C’est pourquoi je vous recommande d’avoir une bonne approche. Avant toute chose, mettez-vous au calme pour établir une check-list des choses importantes à prendre en compte dans la préparation de votre voyage. Ainsi, vous n’aurez plus qu’à cocher la case correspondante, une fois la diligence accomplie. Cette méthode vous permet de tout prévoir et de ne rien oublier.

Pour garantir une préparation sans faille, planifiez chaque étape du voyage avec précision. Commencez par définir clairement les objectifs de votre déplacement professionnel. Cela vous permettra d’établir un itinéraire précis et d’optimiser votre emploi du temps sur place. Ensuite, identifiez toutes les ressources nécessaires, qu’il s’agisse de matériel spécifique, de documents ou de contacts à rencontrer. Utilisez des outils numériques, comme des applications de gestion de projet, pour centraliser toutes les informations et suivre l’avancement de chaque tâche.

N’oubliez pas de prévoir des solutions de rechange en cas d’imprévus, telles que des copies numériques de vos documents importants et des contacts d’urgence. Une préparation rigoureuse vous permettra de gagner du temps et d’éviter le stress et les complications de dernière minute.

Préparer les documents administratifs

Selon le pays de destination, assurez-vous que tous vos documents sont à jour avant votre voyage et au moment de votre retour également. Si votre passeport doit expirer pendant votre séjour, cela pourrait bouleverser votre programme et allonger la durée de votre séjour, parce qu’il faudra le renouveler pour pouvoir rentrer. Parfois, certains pays exigent même que votre passeport soit valide un certain temps après votre retour. Prenez le temps de tout préparer convenablement.

Outre la validité de votre passeport, renseignez-vous sur les éventuels visas nécessaires pour votre destination. Les procédures d’obtention de visa varient d’un pays à l’autre et peuvent prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. Anticipez ces délais pour éviter toute mauvaise surprise.

De plus, informez-vous sur les exigences spécifiques en matière de santé, comme les certificats de vaccination obligatoires. Pour les voyages dans l’Union Européenne, une carte d’identité peut suffire, mais il est prudent de vérifier les conditions particulières en vigueur.

N’oubliez pas de faire des copies numériques de tous vos documents importants (passeport, visa, billets d’avion, réservations d’hôtel, etc.) et de les stocker dans un espace sécurisé en ligne. Cela vous permettra de les récupérer facilement en cas de perte ou de vol.

Prenez également avec vous tous les documents nécessaires et utiles pour vos différents rendez-vous professionnels, tels que des lettres d’invitation, des ordres de mission ou des présentations commerciales. Une préparation minutieuse de ces aspects administratifs vous permettra de voyager en toute sérénité et de vous concentrer sur vos objectifs professionnels.

Régler à l’avance les questions logistiques

Une fois que la date de votre départ est confirmée et votre programme établi, commencez par réserver vos billets de transport, qu’il s’agisse d’avion, de train ou de voiture de location. Choisissez des options flexibles si possible, pour pouvoir ajuster vos plans en cas de changement.

Réservez également votre hébergement pour toute la durée de votre séjour, en tenant compte de la proximité des lieux de vos rendez-vous professionnels pour minimiser les déplacements. Aujourd’hui, de nombreuses plateformes spécialisées dans les voyages d’affaires vous permettent de gérer ces réservations de manière centralisée, offrant ainsi un gain de temps.

Pensez à organiser également vos déplacements sur place : transferts aéroport, taxis, ou services de transport privé. Utiliser ces plateformes permet non seulement de faciliter la gestion logistique, mais aussi d’optimiser les notes de frais en regroupant toutes les dépenses sur une seule interface.

Enfin, vérifiez les conditions d’annulation et de modification de toutes vos réservations pour éviter les mauvaises surprises en cas d’imprévu. Une logistique bien planifiée vous assure un voyage serein et efficace, vous permettant de vous concentrer pleinement sur vos objectifs professionnels.

Faites un check-up et prenez une assurance santé

À l’approche de votre départ, consultez un centre de santé spécialisé dans les voyages pour un bilan de santé complet. Les médecins vérifieront que tous vos vaccins sont à jour et pourront vous recommander des traitements préventifs spécifiques en fonction de votre destination.

Cela peut inclure des vaccinations supplémentaires ou des médicaments prophylactiques pour des maladies comme la malaria ou la typhoïde.

Souscrire à une assurance voyage est également essentiel pour couvrir les frais médicaux à l’étranger, y compris les urgences et les évacuations sanitaires. Assurez-vous que votre assurance inclut une couverture adéquate pour les activités professionnelles que vous pourriez entreprendre.

Pensez aussi à emporter une copie de votre dossier médical et de votre ordonnance si vous suivez un traitement spécifique. Cela vous permettra de continuer votre traitement sans interruption et facilitera la communication avec les professionnels de santé locaux en cas de besoin. Une bonne préparation médicale vous assure une tranquillité d’esprit et vous permet de vous concentrer sur vos objectifs professionnels, sachant que vous êtes protégé en cas de problème de santé.

Moyens de paiement adaptés et communication

Pour faciliter vos paiements dans le pays de destination, ayez des moyens de paiement appropriés. Bien que les cartes de crédit soient largement acceptées, certaines régions peuvent encore préférer les transactions en espèces. Renseignez-vous sur les pratiques locales et prévoyez de l’argent liquide en devise locale pour les dépenses courantes. Informez votre banque de votre voyage pour éviter tout blocage de votre carte due à des transactions internationales inhabituelles.

En parallèle, souscrivez à un forfait téléphonique international. Cela vous permettra de passer des appels et d’avoir accès à internet sans frais exorbitants. Pensez à vérifier les tarifs des données mobiles et des appels à l’étranger pour choisir l’option la plus économique et la plus pratique.

D’autre part, assurez-vous que votre absence au bureau n’affecte pas le bon fonctionnement de votre service. Préparez une liste de tâches à réaliser en votre absence et déléguez-les à des collaborateurs de confiance. Informez vos collègues et supérieurs de votre disponibilité par email ou téléphone, et précisez les horaires où vous serez joignable malgré le décalage horaire.

Utiliser des outils de communication comme les messageries instantanées et les plateformes de gestion de projet peut faciliter le suivi et la coordination à distance. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur vos missions professionnelles tout en restant connecté avec votre équipe.

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Professionnels : 6 conseils pour bien préparer ses déplacements

Un déplacement professionnel est souvent un enjeu important pour une entreprise : signature éventuelle d’un nouveau contrat, présentation d’un nouveau produit, conférence sur différents travaux. Afin de rester concentré sur l’essentiel, votre voyage doit être bien préparé. Voici 6 conseils pour un déplacement professionnel serein et réussi.

1- Pour un déplacement professionnel réussi : bien définir ses objectifs en amont

Un déplacement professionnel nécessite une bonne préparation de la politique et des informations concernant le voyage. Le but du déplacement et ses enjeux doivent être définis clairement afin de ne pas dévier de ses objectifs de travail. Pour éviter les mauvaises surprises, nous vous conseillons également de fixer un coût global du séjour. À partir du budget qui vous est alloué dans le cadre de votre travail, vous pourrez ainsi décider de la durée de votre déplacement et de la somme dont vous disposerez sur place.

2- Se renseigner sur les formalités : éviter les mauvaises surprises

Avant chaque voyage dans les limites d’une activité professionnelle, il est important de se renseigner sur les formalités obligatoires, surtout lorsque vous partez à l’étranger. Est-ce que le pays dans lequel vous vous déplacez nécessite un visa, un passeport ou une carte d’identité seulement ? Pensez à vérifier la date de validité de votre passeport et de votre carte d’identité. En effet, certaines destinations demandent que le passeport soit valable encore 3 à 6 mois après la date de votre retour. Dans certaines régions du monde, des vaccins sont obligatoires, renseignez-vous auprès des services médicaux français avant votre déplacement, afin de savoir si vous êtes concerné.

3- Anticiper son séjour sur place : optimiser ses déplacements professionnels

Lorsque vous voyagez dans le cadre d’une activité professionnelle, il est important d’anticiper certains évènements. Vous gagnerez ainsi un temps précieux et votre organisation vous évitera quelques mésaventures.

Frais bancaires et plafond de retrait, pensez-y avant votre départ

Un déplacement professionnel engendre souvent des frais supplémentaires (restaurant, location de voiture...) : pensez à augmenter le plafond de retrait de votre carte bancaire si cela est nécessaire. Cette simple démarche vous évitera de vous retrouver sans moyen de paiement. Renseignez-vous également sur les frais bancaires que votre banque applique lors de retraits ou de paiements. Il peut être plus avantageux de retirer de l’argent avant votre déplacement pour le convertir ensuite en monnaie locale.

Préparez vos déplacements et vos rendez-vous sur place

Il est important de vous familiariser le plus tôt possible avec le lieu où vous allez séjourner, et de faire des choix qui faciliteront vos déplacements. Vous aurez ainsi des repères et vous pourrez vous déplacer plus rapidement une fois sur place :

• Localisez les différents endroits où vous devez aller (lieu du rendez-vous, aéroport ou gare…) et déplacements que vous devrez effectuer.
• Choisissez un hôtel ou un domicile facilitant vos trajets, il peut être proche de votre lieu de rendez-vous ou proche des transports.
• Plusieurs réunions ou rendez-vous sont prévus dans la même ville par votre employeur ? Essayez de tout regrouper le même jour ou au même endroit afin d’optimiser vos déplacements et votre temps.
• Préparez tous vos déplacements et anticipez en premier les temps de transit ainsi que les moyens de locomotion publics ou privés que vous allez prendre afin d’éviter d’être en retard : est-ce que l’on vient vous chercher ? Est-ce que vous allez utiliser le métro, avoir besoin d’un taxi ou vous déplacer à pied ?
• Imprimez un plan du lieu où vous allez séjourner et indiquez l’ensemble des trajets que vous allez devoir effectuer.

Encadré : Les infos pratiques à vérifier avant votre départ :

Nous vous conseillons de vous informer sur les coutumes du pays. Elles peuvent parfois être très différentes de celles de votre pays d’origine. Une petite préparation ou une mise au point peut être nécessaire. Renseignez-vous également sur la politique des prises électriques, vous aurez peut-être besoin d’un adaptateur pour vos appareils électroniques.

4- Un trajet bien préparé pour un déplacement professionnel serein

Partir en déplacement professionnel implique un voyage qui peut parfois durer plusieurs heures. Voici quelques règles importantes pour bien préparer votre trajet :

• Le moyen de transport utilisé doit être adapté à votre budget et à la distance
• Imprimez vos réservations dès que vous les recevez
• Définissez l’heure de départ de votre lieu de travail ou de votre domicile (arriver 2 h avant pour l’avion, 20 min pour le train…)
• Renseignez-vous sur l’état du trafic : des grèves sont-elles prévues ? Est-ce une période de départs en vacances ?
• Si vous voyagez en voiture : notez les pompes à essence et les restaurants sur la route afin de vous arrêter toutes les 2 h.
• Téléchargez les cartes GPS pour pouvoir les consulter hors connexion.

5- Partir l’esprit tranquille : anticiper son absence au bureau

Si vous avez un voyage professionnel de prévu, cela signifie que vous allez devoir vous absenter pendant plusieurs jours de votre lieu de travail habituel. Afin d’anticiper votre absence, voici quelques conseils :

• Prévoir des e-mails automatiques dans le cas où vous ne serez pas joignable dans l’exercice de votre activité.
• Prévoir de déléguer les tâches urgentes aux collègues qui resteront sur place si nécessaire.
• Vérifier qu’aucun rendez-vous nécessitant votre présence n’ait été prévu durant votre absence sur votre lieu de travail.
• Organiser une réunion juste avant votre départ, afin de s’assurer que tout sera bien pris en charge.

6- Une dernière vérification la veille pour ne rien oublier

Afin que tout soit prêt le jour J, il est important de faire une dernière vérification des informations avant votre départ. Voici une check-list non exhaustive, qui vous permettra de faire le point la veille de votre voyage :

Un déplacement professionnel réussi demande d’avoir une bonne organisation. Afin de simplifier vos paiements tout au long de votre voyage, pensez aux tickets services ou la Carte Ticket Restaurant. Pour vos trajets professionnels en voiture, la carte Ticket Fleet Pro vous permet de payer votre carburant et les frais d’entretien de votre véhicule de fonction. Que vous soyez une TPE/PME, indépendant ou entrepreneur, vous pourrez ainsi gérer facilement vos notes de frais et votre budget grâce à un suivi en temps réel vos dépenses et activités.

Un déplacement professionnel réussi demande d’avoir une bonne organisation. Afin de simplifier vos paiements tout au long de votre voyage, pensez aux tickets services ou la Carte Ticket Restaurant. Pour vos trajets professionnels en voiture, la carte Ticket Fleet Pro vous permet de payer votre carburant et les frais d’entretien de votre véhicule de fonction. Que vous soyez une TPE/PME, indépendant ou entrepreneur, vous pourrez ainsi gérer facilement vos notes de frais et votre budget grâce à un suivi en temps réel vos dépenses.

• Vérifiez que vous êtes bien en possession de tous vos documents administratifs et qu’ils sont valides : passeport, visa, billet d’avion, réservation d’hôtel…
• Confirmez votre venue aux personnes sur place.
• Prévoyez de bien vous reposer la veille, surtout si vous devez conduire.
• Imprimez vos billets et réservations d’hôtel.
• Regardez l’état du trafic aérien, routier ou ferroviaire : des grèves sont-elles prévues ? Est-ce une période de forte affluence ? Vous devrez peut-être partir plus tôt de chez vous.
• Préparez une petite trousse de secours dans votre bagage afin de vous soigner en cas de maladies bénignes ou des blessures légères (Doliprane, sparadrap…).
• Prévoyez de l’argent en liquide pour le trajet.
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Organiser un Déplacement Professionnel comme un pro

La  réussite d’un voyage d’affaires  dépend majoritairement de sa préparation. Bien  organiser un déplacement professionnel  est une étape indispensable qui doit être pensée et réalisée avant le départ pour que tout se déroule dans les meilleures conditions une fois sur place. Plus vous aurez anticipé, plus votre séjour se passera bien. Voici donc nos conseils et astuces pour  gérer l’organisation de votre déplacement professionnel  ou celui de votre équipe comme un pro.

Définir l’objectif du déplacement professionnel

Selon la nature du voyage d’affaires, son organisation et ses contraintes seront différentes. Il est donc important de définir l’objectif de votre déplacement professionnel en premier lieu.

Les voyages professionnels ont un but bien précis :

• Rencontrer des clients, des prospects, des prestataires, des partenaires commerciaux, des actionnaires ;
• Participer à des salons professionnels, des conférences ;
• Suivre une formation ;
• Explorer de nouveaux marchés, avoir de nouvelles idées d’offres ;
• Signer de nouveaux contrats, de nouveaux partenariats ;
• Faire découvrir vos produits ;
• Renforcer les liens entre les membres de l’équipe  ;

Quel est le vôtre ?

Une fois la raison définie, vous pouvez vous pencher sur les sujets relatifs au lieu, aux dates, au programme du séjour, et enfin au budget.

Voici quelques questions à vous poser pour définir et organiser votre déplacement professionnel :

• Pourquoi est-ce que je fais ce voyage d’affaires ? Dans quel but ? Que dois-je obtenir ?
• Où dois-je partir ? Comment puis-je m’y rendre (voiture, train, avion…) ?
• Qui dois-je rencontrer ?
• Y a-t-il des impératifs de dates, de durée ? Y a-t-il une meilleure période qu’une autre pour ce déplacement ? Combien de temps dois-je prévoir ?
• Comment va se dérouler le séjour ? Quel est le programme dans les grandes lignes ? Quels sont les impératifs ?
• De quel matériel ai-je besoin (documents, matériel informatique, échantillons de produits…) ? Que dois-je préparer en amont (présentations, contrats, prise de renseignements sur le client…) ?
• Quel budget puis-je allouer à l’ensemble du voyage professionnel ?

Une fois les réponses à ces questions trouvées, vous pouvez passer à la planification plus précise du séjour.

Planifier le déroulement du voyage d’affaires

Pour que votre déplacement professionnel se déroule sans encombre, le mieux est de  préparer un planning le plus précis possible . Il y aura moins de mauvaises surprises une fois sur place.

Commencez par poser toutes les contraintes dans votre emploi du temps (heures de départ et d’arrivée de votre moyen de transport, réunions déjà prévues…). Maintenant que les impératifs apparaissent dans votre agenda, il est plus facile d’organiser vos activités modulables en suivant quelques précieux conseils :

• Assurez-vous de la disponibilité des personnes que vous devez rencontrer.
• Regroupez vos dates de réunion par zone géographique.
• Définissez des blocs de temps dans le planning en fonction de la durée de chaque activité.
• N’oubliez pas d’inclure les temps de transport et de préparation (par exemple, mise en place du matériel informatique).
• Prévoyez des créneaux vides entre les activités pour pallier les imprévus et être moins stressé.

Lorsque vous allez prévoir le déroulement de votre séjour d’affaires, vous penserez à beaucoup de choses (par exemple, ne pas oublier le câble d’alimentation de l’ordinateur, faire la demande de visa, contacter untel pour confirmer le rendez-vous, vérifier les heures d’ouverture de tel endroit…). Notez-les, même si pour le moment ce ne sont que des points en désordre. Ils complèteront votre to-do list précise plus tard.

Se renseigner sur la destination pour organiser un déplacement professionnel

Un voyage d’affaires à l’étranger demande une préparation plus poussée qu’un déplacement professionnel local. Cela requiert de se renseigner sur le pays en question et de prendre connaissance des  obligations du pays  :

• Papiers obligatoires pour voyager (visa, passeport…) ;
• Vaccins nécessaires ;
• Informations sanitaires.

Il est aussi très important de vous informer sur la  sécurité du pays . Y a-t-il des précautions particulières à prendre ? Quels sont les quartiers à éviter ? Que faut-il s’abstenir de faire (sortir son téléphone en pleine rue, ouvrir la porte de la chambre d’hôtel lorsqu’une personne frappe à la porte…) ?

Nous vous conseillons également de vous renseigner sur les  coutumes locales . Un pays étranger, c’est une autre culture. En plus d’être intéressante à connaître, cela peut vous aider à mieux comprendre les personnes avec qui vous serez en contact et de mieux communiquer avec elles. Apprendre à dire « Bonjour », « Au revoir » et « Merci » dans la langue locale n’est pas indispensable, mais fait toujours son effet.

Afin de bien organiser votre déplacement professionnel et ne rien oublier dans votre valise, renseignez-vous sur le  climat , les températures attendues,  etc.  Pensez aussi aux  moyens de paiement  que vous pouvez utiliser.

Faire les réservations pour l’ensemble du déplacement professionnel

Il est temps maintenant de réserver votre hébergement (hôtel, location…) et votre transport (avion, train, voiture de location…) le cas échéant.

En fonction du lieu de séjour, du nombre de personnes,  etc. , une solution est probablement plus adaptée qu’une autre. Prenez le temps de  comparer les prix  pour réduire le budget de votre voyage d’affaires. Si vous êtes amenés à vous déplacer régulièrement pour votre travail, vous pouvez peut-être profiter de réductions ou d’offres de fidélité (chaîne hôtelière, billet d’avion…).

Pensez également à  anticiper vos déplacements  une fois sur place. Aurez-vous besoin de prendre des transports en commun, de louer une voiture… ? Nous vous conseillons de  privilégier un logement proche des lieux où vous devez vous rendre  pour éviter de passer votre temps dans des déplacements inutiles. C’est aussi un peu de sommeil gagné qui fera une grande différence face à un client. Pour un court séjour, optez plutôt pour un hébergement près de la gare ou de l’aéroport par lequel vous arrivez et repartez. Notez enfin s’il y a des transports en commun faciles d’accès. Il se peut que vous en ayez besoin.

Si vous prévoyez de conduire une voiture sur place, assurez-vous que votre permis vous le permet si vous êtes dans un pays étranger.

Anticiper son absence du bureau, dernière étape pour organiser un déplacement professionnel

Tout est bouclé. Le planning est prêt, les réservations sont faites. Il ne vous reste plus qu’à  préparer votre absence du bureau .

Une fois en déplacement, vous serez moins de contact avec vos collaborateurs restés au bureau et il y a de fortes chances que vous ne puissiez pas consulter votre boîte courriel avec la même fréquence.

Pour que le business continue de tourner sans vous, pensez à :

• désigner une personne de référence en votre absence ;
• décaler les rendez-vous de cette période à une date ultérieure ;
• communiquer votre planning pour que vos collaborateurs sachent à quel moment ils peuvent vous contacter (cela peut se faire grâce à un agenda partagé) ;
• s’assurer que tout le monde sait ce qu’il doit faire en votre absence ;
• activer une réponse automatique dans votre  boîte courriel  pour que les personnes qui vous contactent sachent que le délai de réponse peut être plus long qu’habituellement.

Ces petites choses qu’il ne faut pas oublier pendant l’organisation de déplacements professionnels

Quand on organise un déplacement professionnel, il y a certains détails auxquels on ne pense pas toujours. Voici une liste non exhaustive de ces petites choses que l’on a tendance à oublier :

• Conserver les reçus, factures et autres justificatifs pour vous faire rembourser vos frais (trajets, repas…) et les déduire de vos impôts.
• Prendre des cartes de visite à distribuer à vos clients, partenaires, contacts…
• Ne pas oublier vos chargeurs (téléphone, ordinateur…).
• Prévoir des adaptateurs de prises électriques si vous partez dans un pays dont les normes sont différentes.
• Avoir une liste de contacts facile d’accès en cas de problèmes.
• Prendre un dictionnaire si vous vous déplacez dans un pays étranger.
• Vérifier que votre forfait téléphonique inclut les communications à l’étranger.
• Imprimer sur papier certaines informations importantes (adresse de l’hôtel, numéros de téléphone d’urgence…) pour ne pas vous retrouver dépourvu en cas de problème avec votre téléphone.

La check-list des étapes clés pour organiser un voyage d’affaires réussi

Vous avez maintenant toutes les informations pour organiser un déplacement professionnel comme un pro. Pour ne rien oublier, nous vous avons préparé un récapitulatif sous forme de check-list :

• But du déplacement professionnel.
• Lieu de séjour.
• Moyens de transport pour le trajet.
• Liste des personnes à rencontrer.
• Dates du déplacement.
• Programme global sur place.
• Matériel nécessaire.
• Budget alloué.
• Placer les impératifs dans votre agenda.
• Organiser le reste des activités.
• Inclure les temps de transport.
• S’assurer de la disponibilité des personnes concernées.
• Papiers obligatoires.
• Vaccins, recommandations sanitaires.
• Moyens de paiement.
• Moyens de transport sur place.
• Logement(s).
• Transport(s) jusqu’au lieu(x) de destination.
• Donner les directives à vos collaborateurs.
• Partager votre planning.
• Réorganiser vos rendez-vous.
• Enregistrer un courriel de réponse automatique.

Bien sûr, n’hésitez pas à compléter cette check-list avec des détails plus spécifiques à votre situation.

Vous préférez déléguer l’organisation de votre déplacement professionnel ?  L’équipe AB Solutions Admin prend la gestion de votre voyage d’affaires en main pour que vous n’ayez plus qu’à vous préoccuper de votre mission.

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Comment organiser un voyage d'entreprise ?

Le voyage d'entreprise est de plus en plus commun tant ses avantages sont nombreux ! Découvrez pourquoi  organiser un voyage d'entreprise  pour vos collaborateurs et quelles sont les principales étapes à effectuer pour y parvenir !

Pourquoi organiser un voyage d'entreprise ?

Les voyages professionnels sont des voyages en groupe ou individuels, organisés par une société pour ses salariés ou ses clients. Ce type de voyage s'est fortement développé ces dernières années, notamment, car la notion de  bien-être au travail  s'est amplifiée !

Voici les différents types de voyages professionnels existants :

• Séminaires ou comité d’entreprise  : en France ou à l'étranger, les comités et les séminaires sont généralement organisés pour les clients, les commerciaux ou les cadres.
• Team-buildings et voyages incentives  : ces opérations ont pour but de fédérer les équipes par des activités ludiques en France ou à l'étranger. L'objectif est de créer des équipes soudées et motivées afin d'obtenir de meilleurs résultats dans l'entreprise.
• Challenges  : concours de ventes pour les commerciaux ou revendeurs, le but de ces séjours "challenge" est de  récompenser  les équipes par un séjour ou un voyage.
• Conventions  : événements d'entreprise s'adressant en général à des clients, mais également à des commerciaux ou aux salariés de l'organisation. Ces conventions sont souvent l'occasion de transmettre des messages forts.
• Séjours de motivation et de stimulation  : ces voyages sont conceptualisés de manière à motiver ou stimuler les résultats des commerciaux et/ou des revendeurs. Ils récompensent une performance ou motivent à produire de meilleurs résultats. Ils incluent généralement des  activités ludiques  ou des diners de gala pour clôturer les opérations, le but étant bien sûr de laisser un bon souvenir aux participants.

Les grandes entreprises ont maintenant l'habitude d'organiser un voyage d'entreprise avec des groupes allant jusqu'à 200 personnes (voir plus), mais des formules adaptées existent aussi pour les plus petites entreprises comme les PME !

Voici pourquoi organiser un voyage d’entreprise :

• Le voyage d'entreprise améliore la cohésion,  l'esprit d'équipe  et l'entente entre les collaborateurs ;
• Il permet aussi de fidéliser la clientèle d'une entreprise ;
• Il vise à motiver, rapprocher ou récompenser une équipe ;
• Le voyage d'entreprise est aussi essentiel, car il véhicule  l'image de la société  auprès de ses partenaires, salariés et même concurrents.

Les étapes de l'organisation d'un voyage d'entreprise

Séminaire, voyage récompense ou team building, peu importe l'objet du séjour d'entreprise, il y a des éléments primordiaux à ne pas oublier au-delà du passeport ! Du memento au choix des activités, voici les étapes clés de  l'organisation d'un   voyage d'entreprise !

La check-list

Check-list, memento, peu importe l'appellation, la première étape est de lister votre trajet, les activités et/ou les rendez-vous que vous voudrez faire sur place. Notez tout soigneusement dans un bloc-notes que vous garderez :

• Les dates du voyage d'entreprise ;
• Le nombre de personnes participantes au séjour ;
• Le budget ;
• Les documents officiels à prendre (passeport, visa...) ;
• Quel type d’hébergement et comment assurer les déplacements professionnels ;
• Exigences : faut-il une salle de réunion ? Des bagages supplémentaires à prévoir ? Une compagnie aérienne précise ? Pensez à tout !

Bien se renseigner sur la destination

La seconde étape ? La destination ! Quand vous préparez un voyage d’entreprise, renseignez-vous précisément sur votre destination. Tout d'abord sur la  sécurité des collaborateurs  s’ils voyagent dans certaines régions du monde. Mais aussi sur la culture du pays. En effet, ne pas respecter une coutume locale peut vous faire rater un contrat alors qu'une marque d'attention sera grandement acceptée et pourra vous faire marquer des points auprès de vos potentiels clients ou de vos collaborateurs.

Toutefois, même si le séjour d'entreprise n'a pas pour vocation l'organisation de réunions ou la rencontre de partenaires, consultez le site web du  Ministère des Affaires étrangères  du pays ou plus particulièrement la ville de destination. Vous obtiendrez de précieuses informations !

L'importance du programme du voyage

Trajet en avion, en train ou en voiture ? Hôtel ou maison d'hôtes ? Le choix du transport et surtout de l'hébergement, du type de restauration et des activités, peuvent faire toute la différence pour vos collaborateurs !

Transport, hébergement et restauration

D'abord, choisissez  le type de transport  selon la location de votre destination et le budget de votre voyage. Côté hébergement, optez pour celui qui sera le plus propice à l'accueil du groupe.

Par exemple, si vos activités se font principalement en centre-ville, il sera alors préférable de loger vos collaborateurs dans un hôtel situé dans le centre ou à proximité. Sinon, vous pouvez aussi opter pour la  location d'une grande maison ou d'une villa  partagée afin d'augmenter le sentiment d'appartenance et de proximité entre vos équipes !

Concernant la restauration, privilégiez un hôtel proposant des formules en pension complète ou en demi-pension si vous voulez faire découvrir à vos partenaires des produits locaux dans votre destination. Dans ce cas, choisissez des restaurants qui permettront à vos partenaires de découvrir la gastronomie locale pour une expérience encore plus authentique.

Les activités

Cœur du voyage, les activités doivent être bien choisies ! Elles doivent non seulement être adaptées aux profils de vos employés et/ou partenaires, mais aussi adaptées au type de voyage, à la météo, à la destination... Prévoyez aussi toujours un plan B en cas de mauvais temps pour les activités extérieures !

Enfin, n'hésitez pas à créer des  séjours originaux  ! Vous pouvez miser sur des activités à thème ou insolites, ou tout simplement en lien avec le pays en question. Voici quelques exemples pour vous inspirer :

- Des  idées selon la destination  : l'apprentissage d'une mozzarella faite-maison en Italie, un cours de cuisine locale en Thaïlande, du buggy dans le désert marocain, la réalisation de son propre vin en France, de la motoneige au Canada, un safari en Tanzanie, ou encore, un saut dans les cenotes au Mexique. Quel que soit le pays choisi, les activités "locales" sont toujours très appréciées !

- Des  activités originales et insolites  : vous avez déjà participé à un jeu de quizz en immersion dans un faux décor télé ? Fait une course de drone intérieure ? Vous défoulez en cassant des objets ? Effectuez un stage de survie ? Ou encore, jouer à une partie de foot dans des bulles géantes ? Avec ce genre d'activité, on vous garantit que vos collaborateurs n'oublieront jamais ce type de sortie original et unique !

De quoi créer des  souvenirs uniques  qui démarqueront votre société des autres !

Pourquoi faire appel à une agence de voyage professionnelle ?

Organiser soi-même son voyage d'affaires peut vite s'avérer compliqué. Cela prend du temps, entre la  comparaison des meilleures offres  et la conception elle-même du séjour. Il faut aussi savoir gérer les imprévus et les potentielles annulations... C'est pour cela que faire appel à une agence est souvent la meilleure alternative ! Elle vous fera gagner du temps, de l'argent, et de la sérénité !

La facilité des démarches administratives

Si le voyage professionnel se fait à l'étranger, viennent alors les questions  du visa  et des modalités de vaccination. Avec une agence spécialisée, vous n'aurez pas à vous faire de soucis de ce côté-là. Ses équipes professionnelles sauront vous guider et vous informer comme il le faut ! Après tout, le  voyage d'affaires , c'est leur métier !

Des contacts précieux

Avec son large carnet d'adresses, l’agence  spécialisée dans l’organisation et la gestion des voyages  saura vous dénicher les compagnies aériennes, restaurants et hébergements au meilleur rapport qualité-prix !

En fonction de votre budget et de vos envies, elle saura aussi vous aider à trouver des activités adaptées pour un séjour d’entreprise inoubliable ! Idem pour l'organisation de réunions, de conférences ou de comités d'entreprise.

Oui, s'il est organisé par une  agence de voyages d'affaires , le séjour d'entreprise permet à l'organisation en question de ne pas avoir à se préoccuper de quoi que ce soit. L'agence s'occupe de tout :  réservation des billets d'avion, de train ou de bateau, de l'hébergement, de la restauration, des activités , le tout, aux meilleurs prix possibles.

Elle vous organise un véritable voyage sur mesure clé en main, car elle prendra en compte vos attentes et votre budget. Un véritable  gain de temps et d'argent  pour l'entreprise qui n'aura plus besoin de comparer les différents prestataires pendant des heures !

3 conseils pour réussir votre voyage d’entreprise

Voici trois conseils à garder en tête !

• La réussite de votre séjour se fera surtout grâce à la bonne ambiance et la dynamique créée au sein du groupe. Choisissez donc une destination ainsi que des activités qui aideront les liens à se tisser ou à se renforcer !
• Si le séjour d'entreprise n'a pas pour objectif de faire du business, alors prévoyez un  voyage détente  afin d'établir une relation de confiance avec vos équipes !
• Favorisez des séjours originaux ! La découverte d’un pays/ville et de sa culture peut être organisée grâce à des activités originales ou à thèmes. Si le voyage comporte plusieurs activités, pensez aussi à en choisir des différentes qui correspondront à tous les profils. Par exemple, si la destination s'y prête, pourquoi ne pas allier un cours d'œnologie à du kayak avec aussi un cours de poterie ? Il y en aura pour tous les goûts !

En espérant que ces conseils vous aient éclairé dans l'organisation de votre voyage d'affaires ! Même si le plus gros du travail se fait avant le séjour, n'oubliez pas de penser à l'après. À la fin de chaque voyage,  demandez des retours  à vos employés afin d'évaluer l'expérience. En effet, leurs précieux retours pourront vous aider à améliorer le prochain séjour !

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Voyages d’affaires : ce qu’il faut connaître sur l’hébergement et sur les moyens de transport avant de réserver

L’une des clés d’ un voyage d’affaires réussi est de réserver le moyen de transport et l’hébergement adéquats. Au moment d’ organiser ses déplacements professionnels , différentes combinaisons de modes de transport (avion, train, voiture de location) et d’hébergement (chambre d’hôtel, location Airbnb, location d’appartement courte durée) s’offrent aux voyageurs d’affaires.

Vous trouverez ici un rappel des informations à garder à l’esprit avant de choisir et de réserver des billets de train ou d’avion, une voiture de location, ou encore, un hébergement, dans le cadre d’un voyage professionnel.

Les moyens de transport pour un déplacement professionnel : avion, train, voiture de location, transports en commun, taxi et VTC

Lorsque vous voyagez pour le travail, l’un des facteurs de stress les plus courants, quand on se rend dans un endroit inconnu, concerne la partie transport. Qu’il s’agisse du choix du mode de transport pour son déplacement professionnel (aérien, ferroviaire, routier), ou bien, du choix du mode de transport pour se rendre à son rendez-vous une fois arrivé à destination (taxi, VTC, métro, bus, tramway, etc.), il est important de tenir compte des points suivants pour arriver à bon port dans les meilleures conditions.

Les modes de transport pour se rendre à un rendez-vous d’affaires

Chaque type de transport présente des avantages et des inconvénients. Vous trouverez ici tout ce que vous devrez prendre en considération pour que chaque déplacement effectué dans le cadre d’un voyage d’affaires se déroule sans accroc.

Voyager en avion

Le transport aérien est le mode de déplacement le plus récent. Indispensable pour les trajets longue distance, il est devenu incontournable dans nos sociétés modernes.

Avantages :

• Rapidité : le transport aérien est le moyen le plus rapide pour voyager, et plus particulièrement pour les voyages longue distance. son moral
• Sécurité : le vol est le moyen le plus sûr de voyager. Statistiquement parlant, vous n’avez qu’une chance sur 9 821 de mourir d’un accident d’avion, selon cet article publié en 2017 par le magazine américain « Fortune ».

Inconvénients : 

• Coût élevé : l’achat d’un billet d’avion peut coûter cher, surtout pour les vols long courrier. 
• Impact environnemental : le transport aérien est une source importante d’émissions de gaz à effet de serre.
• Efficacité : Il est parfois plus rapide de voyager en train qu’en avion pour les trajets de courte distance, couverts par des lignes de train à grande vitesse. En évitant de passer par un aéroport, vous évitez l’inconvénient des files d’attente à rallonge causées par l’enregistrement des bagages et les contrôles de sécurité.

Voyager en train

Le train est l’un des plus anciens modes de transport encore utilisé à ce jour dans le voyage d’affaires. C’est même peut-être le moyen de transport le plus emprunté par les voyageurs pour leurs déplacements professionnels.

• Précision : avec le train, pas de problèmes d’embouteillages. À moins qu’un problème inattendu ne survienne, vous connaissez d’avance votre heure d’arrivée.
• Confortable : voyager en train est plutôt confortable. En seconde classe, il y a généralement plus de place que dans un avion, et surtout, vous pouvez bouger, et vous êtes en mesure de vous dégourdir les jambes facilement.
• Utiliser votre temps de voyage de manière productive : vous pouvez travailler en voyageant si vous devez terminer une tâche importante à temps.
• Networking : voyager peut être une excellente occasion de nouer des contacts avec d’autres hommes d’affaires. Lorsque vous voyagez en première classe, vous vous retrouverez souvent assis à côté de quelqu’un qui pourrait être un contact précieux.
• Abordable : les voyages en train sont souvent moins onéreux que les voyages en avion.
• Écoresponsable : le fait de privilégié le train par rapport à l’avion, limite l’empreinte carbone du voyageur et bien souvent, va dans le sens de la politique RSE de l’entreprise (si elle en a une).
• Destinations limitées : voyager en train pour des raisons professionnelles n’est pas possible partout. Le réseau ferroviaire n’est pas assez développé dans certains pays, tout particulièrement en dehors de l’Europe.
• Pas toujours adapté aux voyages internationaux : voyager en train d’un pays à l’autre, et surtout, d’un continent à l’autre est rarement possible. L’efficacité du train est bien souvent limitée par les frontières naturelles.
• Intempéries : dans les pays peu préparés aux chutes de neige, la circulation sur certaines lignes de chemin de fer peut être très affectée en hiver.

Voyager en voiture de location

Bien que cela paraisse contre-intuitif, louer une voiture pour un déplacement professionnel est très courant. Focus sur les avantages et inconvénients de la location de voitures :

• Liberté : en voiture, vous êtes libre de vous arrêter où vous voulez, autant de fois que vous le souhaitez, et de conduire à votre propre rythme.
• Pouvoir transporter plus de bagages à moindre coût : la quantité et le volume de bagages que vous pouvez emporter lors d’un déplacement pro sont limités uniquement par les capacités de la voiture louée.
• Intimité : voyager en voiture vous permet d’avoir plus d’intimité que dans les transports que vous partagez avec des passagers que vous ne connaissez pas.
• Manque de flexibilité : la plupart des agences de location de voiture ont des horaires d’ouverture compris entre 10h et 18h. Ces conditions assez strictes font qu’il est souvent compliqué de prendre une voiture louée tôt le matin, et de la rendre tard le soir.
• Frais cachés : assurances en extra, refus de certains moyens de paiement… trop fréquemment, le prix d’une location de voiture est supérieur aux tarifs affichés sur le net au moment de la réservation.
• Épuisant : voyager en voiture peut sembler long et la fatigue commence à se faire ressentir lorsque vous conduisez durant plusieurs heures.
• Les embouteillages : l’une des plus grandes frustrations quand on se déplace en voiture est d’être coincé dans les bouchons.
• Risqué : personnes n’est à l’abri d’un problème de panne de voiture ou d’un accident 
• Parking : voyager en voiture vous oblige à vous garer et donc à trouver une place de parking, ce qui peut vous faire perdre beaucoup de temps. Si vous optez pour les parkings payants, cela peut vite devenir très couteux pour votre entreprise.

Le choix du moyen de transport pour effectuer un déplacement d’affaires ne se limite pas au voyage. Une fois arrivé à destination, il est important de choisir le moyen idéal pour se déplacer de façon efficace en ville pour vous rendre à votre réunion.

Les moyens de transport pour se déplacer une fois arrivé à destination

Arriver à l’heure à un rendez-vous d’affaires peut être un véritable challenge lorsque vous vous retrouvez dans un lieu que vous ne connaissez pas. C’est particulièrement vrai lorsque vous avez un emploi du temps chargé. 

Il convient donc de choisir le moyen de transport le plus adapté pour se déplacer en ville. Nous les analysons ici afin de vous permettre de faire le bon choix entre transports en commun, taxi et VTC.

Utiliser les transports en commun pour se rendre à un rendez-vous d’affaires

Les transports en commun sont généralement constitués d’un mix entre réseaux de trains, de métros, et de bus. Voyons pourquoi il peut être plus intéressant d’utiliser les transports en commun pour se rendre à une réunion avec des partenaires. 

• Efficacité : dans les villes où les réseaux de transports en commun sont bien développés, il est possible de vous rendre à peu près partout tout en évitant les embouteillages grâce aux métros, aux tramways et aux couloirs de bus.
• Le prix : utiliser les transports en commun est intéressant lorsque l’on souhaite limiter les dépenses.
• Encombrement : il y a souvent beaucoup de monde aux heures de pointe, ce qui donne des rames de métros, de tramways et des autobus bondés.
• Desserte limitée : les transports publics peuvent ne pas couvrir toute l’agglomération ni s’arrêter à l’adresse précise où le passager souhaite se rendre
• Perturbations : cela concerne avant tout le réseau métropolitain, régulièrement affecté et en partie à l’arrêt pour diverses raisons (bagages oubliés, pannes techniques, problème avec les usagers, etc.).
• Sécurité : entre les pickpockets et les agressions sexuelles, utiliser les transports publics peut présenter un risque pour les passagers, dans certains endroits et à certaines heures.

Se déplacer en taxi pour se rendre à un rendez-vous d’affaires

Si les transports en commun ne sont pas adaptés dans la ville où a lieu la réunion de travail, prendre un taxi peut être la solution idéale pour les personnes qui veulent se déplacer en évitant un maximum de soucis.

• Gain de temps et d’énergie : se déplacer en taxi permet d’aller plus vite et surtout d’éviter à avoir à marcher.
• Accessibilité : les taxis sont disponibles 24 heures sur 24 à condition de faire une réservation anticipée pour avoir la certitude d’en profiter.
• Les coûts : prendre des taxis peut revenir très cher avec un risque pour le voyageur d’affaires de se retrouver hors politiques voyages. 
• Problèmes de circulation : il existe toujours la possibilité de tomber dans les embouteillages lorsqu’on circule en voiture dans les grandes agglomérations. 
• Indisponibilité : vous devez parfois attendre longtemps avant de trouver un taxi disponible.

Se rendre à un rendez-vous d’affaires en VTC (Véhicule de Tourisme avec Chauffeur)

Le concept de la voiture avec chauffeur est très ancien : il s’agit traditionnellement du taxi. En revanche, Internet a permis de rendre ce concept encore plus accessible.

• Transparence : le prix de la course dépend bien évidemment de la distance et il est connu au moment de la validation de la commande.
• Confort : grâce à la géolocalisation, le VTC le plus proche de votre point de départ sera mobilisé pour venir vous chercher.
• Accessibilité : les VTC sont disponibles 24 heures sur 24 et il existe plein d’entreprises qui proposent ce service.
• Annulations : les chauffeurs VTC peuvent décider d’annuler la course pour différentes raisons, et il est parfois difficile de trouver un VTC disponible, surtout aux heures de pointe.
• Sécurité : malgré toutes les mesures prises pour protéger les passagers, nous entendons souvent parler d’insécurité dans les VTC.

Gardez ces avantages et inconvénients à l’esprit lorsque vous organiserez votre prochain voyage d’affaires et que vous devrez choisir différentes options pour vous déplacer. Voyons maintenant ce qu’il en est pour l’hébergement.

Les types d’hébergements pour un déplacement professionnel : réserver une chambre d’hôtel, louer un appartement pour une courte durée, réserver sur Airbnb

Le voyageur a besoin d’un logement, confortable et adapté à ses besoins, quel que soit l’endroit où il se trouve, afin de pouvoir se reposer dans les meilleures conditions possibles après une longue journée de travail où les réunions se sont enchaînées.

Il existe de nombreuses options d’hébergement comme la réservation d’une chambre d’hôtel, d’un appartement en location courte durée, ou encore d’un logement de la plateforme Airbnb. Il convient, avant de choisir, de tenir compte de la durée du séjour et de la localisation de son/ses lieu(x) de rendez-vous et de celle de l’aéroport/la gare.

Réserver une chambre d’hôtel pour un voyage d’affaires :

Passer une ou plusieurs nuits à l’hôtel lors de leurs déplacements professionnels est l’option la plus courante. Les différents services offerts par les hôtels (ménage dans les chambres, restauration, salles de réunions, etc.) sont en accords avec les besoins de la plupart des voyageurs d’affaires.

• Accessibilité : l’hôtel est le type d’hébergement le plus courant et on en trouve partout.
• Variété : il existe des hôtels pour tous les goûts, avec des gammes de prix adaptées à toutes les bourses et une grande variété d’options, allant jusqu’au 5 étoiles. 

Inconvénients :

• Coûts : les chambres d’hôtel peuvent être chères, surtout si vous devez rester longtemps.
• Disponibilités des chambres d’hôtel : pendant la haute saison, il peut être compliqué de réserver une chambre selon l’endroit où vous souhaitez séjourner. Il est souvent nécessaire d’anticiper les réservations pour être certain de loger à l’endroit souhaité.

Location d’appartement à court terme pour les voyages professionnels :

Louer un appartement pour une courte durée est une option à prendre en considération pour un voyage d’affaires qui prend la forme d’un séjour de longue durée.

• La localisation : ces types d’appartements sont généralement situés à des endroits stratégiques, de sorte que le locataire puisse avoir presque tout à portée de main.
• Idéal pour les séjours professionnels en famille : la location d’appartement de courte durée est une excellente option si le voyageur d’affaires souhaite être accompagné par son / sa conjointe ou de ses enfants.
• Le manque de services : le service de chambre et le service de nettoyage sont rarement disponibles.
• Le dépôt de garantie : une caution parfois assez importante est souvent exigée pour ce type de location, ce qui peut être problématique en cas d’avance de frais.

Pour les séjours de longue durée liés à des voyages professionnels, certains voyageurs d’affaires préfèrent louer un logement sur Airbnb plutôt que de prendre un appartement en location courte durée.

• Abordable : le prix est en règle générale moins élevé que pour une chambre hôtel, pour un niveau de confort équivalent. 
• Sentiment d’être chez soi : c’est l’option idéale pour les personnes qui n’aiment pas le caractère austère de certains hôtels et qui cherchent un cadre plus convivial.
• Disponibilité : gardez à l’esprit que la réservation d’un Airbnb doit être faite à l’avance. Plus la date du voyage approche, moins vous trouverez de disponibilités.
• Manque de flexibilité : contrairement à un hôtel, en cas de problème dans l’appartement, vous ne pourrez pas demander à changer de chambre.

Après avoir analysé les avantages et des inconvénients des différents modes de transport et des différents types d’hébergements à disposition des voyageurs d’affaires, vous devriez y voir plus clair et être en mesure de faire plus facilement les bons choix concernant le transport et l’hébergement pour votre prochain voyage d’affaires. Dans tous les cas, les décisions que vous prendrez dépendront en grande partie de vos préférences personnelles. Bien évidemment, au moment de faire vos choix, vous devrez tenir compte d’autres critères tels que le budget et la durée de votre séjour. Tenez compte aussi du fait que vous pourriez décider de prolonger votre séjour si vous êtes adepte de la pratique du bleisure . Un outil tel que celui que propose l’ agence de voyages corporate Supertripper, vous sera d’une grande utilité pour réserver tout ce dont vous avez besoin pour vos voyages professionnels, sans perdre de temps et de façon fluide, tout en respectant vos différents impératifs (budget, localisation, durée, etc.).

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Organisation d'un voyage, d'un déplacement professionnel ?

Tournez-vous vers un assistant officéo qui s'en chargera pour vous..

Depuis 10 ans, le leader français des solutions d’externalisation administrative aide les professionnels dans leur gestion de déplacements professionnels . Une réponse aux besoins d’organisation dans un emploi du temps surchargé ou en période de forte activité, Officéo vous apporte ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.

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Déjà assistant(e) de direction, je postule.

Vecteurs de réussite et de performance , vos événements ou autres déplacements professionnels témoignent de la croissance de votre entreprise et de sa santé financière. Concilier politique de voyage de votre entreprise et spécificités de chaque voyageur est d’une importance cruciale. Optimisez votre efficacité opérationnelle , sans affecter votre masse salariale ni vos budgets. Choisissez l’efficacité d’une assistance administrative externalisée.

Exemple : pour organiser un séminaire…

Comment organiser un séminaire en 9 points .

Pour organiser un séminaire, il vous faut suivre un cheminement bien précis. Bien sûr, c’est à vous qu’il revient de prioriser les étapes les plus importantes en fonction de l’objectif que vous souhaitez atteindre. Voici un exemple de cheminement que l’on peut suivre pour préparer un séminaire d’entreprise :

• Définir ses objectifs,
• Choisir le thème et la durée,
• Fixer le budget,
• Sélectionner la date et le lieu,
• Réaliser un planning (pour les participants) et un rétroplanning (pour vous),
• Communiquer autour du séminaire pour le promouvoir,
• Repasser tout ces points (revérifier que tout est correctement fixé),
• Communiquer après le séminaire,
• Remercier tous les participants et autres acteurs de votre séminaire.

Préparer un séminaire d’entreprise avec votre assistant

Sélectionné pour son expérience en matière de logistique et d’organisation, votre assistant répondra à vos attentes et vos exigences. Que ce soit pour l’ organisation d’un séminaire d’entreprise, pour organiser un voyage d’affaires ou tout autre événement, il prendra en charge l’ensemble du projet.

Ça m’intéresse

Exemple 2 : pour organiser un événement professionnel…

Nos assistants spécialistes de l’organisation d’événements sont sélectionnés pour leur expérience en logistique. Ils gèrent toutes les étapes de l’organisation , de A à Z

• Briefing avec le(s) responsable(s) de l’entreprise pour cerner les besoins
• Définition et suivi du budget
• Recherche de prestataires (hôtellerie, restauration, location de salle et de matériel, billet d’avions, imprimeur, etc.)
• Demande et suivi des devis
• Gestion de planning
• Suivi logistique
• Présence sur le terrain le jour J

Ne vous demandez plus comment organiser un événement professionnel. Choisissez un Office Manager Officéo compétent pour le faire.

La communication autour de votre événement

Votre Office Manager peut également vous accompagner dans  la communication autour de l’événement.

Créer une page événement sur Facebook et informez vos clients tout au long du temps avant le jour J. En revanche, il est nécessaire que votre page Facebook ait un bon nombre d’abonnés. Bien sûr, la communication ne se limite pas à Facebook mais peut également aller plus loin. Voici un parcours classique que l’on peut suivre afin de communiquer pour notre événement .

Avant l’événement

• Proposer une page web dédiée à l’événement.
• Envoyer un mailing.
• Utiliser les réseaux sociaux (événements Facebook, Snapchat, etc…).
• Mettre en valeur l’événement sur le site.
• Relayer via des influenceurs.
• Créer du contenu en rapport de près ou de loin avec l’événement.

Le jour de l’événement

• Prendre des photos et vidéos.
• Interviewer les personnes présentes.
• Faire du live !

Après l’événement

• Relayer les photos et vidéos.
• Faire un résumé de l’événement (en vidéo ou en texte).
• Publier des témoignages ou des interviews.

Je souhaite être rappelé(e)

Exemple 3 : pour organiser votre déplacement professionnel

Sur votre lieu habituel de déplacement professionnel, vous devez calculer les indemnités kilométriques de chaque employé, alors que le devoir vous appelle ailleurs ? Entre les différents contrats de travail de chaque employé, la prise en compte d’une utilisation du véhicule personnel pour un voyage d’affaires , et les innombrables calculs et clauses à revoir, vous avez besoin de collaborateurs expérimentés pour que votre image reste celle du contrôle et de l’organisation ?

Votre temps est précieux. Le temps d’une mission, nous vous permettons de garder vos objectifs de croissance en tête, tout en permettant à un(e) spécialiste de l’Office Management d’optimiser votre voyage.

Pour que les petits déplacements de vos employés comme les grands soient les plus efficaces possibles, votre future secrétaire indépendante (ou assistante de direction ) est choisie selon votre secteur d’activité . Ceci, pour une gestion des lieux de rendez-vous , des indemnités (kilométiques, repas, éxonérations ) et des tâches administratives associées efficace.

J’appelle directement : 01 49 70 98 63

Témoignage de Jocelyne Mwilu, directrice générale chez PPI France et cliente Officéo

Témoignage complet 

Optez pour une meilleure gestion de vos projets !

Face à des absences au bureau, vous devez trouver des secrétaires prête à prendre le relai en 48h ? Que vous ayez des voyages d’affaires à gérer, ou deux grands déplacements qui s’enchaînent trop vite, votre assistante Officéo se charge d’organiser un suivi des temps de trajet , des frais de transport , ou encore de la location de voiture dans vos locaux ou en télétravail .

• Gestion des tâches effectuée suivant vos directives  pour une image de marque irréprochable ;
• Suivi  des trajets domicile-travail et une gestion des rendez-vous altérés par la durée déplacement professionnel ;
• Déplacement de rendez-vous deux jours après le retour prévu pour stabiliser la fin du déplacement dans le cadre d’une mission à l’étranger ;
• Collecte et contrôle des fiches de frais de déplacement et des justificatifs pour transmission aux services comptabilité et RH pour remboursement ;
• Établissement de compte-rendu pour information aux hiérarchies concernées. Rassemblement des informations, mise en forme, organisation pour éventuelle réunion de travail .

Commencez dès maintenant

Témoignage de Françoise Fley, responsable comptable pour l’agence de voyage « Private Golf Key »

O. : Comment avez vécu votre expérience du service Officéo ?

F.F. : Mon expérience a été très satisfaisante. Officéo possède une équipe accueillante et chaleureuse. Quant à ma secrétaire, celle-ci a été efficace et amplement à la hauteur de mes attentes par son côté sérieux et précis. Elle a su s’adapter à un secteur assez spécifique qu’est l’organisation d’évènements golfiques.

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Et comment ça marche concrètement ?

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En plus de la prise en charge de vos déplacements professionnels, vos assistants Officéo peuvent également vous venir en aide sur les services suivants :

• La gestion d’agenda ;
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• La prise de rendez-vous ;
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Notre solution est adaptée à vos besoins , rapide et sans embauche et nos assistant(e)s sont disponible sous 48h partout en France. Nous sommes joignables à votre convenance, du lundi au vendredi, de 9h à 19h au  01 49 70 98 63 ou à tout moment via ce  formulaire .

❓ Quelle est la procédure à suivre pour organiser un déplacement professionnel ?

1. L’identification des contraintes, des tâches et de l’objectif du voyage. 2. La réservation des transports et hébergement. 3. La collecte des notes de frais.

💡 Comment contrôler et suivre un voyage professionnel ?

L’utilisation d’un outil de gestion est une solution afin de suivre et de contrôler un voyage professionnel, notamment pour le budget et les tâches à effectuer. Si les ressources internes manquent, un prestataire externe peut intervenir à cet effet.

💰 Comment optimiser le budget d’un déplacement professionnel ?

Il est nécessaire de calculer l’ensemble du budget à l’avance et de prévoir une petite marge pour les imprévus. Dans certains cas, l’aide d’un prestataire externe peut venir soutenir les actions du responsable des déplacements professionnels pour une expertise comptable, administrative ou organisationnelle supplémentaire.

Pour aller plus loin

• Guide complet de déplacement professionnel à l’étranger
• Comment bien construire sa politique de voyage en entreprise ?
• Comment organiser un déplacement professionnel ?
• Comment préparer sa participation à un premier salon professionnel ?

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